Systèmes de classement des dossiers médicaux
Trois types de systèmes de classement numériques sont couramment utilisés pour le classement des dossiers médicaux – chiffres droits, chiffres terminaux et chiffres du milieu.
Dépôt numérique direct
Le dépôt numérique direct désigne le dépôt des dossiers dans l’ordre croissant exact selon le numéro des dossiers médicaux. Ainsi, simultanément, tous les enregistrements numérotés seraient dans une série ascendante sur les étagères de classement. Par ex., les quatre dossiers médicaux suivants seraient déposés dans l’ordre suivant sur une étagère: 65023, 65024, 65025 et 65026.
De toute évidence, il est simple de retirer cinquante enregistrements continus de la zone de dépôt à des fins d’étude ou de stockage inactif. Le plus grand avantage de ce type de système de classement est peut-être la facilité avec laquelle le personnel est formé pour travailler avec lui. Cependant, cette approche du dépôt présente certains inconvénients. Il est facile de ne pas produire de fichier, car un employé doit tenir compte de tous les chiffres du numéro de dossier en même temps lors du dépôt d’un dossier. Plus le nombre de chiffres qui doivent être rappelés lors du dépôt est élevé, plus le risque d’erreur est grand. La modification des numéros est fréquente: le dossier médical 65424 peut être mal classé comme le dossier 56524.
Un problème plus grave pour le dépôt numérique direct est que l’activité de dépôt la plus lourde est concentrée dans la zone où le nombre maximal de nouveaux documents est le plus élevé. Plusieurs employés qui déposent des dossiers en même temps dans de telles zones sont tenus de se gêner mutuellement. Étant donné que les états-majors classent habituellement les dossiers les plus à jour, il n’est pas possible de confier la responsabilité d’une section du dossier à un seul personnel.
Dépôt à chiffres terminaux
Un nombre à six chiffres ou un nombre à sept chiffres peut être utilisé et divisé par un trait d’union en trois parties, chaque partie contenant normalement deux chiffres. Dans le nombre, les chiffres principaux sont les deux derniers, les chiffres secondaires sont les deux premiers et les chiffres tertiaires sont les deux ou trois premiers chiffres.
Dans un dépôt à chiffres terminaux, il y a 100 sections primaires, allant de 00 à 99. Le personnel doit d’abord tenir compte de la section principale lors du dépôt des documents. Avec chaque section principale, les groupes d’enregistrements sont appariés en fonction du chiffre secondaire, après avoir localisé la section correcte des chiffres secondaires, le personnel du dossier médical classe les dossiers dans l’ordre numérique par les chiffres tertiaires. Dans les dossiers médicaux, les deuxièmes chiffres tertiaires changent à chaque enregistrement.
Notez l’exemple suivant dans un fichier terminal digit
| 66-31-06 | 98-11-38 | 98-99-50 |
| 67-31-06 | 99-11-38 | 99-99-50 |
| 68-31-06 | 00-12-38 | 00-00-51 |
| 69-31-06 | 01-12-38 | 01-00-51 |
La méthode de dépôt à chiffres terminaux est décrite à l’aide de six chiffres, mais comme mentionné précédemment, elle peut être adaptée pour utiliser cinq, sept ou même neuf chiffres. Avec un nombre à cinq chiffres, on pourrait le diviser en trois sections, comme suit:
| 7-65-43 | 0-00-01 | etc. |
| Avec sept chiffres, la rupture pourrait être: | ||
| 765-43-21 | 000-00-01 | etc. |
Il existe de nombreux avantages du classement par chiffre terminal. Lorsque de nouveaux enregistrements sont ajoutés aux étagères, leurs chiffres terminaux sont également répartis dans 100 sections principales des étagères. Chaque 100e nouveau dossier médical sera à nouveau déposé dans la même section primaire des étagères.
