L’importance de suivre les politiques et les procédures
Alors que les dirigeants de votre organisation créent et appliquent des politiques, il est important de s’assurer que votre personnel comprend pourquoi il est essentiel de suivre les politiques et les procédures.
Voici quelques-uns des résultats positifs des politiques et procédures suivantes :
Des processus et des structures cohérents
Les politiques et procédures empêchent les opérations de basculer dans le chaos complet.
Lorsque tout le monde suit les politiques et procédures, votre organisation peut fonctionner sans problème. Les structures de gestion et les équipes fonctionnent comme prévu. Et les erreurs et le hoquet dans les processus peuvent être rapidement identifiés et corrigés.
Lorsque votre personnel suit les politiques et les procédures, votre organisation utilisera le temps et les ressources de manière plus efficace. Vous serez en mesure de grandir et d’atteindre vos objectifs en tant qu’organisation.
La cohérence des pratiques convient également aux employés individuellement. Ils savent de quoi ils sont responsables, ce qu’on attend d’eux et ce qu’ils peuvent attendre de leurs superviseurs et de leurs collègues. Cela les libère pour faire leur travail avec confiance et excellence.
Un service de meilleure qualité
Lorsque les employés suivent les procédures, ils exécutent correctement les tâches et fournissent un service client cohérent. Cela améliore la qualité des produits et services de votre organisation. Et, à son tour, améliore la réputation de votre entreprise. Les employés peuvent savoir qu’ils remplissent leur rôle et être fiers de leur travail.
Un lieu de travail plus sécuritaire
Lorsque votre personnel suit les politiques et les procédures, les accidents et les incidents de travail sont moins susceptibles de se produire.
Cela réduit les risques de responsabilité pour votre organisation et limite les interruptions d’exploitation. Vos employés peuvent se sentir en sécurité et à l’aise sur le lieu de travail, sachant que leurs gestionnaires et collègues veillent à leur meilleur intérêt. Ils peuvent être assurés qu’ils seront pris en charge si quelque chose arrive.
Façons de mettre en œuvre les politiques et les procédures
Peut-être que vos employés comprennent déjà l’importance de suivre les politiques et les procédures. Comment pouvez-vous vous assurer que votre personnel suit vos étapes vers la conformité? Voici quelques idées pour vous assurer que votre équipe sait suivre les procédures :
Rendre les manuels de politiques plus accessibles
Les employés ne peuvent pas suivre les politiques qu’ils ne connaissent pas. De nombreuses organisations utilisent encore des manuels de politique sur papier, distribuant des classeurs contenant le manuel de l’employé.
Malheureusement, ces classeurs manuels finissent souvent dans un tiroir ou sur une étagère en ramassant de la poussière. Une enquête menée par GuideSpark a révélé que 43% des employés de la génération Y et 30% des employés non de la génération Y n’avaient pas lu la plupart des manuels de leurs employés. Plus d’un tiers des employés ne savaient même plus où se trouvaient leurs manuels.
Ceci est problématique car les employés doivent pouvoir consulter les politiques à tout moment. S’ils n’ont pas facilement accès à un manuel de politique et de procédure à jour, ils ne connaîtront pas les procédures correctes à suivre.
L’utilisation d’un logiciel de gestion des politiques tel que PowerDMS met les politiques et les procédures à la disposition de chaque membre du personnel. Vous pouvez rapidement envoyer des mises à jour de stratégie et exiger la signature des employés pour vous assurer que tout le monde a lu la stratégie.
Avec la gestion des politiques en ligne, votre personnel peut accéder aux procédures de n’importe où, à l’aide de n’importe quel ordinateur ou appareil mobile.
Au lieu d’avoir à parcourir les pages d’un classeur, ils peuvent effectuer une simple recherche par mot clé pour obtenir la procédure dont ils ont besoin.
Cela garantit qu’ils suivent réellement les politiques et les procédures plutôt que d’essayer de se souvenir des étapes correctes du haut de leur tête.
Mettre en œuvre des cours de formation
S’assurer que vos employés lisent les politiques et procédures est la première étape pour assurer la conformité, mais cela ne suffit pas en soi. Les employés peuvent ne pas comprendre entièrement une politique ou ne pas savoir comment la mettre en pratique.
Votre organisation doit former les employés sur le fond des politiques ainsi que sur la façon d’exécuter les procédures dans des situations réelles.
