Déterminer comment et quand envoyer un e-mail de rappel est un dilemme social que la plupart des gens connaissent trop bien. Personne ne veut apparaître comme impatient ou insistant, mais personne ne veut non plus faire face à des rendez-vous manqués ou à des délais expirés. Comment concilier le besoin de respecter l’autonomie de quelqu’un d’autre avec le besoin de faire avancer les choses?

Le dilemme de l’étiquette est facilement résolu avec un rappel bien écrit. Ce sont les messages qui font passer le message sans créer de rancune. Ils sont professionnels et efficaces, mais amicaux et doux.

Dans cet article, vous apprendrez à créer des e-mails de ce type. Mais d’abord, apprenons quand il est approprié de les envoyer et comment trouver le moment idéal.

Quand devriez-vous envoyer un courriel de rappel?

Les e-mails de rappel sont utiles lorsque quelque chose d’important arrive et lorsque quelque chose aurait dû se produire mais ne l’a pas été.Voici quelques situations qui pourraient bénéficier de l’envoi d’un rappel.

Quel est le moment idéal pour un e-mail de rappel?

Il n’est pas toujours facile de trouver le moment idéal pour envoyer un e-mail de rappel. Combien de temps après l’entretien d’embauche ou la date limite manquée, ou combien de temps avant l’événement important, devriez-vous nous contacter?

La réponse dépend de ce que vous attendez. Si vous rappelez à quelqu’un une date limite, un paiement, une facture ou un envoi manqués, il est approprié d’envoyer un rappel le premier jour ouvrable suivant la date d’échéance. Attendre plus longtemps non seulement allonge le délai, mais augmente également le risque que la personne oublie les détails de l’accord.

Si vous suivez quelque chose qui n’avait pas de date d’échéance, il est considéré comme de bonnes manières d’attendre un peu plus longtemps, surtout si quelqu’un vous rend service.

Il en va de même pour les courriels de suivi des demandes d’emploi et des entretiens. Postuler pour un emploi est stressant et cela prend toujours plus de temps que vous ne le souhaitez. Mais l’embauche est également un processus complexe du côté de l’employeur. Lorsque vous attendez au lieu de vous précipiter pour faire un suivi, vous montrez à l’employeur que vous respectez son temps et son autorité.

Selon la Harvard Business Review, vous pouvez effectuer un suivi une semaine après votre entretien si vous n’avez pas de nouvelles. En effet, recommande une attente plus longue de 10 à 14 jours. Pensez à ce que l’intervieweur ou le responsable du recrutement vous a dit au sujet de leur calendrier. Et envoyez toujours un message au moins quelques jours après quand ils ont dit que vous auriez des nouvelles.

Les rappels anticipés sont plus faciles. Vous pouvez les envoyer un jour ouvrable avant l’événement. Deux jours avant est approprié si la personne doit faire des préparations élaborées. Si vous utilisez Calendly, vous pouvez facilement planifier des rappels à envoyer automatiquement un certain nombre d’heures avant l’événement.

Comment écrivez-vous un e-mail de rappel doux?

En dehors du moment où vous envoyez l’e-mail, l’un des éléments les plus importants de l’étiquette de rappel est un ton amical. Vous voulez trouver un équilibre entre l’urgence et la compréhension. Plus vous pouvez être doux, mieux c’est.

Vous trouverez ci—dessous plusieurs exemples et modèles à partir desquels vous pouvez glisser – ils vous aideront à créer de gentils e-mails de rappel qui ramèneront votre point à la maison sans blesser aucun sentiment.

1. Choisissez une ligne d’objet appropriée

Une ligne d’objet d’e-mail solide est un must. C’est tout simplement une bonne étiquette d’e-mail d’en inclure un. Une bonne ligne d’objet rassure le destinataire que vous n’êtes pas un spammeur, ce qui est important si vous envoyez un message à quelqu’un comme un fournisseur ou un intervieweur. Ils peuvent ne pas bien vous connaître et ne pas avoir votre adresse dans leur liste de contacts.

S’il s’agit d’un message professionnel lié à un délai manqué, un bon moyen de commencer votre ligne d’objet est d’utiliser les mots « Réponse requise » ou  » Action requise. »Ceux-ci attirent l’attention des gens et peuvent les encourager à ouvrir l’e-mail.

Naturellement, vous ne voulez pas utiliser cette phrase si vous envoyez un e-mail à quelqu’un qui vous fait une faveur ou une courtoisie. Si vous faites un suivi après une entrevue ou si vous revenez en contact avec quelqu’un qui vous a proposé de faire quelque chose pour vous, l’expression « Suivi » pourrait être meilleure.

De toute façon, assurez-vous de faire référence à la question en question. Voici quelques exemples de lignes d’objet d’e-mail de rappel:

2. Saluez le destinataire

Comme une ligne d’objet, une salutation est un must lorsque vous envoyez un e-mail de rappel poli. Cela rend le message plus convivial et plus professionnel en même temps.

Les gens agonisent sur les salutations par e-mail, mais ce n’est pas aussi délicat que certains pourraient le faire croire. Ces conseils simples vous aideront à choisir le meilleur pour toutes les situations:

3. Commencez par les subtilités

Puisque votre objectif est d’écrire un e-mail de rappel doux, commencez par un message amical. Il est préférable d’être précis et de faire référence à quelque chose d’approprié que vous connaissez de la personne, comme une étape importante à venir ou un grand projet sur lequel elle a travaillé. Par exemple:

Si la personne est un collègue ou quelqu’un qui a fait quelque chose de bien pour vous récemment, vous pouvez offrir vos remerciements comme ouverture à votre e-mail. Par exemple:

Si vous ne connaissez pas la personne ou son travail, quelque chose comme « J’espère que vous passez une bonne semaine » est bien.