L’obstruction qui en résulte lors du dépôt numérique direct est suivie lorsque plusieurs employés déposent dans la même zone est évitée. Le personnel peut se voir confier la responsabilité de certaines sections des étagères. Lorsque quatre employés déposent, le premier peut être responsable des sections 00 à 24 des chiffres terminaux, le deuxième des sections 25 à 49, le troisième des sections 50 à 74 et le quatrième des sections 75 à 99.
Comme les numéros d’enregistrement sont toujours attribués dans un ordre numérique rectiligne, le travail est réparti uniformément entre chaque personnel de chaque section. Les numéros 463719, 453720 et 463721 sont attribués dans l’ordre strict, mais les enregistrements seraient classés dans la section des chiffres terminaux « 19 », « 20 » et « 21 » respectivement.
Les enregistrements inactifs peuvent être extraits de chaque section de chiffres terminaux lorsque de nouveaux enregistrements sont ajoutés. De cette façon, le volume d’enregistrements dans chaque section principale est contrôlé et les grandes lacunes dans le fichier qui nécessitent un décalage arrière des enregistrements sont évitées. Ce contrôle du volume simplifie également la planification des équipements de classement.
Avantages du dépôt de chiffres terminal
Le dépôt de chiffres terminal est considérablement réduit avec l’utilisation du dépôt de chiffres terminal. Étant donné que le personnel ne concerne qu’une seule paire de chiffres à la fois, la transposition des chiffres est moins susceptible de se produire. Même si les chiffres tertiaires sont augmentés à trois, par exemple, 245-68-90, le rappel de trois chiffres est plus facile que le rappel de sept.
La période de formation de l’assistant aux dossiers médicaux est généralement un peu plus longue pour un système à chiffres terminaux que pour un classement numérique direct, mais la plupart du personnel peut l’apprendre en quelques jours.
La mise en place initiale des rayonnages peut être nécessaire dès le début, ce qui peut nécessiter plus d’unités de rayonnages, car les capacités d’expansion doivent être planifiées pour l’ensemble de la zone des dossiers médicaux.
Dépôt des chiffres du milieu
Dans cette méthode, le personnel classe selon des paires de chiffres, comme dans le dépôt des chiffres terminaux. D’autre part, les chiffres primaires, secondaires et tertiaires sont dans des positions différentes. Les paires de chiffres du milieu dans un nombre à six chiffres sont les chiffres principaux, les chiffres à gauche sont les chiffres secondaires et les chiffres à droite sont les chiffres tertiaires
| 76 | — | 68 | — | 96 |
| Secondaire | primaire | tertiaire | ||
| Ci-dessous est un exemple de séquence dans le fichier de chiffres du milieu | ||||
| 76-68-96 | 99-68-96 | |||
| 76-68-97 | 99-68-97 | |||
| 76-68-98 | 99-68-98 | |||
| 76-68-99 | 99-68-99 | |||
| 77-68-00 | 00-69-00 | |||
| 77-68-01 | 00-69-01 | |||
À partir de l’exemple donné, la portée peut voir que des blocs de 100 enregistrements (par ex., 76-78-00 à 76-78-99) sont dans l’ordre numérique rectiligne.
Cela présente plusieurs avantages:
- Premièrement, il est simple de retirer 100 enregistrements numérotés consécutivement à des fins de recherche.
- Deuxièmement, la conversion d’un système numérique droit en un système à chiffres intermédiaires est beaucoup plus simple que la conversion en un système à chiffres terminaux.
- Troisièmement, les blocs de 100 enregistrements tirés d’un fichier numérique droit sont dans l’ordre exact pour le dépôt des chiffres du milieu.
Le dépôt à chiffres intermédiaires fournit une distribution plus uniforme des documents qui effectue un dépôt numérique direct, bien qu’il ne soit pas égal à l’équilibre atteint par un système de dépôt à chiffres terminaux.
Comme dans le dépôt à chiffres terminaux, le personnel dépose par paires de chiffres plutôt que par six ou sept chiffres; par conséquent, le dépôt erroné est réduit.
Il y a certains inconvénients au dépôt des chiffres du milieu. Une formation plus poussée peut s’avérer nécessaire que le dépôt numérique direct ou terminal.