Prendre des minutes de réunion dans une réunion du conseil d’administration semble être une responsabilité assez simple et directe, mais la vérité est, il y a de nombreuses considérations impliquées dans cette tâche qui nécessitent réflexion et attention. Un certain degré de gestion de réunion est nécessaire pour que vos procès-verbaux de réunion soient organisés, détaillés et très complets.

Prendre les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration est une responsabilité très importante qui convient à quelqu’un qui est prêt à planifier à l’avance, à écouter avec diligence et à produire un résumé précis de la réunion qui a eu lieu.

Passez à notre modèle de réunion du conseil ici.

Pour éliminer toute confusion entourant les procès-verbaux de réunion, Fellow a créé un guide étape par étape sur la façon de rédiger de bons procès-verbaux de réunion. Pour commencer, parlons de ce que sont vraiment les procès-verbaux de réunion:

• Que sont les procès-verbaux des réunions ?
• Pourquoi les procès-verbaux de réunion du conseil sont si importants
• Modèle de procès-verbaux de réunion du conseil
• 5 étapes pour rédiger des procès-verbaux de réunion du conseil
• Conseils rapides pour rédiger les procès-verbaux de réunion du conseil et suivre les décisions clés

Que sont les procès-verbaux des réunions ?

Les procès-verbaux de réunion sont le compte rendu écrit du dialogue et des décisions prises au cours d’une réunion. Il s’agit essentiellement d’une transcription écrite de tout ce qui a été discuté au cours de la réunion qui peut ensuite être utilisée pour informer les membres de l’équipe qui n’ont pas pu assister à ce qui s’est passé ou pour suivre les décisions et les mesures à prendre qui peuvent être réexaminées.

Le procès-verbal d’une réunion précédente peut ensuite être utilisé pour prendre des décisions futures. Les procès-verbaux des réunions servent donc de compte rendu historique des décisions du conseil.

Pourquoi les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration sont si importants

Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration sont importants pour plusieurs raisons différentes. Tout d’abord, les procès-verbaux des réunions constituent un historique de la planification à court et à long terme du conseil. Étant donné que chaque réunion contient un objectif ou un but, le conseil peut ensuite utiliser le procès-verbal de la réunion comme un enregistrement pour référence future, afin de comprendre la progression qui a été faite.

De plus, les procès-verbaux des réunions sont importants car ils offrent une protection juridique à l’organisation. Souvent, la diligence raisonnable est capturée dans les procès-verbaux des réunions des entreprises ainsi que dans toutes les conversations juridiques qui peuvent ensuite être officiées et documentées pour confirmer les pratiques éthiques et équitables de l’organisation.

Enfin, les procès-verbaux des réunions du conseil sont la preuve du pourquoi et de la façon dont un conseil a pris certaines décisions. Cette documentation peut ensuite être utilisée pour répondre à toutes les questions qui se posent en référence à des décisions qui ont été prises.

Modèle de procès-verbal de réunion du Conseil d’administration

Il s’agit d’un exemple de modèle de réunion du conseil d’administration SaaS créé par David Sacks – entrepreneur, investisseur et commandité de Craft Ventures.

5 Étapes pour rédiger des procès-verbaux de réunion du conseil d’administration

1 Planifier à l’avance

Comme tout dans le monde des affaires, les procès-verbaux de réunion efficaces nécessitent une planification préalable. Avant de commencer à consulter l’ordre du jour de la réunion, il est judicieux d’avoir une discussion sur le format que vous devez utiliser pour prendre le procès-verbal de la réunion. Si cela n’est pas clair, vous pouvez vous référer à un exemple de procès-verbal de réunion à utiliser comme modèle.

Clarifier les attentes concernant le procès-verbal de la réunion avec le président ou tout autre homologue familier vous rendra beaucoup plus confiant dans la rédaction du procès-verbal de la réunion. S’assurer que vous avez élaboré un ordre du jour de réunion bien pensé vous permettra de transcrire votre réunion de manière organisée.

2Utilisez l’ordre du jour comme aperçu

Lorsque vous envisagez ce qui devrait être inclus dans le procès-verbal de la réunion, commencez par les bases. Tout d’abord, indiquez la date et l’heure de la réunion. Ensuite, documentez les noms de tous les participants à la réunion et de toute personne qui n’a pas pu y assister. Il est probable qu’au début de la réunion, un certain temps sera consacré à l’acceptation ou à la modification du procès-verbal de la réunion précédente.

Assurez-vous de documenter les décisions prises au sujet des réunions antérieures avant de commencer à consulter l’ordre du jour de la réunion. Une fois cette partie de la réunion terminée, vous pouvez utiliser l’ordre du jour de la réunion comme plan, chaque point de l’ordre du jour étant un sous-sujet où vous pouvez ajouter des notes spécifiques.

Enfin, assurez-vous que votre langage est clair, sans ambiguïté et complet. Il est important de rédiger vos procès-verbaux de réunion de manière objective, en évitant les adjectifs et les adverbes là où vous le pouvez.