4. Arrivez au point

Une fois que vous avez ouvert avec la touche personnelle, vous pouvez travailler à faire passer votre message. C’est la partie sur laquelle vous voudrez passer le plus de temps. Soyez clair sur ce qui doit se passer et quand, mais veillez à éviter de blâmer le langage.

L’un des types de rappels les plus délicats est le rappel de délai manqué. Voici ce que vous pourriez dire dans cette situation, en commençant par un ouvreur doux approprié:

« Merci pour votre travail sur la proposition de Miller. Je pense que nous aurons une bonne réponse à ce sujet.

En ce moment, cependant, je suis préoccupé par le lancement du produit Gentle Widgets. Comme nous en avions discuté, nous avions besoin de l’étude de marché de votre part hier, afin que notre équipe de conception puisse commencer. Ils ont besoin de ces informations DÈS que possible pour que le projet puisse aller de l’avant. »

Le message ci-dessus est clair sur ce qui ne s’est pas passé et pourquoi c’est si important. Vous pouvez appliquer ce type de clarté à tout e-mail de rappel, y compris ceux qui rappellent aux gens les événements à venir. Par exemple:

Saviez-vous que vous pouvez automatiser les e-mails de rappel d’événements? Avec les flux de travail de Calendly, vous pouvez envoyer plusieurs rappels avant une réunion sur différents canaux pour améliorer la productivité du cycle de fréquentation et de revenus. Ce qui est particulièrement utile, c’est que vous pouvez les envoyer par e-mail, par SMS ou les deux. Par exemple, un rappel par e-mail envoyé la veille d’une réunion pourrait être renforcé par une notification par SMS quelques minutes avant le début de l’appel. Vous voulez le voir en action? Essayez-le gratuitement!

5. Faites une demande spécifique

Votre but en envoyant un e-mail de rappel amical n’est pas d’imposer une culpabilité mais d’encourager quelque chose à se produire. La meilleure façon de faire passer cela est de demander ce que le destinataire doit faire — un appel à l’action — avec le moment où vous en avez besoin. Soyez aussi précis que possible. Même si vous avez déjà partagé votre numéro de téléphone, par exemple, incluez-le à nouveau dans votre appel à l’action afin de ne pas confondre l’action que vous souhaitez que le destinataire effectue:

6. Enveloppez-le et signez votre nom

Terminez toujours en donnant au destinataire le bénéfice du doute. Une bonne phrase de clôture ressemble à quelque chose comme:

La dernière chose à faire est de signer l’e-mail. Comme vous l’avez fait avec la salutation, considérez votre relation avec la personne et comment vous voulez rencontrer. En cas de doute, utilisez l’une de ces signatures professionnelles:

Terminez par votre nom complet. Lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu’un que vous connaissez très bien, vous pouvez utiliser votre prénom. Si c’est quelqu’un que vous ne connaissez pas, ajoutez le titre de votre poste et le nom de votre entreprise. Assurez-vous qu’ils peuvent vous connecter au projet ou à l’événement auquel vous faites référence.

Le jeu en attente: Aucune réponse n’est-elle une réponse?

Si vous demandez explicitement une réponse à votre rappel, vous pouvez raisonnablement vous attendre à en obtenir une. Aucune réponse signifie généralement l’une des trois choses suivantes:

Pour maintenir la bonne volonté, essayez de donner aux gens le bénéfice du doute. Supposons qu’ils veulent répondre. Si cela vous semble nécessaire, écrivez à nouveau pour voir s’ils ont besoin d’aide.

Il est frustrant d’avoir à envoyer plus d’un e-mail de rappel. Mais gardez à l’esprit que chacun a ses raisons de ne pas répondre. Donnez-leur quelques jours pour répondre avant de faire un nouveau suivi. Lorsque vous le faites, gardez votre ton patient et rappelez-leur pourquoi la question est urgente. S’ils ne répondent pas après le deuxième rappel, pensez à leur téléphoner pendant les heures d’ouverture.

Deux rappels suffisent également pour un événement à venir. Un e-mail la veille d’un rendez-vous et un autre une heure avant suffisent généralement. La première offre la possibilité d’envoyer tout ce dont ils ont besoin pour se préparer et la seconde leur donne la possibilité d’offrir un avertissement s’ils sont en retard.

Devriez-vous utiliser des textes de rappel au lieu d’e-mails?

Votre rappel ne doit pas nécessairement être un e-mail. Les messages SMS peuvent être plus conviviaux et ils se sont avérés efficaces pour entrer en contact. La recherche montre que jusqu’à 98% des textes sont ouverts contre 20% des e-mails. Et alors que seulement 6% des e-mails reçoivent des réponses, ce nombre monte à 45% pour les textes.

Les messages SMS sont également faciles à envoyer, en particulier avec l’outil de notifications de Calendly. Vous pouvez rappeler aux gens les rendez-vous à venir, les réponses manquées et plus encore selon un horaire personnalisé. Vous pouvez définir des messages de rappel à envoyer à des intervalles spécifiés avant ou après les événements. Cela permet de garder tout le monde sur la bonne voie et de réduire les retards — et en fin de compte, c’est ce que sont les e-mails de rappel.

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