Dans cet article, nous allons vous montrer plusieurs façons de numériser et d’envoyer par e-mail vos documents. Nous vous montrerons différentes techniques telles que:
- Comment utiliser la fonction scan to email de votre imprimante
- Comment numériser depuis votre ordinateur
- Comment numériser avec votre téléphone
- Comment joindre votre document à un e-mail
Nous vous montrerons également comment transformer votre document en un document numérique que vous et votre destinataire pouvez signer en ligne.
Commençons.
Devez-vous utiliser la fonction Scan to Email de votre imprimante ?
Numériser par e-mail peut sembler un moyen rapide et efficace de numériser un document et de l’envoyer en ligne. Et ce n’est pas le cas pour tous les documents et tous les destinataires.
L’un des principaux inconvénients de l’utilisation de la fonction « scan to email » est le risque que le document n’atteigne pas son destinataire.
Lorsque vous utilisez la fonction « numériser vers un e-mail », il est plus difficile de vérifier que l’adresse e-mail que vous entrez est correcte, car vous risquez de ne pas recevoir de message d’erreur si vous l’avez saisie de manière incorrecte. Vous ne recevrez aucun avertissement si le destinataire prévu a changé son adresse e-mail ou si sa boîte de réception est pleine.
Les destinataires ne peuvent pas non plus répondre à un message délivré depuis une imprimante car l’adresse e-mail de retour s’affichera comme une adresse » sans réponse « . Vous pouvez rarement personnaliser votre message et les destinataires ne vous répondront pas s’ils tentent de vous contacter à l’aide de l’adresse e-mail figurant sur le message.
Si vous souhaitez utiliser la fonction « numériser vers un e-mail », vous ne devez le faire que lorsque vous pouvez confirmer personnellement que l’e-mail a atteint sa destination, et vous ne devez utiliser cette fonction qu’avec des documents qui ne sont pas très importants car ils pourraient ne pas passer au premier essai.
Alors, que devriez-vous faire à la place?
La Meilleure alternative: Comment numériser et envoyer par e-mail un Document (+ le Signer ou Demander une signature) de manière sûre et pratique
Voici quelques façons de numériser, d’envoyer par e-mail et même de signer un document en ligne sans utiliser la fonction « numériser vers e-mail »:
Numérisez votre document
Voici comment numériser votre document à l’aide de n’importe quel scanner ou imprimante multifonction:
Comment numériser sous Windows
Windows a une méthode intégrée pour numériser des documents, vous n’avez donc pas besoin d’utiliser une application ou un logiciel différent pour le faire.
Voici comment:
- Ouvrez le menu Démarrer
- Recherchez l’application de numérisation et cliquez dessus pour l’ouvrir. Si vous ne le trouvez pas, vous pouvez le rechercher à l’aide de l’outil de recherche dans le coin inférieur gauche.
- Une fois que vous avez ouvert l’application de numérisation, elle vous indiquera si votre scanner n’est pas connecté, auquel cas vous devrez vérifier que le scanner est allumé et correctement branché.
- Sélectionnez le scanner que vous utiliserez dans la liste et le type de fichier sous lequel vous enregistrerez vos analyses. Si vous voulez juste une image, PNG et JPEG sont tous deux des formats très courants.
- Pour commencer la numérisation, placez votre document dans le scanner face vers le bas, puis accédez à Afficher plus d’aperçu > pour examiner le document au début.
- Vous pouvez également modifier les paramètres de l’image (tels que les modes couleur ou niveaux de gris et la résolution de l’image) en utilisant la fonction « Afficher plus ».
- Attendez que le scanner termine la numérisation de votre document en tant qu’aperçu et affiche le document à l’écran. Si le document est mal aligné ou mal placé, fixez sa position dans le scanner et prévisualisez-le à nouveau.
- Une fois que vous êtes satisfait du positionnement, vous pouvez sélectionner la zone que vous souhaitez numériser en cliquant dessus et en la faisant glisser. Une fois que vous avez sélectionné la zone que vous souhaitez numériser, cliquez sur « Numériser ».
- Répétez ce processus avec chaque page que vous souhaitez numériser.
- Attendez que la numérisation soit prête et votre document sera numérisé avec succès.
N’oubliez pas d’enregistrer votre document dans un dossier dont vous vous souviendrez. Pour faciliter les choses, vous pouvez également l’enregistrer sur votre bureau afin de ne pas le manquer.
Comment numériser sur un Mac
Votre ordinateur Mac dispose également d’un outil préprogrammé pour utiliser votre scanner. Voici comment l’utiliser:
- Préparez vos documents.
- Ouvrez l’application Aperçu.
- Allez dans Fichier > Importer depuis un scanner et sélectionnez votre scanner.
- Si votre scanner n’est pas répertorié, assurez-vous qu’il est allumé et branché.
- Vous verrez la boîte de dialogue « Importer », où l’analyse d’aperçu est en cours de préparation.
- Vous pouvez maintenant choisir vos options de numérisation. Si vous le souhaitez, modifiez la couleur, le type de document, la taille, l’orientation et d’autres détails.
