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Introduction

La vue Contacts est l’endroit central pour tous vos contacts dans Outlook 2010. Le maintien d’une liste de contacts détaillée facilitera l’envoi d’e-mails et la planification de réunions.

Dans cette leçon, vous apprendrez comment ajouter, gérer et organiser vos contacts. Nous parlerons également de la façon d’importer des contacts.

Vue Contacts

Outlook 2010 conserve tous vos contacts organisés dans la vue Contacts. Une fois que vous avez ajouté des contacts à Outlook, vous utiliserez les mêmes informations de contact pour envoyer des e-mails, planifier des réunions et attribuer des tâches. Tenir une liste de contacts détaillée peut être particulièrement utile sur le lieu de travail, car vous devrez peut-être communiquer avec de nombreuses personnes chaque jour.

L’interface d’affichage des contacts

• Pour accéder à l’affichage des contacts, recherchez et sélectionnez l’onglet Affichage des contacts dans le coin inférieur gauche de l’écran. La vue Contacts apparaîtra.
  Naviguant vers la vue Contacts

Cliquez sur les boutons dans l’interactif ci-dessous pour vous familiariser avec l’interface d’affichage des contacts.

Ajout de contacts

Il existe deux façons d’ajouter des contacts:

• Vous pouvez saisir manuellement des informations pour chacun de vos contacts.
• Vous pouvez importer des listes de contacts existantes d’autres comptes, tels que Gmail. Si vous avez déjà plusieurs contacts enregistrés avec un autre compte, cette méthode peut vous faire économiser beaucoup de temps et d’efforts.

Pour ajouter un nouveau contact manuellement:

1. Dans la vue Contacts, recherchez et sélectionnez la commande Nouveau contact sur le ruban.
   en cliquant sur Nouveau contact
2. La boîte de dialogue Contact apparaîtra.
3. Entrez les informations de contact. À tout le moins, vous devez entrer un prénom et un nom, ainsi qu’une adresse e-mail. Cependant, vous pouvez également entrer d’autres informations, telles que des numéros de téléphone, des adresses e-mail alternatives, etc.
4. Lorsque vous avez terminé de remplir les informations de contact, cliquez sur Enregistrer & Fermer.
   Ajout des informations de contact
5. Le contact sera ajouté à votre liste de contacts.
   Le contact ajouté

Pour importer des contacts:

Pour importer des contacts dans Outlook, vous devez d’abord exporter ces contacts dans un fichier, le plus souvent un fichier de valeurs séparées par des virgules, également appelé CSV. La plupart des applications de messagerie fourniront des instructions sur la façon d’exporter vos contacts existants. Une fois que vous avez exporté vos contacts, vous êtes prêt à les importer dans Outlook.

1. Cliquez sur l’onglet Fichier du ruban.
   En cliquant sur l’onglet Fichier
2. La vue Backstage apparaît. Sélectionnez Ouvrir.
   en cliquant sur Ouvrir depuis la vue Backstage
3. Les options Ouvertes apparaîtront. Sélectionnez Importer.
   En cliquant sur Importer
4. L’Assistant d’importation et d’exportation s’affiche. Suivez les instructions pour importer des contacts dans Outlook.
   L’Assistant d’importation et d’exportation

Si vous utilisez Gmail, suivez ces instructions pour exporter les contacts Gmail.

Faire plus avec contacts

Une fois que vous êtes familiarisé avec les bases de la vue Contacts, vous pouvez commencer à profiter de ses fonctionnalités les plus utiles avec ces conseils supplémentaires.

Pour envoyer un e-mail à des groupes de contacts :

Les groupes de contacts sont particulièrement pratiques pour envoyer des messages à un groupe de personnes, comme une équipe spécifique sur votre lieu de travail.

1. Sélectionnez le groupe de contacts souhaité, puis cliquez sur la commande E-mail sur le ruban.
   Création d’un e-mail de groupe
2. La fenêtre de composition apparaîtra et le groupe de contacts sera copié dans le champ To:. Le message sera envoyé à tous les membres du groupe de contact.
   Du groupe de contacts copié dans le champ À:

Pour attribuer des tâches :

Si vous souhaitez utiliser Outlook 2010 pour gérer des projets et des tâches, vous pouvez attribuer des tâches (également appelées Tâches à faire) à vos contacts. Votre contact recevra une notification concernant la tâche et vous serez averti lorsque la tâche sera terminée.

1. Cliquez sur le contact souhaité, recherchez et sélectionnez la commande Plus sur le ruban, puis sélectionnez Attribuer une tâche dans la fenêtre déroulante.
   Affectation d’une tâche à un contact
2. La fenêtre de tâche apparaît. Entrez un sujet comme vous le feriez pour un message électronique, ainsi qu’une date d’échéance pour la tâche.
3. Lorsque vous avez terminé de saisir des informations sur la tâche, cliquez sur Envoyer.
   Attribuant une tâche

Pour imprimer des contacts :

Si vous devez accéder à votre liste de contacts loin de votre ordinateur, il est facile d’imprimer des contacts.

1. Cliquez sur l’onglet Fichier du ruban.
   En cliquant sur l’onglet Fichier
2. La vue Backstage apparaît. Localisez et sélectionnez Imprimer.
   En cliquant sur Imprimer dans la vue Backstage
3. Le volet d’impression apparaîtra. Choisissez la mise en page souhaitée, y compris la carte de visite, la liste de téléphone, etc., puis cliquez sur Imprimer.

Défi!

1. Accédez à la vue Contacts.
2. Ajoutez un nouveau contact à votre liste de contacts.
3. Créez un groupe de contacts.
4. Adressez un nouveau message électronique à l’un de vos contacts.

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