Cet article vous aidera à mieux communiquer et à rédiger des e-mails formels en anglais.

Les e-mails sont parmi les moyens de communication les plus couramment utilisés dans le monde. Ils sont rapides, immédiats et vous permettent d’interagir avec toutes sortes d’entreprises à l’intérieur et au-delà des frontières nationales. Au travail avant tout, rédiger des emails formels en anglais de la bonne manière nécessite certaines compétences, et étant une situation professionnelle, il est essentiel de ne pas commettre d’erreurs afin de se faire une bonne impression de soi et de son entreprise.

Dans cet article, vous trouverez:

• Les règles pour écrire des e-mails formels en anglais
• Le bon format à utiliser
• Exemples d’e-mails formels en anglais

Les règles pour écrire des e-mails formels en anglais

Pour écrire un e-mail en anglais de la bonne manière, ne vous improvisez pas! Lisez les conseils suivants pour éviter de commettre de graves erreurs qui pourraient compromettre le succès de l’e-mail dès sa réception.

Sujet

Le sujet est la première information que les destinataires d’un e-mail voient, et s’il est écrit de manière incorrecte ou imprécise, cela pourrait pousser le lecteur à le supprimer sans même l’ouvrir! Il est donc important de donner un message clair et précis, dès le départ, en indiquant le contenu ou la raison de l’écriture en deux ou trois mots qui capte l’attention du destinataire.

Style

Contrairement à beaucoup d’autres langues qui nécessitent de longues phrases complexes dans un contexte écrit formel, l’anglais est très concis et privilégie les phrases courtes et une structure simple. Assurez–vous de diviser le texte en deux ou trois paragraphes – cela permet au lecteur de voir rapidement les points clés.

Formules de courtoisie

Lorsque vous écrivez un courriel en anglais, non seulement vous utilisez une autre langue, mais vous entrez également dans une autre culture avec des habitudes différentes. Les Anglo-Saxons en général accordent beaucoup d’attention aux formes de courtoisie et de gratitude, n’oubliez donc jamais de les ajouter.

Vérifiez l’e-mail

N’envoyez jamais d’e-mail en anglais sans avoir relu ce que vous avez écrit. Les erreurs grammaticales ou de frappe sont très courantes même dans votre propre langue, donc en anglais, vous pouvez faire des erreurs beaucoup plus facilement. Revérifier ce que vous avez écrit est une étape simple à franchir qui peut vous empêcher de paraître non professionnel et surtout négligent.

Signature

Assurez-vous d’avoir configuré vos e-mails pour qu’ils se terminent par toutes les informations importantes vous concernant, y compris:

• nom et prénom
• titre du poste
• informations relatives à votre entreprise (nom, adresse..)
• lien vers le site web de l’entreprise

Le format d’un email formel en anglais

• Introduction
• Corps du texte
• Conclusion

Introduction

Selon le type de relation que vous entretenez avec la personne à qui vous écrivez, il existe différentes façons de démarrer un e-mail, mais tout e-mail doit toujours commencer par un message d’accueil. Dans notre cas spécifique étant formel, les options les plus appropriées sont:

• Cher Monsieur/Madame/Madame (nom du destinataire, p.ex. Monsieur Black)
• Cher Monsieur/Madame (si vous ne connaissez pas le nom du destinataire) ou plus généralement  » À qui cela peut concerner’

Après l’accueil initial, vous avez besoin d’une phrase d’introduction qui indique clairement la raison de l’écriture et qui correspond à l’objet de l’e-mail. Présentez-vous brièvement (les longs textes découragent souvent les gens de les lire), puis poursuivez avec:

• J’écris en ce qui concerne… (objet de l’e-mail)
• J’écris en ce qui concerne… (objet de l’e-mail)
• J’écris en référence à…

Si vous écrivez un e-mail pour envoyer des informations, vous pouvez commencer par l’une des phrases suivantes:

• Je vous écris pour vous le faire savoir
• Je suis ravi de vous le dire
• J’ai le regret de vous informer que… (si vous communiquez de mauvaises nouvelles)

Si à la place vous répondez à un e-mail que vous avez reçu, vous pouvez dire:

• J’écris en réponse à…
• J’écris en réponse à
• J’écris pour vous remercier de… (si vous devez remercier le destinataire)

Corps du texte

Il n’existe pas de formules conventionnelles pour écrire le corps du texte car cela varie en fonction de la fonction de ce que vous devez communiquer. Il est utile de préparer un premier brouillon, puis de procéder à toutes les corrections.

Les règles générales sont que le texte doit être divisé en paragraphes courts qui évitent les abréviations et les acronymes, que vous pouvez utiliser, au contraire, lorsque vous écrivez un courrier électronique informel à votre famille et à vos amis.

En fonction du type de message que vous envoyez, il existe différentes façons d’écrire une invitation finale avant de terminer l’e-mail, telles que:

• J’ai hâte de vous entendre bientôt
• Merci d’avance
• Pour plus d’informations, n’hésitez pas à me contacter
• Veuillez me faire savoir si vous avez des questions
• Merci pour votre attention

Conclusion

La façon la plus courante de terminer un email sont:

• Cordialement
• Cordialement
• Cordialement (si vous avez commencé l’e-mail avec ‘Cher Monsieur / Madame’ parce que vous ne connaissez pas le nom du destinataire)
• Cordialement (si vous avez commencé l’e-mail avec ‘Cher Monsieur / Madame /Madame + nom de famille)
• Cordialement

Exemples de e-mails formels en anglais

Voyons comment tout cela fonctionne dans la pratique.

Exemple 1 : Retard de livraison d’une commande

Objet: Retard de livraison

Cher Monsieur Pascal,

Nous avons le regret de vous informer que nous ne pourrons pas respecter le délai préalablement convenu pour la livraison de votre commande. Notre fournisseur nous a averti aujourd’hui qu’il rencontrait des problèmes d’approvisionnement, ce qui entraînerait un retard dans notre chaîne de production. Nous comptons sur votre compréhension et vous remercions de votre patience.

Veuillez accepter nos excuses.

Cordialement,

…

Exemple 2 : Répondre à une offre d’emploi

Sujet: Poste d’Éditeur de Contenu Web

Cher Monsieur / Madame,

En référence à votre offre d’emploi dans xxx, je souhaite soumettre ma candidature pour le poste d’Éditeur de Contenu Web dans votre entreprise.

Je suis diplômé en Sciences de la Communication à l’Université de xxx et j’ai travaillé pendant plusieurs années dans une Agence Digitale en tant que Spécialiste des Contenus. Je crois que mes compétences et mon expérience sont conformes aux exigences du poste. Je serai heureux de me présenter dans une interview, qui vous permettra de mieux évaluer mon éventuel recrutement.

Veuillez trouver ci-joint une copie de mon curriculum vitae. J’ai hâte d’avoir de vos nouvelles.

Votre fidélité,

…

Exemple 3 : Envoi d’un catalogue de produits

Objet : Nouveau catalogue de produits

Chère Madame Chapman,

Suite à votre demande, nous vous avons récemment envoyé notre nouveau catalogue. Nous sommes convaincus que cela vous permettra de voir la qualité de nos produits. Notre agent local vous contactera bientôt pour organiser une réunion le jour et l’heure qui vous conviennent afin de discuter en détail de la façon dont nos produits peuvent être bénéfiques pour les besoins de votre entreprise.