Nous avons tous 24 heures par jour. Mais, pourquoi semble-t-il que certaines personnes soient capables de tirer le meilleur parti de chaque minute de la journée? Croyez-le ou non, ils n’ont pas le pouvoir de ralentir le temps. Ils savent cependant gérer correctement leur temps.
Vous voulez savoir comment vous pouvez également devenir un maître de la gestion du temps? Commencez par utiliser ces 20 conseils de gestion du temps super puissants.
Créer un audit temporel.
En matière de gestion du temps, la première étape à franchir est de savoir où va réellement votre temps. Vous pouvez croire que vous n’envoyez que des minutes 30 sur des e-mails, mais en réalité, cette tâche engloutit une heure de votre journée.
Le moyen le plus simple de suivre votre temps est de télécharger une application comme RescueTime, Toggl ou my app Calendar pour suivre tout ce que vous faites pendant une semaine. Vous pouvez ensuite accéder à un rapport pour savoir ce qui vous vole votre temps. Avec ces informations, vous pouvez ensuite effectuer les ajustements appropriés.
Définissez une limite de temps pour chaque tâche.
J’ai constaté que la définition d’une limite de temps pour chaque tâche m’empêchait de me laisser distraire ou de tergiverser. Par exemple, si je veux écrire un article pour mon blog, je me donne deux heures. Donc, si j’ai commencé à 8h du matin, j’essaie de le faire écrire avant 10h.
D’une certaine manière, cela devient un jeu.
Comme je mets des tampons entre les tâches et les activités, si je ne termine pas la tâche à temps, je peux toujours y travailler sans manger dans le temps réservé à autre chose.
Utilisez une liste de tâches, mais n’abandonnez pas les tâches.
« Tous les objectifs et projets sont constitués de parties plus petites qui doivent être accomplies pour atteindre l’objectif ou terminer le projet. Créez des listes de tâches pour chaque objectif et projet, répertoriant toutes les étapes mesurables à accomplir « , suggère William Lipovsky.
« En plus de vous garder concentré, cela vous motive également car vous êtes capable de voir ce que vous avez déjà accompli et ce qui reste. »
En même temps, il y aura des interruptions qui peuvent vous empêcher de terminer une tâche. William vous recommande de « mettre un point d’honneur à toujours revenir à ces tâches et à les accomplir une fois que vous en êtes capable. Cela peut vous obliger à fixer une limite au nombre de tâches sur lesquelles vous travaillez à un moment donné. »
Planifiez à l’avance.
L’une des pires choses que vous puissiez faire est de vous réveiller sans plan pour la journée. Au lieu de vous concentrer sur ce qui doit être fait, vous errez sans but et vous occupez de questions plus triviales.
C’est pourquoi vous devez toujours planifier à l’avance en utilisant l’une de ces options;
- La veille. Avant de quitter le travail pour la journée, passez les 15 dernières minutes à organiser votre bureau et à composer une liste de vos articles les plus importants pour demain.
- Première chose le matin. Au cours de votre routine matinale, notez les 3 ou 4 questions les plus urgentes et les plus importantes qui doivent être abordées aujourd’hui et travaillez sur celles où vous êtes le plus productif.
Passez vos matinées sur MITs.
Mark Twain a dit un jour: « Si c’est votre travail de manger une grenouille, il vaut mieux le faire dès le matin. Et si c’est votre travail de manger deux grenouilles, il vaut mieux d’abord manger la plus grosse. »
Brut? Assurer. Mais, le point que Twain faisait que vous devriez vous occuper de vos tâches les plus importantes et les plus difficiles le matin, c’est-à-dire de vos tâches les plus importantes de la journée.
Il y a quelques raisons pour lesquelles cette astuce de gestion du temps est si efficace. Pour commencer, vous avez généralement le plus d’énergie dans la MATINÉE. Il est donc préférable de s’attaquer à ces tâches lorsque vous n’êtes pas drainé. En outre, vous pouvez utiliser ce sentiment d’accomplissement pour passer le reste de la journée.
Apprenez à déléguer / externaliser.
La délégation et l’externalisation peuvent devenir un peu délicates. Pour certains, il est difficile de laisser quelqu’un d’autre faire le travail qu’ils faisaient auparavant. Pour d’autres, ils n’ont pas le temps de former quelqu’un d’autre pour accomplir certaines tâches.
