a legtöbb modern vállalkozás az e-mailekre támaszkodik a kommunikáció során. Az e-mailekhez való hozzáférés elvesztése, vagy ami még rosszabb, teljes e-mail fiókok, pusztító lehet. Az Outlook e-mailek biztonsági mentése az egyik legjobb módja annak, hogy nyugalmat szerezzen, tudva, hogy az e-maileket a készülék több helyén tárolják, és nem tudnak könnyen eltévedni.

ebben a cikkben elmagyarázzuk, hogyan lehet biztonsági másolatot készíteni az Outlook e-mailjeiről néhány különböző módon.

Hogyan készítsünk biztonsági mentést és exportáljuk az összes Outlook e-mailt

az Outlook e-mailek biztonsági mentésének egyik leggyorsabb módja az integrált használata .pst fájlformátum. A Microsoft Outlook és a Microsoft Exchange kizárólag PST fájlokat használ e-mailek, Kapcsolattartási adatok és címek, valamint naptári események tárolására. A statikus PST fájl biztonsági másolatként használható az aktuális Outlook e-mailjeihez és kapcsolattartási adataihoz, és az Outlook offline állapotban is elérheti.

itt van, hogy hát az e-maileket rá .pst fájl:

  1. nyissa meg az Outlook programot, majd nyomja meg a “fájl.”
  2. a menüben válassza az ” Open & Exportálás lehetőséget.”
  3. kattintson az” Importálás/Exportálás ” gombra.
  4. a rendszer visszatér az Outlook fő képernyőjére, és felugrik az Import/Export varázsló, amely végigvezeti Önt az exportálási folyamaton.
  5. a varázslóban válassza a listából az “Exportálás fájlba” lehetőséget, majd kattintson a “Tovább” gombra.”
  6. választ ” Outlook adatfájl (.pst) ” amikor a rendszer kéri a Fájltípus kiválasztását, kattintson a “Tovább.”
  7. ezután a rendszer kéri, hogy válassza ki az exportálni kívánt mappákat. Kiválaszthatja az e-mail fiókját, hogy exportálja a hozzá társított összes mappát, beleértve a névjegyeket és a naptáradatokat. Kattintson a “Tovább” gombra, ha elégedett a választásával.
  8. válassza ki azt a cím elérési utat, amelybe a biztonsági mentési fájl mentésre kerül. Jegyezze meg az utat, hogy később hozzáférhessen hozzá.
  9. célszerű megváltoztatni a fájl nevét (az elérési út utolsó részét). Alapértelmezés szerint ez a “biztonsági mentés.PSZ.”
  10. ha a biztonsági mentési fájlt az alapértelmezett elérési úton menti, válassza ki, hogy duplikált elemeket szeretne-e.
  11. (Opcionális) a “Vissza” gomb segítségével visszatérhet az előző párbeszédek bármelyikéhez, esetleg megváltoztathatja a mappa kiválasztását.
  12. nyomja meg a “Befejezés” gombot az exportálási folyamat elindításához.
  13. az Outlook kéri, hogy hozzon létre egy jelszót. Ez biztonsági okokból fontos lehet, de nem kell jelszót megadnia.
  14. a kibontott fájlt a fájl elérési útjához megadott helyen találja meg. Most áthelyezheti vagy másolhatja a fájlt máshová.

hogyan lehet elérni az exportált Outlook e-maileket

miután exportálta a fájlokat, kíváncsi lehet, hogyan érheti el őket később. Az Outlook megkönnyíti a biztonsági mentések megnyitását és az e-mailek visszaállítását a mentett időpontra. Itt van, mit kell tennie:

  1. keresse meg a biztonsági mentési fájlt. Jegyezze fel a helyét és a fájl elérési útját.
  2. Nyissa Meg Az Outlook Programot.
  3. nyomja meg a “fájl” gombot, majd kattintson az “Open & Exportálás gombra.”
  4. a jobb oldali menüben válassza az “Outlook adatfájl megnyitása” lehetőséget.”
  5. ez megnyitja a Fájlkezelőt. Menjen a biztonsági mentési fájlhoz. Kattintson rá, majd válassza a “Megnyitás” lehetőséget.”
  6. a rendszer visszatér az Outlook fő képernyőjére.
  7. a bal oldali navigációs menüben görgessen lefelé, amíg meg nem jelenik az “Outlook adatok.”Ez a kategória a biztonsági mentési fájlból letöltött elemeket tartalmazza.
  8. a kategória megőrzi az eredeti formázási és mapparendszereket.
  9. akkor drag-and-drop e-maileket mozgatni őket más fájlokat.

most már hozzáférhet a mentett e-mailekhez.

hogyan lehet gyorsan menteni egy Outlook e-mailt

néha nem akarja, hogy az összes e-mail mentése és az Outlook megnyitása újra megtörténjen, amikor csak egy vagy néhány konkrét e-mailre van szüksége. Szerencsére van néhány gyors megoldás egyetlen e-mail mentésére az Outlookból.

1.módszer – közvetlenül Mentés mappába

  1. nyissa meg az Outlookot.
  2. nyissa meg a File Explorer programot, és keresse meg azt a helyet, ahová menteni szeretné az e-mailt. Előfordulhat, hogy mind az Outlook, mind a File Explorer ablakos módba kell helyeznie, és át kell helyeznie őket a könnyebb hozzáférés érdekében.
  3. húzza a menteni kívánt e-mailt az Outlookból a mappába.
  4. az Outlook automatikusan tárolja az e-mailt “Outlook elem” formátumban.
  5. kattintson duplán a mentett e-mailre az Outlook programban való megnyitásához.