3 Ajoutez des notes supplémentaires et clarifiez les points soulevés

Une astuce clé pour réussir les procès-verbaux de réunion consiste à rédiger les procès-verbaux de réunion pendant la réunion, ou juste après la réunion si vous n’êtes pas en mesure de les transcrire pendant la réunion. Passez en revue votre plan pour comprendre toute la portée de la réunion et, si nécessaire, ajoutez des notes supplémentaires et clarifiez les points soulevés. Assurez-vous d’inclure suffisamment de détails en élaborant autant que possible sur chaque point de l’ordre du jour de la réunion, les discussions ou les décisions prises.

Pour les procès-verbaux du Conseil d’administration en particulier, nous recommandons d’inclure une brève description de chaque mesure prise, ainsi que la justification de la décision pour référence future. S’il y a eu beaucoup de discussions avant d’adopter une motion, notez les principaux arguments pour et contre, en ajoutant autant de dialogue que possible.

Une fois que vous avez terminé la rédaction de vos procès-verbaux de réunion, modifiez-les pour assurer la brièveté et la clarté, afin que les procès-verbaux soient faciles à lire, clairs et précis.

C’est une bonne idée de joindre tous les documents de réunion auxquels il a été fait référence pendant la réunion, plutôt que d’essayer de résumer toute documentation supplémentaire.

4 Distribuez le procès-verbal de la réunion

Avant de partager le procès-verbal de votre réunion, réfléchissez à la question de savoir s’il y a un processus d’approbation qui doit avoir lieu avant la distribution au conseil. Le président devra peut-être examiner et approuver les procès-verbaux de la réunion avant que vous puissiez les partager. S’il y a un processus d’approbation, accordez-vous un délai supplémentaire lorsque vous divulguez la date prévue de distribution. Il peut également y avoir des protocoles normalisés pour le partage et le stockage des procès-verbaux de réunion.

L’utilisation d’une application comme Fellow vous permet de stocker tous vos procès-verbaux de réunion dans un seul endroit organisé où vous pouvez autoriser l’accès à certaines personnes ou à toutes les personnes. Pensez à partager vos minutes de réunion en ligne, à en fournir une copie physique ou à les stocker dans une application de minutes de réunion comme Fellow.

5 Conservez le procès-verbal de la réunion pour référence future

Assurez-vous que, partout où vous stockez votre procès-verbal de réunion, vous avez donné accès à toutes les personnes qui ont assisté à la réunion et à toute autre personne qui aura besoin d’accéder à ces procès-verbaux de réunion.

Enfin, vérifiez auprès du président du Conseil ou de son adjoint s’ils préfèrent également imprimer et stocker des copies papier que vous pouvez ensuite fournir à tout autre membre du personnel ou président pour dépôt.

6 Conseils pour rédiger les procès-verbaux des réunions du conseil et suivre les décisions clés

1. Créez un aperçu: Prenez des notes sous chaque point de l’ordre du jour de la réunion au fur et à mesure que la réunion progresse.
2. Cochez les participants lorsqu’ils entrent dans la salle : Demandez à chaque personne de se présenter au début de la réunion, surtout si vous ne les connaissez pas.
3. Consigner les décisions ou les notes sur les mesures à prendre : Consigner ces décisions ou ces mesures dès qu’elles sont transcrites avec précision.
4. Demander des éclaircissements si nécessaire: N’ayez pas peur de demander des éclaircissements si quelque chose n’est pas clair. Cela évite d’avoir à y revenir plus tard lorsque les choses ne sont pas aussi fraîches dans nos souvenirs.
5. N’essayez pas de tout capturer: tout capturer serait impossible. Au lieu de cela, écoutez attentivement les décisions importantes, les mesures à prendre, les problèmes ou les solutions.
6. Enregistrez-le : Avec votre autorisation, envisagez d’enregistrer la réunion sur votre téléphone ou un appareil d’enregistrement si vous craignez de manquer du contenu important dans le procès-verbal de votre réunion.

La transcription des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration peut être une responsabilité exigeante et quelque peu difficile. Comprendre pourquoi les procès-verbaux de réunion sont importants va promouvoir une gestion efficace des réunions en général et faire de vous un transcripteur plus efficace et plus confiant.

N’oubliez pas que l’utilisation d’un modèle de procès-verbal de réunion est extrêmement utile et vous permettra de vous sentir plus organisé et préparé, car vous utiliserez une structure cohérente et recevrez des rappels pour vous assurer que tous les détails de la réunion sont capturés. Planifiez toujours à l’avance, enregistrez les procès-verbaux de réunion aussi détaillés que possible et passez beaucoup de temps à examiner vos notes documentées. Modifiez les procès-verbaux de votre réunion jusqu’à ce que vous soyez satisfait de leur qualité et que vous vous sentiez confiant de les partager avec le Conseil d’administration. Enfin, n’oubliez pas de stocker vos minutes de réunion dans un endroit sûr (comme Fellow.app) après!

Reportez-vous à ce guide étape par étape sur la façon de prendre les procès-verbaux d’une réunion du conseil d’administration chaque fois que vous avez envie d’utiliser des conseils simples.