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3. Que devrait contenir un dossier d’employé?

Un dossier d’employé, ou dossier personnel, est un groupe de documents qui contiennent toutes les informations pertinentes sur le temps passé par un employé dans votre entreprise, de sa demande d’emploi à sa lettre de démission.

Vous pouvez être confus au sujet de ce qui devrait être dans un dossier d’employé ou vous demander pendant combien de temps vous devriez conserver les informations. Dans ce guide, nous avons créé une liste de contrôle des fichiers des employés pour vous aider à rassembler tous les bons documents et à répondre à toutes les questions courantes que vous pourriez avoir.

Pourquoi avez-vous besoin de fichiers d’employés

Toutes les informations importantes sur un employé sont stockées au même endroit, ce qui signifie qu’il est facile de trouver des détails pertinents sur son rôle et ses responsabilités.

Cela signifie également que vous pouvez produire tous les documents nécessaires en cas de réclamation d’un employé contre vous. C’est pourquoi il est important de tenir à jour le dossier personnel d’un employé et d’examiner régulièrement tous les dossiers pour s’assurer que tous les documents pertinents sont là.

Cela aidera à vous protéger dans le cas d’une réclamation contre vous, car le dossier de l’employé servira d’enregistrement du soutien et du traitement que la personne a reçus au sein de l’entreprise.

Ce qu’il faut conserver dans les fichiers des employés

Le contenu des fichiers des employés varie d’une personne à l’autre, mais nous pensons qu’il y a quelques aspects clés qui devraient être inclus.

Les éléments à inclure dans le dossier personnel d’un employé sont:

• Demande d’emploi, CV et lettre de motivation
• Informations sur l’éducation et l’emploi passé
• Description du rôle
• Lettre d’offre d’emploi et contrat de travail
• Coordonnées d’urgence
• Dossiers de formation
• Informations sur la paie et les avantages sociaux (mais pas les coordonnées bancaires)
• Formulaires d’évaluation du rendement
• Rapports de mesures disciplinaires
• Lettre de démission de l’employé
• Documents d’entrevue de sortie
• Tout autre document lié à l’emploi

Qu’est-ce qui ne devrait pas être dans les fichiers des employés?

Toute information qui n’est pas pertinente au rôle de l’employé, par exemple son origine ethnique ou des détails sur un handicap, ne devrait pas être incluse dans son dossier personnel.

Évitez d’inclure des observations ou des opinions sur l’employé dans son dossier : l’information devrait se limiter aux faits.

Qui a le droit de consulter vos dossiers personnels ?

En raison des dossiers des employés contenant des informations privées, telles que l’adresse du domicile ou les détails de toute mesure disciplinaire, vous devez vous assurer qu’ils sont protégés et que leur accès est limité. Seuls les employés eux-mêmes, leur responsable direct et le personnel des ressources humaines devraient pouvoir consulter leurs dossiers.

Durée de conservation des fichiers des employés

Le RGPD (Règlement général sur la Protection des Données) est entré en vigueur en mai 2018 et a défini des règles strictes concernant la responsabilité des employeurs de protéger les données de leurs employés.

Ne présumez pas que vous pouvez vous débarrasser de toutes les informations d’un employé lorsqu’il quitte votre entreprise. Vous pouvez être légalement tenu de conserver certaines données, par exemple les détails de la paie, et il est recommandé de conserver d’autres informations au cas où un ancien employé ferait une réclamation contre vous. Si vous avez supprimé des dossiers d’évaluations, de mesures disciplinaires ou d’avantages sociaux, vous ne pourrez pas présenter de preuve que vous avez respecté les lois sur le travail.

Pour les candidats non retenus, il est conseillé de conserver leurs informations pendant au moins 6 mois après leur candidature. Pour les anciens employés, les règles générales sont les suivantes:

• Temps de travail (détails du moment où l’employé a travaillé pour vous) – 2 ans
• Paie et détails sur tout congé de maternité et de paternité pris – 3 ans
• P45 / P60, dossiers du personnel et dossiers de formation – 6 ans

En vertu du RGPD, les employés ont le droit d’être informés:

• quelles informations vous avez à leur sujet et comment vous les utilisez
• la confidentialité des dossiers
• comment ces dossiers peuvent aider à leur formation et à leur perfectionnement au travail

Si un employé demande une copie des données que vous avez à leur sujet, vous aurez 30 jours pour les fournir.

Où conserver les dossiers des employés

L’époque de la conservation des documents des employés dans une armoire verrouillée et ignifuge est en passe de devenir une histoire pour de nombreuses entreprises. De loin, la méthode la plus sûre et la plus fiable pour conserver les fichiers du personnel des employés au même endroit consiste à les stocker dans un logiciel RH.

Avec le logiciel RH, vous pourrez sécuriser les documents importants et limiter les personnes qui peuvent y accéder. Les employés pourront modifier leurs données personnelles lorsqu’elles doivent être mises à jour, libérant ainsi du temps d’administration pour vous-même.

Le logiciel étant hébergé dans le cloud, il sera accessible de n’importe où. Cela sera utile car de plus en plus de travailleurs commencent à travailler à distance ou ont des habitudes de travail flexibles qui leur permettent de travailler à domicile quelques jours par semaine.

Les employés pourront obtenir des réponses à leurs questions sur leur rôle ou leurs responsabilités en consultant leur contrat de travail et leur description de poste sur le logiciel. Cela réduira le temps que vous utilisez en répondant aux questions courantes des employés, vous laissant libre de vous concentrer sur votre entreprise.

Notre logiciel RH vous permet de conserver tous les fichiers des employés dans votre propre base de données en ligne sécurisée, pour une tranquillité d’esprit.

Contactez-nous [email protected] ou appelez-nous au 0333 014 3888 pour en savoir plus sur notre logiciel RH facile à utiliser.

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