Calcul des charges sociales des employés en 5 étapes
Une fois vos employés installés (et votre entreprise également), vous êtes prêt à déterminer le salaire que l’employé a gagné et le montant des impôts à retenir. Et, si nécessaire, faire des déductions pour des choses comme l’assurance maladie, les prestations de retraite ou les saisies-arrêts, ainsi que l’ajout de remboursements de frais.
En termes techniques, cela s’appelle passer de la rémunération brute à la rémunération nette.
Si vous essayez de comprendre une étape spécifique, n’hésitez pas à passer à celle que vous recherchez:
- Étape 1: Calcul de la rémunération brute
- Étape 2: Calcul des retenues d’impôt des employés
- 2019 ou avant
- 2020 ou après
- Étape 3: Prenez soin des déductions
- Étape 4: Ajoutez les remboursements de dépenses
- Étape 5: Totalisez le tout
Étape 1: Calculez la rémunération brute
La rémunération brute est le montant initial qu’un employé gagne avant toute retenue d’impôt.
Pour les employés horaires, la rémunération brute est le nombre d’heures travaillées pendant la période de rémunération multiplié par le taux horaire. Par exemple, si votre réceptionniste travaillait 40 heures par semaine à raison de 20 an l’heure, son salaire brut pour la semaine serait de 40 x 20 $, ou 800 $.
N’oubliez pas d’inclure toute rémunération des heures supplémentaires, qui est généralement 1,5 fois le taux de rémunération normal lorsqu’un employé travaille plus de 8 heures par jour ou 40 heures par semaine. Dans cet exemple, votre réceptionniste gagnerait 20 $ pour chacune des 40 premières heures travaillées, plus 30 $ pour la 41e et toutes les heures supplémentaires de la semaine.
Pour les employés salariés, qui sont exemptés des règles sur les heures supplémentaires, la rémunération brute restera généralement inchangée à chaque période de paye. Il suffit de diviser leur salaire par le nombre de périodes de paie dans une année. Par exemple, si un gestionnaire gagne un salaire annuel de 50 000 $ et reçoit un chèque de paie deux fois par mois, la rémunération brute par période de paie est de 2 083,33 $ (50 000/ / 12 mois / 2 périodes de paie mensuelles).
En plus du salaire, le salaire brut comprend les commissions, les pourboires et les primes que l’employé gagne.
Étape 2: Calculez les retenues d’impôt des employés
Une fois que vous connaissez le salaire brut d’un employé et le nombre d’allocations de son W-4, vous pouvez commencer à déterminer combien vous devez retenir pour couvrir leurs impôts. Dans la plupart des États, vous devrez retenir les taxes fédérales et d’État et les taxes FICA sur chaque chèque de paie.
Dans notre exemple, nous examinerons un employé de Floride qui revendique un seul état matrimonial et deux personnes à charge sur son W-4. L’employé gagne un salaire annuel de 50 000 $ et est payé deux fois par mois (semestriellement). Son salaire brut par période est de 2 083,33 $.
Impôt fédéral sur le revenu (FIT): 2019 ou avant
L’impôt fédéral sur le revenu (FIT) est calculé à l’aide des informations du W-4 rempli d’un employé, de son salaire imposable et de sa fréquence de rémunération. Sur la base de la Publication 15-T (2021), Méthodes de retenue d’impôt fédéral sur le revenu, vous pouvez utiliser la Méthode de la Tranche de salaire ou la Méthode du pourcentage pour calculer la FIT.
Nous utiliserons la méthode du pourcentage dans notre exemple, en regardant les tableaux trouvés dans le fichier PDF 15-T de la publication IRS 2021. Vous pouvez ouvrir le fichier pour suivre nos calculs ci-dessous.
À l’aide de la feuille de calcul 1 à la page 5, nous déterminerons le montant d’impôt fédéral à retenir par période de paie.
Étape 1. Ajuster le montant du salaire de l’employé
1a) C’est le même que le salaire brut: 2 083,33 $.
1b) Notre employé est payé semestriellement ou 24 fois par an.
1c) Cela devrait correspondre au salaire annuel de votre employé : 2 083,33 x x 24 = $50,000
Parce que nous utilisons le formulaire W-4 2019, nous passons maintenant à l’étape 1j:
1j) Notre employé a réclamé 2 indemnités
1k) 4 300 $ x 2 = $8,600
1l) $50,000 – $8,600 = $41,400
Pour continuer, vous devrez vous référer aux tableaux d’impôts sur la page 6:
Étape 2: Figurez le montant provisoire de retenue
2a) Ce montant provient de la ligne 1l, 41 400
2b) Nous nous référons au tableau intitulé » Dépôt séparé pour célibataires ou mariés » à gauche (le formulaire date de 2019 ou antérieure). Le salaire annuel ajusté de notre employé (41 400$) est supérieur à 13 900 $ et inférieur à 44 475 $. Nous inscririons donc un montant de 13 900 $ (le montant de la colonne A).
2c) Le montant de la colonne C est de 995 $.
2d) Le pourcentage de la colonne D est de 12%.
