a politikák és eljárások követésének fontossága
mivel a szervezet vezetői házirendeket hoznak létre és hajtanak végre, fontos, hogy munkatársai megértsék, miért kritikus fontosságú a házirendek és eljárások követése.
Íme néhány a következő irányelvek és eljárások pozitív eredményei közül:
következetes folyamatok és struktúrák
a politikák és eljárások megakadályozzák, hogy a műveletek teljes káoszba kerüljenek.
ha mindenki követi a házirendeket és eljárásokat, a szervezet zökkenőmentesen működhet. Az irányítási struktúrák és a csapatok úgy működnek,ahogy kell. És a hibák és a csuklás a folyamatokban gyorsan azonosíthatók és kezelhetők.
amikor a személyzet követi a szabályzatokat és eljárásokat, a szervezet hatékonyabban fogja felhasználni az időt és az erőforrásokat. Ön képes lesz arra, hogy növekedjen és elérje céljait, mint szervezet.
a gyakorlat következetessége az alkalmazottak számára is megfelelő. Tudják, hogy miért felelősek, mit várnak el tőlük, és mit várhatnak el felügyelőiktől és munkatársaiktól. Ez felszabadítja őket, hogy munkájukat bizalommal és kiválósággal végezzék.
jobb minőségű szolgáltatás
amikor az alkalmazottak követik az eljárásokat, helyesen hajtják végre a feladatokat és következetes ügyfélszolgálatot biztosítanak. Ez javítja a szervezet termékeinek és szolgáltatásainak minőségét. Ez pedig javítja a vállalat hírnevét. Az alkalmazottak tudják, hogy teljesítik szerepüket, és büszkék lehetnek munkájukra.
a safer workplace
ha a személyzet követi az irányelveket és eljárásokat, a munkahelyi balesetek és incidensek kisebb valószínűséggel fordulnak elő.
ez csökkenti a szervezet felelősségi kockázatát és korlátozza a műveletek megszakítását. Az alkalmazottak biztonságban és kényelmesen érezhetik magukat a munkahelyen, tudva, hogy vezetőik és munkatársaik a legjobb érdekeiket keresik. Biztosak lehetnek benne, hogy gondoskodni fognak róluk, ha valami történik.
a politikák és eljárások végrehajtásának módjai
talán az alkalmazottak már megértik a politikák és eljárások követésének fontosságát. Hogyan tudja biztosítani, hogy munkatársai kövessék a megfelelés felé vezető lépéseket? Íme néhány ötlet annak biztosítására, hogy csapata tudja, hogyan kell követni az eljárásokat:
tegye hozzáférhetőbbé a házirend-kézikönyveket
az alkalmazottak nem követhetik az általuk nem ismert házirendeket. Sok szervezet továbbra is papír alapú házirend-kézikönyveket használ, az alkalmazotti kézikönyvet tartalmazó kötőanyagokat bocsátva ki.
sajnos ezek a házirend-kézi kötőanyagok gyakran egy fiókba vagy egy polcra kerülnek, amely Port gyűjt. A GuideSpark felmérése szerint a millenniumi alkalmazottak 43%-A és a nem millenniumi alkalmazottak 30% – a nem olvasta a munkavállalói kézikönyvek nagy részét. Az alkalmazottak több mint egyharmada már azt sem tudta, hol van a kézikönyve.
ez azért problémás, mert a munkavállalóknak bármikor képesnek kell lenniük a politikákra hivatkozni. Ha nincs könnyű hozzáférésük egy naprakész irányelvhez és eljárási kézikönyvhez,akkor nem fogják tudni a helyes eljárásokat.
egy olyan házirend-kezelő szoftver, mint a PowerDMS használata minden alkalmazott számára elérhetővé teszi a házirendeket és eljárásokat. Gyorsan elküldheti a házirend-frissítéseket, és megkövetelheti az alkalmazottak aláírását, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindenki elolvasta-e a házirendet.
