Si vous êtes un professionnel de la santé de quelque nature que ce soit, il est probable que vous en ayez beaucoup dans votre assiette. Les médecins ont la responsabilité de s’assurer que des soins médicaux adéquats et opportuns sont administrés aux patients lorsqu’ils en ont le plus besoin. D’autre part, si vous êtes un chef de cabinet médical, vous êtes responsable de la supervision de la planification des rendez-vous, de la gestion des finances et du bon fonctionnement de la clinique.

Quel que soit votre titre exact, il est essentiel de rester à jour sur les nouvelles technologies et outils qui peuvent vous aider à rationaliser vos pratiques quotidiennes dans le domaine médical. Non seulement cela augmentera l’efficacité de votre lieu de travail, mais cela aidera à maintenir un niveau élevé de soins pour les patients.

L’un des outils les plus précieux que vous pouvez utiliser pour simplifier vos processus et optimiser l’expérience du patient est un service de réponse médicale. Bien qu’il soit probable que vous ayez rencontré ces services à un certain titre, vous n’avez peut-être pas encore fait de recherches sur eux et leurs capacités en détail. Heureusement, ce guide répond à vos questions brûlantes en décomposant toutes les informations clés que vous devez savoir sur les services de réponse aux médecins et sur la façon dont ils peuvent être bénéfiques pour votre pratique.

Qu’est-ce qu’un service de réponse médicale?

Un service de réponse médicale, également appelé service de réponse médicale ou service de réponse téléphonique (TAS), est une solution de télécommunication qui accepte les messages des patients et autres appelants qui appellent en dehors des heures de bureau ou de clinique. Ces services prennent les appels pour les médecins et les cabinets médicaux lorsque le personnel de leur bureau n’est pas disponible.

Comment Fonctionne un Service de Réponse Médicale?

Les services de réponse téléphonique sont utilisés dans un large éventail d’industries, y compris les soins de santé, la technologie, la gestion immobilière, le droit et ailleurs. Toute organisation qui reçoit des appels ou fait des affaires par téléphone pourrait bénéficier d’un service de réponse téléphonique.

Dans le domaine médical, les services de réponse médicale sont les services qui reçoivent et traitent les appels entrants. Lorsqu’un service de réponse téléphonique est utilisé, les appels passés au cabinet du médecin sont transmis à un centre d’appels, où ils peuvent être acheminés via des messages préenregistrés et des systèmes automatisés, ou accueillis par un opérateur en direct. Souvent, une combinaison de solutions d’opérateur automatisées et en direct est utilisée pour fournir des informations de routine, des appels directs et d’écran, prendre des messages et connecter les appelants aux médecins de garde en cas d’urgence.

Le plus souvent, ces services téléphoniques utilisent des opérateurs en direct et permettent aux patients de parler avec un véritable humain pour répondre à leurs besoins. Le centre d’appels évalue la situation de l’appelant et la filtre en fonction de son niveau d’urgence; en d’autres termes, si l’urgence médicale est suffisamment urgente pour nécessiter une attention immédiate du médecin, le représentant du centre d’appels enverra alors l’appel au fournisseur de garde. Sinon, le représentant du centre d’appels dirigera le patient vers d’autres ressources qu’il peut utiliser pour traiter son problème médical ou prendra un message qui est conservé pendant les heures de bureau régulières.

Que Fournissent Les Services D’Assistance Téléphonique Aux Médecins?

Le service de réponse téléphonique d’un bon médecin remplit plusieurs fonctions qui peuvent grandement faciliter votre travail quotidien et améliorer les soins aux patients. Certaines fonctions incluent, mais ne sont pas limitées à:

• Service d’urgence après les heures de travail – Un service de réponse médicale peut servir de point de contact principal pour votre cabinet après les heures de travail, en envoyant des appels et en utilisant des scripts intelligents et des arbres de décision pour déterminer quels appels doivent être envoyés au médecin de garde et lesquels ne le sont pas.
• Planification des rendez–vous des patients – En utilisant un service de réponse médicale, vous donnerez à vos patients la possibilité de réserver et de gérer leurs rendez-vous à tout moment et en tout lieu grâce à l’utilisation de systèmes de calendrier basés sur le Web. Ce système sert d’intermédiaire automatisé entre le patient et le médecin lorsque celui-ci n’est pas disponible.
• Rappels de rendez-vous – En envoyant des rappels automatisés aux patients au sujet de leurs rendez-vous à venir, un service de réponse du médecin peut réduire considérablement les coûts associés aux rendez-vous manqués. Cela permet également de s’assurer que les patients reçoivent les soins dont ils ont besoin quand ils en ont besoin.
• Messages de présélection – Les services de réponse du médecin ont la capacité d’émettre des messages de présélection automatisés aux appelants, qui peuvent leur fournir des informations saillantes susceptibles d’influer sur l’état de leurs appels (par exemple, une déclaration informant l’appelant qu’il est après les heures d’ouverture de la clinique, des instructions sur les personnes à contacter en cas d’urgence mettant sa vie en danger). Cela permet de s’assurer que l’expérience médecin-patient reste aussi professionnelle, transparente et transparente que possible.
• Messagerie sécurisée – Les services de réponse aux médecins sécurisent les messages envoyés et reçus des patients en les chiffrant dans un emplacement sécurisé, empêchant ainsi les fuites de données sensibles. La plate-forme stocke ensuite les messages hors de l’appareil, ce qui maintient le contenu des messages privé et illisible, même si l’appareil est perdu ou volé. Ce sentiment de sécurité améliorera le sentiment de confiance de vos patients envers votre cabinet et, par la suite, améliorera votre réputation publique.

Quels sont les avantages des services de réponse médicale?

Il y a plusieurs avantages à utiliser un service de répondeur médical, notamment:

• Réduire les distractions – Les cabinets veulent rester disponibles pour leurs patients, mais de nombreux appels après les heures de travail n’ont pas besoin de joindre le fournisseur de garde. L’utilisation d’un service de réponse téléphonique comme première ligne de défense aide à réduire les distractions en s’assurant que seuls les appels appropriés sont envoyés à l’appel.
• Économiser de l’argent – Les services d’appels téléphoniques des médecins tiennent des registres clairs des appels téléphoniques, ce qui peut réduire la responsabilité potentielle en cas de réclamation d’un patient et aider votre cabinet à économiser des centaines de milliers de dollars à long terme.
• Disponibilité – Les urgences médicales et les besoins des patients ne s’arrêtent pas au milieu de la nuit, les week-ends ou les jours fériés. Les patients peuvent appeler votre établissement à tout moment, c’est pourquoi la disponibilité 24 heures sur 24 d’un service de réponse médicale est si utile. Ce système garantit également que les médecins ne sont pas bombardés d’appels non urgents après les heures de travail et agit comme un mécanisme de filtrage indispensable.
• Répondre aux exigences HIPAA – En raison de la nature sensible et privée des données des patients, les services de réponse aux médecins mettent en œuvre des mesures de protection électroniques pour protéger ces informations. De plus, les entreprises offrant ces services de réponse médicale veillent à ce que les membres du personnel soient formés à la HIPAA, garantissant ainsi une solide base de connaissances sur les principes de base de la pratique médicale.
• Rapports d’appels – De nombreux fournisseurs de services de réponse médicale offrent des systèmes de rapports en ligne utiles qui fournissent un accès en temps réel aux enregistrements d’appels, aux messages, aux horaires de garde et même aux rapports personnalisés. De tels systèmes de reporting peuvent grandement rationaliser vos opérations, améliorer les activités de formation et améliorer les soins aux patients.
• Personnalisation – Les services de réponse médicale ne sont pas uniques; pour être efficaces, ils doivent être adaptés à la structure et aux exigences uniques de votre cabinet. Ce niveau de personnalisation permet de s’assurer que le répondeur répondra parfaitement à vos besoins et restera efficace à long terme.

Pourquoi choisir Continental Message Solution (CMS)?

En activité depuis 1967, CMS aide les médecins et les gestionnaires de cabinets médicaux à gérer les appels téléphoniques importants et à améliorer le niveau de soins aux patients depuis plus de 50 ans. Reconnu par les médecins à travers le pays, CMS est connu pour ses solutions rentables, fiables et innovantes. Chez CMS, les besoins uniques du client sont au premier plan de la fourniture de services, ce qui signifie que vous recevrez un service de réponse médicale entièrement adapté à votre organisation et à vos spécifications.

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Si vous êtes à la recherche de nouveaux outils qui peuvent mieux vous servir, votre personnel et vos patients, un service de réponse médicale peut grandement vous aider à combler certaines lacunes opérationnelles et à faciliter le travail quotidien. De la planification des rendez-vous des patients aux messages de présélection en passant par la communication sécurisée, les services de réponse aux médecins peuvent remplir un large éventail de fonctions et produire une foule d’avantages pour votre cabinet, y compris une disponibilité 24 heures sur 24, une amélioration des soins aux patients, la conformité HIPAA, des économies de coûts et une personnalisation complète du service.