Ce document fournira un aperçu général de la façon de sauvegarder et d’archiver votre e-mail UH à l’aide de Microsoft Outlook 2007 sur un PC Windows.

La première étape pour créer une sauvegarde de votre e-mail consiste à nettoyer son contenu. Supprimez tous les e-mails dont vous n’avez pas besoin ou dont vous ne souhaitez pas avoir de sauvegarde. Supprimez surtout les e-mails avec des pièces jointes dont vous n’avez plus besoin, pour économiser de l’espace disque.

L’étape suivante consiste à organiser les e-mails que vous souhaitez sauvegarder dans des dossiers. Vous pouvez créer plusieurs dossiers pour stocker les e-mails associés au même endroit. L’organisation de votre e-mail de cette manière facilitera la restauration des e-mails dont vous pourriez avoir besoin à une date ultérieure.

Sauvegarde de l’e-mail

Une fois que vous avez organisé votre e-mail, vous êtes prêt à démarrer le processus de sauvegarde. Pour effectuer une sauvegarde d’un dossier de messagerie, lancez d’abord l’application Outlook 2007. Cliquez ensuite sur le menu Fichier et sélectionnez Importer et Exporter…

Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez l’option Exporter vers un fichier dans la liste des actions. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant pour continuer.

Dans la zone Créer un fichier de type, sélectionnez Fichier de dossier personnel (.pst) et cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

Dans la zone Sélectionner le dossier à exporter, sélectionnez le dossier dont vous souhaitez faire une sauvegarde. Dans la figure ci-dessous, le dossier nommé Boîte de réception a été sélectionné. Cochez Inclure les sous-dossiers si le dossier d’exportation contient des sous-dossiers. De plus, le bouton de filtre permet à un large éventail de choix d’exporter uniquement certains messages dans le dossier. Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

Dans la fenêtre suivante qui s’ouvre, Outlook demande un emplacement pour enregistrer le fichier exporté. Cliquez sur le bouton Parcourir pour changer l’emplacement par défaut. Choisissez un emplacement facile à mémoriser ou enregistrez-le sur votre bureau pour un accès facile s’il est stocké sur un support amovible (par exemple, un lecteur flash). Assurez-vous de donner un nom descriptif au fichier exporté. Dans la section Options, choisissez l’option la plus appropriée à vos besoins. Cliquez ensuite sur le bouton Terminer pour continuer.

Une nouvelle fenêtre s’ouvrira maintenant, vous demandant de créer un dossier personnel Microsoft. Donnez au dossier un nom descriptif, tel que UH Email Backup comme dans l’exemple de figure ci-dessous. Entrez un mot de passe si vous souhaitez protéger le fichier par mot de passe des autres utilisateurs.

C’est tout. Vous venez de créer une sauvegarde du dossier de messagerie sélectionné. Vous pouvez répéter ce processus pour sauvegarder d’autres dossiers de messagerie si vous le souhaitez. Pour libérer de l’espace disque et votre quota, vous pouvez supprimer les messages que vous avez sauvegardés ou les déplacer de votre dossier IMAP vers votre disque dur local. Reportez-vous à la section Techniques pour réduire les e-mails à http://www.hawaii.edu/askus/502 pour obtenir des instructions sur le déplacement des messages d’un dossier IMAP vers un dossier local.

Restauration d’un e-mail à partir d’un dossier de fichier personnel

À un moment donné dans le futur, vous souhaiterez peut-être restaurer votre e-mail à partir de l’une des sauvegardes que vous avez effectuées.
Pour démarrer le processus de restauration, lancez d’abord MS Outlook 2007. Ensuite, allez dans le menu Fichier et sélectionnez Importer et Exporter…

Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez Importer à partir d’un autre programme ou fichier. Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

Dans la fenêtre suivante, faites défiler la liste des types de fichiers et sélectionnez Fichier de dossier personnel (.pst). Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

Ensuite, cliquez sur le bouton Parcourir pour localiser le fichier de dossier personnel à partir duquel vous souhaitez restaurer votre e-mail. Sélectionnez l’option appropriée à vos besoins. Dans ce cas, une sauvegarde.le fichier pst a été créé lors du processus de sauvegarde plus tôt dans ce document, c’est donc le fichier qui sera restauré. Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

Si vous avez créé un mot de passe pour le fichier pst, entrez-le pour ouvrir le fichier. Cliquez ensuite sur le bouton OK pour continuer. Remarque : vous ne recevrez pas cette boîte de dialogue si vous n’avez pas créé de mot de passe.

