Comment sauvegarder et exporter Tous les e-mails Outlook

La plupart des entreprises modernes s’appuient sur les e-mails pour communiquer. Perdre l’accès aux e-mails, ou pire des comptes de messagerie entiers, pourrait être dévastateur. La sauvegarde de vos e-mails Outlook est l’un des meilleurs moyens d’obtenir une certaine tranquillité d’esprit en sachant que les e-mails sont stockés à plusieurs endroits sur votre appareil et ne peuvent pas être perdus facilement.

Dans cet article, nous expliquerons comment sauvegarder les e-mails Outlook de différentes manières.

Comment Sauvegarder et exporter Tous les e-mails Outlook

L’un des moyens les plus rapides de sauvegarder tous vos e-mails Outlook consiste à utiliser son intégration.format de fichier pst. Microsoft Outlook et Microsoft Exchange utilisent exclusivement des fichiers PST pour stocker des e-mails, des informations de contact et des adresses, ainsi que des événements de calendrier. Un fichier PST statique peut être utilisé comme sauvegarde pour vos e-mails Outlook actuels et vos informations de contact, et Outlook pourra y accéder même hors ligne.

Voici comment sauvegarder vos e-mails sur un.fichier pst:

Ouvrez votre Outlook, puis appuyez sur « Fichier. »
Dans le menu, sélectionnez « Ouvrir & Exporter. »
Cliquez sur le bouton « Importer / Exporter ».
Le système reviendra à votre écran principal d’Outlook et affichera l’Assistant d’importation / exportation pour vous guider tout au long du processus d’exportation.
Dans l’Assistant, sélectionnez l’option « Exporter vers un fichier » dans la liste, puis cliquez sur « Suivant. »
Choisissez « Fichier de données Outlook (.pst) « lorsque vous êtes invité à sélectionner un type de fichier, puis cliquez sur « Suivant. »
Vous serez alors invité à sélectionner les dossiers à exporter. Vous pouvez sélectionner votre compte de messagerie pour exporter tous les dossiers qui lui sont associés, y compris les contacts et les données de calendrier. Cliquez sur « Suivant » lorsque vous êtes satisfait de votre sélection.
Sélectionnez le chemin d’adresse dans lequel le fichier de sauvegarde est enregistré. Rappelez-vous le chemin pour pouvoir y accéder plus tard.
C’est une bonne idée de changer le nom du fichier (la dernière partie du chemin). Par défaut, c’est « sauvegarde.pst. »
Si vous enregistrez le fichier de sauvegarde dans le chemin d’accès par défaut, sélectionnez si vous souhaitez des éléments en double.
( Facultatif) Vous pouvez revenir à l’un des dialogues précédents, peut-être pour modifier la sélection du dossier, en utilisant le bouton « Retour ».
Appuyez sur « Terminer » pour lancer le processus d’exportation.
Outlook vous demandera de créer un mot de passe. Cela peut être important pour des raisons de sécurité, mais vous n’avez pas à entrer de mot de passe.
Vous pouvez trouver le fichier extrait à l’emplacement que vous avez spécifié pour le chemin du fichier. Vous pouvez maintenant déplacer ou copier le fichier ailleurs.

Comment accéder aux e-mails Outlook exportés

Une fois que vous avez exporté les fichiers, vous vous demandez peut-être comment y accéder plus tard. Outlook facilite l’ouverture des sauvegardes et la restauration de vos e-mails au point de temps enregistré. Voici ce que vous devez faire:

Trouvez le fichier de sauvegarde. Notez son emplacement et son chemin de fichier.
Perspectives ouvertes.
Appuyez sur « Fichier », puis cliquez sur « Ouvrir & Exporter. »
Dans le menu de droite, sélectionnez « Ouvrir le fichier de données Outlook. »
Cela ouvre l’Explorateur de fichiers. Accédez au fichier de sauvegarde. Cliquez dessus, puis sélectionnez « Ouvrir. »
Le système vous ramènera à l’écran principal d’Outlook.
Dans le menu de navigation à gauche, faites défiler vers le bas jusqu’à ce que vous voyiez « Données Outlook. »Cette catégorie contient les éléments extraits du fichier de sauvegarde.
La catégorie préserve le formatage d’origine et les systèmes de dossiers.
Vous pouvez glisser-déposer des e-mails pour les déplacer vers d’autres fichiers.

Vous avez maintenant accès à vos e-mails sauvegardés.

Comment Enregistrer rapidement un seul e-mail Outlook

Parfois, vous ne voulez pas avoir à enregistrer tous les e-mails et à rouvrir Outlook lorsque vous n’avez besoin que d’un ou de quelques e-mails spécifiques. Heureusement, il existe quelques solutions rapides pour enregistrer un seul e-mail à partir d’Outlook.

Méthode 1 – Enregistrez directement dans un dossier

Ouvrez Outlook.
Ouvrez l’explorateur de fichiers et accédez à l’endroit où vous souhaitez enregistrer l’e-mail. Vous devrez peut-être mettre Outlook et l’Explorateur de fichiers en mode fenêtré et les déplacer pour un accès plus facile.
Faites glisser l’e-mail que vous souhaitez enregistrer depuis Outlook vers le dossier.
Outlook stockera automatiquement l’e-mail dans un format « Élément Outlook ».
Double-cliquez sur l’e-mail enregistré pour l’ouvrir dans Outlook.