- Cliquez sur « Numériser » pour lancer la numérisation, et l’application vous informera lorsque vous aurez entièrement numérisé votre document.
- Répétez ce processus avec chaque page que vous souhaitez numériser.
Vous avez maintenant une version numérisée de votre document. Rappelez-vous dans quel dossier vous avez enregistré votre document ou enregistrez-le sur votre bureau afin que vous puissiez le voir sur votre écran lorsque vous avez terminé.
Comment numériser sur iOS
Vous pouvez numériser votre document sans scanner en utilisant l’appareil photo intégré de l’iPhone ou de l’iPad. Voici comment:
- Préparez votre document en le plaçant sur une surface plane avec un bon éclairage.
- Ouvrez l’application Notes sur votre iPad ou iPhone.
- Créez une nouvelle note ou sélectionnez une note préexistante pour y ajouter un document numérisé.
- Appuyez sur l’icône de la caméra située en bas de votre écran.
- Appuyez sur « Numériser des documents ».
- Dirigez l’appareil photo vers le document que vous souhaitez numériser, si votre appareil ne démarre pas automatiquement la numérisation, appuyez sur le déclencheur pour démarrer.
- Répétez ce processus à chaque page.
- Votre document est maintenant numérisé et enregistré dans votre application Notes.
Vous pouvez partager vos notes via plusieurs applications ou les envoyer par e-mail.
Comment numériser sur Android
Android n’a pas d’application intégrée dédiée à la numérisation de documents. Cependant, vous pouvez numériser votre document à l’aide de Google Drive.
Voici comment:
- Préparez votre document en le plaçant sur une surface plane avec un bon éclairage.
- Ouvrez l’application Google Drive et appuyez sur l’icône « + » dans le coin inférieur droit de l’écran pour créer un nouveau document, puis sélectionnez « Numériser. »
- Dirigez l’appareil photo vers votre document, alignez-le et prenez une photo.
- Vérifiez votre aperçu, recadrez-le et ajustez les paramètres comme bon vous semble, ou numérisez à nouveau le document en appuyant sur « Reprendre ».
- Répétez ce processus à chaque page.
- Votre document est maintenant numérisé et enregistré dans votre compte Google Drive.
Vous pouvez partager votre nouveau document via un lien ou ajouter les adresses e-mail des personnes pour y accéder.
Envoyez votre Document par e-mail et Demandez une Signature (ou Signez-le)
Voici le meilleur moyen de faire signer votre document numérisé en ligne:
Utilisez un logiciel de signature électronique
Une fois votre document numérisé, vous aurez quelques options pour le faire signer. Un moyen simple et gratuit consiste à demander une signature via une application de signature en ligne telle que Signaturely.
Signaturely est un logiciel de signature numérique simple et efficace qui vous permet de créer des signatures en ligne et des documents en ligne avec une validité légale. Avec Signaturely, vos signataires n’auront pas besoin d’être au même endroit pour signer un document. Au lieu de cela, ils peuvent le signer en ligne avec leur téléphone, leur tablette ou leur ordinateur portable.
Signaturely vous permet de créer des signatures électroniques gratuitement, sans aucune inscription. Cela vous permet de signer votre document en ligne et de le partager avec plusieurs personnes.
Voici comment:
- Créez un compte sur Signaturely gratuitement
- Ouvrez votre compte et sélectionnez les noms de ceux qui doivent signer le document.
- Préparez votre document en ajoutant un titre et un message personnalisé aux personnes qui le signeront:
- Faites défiler vers le bas et sélectionnez comment ajouter vos fichiers. Vous pouvez sélectionner des fichiers à partir d’une plateforme en ligne, comme votre compte Google Drive, ou les télécharger depuis votre ordinateur.
- Ouvrez votre document et ajoutez-y des champs de signature avec l’éditeur en ligne.
- Entrez les noms et adresses e-mail des signataires. Vous pouvez également sélectionner une commande pour qu’ils la connectent, et Signaturely enverra les documents aux utilisateurs dans l’ordre présélectionné:
- Vérifiez vos informations et cliquez sur « Envoyer le document ».
Une fois que vous avez envoyé le document, vous pouvez le suivre avec votre compte Signaturely. de cette façon, vous pouvez voir si un destinataire prend trop de temps à signer. Si quelqu’un prend trop de temps, vous n’avez pas à l’appeler, vous pouvez simplement lui envoyer une notification pour lui rappeler que sa signature est requise.
Une fois que vos signataires reçoivent le document, Signaturely les guidera tout au long du processus de signature, les aidant à créer leur propre signature et à parcourir chaque champ de signature jusqu’à ce qu’ils aient terminé.
Avantages:
- Très facile à utiliser
- Professionnel et personnalisé
- Fonctionne sur n’importe quel appareil
- Vous permet de garder le contrôle du processus
- Vous guide, vous et vos signataires, à travers chaque étape
- Vous pouvez commencer gratuitement
Inconvénients:
- Aucune application mobile disponible (actuellement en développement)
Utilisez votre client de messagerie
Vous pouvez également choisir d’utiliser votre client de messagerie pour envoyer un document par courrier électronique. Gardez à l’esprit que si vous devez signer le document, vous devrez le signer avant de l’envoyer en le signant physiquement ou en utilisant une signature électronique.
