« Gestion de projet » peut être un terme qui ne prend que deux mots, mais le corpus accumulé de connaissances en gestion de projet est énorme! Alors, c’est quoi PRINCE2 ? Devriez-vous vous en soucier? Notre aperçu de PRINCE2 vous donnera la réponse que vous recherchez, ainsi que quelques idées que vous pourrez adapter à vos propres projets.

Qu’est-ce que c’est? PRINCE2 est une méthode de gestion de projet spécifique, et ceux qui la connaissent parfaitement auront suivi une formation intensive et auront reçu une certification. Mais où la royauté entre-t-elle dans l’image? « PRINCE » est un acronyme qui signifie « Projets DANS DES environnements contrôlés. »

Pourquoi le nombre 2? PRINCE2 a un prédécesseur. Ce n’est peut-être pas aussi aristocratique que PRINCE2, mais il a constitué la base de son développement. PRINCE2 est une amélioration de PROMPT II (Project Resource Organisation Management Planning Techniques), une approche systématique de gestion de projet développée par Simpact Systems en 1972.

En 1989, le gouvernement britannique l’a adopté comme norme qu’il souhaitait que les gestionnaires de projets en technologies de l’information utilisent. Parce qu’il était utilisé par l’Agence centrale de l’informatique et des télécommunications (ACTC), le gouvernement du Royaume-Uni l’a appelé  » PROMPT II DANS l’environnement de l’ACTC », modifiant plus tard le nom en PRINCE2, celui que nous connaissons aujourd’hui.

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Est-ce uniquement pour les projets informatiques? La beauté de PRINCE2 est qu’il fonctionne pour plus que des projets liés à l’informatique. En 1996, les gestionnaires de projet l’ont reconnue comme une approche générique qui pouvait fonctionner pour à peu près tout. Le gouvernement britannique a ensuite vendu les droits de PRINCE2 au secteur privé, et son utilisation s’est étendue au Royaume-Uni, en Europe et en Australie. Aujourd’hui, vous pouvez trouver des formations et des certifications PRINCE2 offertes dans à peu près tous les pays du monde.

Pendant ce temps, PRINCE2 a suivi son temps avec des révisions visant à répondre aux commentaires des praticiens de PRINCE2 et aux besoins changeants de l’environnement des affaires.

Les sept principes de PRINCE2

Voyons les bases de ce en quoi consiste PRINCE2. Premièrement, nous avons sept principes généraux à garder à l’esprit:

Justification continue de l’entreprise

En tant que propriétaire d’entreprise ou chef de projet, vous êtes sûr d’accepter que chaque projet dans lequel vous vous lancez devrait valoir la peine d’être fait. Plus précisément, il a besoin d’une analyse de rentabilisation pour le soutenir. En termes simples, cela signifie que les avantages à tirer du projet devraient dépasser ses coûts. Déterminer et saisir l’analyse de rentabilisation d’un projet est l’une des premières choses qu’un chef de projet formé à PRINCE2 fait.

Apprendre de l’expérience

Il est inutile de réinventer chaque partie d’un projet. Oui, certains de ses éléments seront uniques en leur genre, mais il y aura toujours des éléments très similaires à ceux traités par la même organisation dans le passé. Lorsque l’organisation n’a pas d’expérience, elle peut apprendre d’autres organisations ou d’autres personnes qui sont prêtes à partager des informations et à fournir des informations précieuses. En réduisant le nombre d’inconnues, les chefs de projet PRINCE2 sont en mesure de réduire les risques.

Rôles et responsabilités définis

Ce principe pourrait sembler aussi clair que la lumière du jour de son titre. Après tout, vous n’obtiendrez rien tant que tout le monde ne saura pas quoi faire et qui le fait. Mais il y a plus que rencontrer l’œil. La participation des parties prenantes est également essentielle à ce principe. Les sponsors commerciaux, les utilisateurs et les fournisseurs doivent tous être représentés au sein de l’équipe de gestion de projet et de son Conseil d’administration.

À partir de ce processus, une structure de gestion de projet peut être développée, ce qui informera chaque personne impliquée dans le projet de ce qu’elle est censée faire, de ce qu’elle peut s’attendre à ce que les autres fassent et vers qui se tourner pour la prise de décision.