2. módszer-Mentés TXT vagy HTML formátumban

  1. nyissa meg a menteni kívánt e-mailt az Outlook programban.
  2. válassza a “fájl” lehetőséget, majd válassza a “Mentés másként” lehetőséget.”
  3. megjelenik a File Explorer. Válassza ki az e-mail tárolásának elérési útját. A fájlkezelő alján kattintson a “Mentés típusként” melletti nyílra.”Válassza ki a” Csak szöveg ” lehetőséget a mentéshez a .txt formátum vagy “HTML” az e-mail mentéséhez .html fájl.
  4. a mentés után az e-mail elérhető a szövegszerkesztővel (például a Jegyzettömbbel), ha be van kapcsolva .txt, vagy a böngészője, ha mentésre kerül .html.

az e-mail ilyen módon történő mentése nem őrzi meg a mellékleteket, ezért feltétlenül töltse le őket, szükség szerint nevezze át őket, majd mentse el őket az e-mail mellett a későbbi hozzáférés érdekében.

3.módszer – a Screen Capture használata kép mentéséhez

a screen capture szoftver segítségével az e-mail tartalmát képként is mentheti. Ez a módszer hasznos lehet az e-mail tartalmára való hivatkozáshoz más kommunikációs formákban, mivel a képek könnyen rögzíthetők az e-mailekhez és más üzenetekhez.

Ha Windows rendszert használ, az újabb verziókhoz előre telepített képernyő-rögzítő szoftver tartozik, Snipping Tool (régebbi eszközökön) és Snip & Sketch néven. Alternatív megoldásként használhatja a billentyűzet nyomtatási képernyő gombját, majd illessze be a képet a Paint alkalmazásba.

Mac eszközök esetében a folyamat hasonló. A Ctrl + Command + 4 parancsikon segítségével nyissa meg az integrált képernyőfelvétel funkciót, majd húzza a kiválasztási célkeresztet, hogy lefedjen egy területet az e-mail felett a mentéshez.

Linux esetén a letölthető képernyő-rögzítő szoftverek széles választékát találja, amelyek felhasználhatók az e-mail képként történő mentésére. Alternatív megoldásként a GNOME-alapú modellek beépített képernyőkép segédprogrammal rendelkeznek az Applications > Accessories menüben. Néhány Linux operációs rendszer verzió reagál a billentyűzet Print Screen gombjára, hasonlóan a Windows rendszerekhez.

hogyan Exportálhatom az összes e-mail címet az Outlook programban?

ha exportálni szeretné a névjegyzéket (amely tartalmazza a partnerek e-mail címét, valamint egyéb információkat), használhatja az e-mailek exportálásához hasonló lépéseket. A kapcsolattartási adatok azonban más, felhasználóbarátabb fájlformátumban is tárolhatók, és az Excelben megnyithatók a gyors manipuláció és szerkesztés érdekében. Itt van, mit kell tennie:

  1. nyissa meg az Outlook programot.
  2. Válassza A Fájl > Megnyitás & Exportálás > Importálás/Exportálás Lehetőséget.
  3. az Importálás/Exportálás varázslóban válassza a “Mentés fájlként” lehetőséget.”
  4. választ ” vesszővel elválasztott értékek (.csv) ” amikor a rendszer kéri a Fájltípus kiválasztását.
  5. a mappaválasztó menüben válassza a Fiókja alatt a “névjegyek” mappát.
  6. erősítse meg a fájl elérési útját, vagy szükség szerint módosítsa. Nevezze el a fájlt a kívánt módon.
  7. nyomja meg a “Befejezés” gombot az exportálási folyamat elindításához.
  8. az Import / Export párbeszéd lezárul, amikor a folyamat befejeződött.

az exportált .a csv fájl megnyitható Excelben. Ez egy nagy táblázatot jelenít meg a kapcsolattartási adatokkal. Valószínűleg sok üres cellád lesz, és ez teljesen normális. Az Excel segítségével szerkesztheti az adatokat, bár további tartalom beillesztése olvashatatlanná teheti az Outlook számára, ha később importálnia kell a fájlt.

ezt a fájlt egy másik eszközön vagy e-mail szolgáltatáson is használhatja Kapcsolattartási adatok importálására.

hogyan menthetek több Outlook e-mailt a számítógépre?

ha egyszerre több e-mailt szeretne menteni, de nincs szüksége a teljes e-mail könyvtárra, lehetőség van néhány e-mail egyszerre történő mentésére. Itt van, mit kell tennie:

  1. nyissa meg az Outlook programot.
  2. válassza ki a menteni kívánt e-maileket. Tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt, és kattintson az e-mailekre, hogy egyenként kiválassza őket, vagy tartsa lenyomva a Shift billentyűt az e-mailek kötegének kiválasztásához az első és a második kattintás között.
  3. lépjen a > Mentés másként fájlba.
  4. a párbeszédpanelen lépjen abba a mappába, amelybe el szeretné menteni az e-maileket, nevezze el a fájlt a kívánt módon, és válassza a “Csak szöveg” formátumot a mentéshez.
  5. az Outlook az összes kiválasztott e-mailt egybe menti .txt fájl. A szövegszerkesztővel elérheti őket.

ha külön szeretné menteni őket .TXT fájlokat, minden e-mailt külön kell mentenie. Az online elérhető további Outlook bővítmények kiterjeszthetik ezt a funkciót az e-mailek külön mentéséhez .txt vagy alternatív fájlformátumok.

új megjelenés az Outlookban

az Outlook integrált exportálási funkciójával mentheti és visszaállíthatja az e-maileket abban az esetben, ha elveszíti az e-mail fiókjához való hozzáférést, akár elveszett jelszó, akár hackelés miatt. Az online kommunikáció annyira elterjedt, hogy néhány percnyi időt vesz igénybe az e-mailek rendszeres mentésére, megmentheti az elveszett fájlok rejtjelezésének fejfájását.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.