Lorsque vous exploitez une entreprise en Australie, quelle que soit la structure de l’entreprise, l’ATO vous oblige à tenir des registres pour les obligations fiscales et les obligations des employés. L’ATO peut demander vos dossiers jusqu’à cinq ans (et pour certaines exigences encore plus), il est donc payant d’être organisé.
Il existe de nombreux avantages à conserver de bons dossiers commerciaux. Ils peuvent vous aider:
- tenez-vous au courant de la santé de votre entreprise pour prendre de bonnes décisions d’affaires
- gérez vos flux de trésorerie
- respectez vos obligations fiscales et salariales, telles que la RÉMUNÉRATION et les pensions de retraite
- démontrez la situation financière de votre entreprise à des prêteurs ou investisseurs potentiels
- Si un litige survient, vous pourrez le sauvegarder avec la preuve dont vous pourriez avoir besoin
Si votre entreprise est constituée en société, vous devrez conserver des copies des procès-verbaux de réunion et des statuts de l’Australian Securities and Investment Commission (ASIC).
Dossiers d’impôt et de pension de retraite
Il est obligatoire de conserver des dossiers de toutes vos transactions commerciales pour étayer les informations que vous fournissez à l’ATO dans vos déclarations et rapports d’impôt. Les dossiers que vous conserverez dépendront des obligations fiscales et de pension de retraite qui sont exigées de votre entreprise ainsi que de la structure de votre entreprise (que vous soyez un entrepreneur individuel, une société, une société de personnes ou une fiducie).
Quelles sont les exigences de l’Office australien des impôts (ATO)?
L’ATO a des exigences strictes sur les détails de vos dossiers:
- Vous devez stocker vos dossiers de manière à empêcher que les renseignements ne soient modifiés ou endommagés
- Vos dossiers doivent être conservés pendant cinq ans (ou parfois plus), à compter du moment où vous avez préparé ou obtenu le dossier ou terminé la transaction (selon la dernière de ces dates)
- Si l’ATO demande à voir un dossier, vous devez être en mesure de le produire
- Vos dossiers doivent être conservés en anglais ou facilement converti en anglais. Il n’y a aucune excuse pour les langues étrangères
- Les dossiers peuvent être conservés en format papier (papier) ou électronique et doivent détailler toutes les transactions. Des copies papier peuvent devoir être présentées comme preuve en matière juridique pour sauvegarder des preuves électroniques. Les copies électroniques sont acceptées par l’ATO et l’ASIC tant qu’elles sont de nature originale.
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Quels dossiers devez-vous conserver?
Il existe une gamme de documents que vous devrez conserver lorsque vous dirigez une entreprise en Australie et que l’ATO peut demander à consulter à tout moment.
Ceux-ci incluent:
- dossiers financiers
- dossiers juridiques
- dossiers des employés
- politiques et procédures
- autres dossiers commerciaux.
Dossiers financiers
Les dossiers financiers de votre entreprise indiqueront vos flux de trésorerie, la situation financière de votre entreprise et détailleront la façon dont vous préparez votre déclaration de revenus. Ces documents comprennent:
- reçus et factures pour les biens et/ou services que vous vendez
- contrats avec des fournisseurs
- relevés bancaires
- registre du patrimoine de votre entreprise
- tableaux d’amortissement
- documents fiscaux comprenant vos Relevés d’activité commerciale (BAS) et déclarations fiscales annuelles
- Prêts et/ou actions d’entreprises
Documents juridiques
Les documents juridiques documentent la façon dont vous exploitez votre entreprise et comprennent:
- documents d’enregistrement
- baux
- contrats avec des fournisseurs et des clients
- assurance
Dossiers des employés
Vous devrez montrer à l’ATO que vous êtes en mesure de payer correctement vos employés et de respecter leurs obligations fiscales et de pension de retraite. Les dossiers des employés peuvent être nécessaires pour montrer aux assureurs, à la Commission du travail équitable ou à une organisation publique de santé et de sécurité au travail.
Si vous avez des employés, vous devrez tenir des registres de:
- listes de personnel, présence et rémunération
- comptes bancaires, numéro de dossier fiscal (TFN) et détails du compte de pension de retraite
- coordonnées
- rendement au travail et historique
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Politique et procédures
Vous devrez fournir votre politique et procédures au personnel lorsqu’il commencera à travailler et peut être inclus dans leur contrat de travail. Certaines industries vous demanderont votre politique et vos procédures lorsque vous travaillez sur site. Assurez-vous de mettre à jour vos politiques en fonction des changements législatifs.
Ces enregistrements comprennent:
- plans de santé et de sécurité au travail
- normes vestimentaires
- politiques sur le harcèlement sexuel
- manuels opérationnels
Autres dossiers d’affaires
Il y a une gamme d’autres dossiers d’affaires qui devraient être conservés, notamment ::
- dossiers clients
- plaintes reçues
- détails des litiges
- devis donnés et gagnés
- campagnes publicitaires et marketing
- polices d’assurance
Combien de temps devez-vous conserver vos dossiers?
Vous devez conserver vos dossiers et documents pour différentes durées en fonction du ministère ou de l’organisation gouvernementale qui a besoin des informations.
- L’Australian Securities and Investment Commission (ASIC) exige des sociétés qu’elles tiennent des registres pendant sept ans.
- L’Ombudsman du travail équitable (AFT) vous oblige à conserver les dossiers des employés pendant sept ans.
- Le Bureau australien des impôts vous oblige à tenir des registres pendant cinq ans après leur création. Si votre entreprise possède des actifs, vous devrez peut-être conserver vos dossiers pendant une période plus longue
C’est une bonne idée d’utiliser un logiciel de tenue de dossiers professionnel conforme à la norme Business Reporting (SBR). Il peut être difficile de mettre en place votre tenue de dossiers sans antécédents comptables. Si vous avez besoin d’aide pour démarrer ou si vous avez dépassé vos processus actuels, ITP peut vous aider avec vos dossiers commerciaux et configurer le meilleur système pour vous.
ITP Les professionnels de l’impôt sur le revenu s’occupent des entreprises australiennes depuis 50 ans et offrent des services fiscaux ainsi que des services de comptabilité. Si vous avez des questions ou avez besoin d’aide, contactez et parlez avec un professionnel dès aujourd’hui.