Gérer par étapes

Nous savons déjà que la meilleure façon de gérer des projets complexes est de les scinder en étapes, mais PRINCE2 stipule la nécessité d’étapes de gestion ponctuées de « Points de contrôle. »Les points de contrôle sont des moments où le comité de projet évaluera le projet jusqu’à présent et ajustera les étapes futures en fonction de ce qui s’est passé à ce jour. Ainsi, le projet est basé sur un plan global de haut niveau, mais chaque étape a son propre plan détaillé.

Gérer par exception

Il existe un cadre assez complexe pour la gestion par exception dans PRINCE2. L’explication simple est que des paramètres spécifiques sont définis et que les variations du projet ne devraient se produire que dans des circonstances très spécifiques. Les éléments à l’étude sont le temps, le coût, la qualité, la portée, le risque et les avantages. Essentiellement, la gestion par exception signifie déterminer quelles variations du plan sont des « petites choses » qui ne devraient pas poser de problème, et quelles variations sont suffisamment graves pour mériter l’attention de la direction.

Focus sur les produits

Chaque projet vise un produit final. Chaque partie prenante doit avoir une image extrêmement claire du projet qu’elle produira. Ainsi, avant qu’un projet puisse commencer, et tout au long de son exécution, il doit y avoir une définition forte du produit qui guide la manière dont le projet est abordé. La description du produit pour le projet définit à la fois le produit lui-même et les critères de qualité attendus à respecter.

Adaptez-le à l’environnement du projet

Vous pouvez adapter PRINCE2 à de petits ou grands projets dans n’importe quel contexte, mais la façon dont vous l’utilisez dépendra de l’environnement du projet. L’environnement est celui créé par l’organisation qui commande le projet, et l’équipe de gestion du projet doit aligner le projet sur celui-ci ainsi que sur la complexité, l’échelle, la portée et le risque du projet. Par exemple, si vous organisez un dîner pour dix cadres, la gestion des risques n’est pas aussi problématique que si vous construisiez un gratte-ciel.

Les sept thèmes de PRINCE2

Les thèmes de PRINCE2 sont des activités auxquelles votre équipe de projet doit s’occuper avant que le projet puisse commencer. Ils sont extrêmement importants car votre équipe de projet les utilisera pour surveiller et maintenir le projet jusqu’à son achèvement et sa clôture. En bref, ils sont:

1. L’analyse de rentabilisation : Pourquoi le projet existe-t-il ? Cette raison reste-t-elle valable tout au long du projet ?
2. L’Organisation : Qui fait quoi ? De quoi sont-ils responsables ? Qui prend les décisions ?
3. Les plans : Quelle est la description du produit que le projet doit réaliser ? Qu’est-ce que le plan de projet de haut niveau? Quelles sont les étapes et quels sont les plans détaillés des étapes?
4. Le Thème de la qualité : Quelles caractéristiques de qualité clés les parties prenantes souhaitent-elles ? Comment l’équipe du projet saura-t-elle si elle est sur la bonne voie en termes de livraison aux attentes?
5. Thème des risques : Quels éléments du projet ne peuvent pas être appris par l’expérience? Comment gérer ces incertitudes pour limiter les risques ?
6. Le thème du changement : Les projets peuvent changer au fur et à mesure de leur développement. Le thème du changement traite de la façon dont les demandes de changement seront évaluées, des actions qui auront lieu lorsqu’il y a une demande de changement et de la façon dont les changements peuvent être gérés.
7. Le thème des progrès: Ce thème couvre les contrôles des projets, les rapports et le suivi des progrès en cours, ainsi que la façon de contrôler les variations qui dépassent les tolérances convenues.

Les sept processus du PRINCE2

Jusqu’à présent, nous avons beaucoup de principes directeurs et un ensemble de « thèmes. »Ils ont tous un excellent sens, mais quel est le processus suivi par les praticiens de PRINCE2? Ce n’est qu’une fois que nous comprenons le « quoi » que nous pouvons décider de l’importance de PRINCE2 et pourquoi cela pourrait être important pour nos projets. Une fois de plus, un aperçu simple et rapide est de mise.