Le fait est que déléguer ou externaliser sont des économies de temps réelles car cela réduit votre charge de travail – ce qui signifie que vous avez plus de temps à consacrer à des tâches plus importantes ou à faire moins de travail. Soit confier les responsabilités à des membres de l’équipe qualifiés, soit embaucher un pigiste expérimenté. Et, si vous décidez de faire de la formation en interne, l’investissement initial en vaudra la peine au final.
Éliminer le demi-travail.
« À notre époque de distraction constante, il est bêtement facile de partager notre attention entre ce que nous devrions faire et ce que la société nous bombarde », écrit James Clear.
« Habituellement, nous équilibrons les besoins en messages, e–mails et listes de tâches en même temps que nous essayons d’accomplir quelque chose. Il est rare que nous soyons pleinement engagés dans la tâche à accomplir. »
Clear a surnommé ce « demi-travail » et voici quelques exemples;
- Vous rédigez un rapport, mais arrêtez-vous au hasard pour vérifier votre téléphone sans raison.
- Vous essayez une nouvelle routine d’entraînement, mais passez à un nouveau programme quelques jours plus tard parce que vous en avez lu en ligne.
- Tout en parlant au téléphone, votre esprit erre dans votre boîte de réception.
» Peu importe où et comment vous tombez dans le piège du demi-travail, le résultat est toujours le même: vous n’êtes jamais pleinement engagé dans la tâche à accomplir, vous vous engagez rarement dans une tâche pendant de longues périodes, et il vous faut deux fois plus de temps pour en accomplir la moitié « , ajoute Clear.
Clear a constaté que la meilleure façon de surmonter la moitié du travail consiste à bloquer « un temps important pour se concentrer sur un projet et éliminer tout le reste. »Par exemple, il choisira un exercice et ne se concentrera que sur cet exercice pendant son entraînement. Il se taillera également quelques heures à consacrer à un projet important, mais laissera le téléphone dans une autre pièce.
« Cette élimination complète des distractions est le seul moyen que je connaisse d’entrer dans un travail approfondi et ciblé et d’éviter des sessions fragmentées où vous ne faites qu’un demi–travail. »
Modifiez votre horaire.
Si vous lisez cet article, c’est évidemment parce que vous voulez découvrir une gestion du temps utile – et je suis plus qu’heureux de vous aider à mettre. Mais, si vous avez du mal à gérer votre temps, la solution peut être aussi simple que de modifier votre emploi du temps.
Par exemple, au lieu de dormir jusqu’à 6h30, réveillez-vous une heure plus tôt. Personnellement, je trouve 5:15h du matin pour être le moment le plus productif de la journée car cela me donne le temps de faire de l’exercice, de planifier ma journée, de parcourir mes emails et même de travailler sur des projets parallèles sans être dérangé.
Pensez également à vous réveiller plus tôt le week-end et peut-être à réduire la quantité de télévision que vous regardez.
Laissez un temps tampon entre les tâches et les réunions.
Sauter immédiatement d’une tâche ou d’une réunion à l’autre peut sembler une bonne utilisation de votre temps, mais cela a en fait l’effet inverse. Nous avons besoin de temps pour nous vider l’esprit et nous ressourcer en nous promenant, en méditant ou tout simplement en rêvassant. Après tout, le cerveau humain ne peut se concentrer que pendant environ 90 minutes à la fois.
Sans cette pause, il est plus difficile de rester concentré et motivé. La planification du temps tampon peut également éviter de prendre du retard à votre prochaine réunion. Je trouve que 25 minutes entre les tâches et les réunions constituent un temps de mémoire tampon idéal.
Organisez-vous et effectuez une tâche unique.
L’Américain moyen passe 2,5 jours par an à chercher des objets égarés. En conséquence, nous dépensons plus de 2 $.7 milliards par an pour remplacer ces éléments. Au lieu de perdre à la fois votre temps et votre argent, organisez-vous.
Commencez par avoir une maison pour tout et assurez-vous que les articles sont remis à leur place. En fin de journée, nettoyez votre lieu de travail et créez un système de gestion de documents.
Et, commencez la tâche unique. La plupart des gens citent le multitâche comme le principal coupable de l’égarement des objets.
Suivez la règle 80-20.
« Le principe de Pareto également connu sous le nom de règle 80-20 suggère que 80% des résultats proviennent de 20% de l’effort fourni. Ceci est couramment utilisé dans les ventes car 80% des ventes proviennent généralement de 20% des clients « , écrit Renzo Costarella dans un précédent article du calendrier.
