az Outlook kezdete óta a Microsoft mindig tartalmazza az archiválási és az automatikus archiválási funkciókat, és az Outlook 2010 sem kivétel. Az AutoArchive funkció automatikusan áthelyezi vagy törli a régebbi e-maileket az elsődleges postafiókból a helyi merevlemezen tárolt archív adatfájlba. Ezeket a fájlokat hívják .PST fájlok. A múltban, amikor kilátások .A PST fájloknak volt egy 2 KONCERTKORLÁT, az archív funkció sokkal fontosabb volt, mivel a régebbi e-maileket archiválta az Elsődlegesből .PST fájlba és egy archívumba.pst fájl. Ezt mondják, annak ellenére .PST fájlok Outlook 2010 van egy 20 Koncert limit, ez még mindig egy jó ötlet, hogy hagyja, hogy kezelje a régebbi e-mail tartani a .A PST fájlok kicsiek és a rendszer teljesítménye növekszik.

mit csinál az AutoArchive funkció?

az AutoArchive csökkenti a postafiók méretét azáltal, hogy törli vagy áthelyezi a régi elemeket egy archív adatfájlba vagy .PSZ. A folyamat nagyjából ugyanúgy működik, függetlenül attól, hogy munkahelyi Microsoft Exchange-t, IMAP-ot vagy POP-ot használ-e otthoni vagy kisvállalkozói beállításokból. Ez lényegében olyan, mint néhány halom papír levétele az asztalról, és egy szervezett, gyors hozzáférésű iratszekrénybe vagy .PST fájl, mint fent említettük. Ez a folyamat kétféleképpen különbözik az exportálástól. Az Exportálás lehetővé teszi az e-mailek több különböző külső formátumba történő áthelyezését, míg az Archiválás csak a régebbi e-mailek áthelyezését teszi lehetővé a .PST fájl vagy törölje az e-mailt teljesen. Az archiválás lehetővé teszi a régi e-mailekhez való könnyebb hozzáférést is, mivel az Outlook navigációs ablaktáblájában van egy fül. Természetesen beállíthatja az automatikus archiválást is a régi levelek törléséhez.

Az Alapértelmezett Automatikus Archiválás Engedélyezése Az Összes Outlook 2010 Mappához

1. A Microsoft Outlook programban kattintson a Fájl menüre, és válassza az Opciók lehetőséget.

2. Az Opciók menüben kattintson a Speciális fülre, majd az AutoArchive Settings gombra.

3. Kattintson az automatikus archiválás futtatása minden nap jelölőnégyzetre. Innen tovább testreszabhatja az Outlook 2010 automatikus archiválási beállításait; alapértelmezés szerint azonban, ha engedélyezve van, az AutoArchive az összes hat hónapnál régebbi levelet áthelyezi (nem törli) egy archívumba.pst fájl. Azt javaslom, hogy tartsa a Prompt előtt AutoArchive fut ellenőrizni, hogy akkor kell figyelmeztetni, amikor egy archívum történik. Meglepődne, hogy az emberek milyen gyakran kérdezik tőlem a hiányzó üzeneteket. Általában ez egy AutoArchive funkció. Miután megkapta a kívánt beállításokat, kattintson a gombra alkalmazza ezeket a beállításokat az összes mappára most.

ha követte a fenti lépéseket, az AutoArchive engedélyezi az összes Outlook-üzenetet. Ha van olyan mappa, amelyet ki akart zárni az AutoArchive-ból, vagy ha csak néhány mappára szeretné alkalmazni, akkor ezt is megtehetjük. Az Outlook 2010 lehetővé teszi az egyes mappák automatikus archiválási beállításainak testreszabását; így van.

Az Outlook 2010 Egyetlen Mappájának Automatikus Archiválási Beállításainak Módosítása

4. Az Outlook programban keresse meg a bal oldali navigációs ablaktáblát. Innen kattintson a jobb gombbal bármelyik mappára, majd válassza a Tulajdonságok lehetőséget az automatikus archiválási házirend beállításához.

5. A megjelenő Beérkező levelek tulajdonságai ablakban kattintson az automatikus archiválás fülre. Itt testreszabhatja a mappa automatikus archiválási beállításait,vagy akár teljesen letilthatja az automatikus archiválást.

Rendben, most már tudjuk, hogyan kell automatikusan archiválni az egyes mappákat. De mi van, ha egyáltalán nem akarja használni az AutoArchive-t? Ha nem rajong az automatikus funkcióért, akkor is használhatja az archiválást a kézi folyamat használatával.

az elemek kézi archiválása

6. Az Outlook programban kattintson a fájl > Info menü fülre, és válassza a tisztítási eszközök > Archívum lehetőséget.

7. A megjelenő archiválási párbeszédpanelen válassza ki, hogy mely mappákat szeretné archiválni. Ez a folyamat majdnem ugyanaz, mint az AutoArchive, kivéve, hogy ez egy egyszeri üzlet. Valami más az, hogy akár felül is írhatja a “Ne archiválja” tulajdonságot, ha ezt néhány mappára alkalmazta, de ez nem kötelező.

hol találhatók az Outlook Archivált elemei?

8. Az Outlook programban Az Archivált elemeket a bal oldali e-mail navigációs ablaktábla archív mappájából érheti el.

9. Az archívumokat az Outlookból is elérheti .pst fájl, ahol tárolják. A fájl > menü megnyitása fülre kattintva érheti el, majd válassza az Outlook adatfájl megnyitása lehetőséget.

10. Alapértelmezés szerint az Outlook archívum .a pst fájl helye:

%UserProfile%DocumentsOutlook Files

ha még nem használta az archiválást az Outlook programban, próbálja ki. Ez biztosan segít tisztán tartani a dolgokat, és áthelyezni a régi, nem használt e-mail elemeket az elsődleges postaládából/.PST fájl. Ez is egy jó módja annak, hogy a .PST fájl mérete ellenőrzés alatt. Ez segít a rendszer teljesítményében!