Une formation approfondie sur les politiques et les procédures devrait avoir lieu pour chaque nouvelle embauche au cours du processus d’intégration. Les statistiques montrent que les employés qui reçoivent une formation d’intégration formelle sont plus productifs, acquièrent une compétence complète plus rapidement et sont plus susceptibles d’atteindre leurs objectifs de performance.
Cependant, la formation sur les politiques et les procédures devrait être continue pour tous les employés. La formation sera différente selon votre secteur d’activité et la taille de votre organisation.
Par exemple, dans des secteurs tels que l’application de la loi et les soins de santé, une formation pratique basée sur des scénarios revêt une importance particulière.
Mais chaque organisation disposera d’informations que les employés pourront apprendre efficacement grâce à des cours de formation en ligne. Un programme de gestion de la formation en ligne peut faire économiser du temps et de l’argent à votre organisation en permettant aux employés de suivre la formation de manière autonome sur leur temps libre.
Avec des logiciels tels que PowerDMS, vous pouvez télécharger du matériel de formation tel que des PowerPoints, des vidéos, des fichiers audio, etc. Vous aurez un dossier complet de l’engagement de chaque employé dans la formation et pourrez recueillir des commentaires pour améliorer les politiques et la formation.
Lorsque vous simplifiez votre formation, vos employés seront mieux outillés pour suivre les politiques et les procédures.
Tester la compréhension des employés
La distribution et la formation des politiques ne garantissent pas que chaque employé comprend vraiment les politiques. Un employé peut signer un document sans le comprendre réellement.
Cela peut ne pas sembler important à court terme, mais à long terme, les employés ne respecteront pas les politiques et les procédures.
Un bon logiciel de gestion des politiques et des procédures vous permettra de créer des tests pour vous assurer que les employés comprennent les politiques. Avec un outil comme PowerDMS, vous pouvez créer des quiz personnalisables que les employés peuvent compléter après avoir lu une politique ou terminé une formation. Vous pouvez combler toutes les lacunes dans la compréhension et être assuré que les employés savent comment suivre la procédure.
Encourager la responsabilité
La mise en œuvre des politiques se fait de haut en bas. Les employés sont plus susceptibles de se conformer à la politique s’ils voient leurs gestionnaires et leurs dirigeants suivre systématiquement les politiques et les procédures.
Les employés doivent également connaître les conséquences du non-respect des politiques et des procédures. Cela signifie que votre organisation doit avoir une structure de discipline et de mesures correctives.
Encore une fois, cela commence avec les leaders. Les gestionnaires et les superviseurs doivent être formés pour savoir quand et comment procéder aux examens disciplinaires.
Les superviseurs ne devraient pas avoir à microgérer les employés pour s’assurer qu’ils suivent les politiques et les procédures. Des listes de contrôle des procédures et des mécanismes de rapport peuvent aider les employés à rester sur la bonne voie.
Cette documentation aidera les dirigeants à voir quels employés suivent les procédures et lesquels ne le sont pas. Ils peuvent récompenser les employés ou offrir une correction au besoin. Les employés qui s’écartent des procédures peuvent simplement avoir besoin de conseils ou de formation supplémentaire.
Revoir régulièrement les politiques et procédures
Lorsque les pratiques s’écartent de la politique, cela signifie généralement l’une des deux choses suivantes:
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Votre organisation doit mieux communiquer les politiques et les procédures avec votre personnel et faire respecter la conformité.
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Votre politique et vos procédures sont périmées ou incomplètes.
Les employés ne peuvent pas suivre des procédures qui n’existent pas, contredire d’autres politiques ou ne pas répondre à un changement important de technologie ou de pratique.
Le leadership organisationnel doit régulièrement examiner et réviser les politiques et les procédures, tenir compte des nouveaux règlements, normes, technologies et changements structurels.
Chaque fois que vous mettez à jour des stratégies, assurez-vous de suivre les étapes énumérées précédemment. Envoyez les changements de politique à votre personnel, intégrez-les à la formation, testez les politiques et tenez les employés responsables.
S’assurer que vos employés suivent les politiques et les procédures demande du travail, mais cela ne doit pas nécessairement être difficile.
Utilisez un système de gestion des politiques pour vous assurer que les employés comprennent l’importance de suivre les politiques et les procédures et savent comment le faire.