« En ce qui concerne la façon dont vous devez gérer votre temps, ce principe peut également être appliqué. 80% de vos résultats proviennent de 20% de vos actions. »
Renzo vous suggère de commencer par regarder « votre emploi du temps ou votre liste de choses à faire tous les jours. Par souci de simplicité, essayez de vous atteler à cinq tâches que vous devez accomplir. En utilisant le principe, vous pouvez probablement éliminer la majorité des éléments de votre liste. Cela peut sembler anormal au début, mais les heures supplémentaires vous conditionneront à intensifier les efforts sur les tâches les plus importantes. »
Utilisez un calendrier en ligne.
Les calendriers sont depuis longtemps un outil fondamental pour la gestion du temps. Cependant, les calendriers en ligne ont fait passer cela au niveau supérieur. En effet, vous pouvez y accéder à partir de plusieurs appareils, planifier facilement des réunions et des rendez-vous, configurer des rappels, créer des blocs de temps et planifier des événements récurrents.
Personnellement, j’utilise Google Agenda. Je pense que c’est le meilleur. Mais Outlook et Apple Calendar fonctionnent également bien.
Arrêtez d’être parfait.
Lorsque vous êtes perfectionniste, rien ne suffira jamais. Cela signifie que vous continuerez à revenir à la même tâche encore et encore. À quel point pensez-vous que votre journée sera productive?
Alors, arrêtez d’être parfait. Ça n’existe pas. Faites de votre mieux et passez à autre chose.
Dites simplement « Non. »
Je sais que vous ne voulez déranger personne. Mais vous ne pouvez gérer que tant de choses. Si vous avez déjà une assiette pleine, refusez cette invitation au dîner ou aidez vos collègues sur un projet jusqu’à ce que vous ayez le temps libre.
Inculquer des habitudes clés de voûte.
Charles Duhigg, auteur de « Le pouvoir de l’habitude », a inventé le terme « habitudes clés de voûte ». »Mais, que sont-ils? En termes simples, ce sont des habitudes qui peuvent transformer votre vie, telles que l’exercice, le suivi de ce que vous mangez, le développement de routines quotidiennes et la méditation.
Ces habitudes remplacent les mauvaises habitudes et sollicitent d’autres bonnes habitudes. En conséquence, vous serez en meilleure santé, plus concentré et mieux adapté pour gérer votre temps.
Ne perdez pas de temps à attendre.
Je vais être honnête. Je ne supporte pas d’attendre. Ce n’est pas que je suis impatient. C’est juste que je sais que c’est du temps qui pourrait être mieux passé ailleurs.
Cependant, au lieu de perdre ce temps, j’ai trouvé des moyens d’en tirer le meilleur parti. Par exemple, assis dans une salle d’attente, je vais lire un livre inspirant, écouter un podcast ou préparer un prochain article de blog.
Télétravail.
Saviez-vous que le trajet américain moyen dure plus de 26 minutes? Et, pour aggraver les choses, ce trajet quotidien s’allonge. Ajoutez par-dessus le temps qu’il faut pour se préparer et vous pouvez facilement voir combien de temps est perdu pour aller au travail et en revenir.
Bien que cela ne soit pas possible pour tous les emplois, le télétravail, même deux fois par semaine, peut vous faire économiser plusieurs heures par semaine.
Trouvez l’inspiration.
Lorsque je fais glisser, j’utilise des sources d’inspiration comme une conférence TED ou une biographie. C’est un moyen simple de rallumer ce feu pour me motiver et me remettre sur la bonne voie.
Lot de tâches similaires ensemble.
Lorsque vous avez des travaux connexes, regroupez-les. Par exemple, ne répondez pas à vos courriels et appels téléphoniques tout au long de la journée. Planifiez une heure spécifique pour gérer ces tâches.
La raison? Différentes tâches exigent différents types de réflexion. En regroupant les tâches associées, votre cerveau ne change pas de vitesse – ce qui signifie que vous réduisez ce temps de réorientation.
Faites moins.
C’est une tactique de Leo Babauta. Il a lancé le blog Zen Habits et c’est définitivement une lecture incontournable. Alors, qu’est-ce que Leo a à dire sur le fait de faire moins.
Faire moins ne signifie pas « moins c’est plus. »Cela signifie « moins c’est mieux. »Ceci est réalisé en ralentissant, en étant conscient de ce qui doit être fait et en se concentrant uniquement sur ces choses. Une fois que vous le faites, faites en sorte que chaque action compte. En conséquence, vous créerez plus de valeur au lieu de simplement du fourrage.