1. Démarrage d’un projet : L’équipe de projet, y compris son responsable, est nommée et un premier brief est donné.
2. Lancement du projet: L’analyse de rentabilisation est formulée et le document d’initiation du projet est compilé.
3. Diriger le Projet: Un ensemble de procédures qui seront utilisées pour superviser le projet est décidé et sera mis en œuvre
4. Contrôler une Étape du Projet: Comment chaque étape sera évaluée afin de déterminer si elle est terminée de manière satisfaisante.
5. Gestion de la livraison des produits: Comment le chef de projet interagit avec les chefs d’équipe et comment ils doivent s’y prendre pour recevoir, terminer et finaliser le travail de projet.
6. Gestion des limites de scène: Dans ce processus, un projet passe d’une étape à l’autre. Comment et quand chaque étape se termine-t-elle, et comment et quand la nouvelle étape commencera-t-elle?
7. Clôture du projet: Cela indique quand le projet sera fermé, y compris les suivis qui auront lieu ainsi qu’une évaluation finale des avantages du projet.

Produits de documentation ou de gestion

Si vous suivez le manuel PRINCE2, vous verrez qu’il existe 26 modèles différents pour la documentation du projet. Dans la gestion de projet PRINCE2, ces documents sont appelés « produits de gestion. »

Sans vous alimenter l’ensemble du manuel, nous pouvons au moins dire que ces documents couvrent tous les aspects de la méthodologie PRINCE2 dont nous avons discuté jusqu’à présent.

Ils comprennent un plan d’examen des avantages, la documentation de l’analyse de rentabilisation, des rapports de point de contrôle, une stratégie de gestion des communications, des journaux quotidiens, des rapports de fin de projet, des registres de problèmes et même un journal des leçons pour enregistrer les leçons apprises.

Le document de synthèse du projet donne le coup d’envoi de la phase d’initiation, qui évolue vers le document d’initiation du projet. D’autres documents importants incluent le registre de la qualité dans lequel les activités de contrôle de la qualité sont détaillées, planifiées et attribuées à des personnes spécifiques, et enfin, le registre des risques enregistre tous les risques que comporte le projet.

Ce n’est pas tout, cependant. Les 26 types de documents sont uniquement destinés à la gestion de haut niveau du projet. Le manuel PRINCE2 propose quelques suggestions pour les gestionnaires de tâches de documentation, mais ne définit pas de modèle ou de règle rigoureux et rapide. D’autres documents qu’il suggère incluent les graphiques PERT, les graphiques de Gantt et l’analyse du chemin critique.

Pourquoi PRINCE2 compte

Même si vous n’avez jamais entendu parler de PRINCE2 auparavant, vous pouvez voir qu’il fournit un cadre complet pour la gestion de projet. Les chefs de projet qui utilisent PRINCE2 sont des praticiens qualifiés qui doivent suivre une formation et une évaluation approfondies, donc la certification PRINCE2 montre une compétence dans la méthodologie.

Cependant, PRINCE2 n’est pas le seul moyen d’obtenir la certification de gestion de projet et de gérer des projets. Project Management Professional (PMP) est en concurrence avec PRINCE2 sur le marché mondial. Il est généralement préféré en Amérique du Nord tandis que PRINCE2 est largement utilisé au Royaume-Uni, en Europe, en Asie, en Afrique et au Moyen-Orient.

Ensemble, PMP et PRINCE2 sont les méthodes les plus utilisées pour gérer des projets. Cela, en soi, indique la signification du PRINCE2. Mais quels sont ses inconvénients? La plupart des critiques de PRINCE2 portent sur sa complexité. Il y a trop de documentation, et il y a trop de rapports, de journaux et de listes.

Certains chefs de projet ont tendance à dire que PRINCE2 n’est pas adapté aux petits projets, mais les auteurs de PRINCE2 disent que c’est à vous d’ajuster la méthodologie en fonction du projet et de son échelle. Ils ne s’attendent pas à ce que vous le suiviez comme un robot.

Les avantages de PRINCE2 sont qu’il offre une approche raisonnée des projets, et bien que vous ne soyez peut-être pas occupé sur quelque chose d’aussi complexe et risqué qu’un développement de plusieurs millions de dollars, vous pouvez toujours utiliser ses principes, thèmes et processus. Étant donné que PRINCE2 est flexible, vous pouvez décider quoi appliquer et ce que vous préférez omettre. Pour un très petit projet, le simple fait de connaître et de suivre les bases de PRINCE2 pourrait vous aider à atteindre la satisfaction du client avec un résultat de projet acceptable.