2e) $41,400 – $13,900 = $27,500
2f) 27 500 x x 12% = $3,300
2g) $995 + $3,300 = $4,295
2h) $4,295 / 24 = $178.96
Étape 3 : Comptabiliser les crédits d’impôt
3a) 0 $
3b) 0
3c) $178.96 – $0 = $178.96
Étape 4: Calculez le montant final à retenir
4a) 0 $ (il n’y a pas de retenues supplémentaires dans ce cas)
4b) 178 $.96 + $0 = $178.96
Voilà, vous l’avez. Vous retiendrez 178,96 tax d’impôt fédéral sur le revenu pour cet employé utilisant le W-4 à partir de 2019 et avant.
Impôt fédéral sur le revenu (FIT): 2020 ou plus tard
L’impôt fédéral sur le revenu (FIT) est toujours calculé à l’aide des informations du W-4 rempli d’un employé, de son salaire imposable et de sa fréquence de rémunération. En fait, pas grand-chose n’a changé jusqu’à ce que vous entriez dans les mathématiques de retenue. En regardant la Publication 15-T (2021), Méthodes de retenue d’impôt fédéral sur le revenu, vous pouvez utiliser la Méthode de la tranche de salaire ou la Méthode du pourcentage pour calculer la FIT.
Nous utiliserons la méthode du pourcentage dans notre exemple, en référençant les tableaux qui se trouvent dans le fichier PDF 15-T de la publication IRS 2021. Vous pouvez ouvrir le fichier pour suivre nos calculs ci-dessous.
À l’aide de la feuille de calcul 1 à la page 5, nous déterminerons le montant d’impôt fédéral à retenir par période de paie.
Étape 1. Ajuster le montant du salaire de l’employé
1a) C’est le même que le salaire brut, donc comme nous l’avons calculé précédemment, le montant est de 2 083,33 $.
1b) Notre employé est payé semestriellement ou 24 fois par an.
1c) Cela devrait correspondre au salaire annuel de votre employé : 2 083,33 x x 24 = $50,000
Comme nous utilisons le formulaire W-4 2020, nous passons maintenant à l’étape 1d:
1d) Notre employé n’a aucun revenu supplémentaire, ce montant est donc de 0 $.
1e) $50,000 + $0 = $50,000
1f) Nous ne retenons que les déductions standard, ce qui équivaut à 0 $.
1g) Nous ne cocherions pas la case parce que notre employée n’a pas plus d’un emploi, et parce qu’elle revendique un seul état matrimonial, ce montant est de 8 600 $.
1h) $8,600 + $0 = $8,600
1i) $50,000 – $8,600 = $41,400
Pour continuer, vous devrez vous référer aux tableaux d’impôts sur la page 6:
Étape 2: Figure le montant provisoire de retenue à la source
2a) Ce montant provient de la ligne 1i, 41 400
2b) Nous nous référons au tableau intitulé « Dépôt séparé pour célibataires ou mariés » à gauche (en utilisant le W-4 2020 et la case de l’étape 2 n’est pas cochée). Le salaire annuel rajusté de notre employé (41 400$) est supérieur à 13 900 $ et inférieur à 44 475 $, de sorte que nous inscririons un montant de 13 900 column (le montant de la colonne A).
2c) Le montant de la colonne C est de 995 $.
2d) Le pourcentage de la colonne D est de 12%.
2e) $41,400 – $13,900 = $27,500
2f) 27 500 x x 12% = $3,300
2g) $995 + $3,300 = $4,295
2h) $4,295 / 24 = $178.96
Étape 3 : Comptabiliser les crédits d’impôt
3a) Notre employé demande deux personnes à charge, chacune d’une valeur de 2 000 $. 2 000 x x 2 = $4,000
3b) $4,000 / 24 = $166.67
3c) $178.96 – $166.67 = $12.29
Étape 4: Calculez le montant final à retenir
4a) 0 $ (il n’y a pas de retenues supplémentaires dans ce cas)
4b) $12.29 + $0 = $12.29
Voilà, vous l’avez. Vous retiendrez 12 $.29 de l’impôt fédéral sur le revenu pour cet employé sur la base du nouveau formulaire W-4.
Il s’agit d’une différence significative par rapport au montant de retenue à la source W-4 de 2019 de 178,96 $, mais il est conçu pour aider vos employés à obtenir un montant d’impôt plus précis retenu sur chaque chèque de paie.
Taxes FICA
Les taxes de la Federal Insurance Contributions Act (FICA) sont la sécurité sociale et l’assurance-maladie, qui doivent être retenues sur tous les employés, sauf exonération contraire.
- La sécurité sociale est une retenue d’impôt forfaitaire de 6,2% pour les salaires allant jusqu’à 142 800 $ pour l’année d’imposition 2021. Tout salaire annuel supérieur à 142 800 $ est exonéré, ce qui signifie que la retenue annuelle cumulative de la sécurité sociale ne peut dépasser 8 853,60 $ (142 800 x x 6,2%). Pour notre exemple d’employé, nous prendrions leur salaire brut de 2 083,33 $, le multiplierions par 6,2% et retirions 129,17 $ de leur chèque de paie.
