Qu’est-ce qu’un numéro ERN? Un ERN est un numéro de référence de l’employeur, également connu sous le nom de numéro de référence de l’employeur PAYE. C’est une information importante que vous devriez conserver après l’embauche de votre premier employé.

Les employeurs inscrits auprès de HMRC se retrouveront avec beaucoup de numéros de référence, ce qui peut prêter à confusion, mais il est important de les suivre. Et lorsqu’il s’agit de souscrire une assurance responsabilité civile des employeurs, votre numéro de référence employeur PAYE est particulièrement important.

Qu’est-ce qu’un numéro ERN ?

Le numéro ERN est donné à chaque entreprise qui s’inscrit auprès de HMRC en tant qu’employeur. Il s’agit d’un ensemble unique de lettres et de chiffres utilisés par HMRC et d’autres pour identifier votre entreprise.

Cette référence est composée de deux parties : un numéro de bureau HMRC à trois chiffres et un numéro de référence unique à votre entreprise. Cela ressemblera généralement à quelque chose comme 123 / A45678 ou 123 / AB45678 (bien qu’il puisse y avoir des exceptions).

Comment puis-je trouver mon numéro de référence d’employeur?

Vous le trouverez dans le pack de bienvenue que vous avez reçu lors de votre première inscription en tant qu’employeur auprès de HMRC. De plus, vous le trouverez sur certaines de vos correspondances de leur part et vous devriez également le trouver sur les fiches de paie, les P45, les P60 ou les P11D émis à des employés passés ou actuels.

Qu’est-ce qu’une référence PAYE ?

Cela n’aide pas qu’un numéro de référence d’employeur puisse être appelé beaucoup de noms différents. HMRC l’appelle un numéro de référence employeur PAYE sur sa page « S’inscrire en tant qu’employeur ».

Il est généralement raccourci en ERN et est également connu simplement comme une référence employeur PAYE, mais ne soyez pas rebuté par tous les noms différents – ils font référence au même numéro.

Comment s’inscrire en tant qu’employeur

Comme mentionné, vous obtenez votre numéro de référence PAYE lorsque vous vous inscrivez en tant qu’employeur auprès de HMRC.

Vous devez généralement vous inscrire lorsque vous commencez à employer du personnel, ou des sous-traitants pour des travaux de construction, par exemple. Vous devez également vous inscrire si vous dirigez vous-même une société à responsabilité limitée, car en tant qu’administrateur, vous êtes un employé.

Voici ce que vous devez faire:

• inscrivez-vous avant le premier jour de paie – inscrivez-vous dès que vous le pouvez, car cela peut prendre jusqu’à cinq jours ouvrables pour obtenir votre numéro de référence PAYE (bien que vous ne puissiez pas vous inscrire plus de deux mois avant de commencer à payer les personnes)
• inscrivez-vous en tant qu’employeur chez gov.Royaume-Uni – il y a deux sections distinctes, une pour les sociétés à responsabilité limitée avec un à neuf administrateurs et une section pour d’autres types d’entreprises
• envoyez une soumission de paiement intégral tardif à HMRC – uniquement si vous devez payer un employé avant d’obtenir un numéro de référence de PAYE (vous devez exécuter la paie et stocker votre soumission de paiement intégral pour l’envoyer à HMRC plus tard – c’est le rapport qui informe HMRC des paiements aux employés et des déductions)

Quand ai-je besoin d’un ERN?

HMRC a besoin de votre ERN dans un certain nombre de circonstances différentes, y compris lorsque vous remplissez votre déclaration de PAYE de fin d’année. Un ERN invalide ou manquant est l’une des raisons les plus courantes pour lesquelles les déclarations de fin d’année sont rejetées – vous avez besoin de ce numéro pour respecter vos obligations de déclaration légales.

Il est également probable qu’un employé vous demande votre ERN à un moment donné. Les employés ont souvent besoin du numéro de référence CAFE de leur employeur lorsqu’ils demandent des crédits d’impôt (ou un crédit universel), des prêts étudiants et quelques autres demandes. Vous devrez peut-être également l’inclure sur vos fiches de paie.

Enfin, vous devez avoir votre ERN à portée de main lorsque vous souscrivez une assurance responsabilité civile des employeurs. C’est ainsi que vous pouvez identifier les entreprises dans lesquelles un employé a travaillé s’il y a une réclamation longtemps après l’événement – par exemple, dans le cas de réclamations de mésothéliome liées à une exposition à l’amiante.

Et si j’ai perdu mon numéro ERN?

Il est important de garder la main sur votre numéro de référence employeur PAYE, car vous en aurez besoin régulièrement tout au long de l’année d’imposition. Si vous le perdez, vous pourrez le trouver dans des lettres ou des courriels sur PAYE de HMRC. Il apparaîtra également sur tous les P45 ou P60 pour les employés précédents ou actuels.

Si vous n’avez aucune trace de votre ERN, il se peut que vous ne soyez pas inscrit en tant qu’employeur. Si tel est le cas, mais que vous employez ou avez l’intention d’employer quelqu’un, vous devez vous inscrire dès que possible. Lisez notre guide sur le statut d’emploi pour déterminer ce qui s’applique à vous.

Pourquoi dois-je donner mon ERN à mon assureur?

Le Bureau de suivi de la responsabilité des employeurs (ELTO) a mis en place une base de données pour aider les employés à identifier les assureurs de leurs anciens employeurs, ce qui leur permet de faire plus facilement une réclamation en responsabilité des employeurs. Vous aurez donc besoin de votre ERN lorsque vous souscrivez une assurance responsabilité civile des employeurs.

L’ERN vous aide à identifier les entreprises pour lesquelles un employé a travaillé au cas où il ferait une réclamation contre vous. Dites qu’ils développent un mésothéliome après une exposition à l’amiante et affirmez que vous en êtes responsable. En utilisant les ERN, il est facile de voir où cet employé a travaillé (et, pour les besoins de cet exemple, découvrez qu’il n’a été exposé à l’amiante que dans son emploi précédent).

Exceptions au PAYE

Vous n’aurez pas de numéro de référence employeur PAYE si vous n’avez pas à vous inscrire sous le PAYE. Vous ne devez pas vous inscrire à PAYE si:

• vos employés sont rémunérés en tant qu’indépendants ou payés via une agence
• aucun employé ne gagne plus que la limite de salaire inférieure (£ 120 par semaine en 2021-22)
• vos employés sont des bénévoles non rémunérés
• votre entreprise est basée dans les îles Anglo-normandes ou l’île de Man

Si vous avez une politique Simply Business avec nous, veuillez soumettre votre numéro de référence employeur PAYE (ERN) si vous ne l’avez pas déjà fait.