a legtöbb modern vállalkozás az e-mailekre támaszkodik a kommunikáció során. Az e-mailekhez való hozzáférés elvesztése, vagy ami még rosszabb, teljes e-mail fiókok, pusztító lehet. Az Outlook e-mailek biztonsági mentése az egyik legjobb módja annak, hogy nyugalmat szerezzen, tudva, hogy az e-maileket a készülék több helyén tárolják, és nem tudnak könnyen eltévedni.
ebben a cikkben elmagyarázzuk, hogyan lehet biztonsági másolatot készíteni az Outlook e-mailjeiről néhány különböző módon.
Hogyan készítsünk biztonsági mentést és exportáljuk az összes Outlook e-mailt
az Outlook e-mailek biztonsági mentésének egyik leggyorsabb módja az integrált használata .pst fájlformátum. A Microsoft Outlook és a Microsoft Exchange kizárólag PST fájlokat használ e-mailek, Kapcsolattartási adatok és címek, valamint naptári események tárolására. A statikus PST fájl biztonsági másolatként használható az aktuális Outlook e-mailjeihez és kapcsolattartási adataihoz, és az Outlook offline állapotban is elérheti.
itt van, hogy hát az e-maileket rá .pst fájl:
- nyissa meg az Outlook programot, majd nyomja meg a “fájl.”
- a menüben válassza az ” Open & Exportálás lehetőséget.”
- kattintson az” Importálás/Exportálás ” gombra.
- a rendszer visszatér az Outlook fő képernyőjére, és felugrik az Import/Export varázsló, amely végigvezeti Önt az exportálási folyamaton.
- a varázslóban válassza a listából az “Exportálás fájlba” lehetőséget, majd kattintson a “Tovább” gombra.”
- választ ” Outlook adatfájl (.pst) ” amikor a rendszer kéri a Fájltípus kiválasztását, kattintson a “Tovább.”
- ezután a rendszer kéri, hogy válassza ki az exportálni kívánt mappákat. Kiválaszthatja az e-mail fiókját, hogy exportálja a hozzá társított összes mappát, beleértve a névjegyeket és a naptáradatokat. Kattintson a “Tovább” gombra, ha elégedett a választásával.
- válassza ki azt a cím elérési utat, amelybe a biztonsági mentési fájl mentésre kerül. Jegyezze meg az utat, hogy később hozzáférhessen hozzá.
- célszerű megváltoztatni a fájl nevét (az elérési út utolsó részét). Alapértelmezés szerint ez a “biztonsági mentés.PSZ.”
- ha a biztonsági mentési fájlt az alapértelmezett elérési úton menti, válassza ki, hogy duplikált elemeket szeretne-e.
- (Opcionális) a “Vissza” gomb segítségével visszatérhet az előző párbeszédek bármelyikéhez, esetleg megváltoztathatja a mappa kiválasztását.
- nyomja meg a “Befejezés” gombot az exportálási folyamat elindításához.
- az Outlook kéri, hogy hozzon létre egy jelszót. Ez biztonsági okokból fontos lehet, de nem kell jelszót megadnia.
- a kibontott fájlt a fájl elérési útjához megadott helyen találja meg. Most áthelyezheti vagy másolhatja a fájlt máshová.
hogyan lehet elérni az exportált Outlook e-maileket
miután exportálta a fájlokat, kíváncsi lehet, hogyan érheti el őket később. Az Outlook megkönnyíti a biztonsági mentések megnyitását és az e-mailek visszaállítását a mentett időpontra. Itt van, mit kell tennie:
- keresse meg a biztonsági mentési fájlt. Jegyezze fel a helyét és a fájl elérési útját.
- Nyissa Meg Az Outlook Programot.
- nyomja meg a “fájl” gombot, majd kattintson az “Open & Exportálás gombra.”
- a jobb oldali menüben válassza az “Outlook adatfájl megnyitása” lehetőséget.”
- ez megnyitja a Fájlkezelőt. Menjen a biztonsági mentési fájlhoz. Kattintson rá, majd válassza a “Megnyitás” lehetőséget.”
- a rendszer visszatér az Outlook fő képernyőjére.
- a bal oldali navigációs menüben görgessen lefelé, amíg meg nem jelenik az “Outlook adatok.”Ez a kategória a biztonsági mentési fájlból letöltött elemeket tartalmazza.
- a kategória megőrzi az eredeti formázási és mapparendszereket.
- akkor drag-and-drop e-maileket mozgatni őket más fájlokat.
most már hozzáférhet a mentett e-mailekhez.
hogyan lehet gyorsan menteni egy Outlook e-mailt
néha nem akarja, hogy az összes e-mail mentése és az Outlook megnyitása újra megtörténjen, amikor csak egy vagy néhány konkrét e-mailre van szüksége. Szerencsére van néhány gyors megoldás egyetlen e-mail mentésére az Outlookból.
1.módszer – közvetlenül Mentés mappába
- nyissa meg az Outlookot.
- nyissa meg a File Explorer programot, és keresse meg azt a helyet, ahová menteni szeretné az e-mailt. Előfordulhat, hogy mind az Outlook, mind a File Explorer ablakos módba kell helyeznie, és át kell helyeznie őket a könnyebb hozzáférés érdekében.
- húzza a menteni kívánt e-mailt az Outlookból a mappába.
- az Outlook automatikusan tárolja az e-mailt “Outlook elem” formátumban.
- kattintson duplán a mentett e-mailre az Outlook programban való megnyitásához.
2. módszer-Mentés TXT vagy HTML formátumban
- nyissa meg a menteni kívánt e-mailt az Outlook programban.