Ensuite, sélectionnez le dossier à partir duquel vous souhaitez importer. Si le dossier que vous avez sauvegardé comportait des sous-dossiers, vous pouvez sélectionner uniquement le sous-dossier à restaurer. Vous avez également deux options sur l’endroit où importer les dossiers. Vous pouvez choisir d’importer les éléments dans le dossier actuellement sélectionné (en surbrillance dans le volet de navigation) ou dans le même dossier déjà créé dans votre compte de messagerie. Dans la figure ci-dessous, l’option a été sélectionnée pour restaurer l’e-mail dans le même dossier dans les Dossiers personnels (Boîte de réception). Comme il va dans les dossiers personnels, il ne sera pas stocké sur le serveur UH où il consommerait des quotas.

C’est tout. Outlook importera les messages électroniques à partir du fichier de dossier personnel et dans le dossier de messagerie que vous avez sélectionné. Ces e-mails feront désormais partie de votre e-mail.

Auto-Archive

Une autre option pour créer une sauvegarde de vos dossiers de messagerie est la fonction d’archivage automatique dans Outlook. Il est relativement facile à utiliser et simple à configurer.

Auto-Archive déplace automatiquement les éléments jugés anciens (une préférence définie par vous) vers un fichier d’archive et les supprime de votre dossier de messagerie. Vous avez la possibilité de déterminer quels dossiers sont archivés automatiquement, ainsi que le temps qui doit s’écouler avant qu’un élément soit considéré comme ancien.

Pour démarrer la fonction d’archivage automatique, lancez d’abord l’application MS Outlook. Cliquez ensuite sur le menu Outils et sélectionnez Options. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l’autre onglet. Enfin, cliquez sur le bouton Archivage automatique.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur la case à cocher Exécuter l’archivage automatique de chaque. Spécifiez le temps qui doit s’écouler pour que la fonctionnalité d’archivage automatique s’exécute. Vous pouvez également sélectionner l’option à inviter par Outlook avant l’exécution de la fonctionnalité d’archivage automatique. Assurez-vous de noter l’emplacement du fichier d’archive par défaut. Vous pouvez cliquer sur le bouton Parcourir si vous souhaitez modifier l’emplacement du fichier par défaut. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer vos paramètres. Cliquez sur le bouton OK dans la fenêtre Options pour revenir à l’application Outlook.

OPTIONS D’ARCHIVAGE AUTOMATIQUE

Vous pouvez définir les options d’archivage automatique pour chaque dossier de votre compte de messagerie. Pour définir les options d’un dossier particulier, cliquez avec le bouton droit sur le dossier et sélectionnez Propriétés dans le menu. Dans la figure ci-dessous, la boîte de réception a été sélectionnée.

Ensuite, cliquez sur l’onglet Archivage automatique. Configurez les options comme bon vous semble. Vous pouvez choisir de déplacer les anciens éléments vers un fichier d’archive ou de simplement supprimer les éléments tous ensemble. Vous pouvez également choisir les Paramètres d’archive par défaut ou avoir des paramètres différents pour chaque dossier que vous décidez d’archiver. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer vos modifications.

Importer des éléments archivés dans leurs Dossiers d’origine

Il se peut qu’à l’avenir, vous souhaitiez restaurer les éléments de votre fichier archivé. Vous avez plusieurs options pour y parvenir. Vous pouvez soit restaurer les éléments archivés dans votre boîte aux lettres (à leur emplacement d’origine), soit importer les éléments archivés dans un nouveau dossier, soit ouvrir le fichier archivé et copier manuellement les éléments dont vous avez besoin.