Voici comment envoyer votre document:
- Ouvrez votre compte de messagerie.
- Sélectionnez « Nouveau message » pour commencer à écrire un nouvel e-mail.
- Dans la nouvelle fenêtre e-mail, recherchez un symbole « ajouter une pièce jointe ». Cela ressemble généralement à un trombone.
- Après avoir cliqué dessus, recherchez votre fichier, sélectionnez-le et appuyez sur « Entrée. »
- Vous pouvez également faire glisser le fichier numérisé et le déposer dans la fenêtre.
- Terminez la rédaction de votre message et ajoutez les adresses e-mail des destinataires.
- Vous pouvez maintenant envoyer votre e-mail avec le fichier numérisé ci-joint.
Avantages:
- Facile à utiliser
- Gratuit à utiliser
- Vous pouvez le faire depuis votre téléphone
Inconvénients:
- Ne vous indique pas qui a signé et qui n’a pas signé
- Vous devrez peut-être d’abord imprimer et signer le document et demander à vos signataires de faire de même
- Processus plus lent
- Pas aussi professionnel qu’en utilisant une plate-forme spécialisée
FAQ: Numériser pour envoyer un e-mail
Voici les réponses aux questions les plus courantes sur l’envoi de documents numérisés par e-mail.
Comment numériser de l’imprimante à l’e-mail?
- Ouvrez votre application de numérisation.
- Numérisez votre document.
- Enregistrez-le.
- Recherchez votre document.
- Faites un clic droit dessus.
- Sélectionnez « Partager » puis « Envoyer ».
- Composez votre email.
- Envoyez votre email.
Quelle est la différence entre la numérisation et la numérisation par e-mail?
Lorsque vous utilisez l’option d’imprimante « numériser vers un e-mail », vous n’avez pas besoin d’utiliser d’autre logiciel pour envoyer votre image numérisée. Cependant, vous manquez également de toutes les fonctionnalités d’envoi d’un e-mail, comme l’ajout d’un message, la vérification de l’arrivée de l’e-mail et la modification de votre image avant de l’envoyer.
La numérisation vers le courrier électronique est-elle sécurisée ?
Pas nécessairement. Lorsque vous utilisez la fonction « numériser vers un e-mail », vous ne pouvez pas être certain que l’e-mail a été envoyé de manière appropriée, sauf si vous avez accès à l’adresse e-mail vous-même.
De plus, les imprimantes multifonctions envoient des e-mails en texte clair par défaut. Ceux-ci peuvent être interceptés par des tiers qui sont également connectés au même réseau WiFi que votre imprimante.
C’est pourquoi vous ne devez utiliser la fonction « numériser vers un e-mail » de votre imprimante que pour les documents non confidentiels que vous pouvez vérifier personnellement ont été envoyés correctement.
Combien de pages pouvez-vous numériser pour envoyer un e-mail?
Vous pouvez envoyer jusqu’à 999 pages numérisées. Ce nombre dépendra probablement de la mémoire et de la capacité de votre imprimante.
Comment envoyer des documents par courriel?
- Ouvrez votre compte de messagerie.
- Commencez à composer un nouveau message.
- Glissez et déposez votre document dans votre message.
- Vérifiez vos informations et ajoutez l’adresse e-mail de votre destinataire.
- Cliquez sur « Envoyer. »
Comment envoyer un document confidentiel par e-mail ?
Vous pouvez utiliser le mode confidentiel de Gmail si vous souhaitez un niveau de sécurité supplémentaire pour protéger vos informations confidentielles contre tout accès non autorisé. Avec lui, vous pouvez définir une date d’expiration pour les messages et même révoquer leur accès.
Vos destinataires ne pourront pas copier, transférer, imprimer ou télécharger le message.
Comment écrire un e-mail avec une pièce jointe?
- Accédez à votre compte de messagerie.
- Sélectionnez « Nouveau message ».
- Recherchez une icône de trombone et cliquez dessus pour joindre un fichier.
- Recherchez le fichier dans les dossiers de votre ordinateur. Une fois que vous l’avez trouvé, cliquez sur « Ouvrir » ou « Choisir un fichier ». »
- Continuez à écrire l’e-mail.
- Ajoutez une ligne d’objet et l’adresse e-mail de la personne à qui vous souhaitez l’envoyer.
- Cliquez sur « Envoyer » lorsque vous êtes prêt à envoyer votre e-mail.
Conclusion
Comme nous l’avons vu, il existe plusieurs façons de numériser vos documents. Des imprimantes multifonctions à votre iPhone et téléphone Android, vous pouvez numériser et envoyer vos documents en ligne, où que vous soyez.
Et si vos documents nécessitent des signatures, vous pouvez toujours collecter gratuitement des signatures juridiquement contraignantes avec Signaturely.
Signaturely vous aidera à transformer vos documents numérisés en documents prêts à être signés par toutes les parties. Il guidera ensuite vos signataires tout au long du processus de signature, vous tenant au courant au fur et à mesure.
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