- L’assurance-maladie est également une taxe forfaitaire, au taux de 1,45%. Il n’y a pas de limite annuelle pour les taxes d’assurance-maladie, mais les employés qui gagnent plus de 200 000 $ par an sont soumis à ce qu’on appelle la taxe d’assurance-maladie supplémentaire de 0,9%. Nous multiplions le salaire brut de notre employé de 2 083,33 $ par 1,45% et arrivons à 30 $.21 pour la taxe d’assurance-maladie.
La taxe FICA de notre employé par période de paie est donc de 129,17 $ + 30,213 = 159,38 $.
Taxes d’État et locales
Certains États (comme la Floride) n’ont pas d’impôt sur le revenu d’État, vous pouvez donc être déconnecté. Mais si vous devez payer des taxes d’État (voir les informations fiscales État par État ici), vous voudrez vous assurer que vos calculs sont bien effectués.
Différents États appliquent les taxes sur les salaires de différentes manières, mais une fois que vous savez comment calculer les taxes FIT et FICA, le calcul des taxes d’État est un exercice similaire.
Assurez-vous également de vérifier si votre État impose des taxes locales qui s’ajoutent aux taxes fédérales et étatiques.
Étape 3: Prenez en charge les déductions
En plus de la retenue pour les charges sociales, le calcul du chèque de paie de vos employés signifie également la prise de toutes les déductions applicables.
Il y a des déductions volontaires avant et après impôt comme les primes d’assurance maladie, les plans 401 (k) ou les cotisations au compte d’épargne-santé. Certains employés ont également des déductions involontaires qui peuvent devoir être prises en compte pour des éléments tels que les pensions alimentaires pour enfants ou les saisies-arrêts salariales (vous saurez si vous devez retenir ces choses parce que vous recevrez une ordonnance d’un juge, de l’IRS ou de l’État).
Soyez prudent ici, car les déductions avant impôt telles que 401 (k) sont prises sur le revenu brut à l’étape 1, ce qui signifie que le calcul de la retenue d’impôt à l’étape 2 sera inférieur. Les déductions post-fiscales sont retirées après l’étape 2. Les déductions avant impôt permettront à l’employé d’économiser plus d’impôts.
Étape 4: Ajoutez les remboursements de dépenses
Si votre employé a payé de sa poche des dépenses de l’entreprise, il s’attend à être remboursé. Les employeurs peuvent soit payer les remboursements séparément de la paie, soit les combiner avec la paie.
Rappelez-vous que les remboursements de dépenses ne font pas partie du salaire brut et ne sont donc pas soumis à retenue d’impôt. Toutes les dépenses que vous remboursez aux employés doivent être effectuées en totalité et ajoutées à la rémunération nette à la fin de votre calcul.
Étape 5: Totalisez le tout
Une fois que vous aurez fait tous les calculs pour calculer la rémunération brute, les retenues d’impôt, les déductions et les remboursements, vous aurez ce dont vous avez besoin pour calculer le chèque de paie:
- Commencez par la rémunération brute
- Soustrayez les retenues d’impôt des employés
- Soustrayez les déductions
- Ajoutez les remboursements de dépenses
- Et vous obtenez une rémunération nette!
Maintenant, vous savez exactement combien d’argent vous allez envoyer à votre employé sur salaire!
Passons en revue notre exemple en utilisant le W-4 2019 ou antérieur:
- Notre employé gagne 50 000 $ par année, soit 2 083,33 pay de salaire brut par période de paie semestrielle.
- La retenue d’impôt fédérale de notre employé est de 178,96 $ en utilisant l’ancien W-4.
- La taxe de sécurité sociale est de 129,17 $ et la taxe d’assurance-maladie est de 30,21 $. La taxe FICA totale combinée est de 159,38 $.
- Étant donné que notre employé vit en Floride, il n’y a pas de retenue d’impôt sur le revenu de l’État.
- Il n’y a pas eu de déductions ou de remboursements de dépenses.
- Ainsi, la rémunération nette de notre employé est de 1 744,18 $.
Passons en revue notre exemple en utilisant le W-4 2020 ou après:
- Notre employé gagne 50 000 $ par année, soit 2 083,33 pay de salaire brut par période de paie semestrielle.
- La retenue d’impôt fédérale de nos employés est de 12,29 $ avec le nouveau W-4.
- La taxe de sécurité sociale est de 129,17 $ et la taxe d’assurance-maladie est de 30,21 $. La taxe FICA totale combinée est de 159,38 $.
- Étant donné que notre employé vit en Floride, il n’y a pas de retenue d’impôt sur le revenu de l’État.
- Il n’y a pas eu de déductions ou de remboursements de dépenses.
- Ainsi, la rémunération nette de notre employé est de 1 911,66 $.
De temps en temps, il peut y avoir d’autres choses que vous devrez ajouter (comme les primes) ou déduire (comme les saisies et les prélèvements) des chèques de paie de vos employés. Lorsque ces éléments sont ajoutés et soustraits, le reste des calculs de base décrits ci-dessus reste le même.