Les administrateurs Exchange reçoivent souvent des questions des utilisateurs sur la gestion des calendriers Outlook et des fonctionnalités de partage de calendrier. Heureusement, le partage de calendriers Microsoft Outlook 2007 individuels est très facile – et les utilisateurs peuvent le configurer eux-mêmes. Voici les étapes que vous pouvez partager avec vos utilisateurs, les aidant à partager leurs calendriers, à personnaliser leurs calendriers personnels et à afficher plusieurs calendriers Outlook en mode superposition.

Partage d’un calendrier Outlook 2007

Pour partager un calendrier par défaut, ouvrez votre calendrier et sélectionnez Partager mon calendrier dans la barre des tâches à gauche. Outlook créera un nouveau message électronique avec la ligne d’objet Invitation Invitation de partage: < votre nom > – Calendrier.

Ce message contient deux cases à cocher (Figure 1, dont la première permet au destinataire sélectionné d’afficher votre calendrier. La deuxième case à cocher vous permet d’envoyer une demande d’affichage du calendrier de quelqu’un d’autre.

Figure 1. Partagez votre calendrier et envoyez une demande pour afficher le calendrier Outlook d’un autre utilisateur.

Définition des autorisations de votre calendrier Outlook

Lorsque vous partagez votre calendrier, les autorisations de réviseur par sont attribuées par défaut. Cela signifie que le destinataire dispose d’un accès en lecture seule à votre calendrier. Vous pouvez facilement modifier ce paramètre.

Cliquez avec le bouton droit sur la liste de votre calendrier partagé dans la section Tous les éléments de calendrier d’Outlook, puis choisissez la commande Modifier les autorisations de partage. Outlook affichera l’onglet Autorisations (Figure 2).

Figure 2. L’onglet Autorisations affiche une liste de toutes les personnes autorisées à consulter votre calendrier Microsoft Outlook 2007.

Cet onglet répertorie toutes les personnes autorisées à consulter votre calendrier ; utilisez cet onglet pour ajouter ou supprimer des accès au calendrier ou modifier des autorisations. Outlook 2007 fournit plusieurs schémas d’autorisations prédéfinis, ou vous pouvez créer un ensemble personnalisé d’autorisations.

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Partage de calendriers Outlook personnalisés

Les utilisateurs d’Outlook peuvent également créer plusieurs calendriers. Un utilisateur crée souvent un calendrier personnel ou un calendrier lié à un projet spécifique. Si vous regardez la figure 3, vous verrez que les calendriers non par défaut (personnalisés) sont répertoriés dans la section Autres calendriers de la barre des tâches à gauche.

Figure 3. Outlook 2007 permet aux utilisateurs de créer et de personnaliser plusieurs calendriers.

Lorsqu’un utilisateur partage son calendrier, seul le calendrier par défaut est partagé. Lorsque quelqu’un d’autre consulte votre calendrier, cette personne ne peut pas voir les informations libres/occupées répertoriées sur vos autres calendriers. Si votre calendrier par défaut indique que vous êtes libre pendant un certain temps, les autres utilisateurs vous verront comme libre à ce moment-là, indépendamment de ce qui est programmé sur vos autres calendriers.

Vous pouvez également partager vos calendriers alternatifs en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le calendrier que vous souhaitez partager et en choisissant Partager.

Ouverture du calendrier Outlook d’un autre utilisateur

Si vous regardez en arrière la figure 3, vous remarquerez que la barre des tâches du calendrier contient l’option permettant d’ouvrir un calendrier partagé. Cette option affiche une boîte de dialogue qui demande le nom du destinataire dont vous souhaitez ouvrir le calendrier.

Vous pouvez soit saisir le nom du destinataire manuellement, soit cliquer sur le bouton Nom et sélectionner le destinataire dans la liste d’adresses globale. Après avoir spécifié le nom du destinataire, cliquez sur OK pour ouvrir son calendrier.

Une fois que vous ouvrez le calendrier, Outlook l’affichera à côté du vôtre (Figure 4). Un onglet en haut de chaque calendrier identifie le calendrier que vous consultez. Il devrait être simple de déterminer quel calendrier est le vôtre et celui d’un autre utilisateur, mais sans identifier les étiquettes, cela peut devenir déroutant lorsque vous ouvrez plus de deux calendriers. Outlook ouvrira jusqu’à 30 calendriers à la fois.

Figure 4. Outlook affiche les calendriers côte à côte.

Affichage des calendriers Outlook en mode superposition

Si vous visualisez plusieurs calendriers Outlook, la comparaison manuelle des calendriers peut devenir délicate. Une solution consiste à utiliser le mode de superposition, qui vous permet d’afficher les informations gratuites / occupées de chacun sur un calendrier commun.

Pour utiliser cette fonctionnalité, cliquez avec le bouton droit sur un calendrier et choisissez l’option Afficher en mode Superposition. La figure 5 montre Outlook combine les rendez-vous sur un calendrier et les code couleur.

Figure 5. Le mode superposition combine tous les rendez-vous sur un seul calendrier.

À propos de l’auteur: Brien M. Posey, MCSE, a reçu à cinq reprises le prix MVP (Most Valuable Professional) de Microsoft pour son travail avec Exchange Server, Windows Server, Internet Information Services (IIS) et les systèmes de fichiers et le stockage. Brien a été CIO d’une chaîne nationale d’hôpitaux et était autrefois responsable du département de la gestion de l’information à Fort Knox. En tant que rédacteur technique indépendant, Brien a écrit pour Microsoft, TechTarget, CNET, ZDNet, MSD2D, Relevant Technologies et d’autres sociétés technologiques. Vous pouvez visiter le site Web personnel de Brien à l’adresse suivante: www.brienposey.com .