Méthode 2 – Enregistrer au format TXT ou HTML

Ouvrez l’e-mail que vous souhaitez enregistrer dans Outlook.
Sélectionnez « Fichier », puis « Enregistrer sous. »
L’Explorateur de fichiers apparaîtra. Sélectionnez le chemin où vous souhaitez stocker l’e-mail. Au bas de l’Explorateur de fichiers, cliquez sur la flèche à côté de « Enregistrer sous type. »Sélectionnez soit « Texte uniquement » pour enregistrer dans un.format txt ou « HTML » pour enregistrer l’e-mail en tant que.fichier html.
Une fois enregistré, l’e-mail est accessible avec votre éditeur de texte (tel que le bloc-notes) s’il y est.txt, ou votre navigateur s’il est enregistré sous.HTML.

L’enregistrement de l’e-mail de cette façon ne conserve aucune pièce jointe, assurez-vous donc de les télécharger, de les renommer si nécessaire et de les enregistrer à côté de l’e-mail pour un accès ultérieur.

Méthode 3 – Utilisez la capture d’écran pour enregistrer une image

Vous pouvez également utiliser un logiciel de capture d’écran pour enregistrer le contenu de l’e-mail sous forme d’image. Cette méthode peut être utile pour référencer le contenu de l’e-mail dans d’autres formes de communication, car les images sont facilement épinglées aux e-mails et autres messages.

Si vous utilisez Windows, les versions plus récentes sont livrées avec un logiciel de capture d’écran préinstallé, nommé Outil d’extraction (sur les appareils plus anciens) et Snip & Sketch. Vous pouvez également utiliser le bouton Imprimer l’écran de votre clavier, puis coller l’image dans Paint.

Pour les appareils Mac, le processus est similaire. Utilisez le raccourci Ctrl + Commande + 4 pour ouvrir la fonction de capture d’écran intégrée, puis faites glisser le réticule de sélection pour couvrir une zone au-dessus de l’e-mail pour l’enregistrer.

Pour Linux, vous pouvez trouver un assortiment de logiciels de capture d’écran disponibles au téléchargement, qui peuvent être utilisés pour enregistrer l’e-mail sous forme d’image. Alternativement, les modèles basés sur GNOME ont un utilitaire de capture d’écran intégré dans le menu Accessoires Applications >. Certaines versions du système d’exploitation Linux répondront au bouton d’impression de l’écran de votre clavier, un peu comme dans les systèmes Windows.

Comment Exporter Toutes Les adresses E-Mail dans Outlook?

Si vous souhaitez exporter votre liste de contacts (qui contient les adresses e-mail de vos contacts ainsi que d’autres informations), vous pouvez utiliser des étapes similaires à la façon dont vous exporteriez les e-mails. Cependant, les informations de contact peuvent être stockées dans un format de fichier différent, plus convivial et pouvant être ouvert dans Excel pour une manipulation et une édition rapides. Voici ce que vous devez faire:

Perspectives ouvertes.
Choisissez Fichier > Ouvrir & Exporter > Importer / Exporter.
Dans l’Assistant Importation/exportation, choisissez « Enregistrer en tant que fichier. »
Choisissez « Valeurs séparées par des virgules (.csv) » lorsque vous êtes invité à sélectionner un type de fichier.
Dans le menu de sélection des dossiers, sélectionnez le dossier « Contacts » sous votre compte.
Confirmez le chemin du fichier ou modifiez-le au besoin. Nommez le fichier comme vous le souhaitez.
Appuyez sur « Terminer » pour lancer le processus d’exportation.
Le dialogue Importation/exportation se ferme lorsque le processus est terminé.

L’exporté.le fichier csv peut être ouvert dans Excel. Il affichera un grand tableau avec les informations de contact. Vous aurez probablement beaucoup de cellules vides, et c’est tout à fait normal. Vous pouvez utiliser Excel pour modifier les données, bien que l’ajout de contenu supplémentaire puisse le rendre illisible pour Outlook si vous devez importer le fichier ultérieurement.

Vous pouvez utiliser ce fichier sur un autre appareil ou service de messagerie pour importer des informations de contact.

Comment Enregistrer Plusieurs E-mails Outlook sur Mon Ordinateur?

Si vous souhaitez enregistrer plus d’un e-mail à la fois, mais que vous n’avez pas besoin de toute votre bibliothèque d’e-mails, il existe un moyen de sélectionner quelques e-mails à enregistrer à la fois. Voici ce que vous devez faire:

Perspectives ouvertes.
Sélectionnez les e-mails que vous souhaitez enregistrer. Maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur e-mails pour les sélectionner un à la fois, ou maintenez la touche Maj enfoncée pour sélectionner un lot d’e-mails entre le premier et le deuxième clic.
Allez dans Fichier > Enregistrer sous.
Dans la boîte de dialogue, accédez au dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer les e-mails, nommez le fichier comme vous le souhaitez et choisissez « Texte uniquement » comme format dans lequel enregistrer.
Outlook enregistrera tous les e-mails sélectionnés en un seul.fichier txt. Vous pouvez utiliser votre éditeur de texte pour y accéder.

Si vous souhaitez les enregistrer séparément.fichiers txt, vous devrez enregistrer chaque e-mail séparément. Des plugins Outlook supplémentaires disponibles en ligne peuvent étendre cette fonctionnalité pour enregistrer les e-mails séparément.formats de fichiers txt ou alternatifs.

Un nouveau look sur Outlook

Avec la fonction d’exportation intégrée d’Outlook, vous pouvez sauvegarder et restaurer des e-mails au cas où vous perdiez l’accès à votre compte de messagerie, que ce soit en raison d’un mot de passe perdu ou d’un piratage. Avec la communication en ligne étant si répandue, prendre quelques minutes de votre temps pour sauvegarder régulièrement des e-mails peut vous éviter le casse-tête de brouiller les fichiers perdus.