Dans Outlook, accédez au menu Fichier et sélectionnez Importer et Exporter… Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez l’option Importer à partir d’un autre programme ou fichier. Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

Dans la fenêtre suivante, faites défiler la liste des types de fichiers et sélectionnez Fichier de dossier personnel (.pst). Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

Ensuite, cliquez sur le bouton Parcourir pour localiser le fichier archivé à partir duquel vous souhaitez restaurer votre e-mail. Sélectionnez l’option appropriée à vos besoins. Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

Ensuite, sélectionnez le fichier d’archive à partir duquel vous souhaitez importer. Assurez-vous de cocher la case Inclure les sous-dossiers pour vous assurer de restaurer tous vos e-mails. Cliquez ensuite sur l’option pour importer des éléments dans le même dossier dans: pour restaurer les messages à leur emplacement d’origine avant qu’ils ne soient archivés. Cliquez sur le bouton Terminer pour importer l’e-mail.

C’est tout. Outlook importera les messages électroniques du fichier d’archive et les replacera dans leurs emplacements d’origine. Ces e-mails feront désormais partie de votre e-mail.

Importer des éléments archivés dans un nouveau dossier

La première étape de ce processus consiste à créer un nouveau dossier dans Outlook pour enregistrer les éléments archivés. Pour ce faire, allez dans le menu Fichier dans Outlook, sélectionnez Nouveau, puis cliquez sur Dossier…

Ensuite, donnez un nom au dossier. Dans le dossier contient: zone de texte, choisissez les éléments Courrier et Courrier. Sélectionnez ensuite l’endroit où vous souhaitez créer le nouveau dossier. Dans la figure ci-dessous, le nouveau dossier nommé Éléments archivés a été créé à la racine du dossier de messagerie hdtest.

Après avoir créé un nouveau dossier dans lequel enregistrer les éléments archivés, vous êtes prêt à importer votre fichier archivé. Pour ce faire, cliquez d’abord une fois sur le nouveau dossier que vous venez de créer pour le sélectionner. Ensuite, allez dans le menu Fichier et sélectionnez Importer et Exporter… Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez l’option Importer à partir d’un autre programme ou fichier. Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

Dans la fenêtre suivante, faites défiler la liste des types de fichiers et sélectionnez Fichier de dossier personnel (.pst). Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

Ensuite, cliquez sur le bouton Parcourir pour localiser le fichier archivé à partir duquel vous souhaitez restaurer votre e-mail. Sélectionnez l’option appropriée à vos besoins. Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.

Ensuite, sélectionnez le fichier d’archive à partir duquel vous souhaitez importer. Assurez-vous de cocher la case Inclure les sous-dossiers pour vous assurer de restaurer tous vos e-mails. Cliquez ensuite sur l’option pour importer des éléments dans le dossier actuel pour restaurer les messages dans le nouveau dossier que vous avez créé. Cliquez sur le bouton Terminer pour importer l’e-mail.

C’est tout. Outlook importera les messages électroniques du fichier d’archive et les placera dans le nouveau dossier que vous avez créé. Ces e-mails feront désormais partie de votre e-mail.

Copier manuellement des éléments d’un Fichier archivé

La dernière option pour restaurer des e-mails à partir d’un fichier archivé consiste à ouvrir le fichier archivé et à copier uniquement les éléments que vous souhaitez restaurer. Pour ce faire, allez dans le menu Fichier, sélectionnez Ouvrir, puis cliquez sur Fichier de données Outlook…

Ensuite, accédez à l’emplacement de votre fichier archivé. Sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Ouvrir. Outlook le placera ensuite dans votre liste de dossiers. Vous pouvez ensuite l’ouvrir et copier uniquement les éléments que vous souhaitez déplacer en cliquant simplement sur l’élément et en le faisant glisser à l’emplacement souhaité. Alternativement, vous pouvez simplement afficher les éléments lorsqu’ils se trouvent dans le dossier archivé.

Lorsque vous avez terminé avec le fichier archivé, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le fichier archivé et cliquer sur Fermer « Dossiers d’archives » pour supprimer le fichier d’archive de votre liste de dossiers.