- válassza a “fájl” lehetőséget, majd válassza a “Mentés másként” lehetőséget.”
- megjelenik a File Explorer. Válassza ki az e-mail tárolásának elérési útját. A fájlkezelő alján kattintson a “Mentés típusként” melletti nyílra.”Válassza ki a” Csak szöveg ” lehetőséget a mentéshez a .txt formátum vagy “HTML” az e-mail mentéséhez .html fájl.
- a mentés után az e-mail elérhető a szövegszerkesztővel (például a Jegyzettömbbel), ha be van kapcsolva .txt, vagy a böngészője, ha mentésre kerül .html.
az e-mail ilyen módon történő mentése nem őrzi meg a mellékleteket, ezért feltétlenül töltse le őket, szükség szerint nevezze át őket, majd mentse el őket az e-mail mellett a későbbi hozzáférés érdekében.
3.módszer – a Screen Capture használata kép mentéséhez
a screen capture szoftver segítségével az e-mail tartalmát képként is mentheti. Ez a módszer hasznos lehet az e-mail tartalmára való hivatkozáshoz más kommunikációs formákban, mivel a képek könnyen rögzíthetők az e-mailekhez és más üzenetekhez.
Ha Windows rendszert használ, az újabb verziókhoz előre telepített képernyő-rögzítő szoftver tartozik, Snipping Tool (régebbi eszközökön) és Snip & Sketch néven. Alternatív megoldásként használhatja a billentyűzet nyomtatási képernyő gombját, majd illessze be a képet a Paint alkalmazásba.
Mac eszközök esetében a folyamat hasonló. A Ctrl + Command + 4 parancsikon segítségével nyissa meg az integrált képernyőfelvétel funkciót, majd húzza a kiválasztási célkeresztet, hogy lefedjen egy területet az e-mail felett a mentéshez.
Linux esetén a letölthető képernyő-rögzítő szoftverek széles választékát találja, amelyek felhasználhatók az e-mail képként történő mentésére. Alternatív megoldásként a GNOME-alapú modellek beépített képernyőkép segédprogrammal rendelkeznek az Applications > Accessories menüben. Néhány Linux operációs rendszer verzió reagál a billentyűzet Print Screen gombjára, hasonlóan a Windows rendszerekhez.
hogyan Exportálhatom az összes e-mail címet az Outlook programban?
ha exportálni szeretné a névjegyzéket (amely tartalmazza a partnerek e-mail címét, valamint egyéb információkat), használhatja az e-mailek exportálásához hasonló lépéseket. A kapcsolattartási adatok azonban más, felhasználóbarátabb fájlformátumban is tárolhatók, és az Excelben megnyithatók a gyors manipuláció és szerkesztés érdekében. Itt van, mit kell tennie:
- nyissa meg az Outlook programot.
- Válassza A Fájl > Megnyitás & Exportálás > Importálás/Exportálás Lehetőséget.
- az Importálás/Exportálás varázslóban válassza a “Mentés fájlként” lehetőséget.”
- választ ” vesszővel elválasztott értékek (.csv) ” amikor a rendszer kéri a Fájltípus kiválasztását.
- a mappaválasztó menüben válassza a Fiókja alatt a “névjegyek” mappát.
- erősítse meg a fájl elérési útját, vagy szükség szerint módosítsa. Nevezze el a fájlt a kívánt módon.
- nyomja meg a “Befejezés” gombot az exportálási folyamat elindításához.
- az Import / Export párbeszéd lezárul, amikor a folyamat befejeződött.
az exportált .a csv fájl megnyitható Excelben. Ez egy nagy táblázatot jelenít meg a kapcsolattartási adatokkal. Valószínűleg sok üres cellád lesz, és ez teljesen normális. Az Excel segítségével szerkesztheti az adatokat, bár további tartalom beillesztése olvashatatlanná teheti az Outlook számára, ha később importálnia kell a fájlt.
ezt a fájlt egy másik eszközön vagy e-mail szolgáltatáson is használhatja Kapcsolattartási adatok importálására.
hogyan menthetek több Outlook e-mailt a számítógépre?
ha egyszerre több e-mailt szeretne menteni, de nincs szüksége a teljes e-mail könyvtárra, lehetőség van néhány e-mail egyszerre történő mentésére. Itt van, mit kell tennie:
- nyissa meg az Outlook programot.
- válassza ki a menteni kívánt e-maileket. Tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt, és kattintson az e-mailekre, hogy egyenként kiválassza őket, vagy tartsa lenyomva a Shift billentyűt az e-mailek kötegének kiválasztásához az első és a második kattintás között.
- lépjen a > Mentés másként fájlba.
- a párbeszédpanelen lépjen abba a mappába, amelybe el szeretné menteni az e-maileket, nevezze el a fájlt a kívánt módon, és válassza a “Csak szöveg” formátumot a mentéshez.
- az Outlook az összes kiválasztott e-mailt egybe menti .txt fájl. A szövegszerkesztővel elérheti őket.
ha külön szeretné menteni őket .TXT fájlokat, minden e-mailt külön kell mentenie. Az online elérhető további Outlook bővítmények kiterjeszthetik ezt a funkciót az e-mailek külön mentéséhez .txt vagy alternatív fájlformátumok.
új megjelenés az Outlookban
az Outlook integrált exportálási funkciójával mentheti és visszaállíthatja az e-maileket abban az esetben, ha elveszíti az e-mail fiókjához való hozzáférést, akár elveszett jelszó, akár hackelés miatt. Az online kommunikáció annyira elterjedt, hogy néhány percnyi időt vesz igénybe az e-mailek rendszeres mentésére, megmentheti az elveszett fájlok rejtjelezésének fejfájását.