az online házirend-menedzsment segítségével munkatársai bárhonnan, bármilyen számítógép vagy mobil eszköz segítségével hozzáférhetnek az eljárásokhoz.
ahelyett, hogy egy kötőanyag oldalait kellene átnézniük, egyszerű kulcsszókereséssel elvégezhetik a szükséges eljárást.
ez biztosítja, hogy valóban kövessék az irányelveket és eljárásokat, ahelyett, hogy csak megpróbálják megjegyezni a helyes lépéseket a fejük tetejéről.
képzések végrehajtása
annak biztosítása, hogy alkalmazottai elolvassák a szabályzatokat és eljárásokat, az első lépés a megfelelés biztosítása felé, de ez önmagában nem elegendő. Előfordulhat, hogy az alkalmazottak nem értik teljesen a politikát, vagy nem tudják, hogyan kell azt a gyakorlatba átültetni.
a szervezetnek ki kell képeznie az alkalmazottakat a politikák tartalmáról, valamint arról, hogyan kell végrehajtani az eljárásokat a valós élethelyzetekben.
minden új bérletnél alapos képzésnek kell történnie a beszállási folyamat során. A statisztikák azt mutatják, hogy azok a munkavállalók, akik hivatalos fedélzeti képzésben részesülnek, termelékenyebbek, gyorsabban szereznek teljes jártasságot, és nagyobb valószínűséggel érik el teljesítményük mérföldköveit.
azonban a politikai és eljárási képzésnek minden alkalmazottnak folytatódnia kell. A képzés az iparágtól és a szervezet méretétől függően eltérő lesz.
például az olyan iparágakban, mint a bűnüldözés és az egészségügy, a gyakorlati, forgatókönyv-alapú képzés különösen fontos.
de minden szervezet rendelkezik olyan információkkal, amelyeket az alkalmazottak hatékonyan megtanulhatnak online képzéseken keresztül. Az online képzési menedzsment program időt és pénzt takaríthat meg a szervezet számára azáltal, hogy lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy önállóan végezzék el a képzést.
az olyan szoftverekkel, mint a PowerDMS, feltölthet képzési anyagokat, például Powerpointokat, videókat, hangfájlokat stb. Teljes nyilvántartást kap az egyes alkalmazottak képzéssel való elkötelezettségéről, és visszajelzést gyűjthet a politikák és a képzés javítása érdekében.
a képzés egyszerűsítésével az alkalmazottak jobban fel lesznek készülve az irányelvek és eljárások követésére.
tesztelje az alkalmazottak megértését
a házirendek terjesztése és képzése nem garantálja, hogy minden alkalmazott valóban megérti a házirendeket. A munkavállaló aláírhat egy dokumentumot anélkül, hogy ténylegesen megértené.
ez rövid távon nem tűnik fontosnak, de hosszú távon azt eredményezi, hogy a munkavállalók nem követik az irányelveket és az eljárásokat.
egy jó irányelv-és eljáráskezelő szoftver lehetővé teszi, hogy teszteket hozzon létre annak biztosítására, hogy az alkalmazottak megértsék a házirendeket. Egy olyan eszközzel, mint a PowerDMS, testreszabható vetélkedőket hozhat létre az alkalmazottak számára a házirend elolvasása vagy egy tanfolyam befejezése után. Kezelheti a megértés hiányosságait, és biztos lehet benne, hogy az alkalmazottak tudják, hogyan kell követni az eljárást.
az elszámoltathatóság ösztönzése
a politika végrehajtása felülről lefelé történik. Az alkalmazottak nagyobb valószínűséggel tartják be az irányelveket, ha látják, hogy vezetőik és vezetőik következetesen követik az irányelveket és eljárásokat is.
az alkalmazottaknak tisztában kell lenniük azzal is, hogy milyen következményekkel jár, ha nem követik az irányelveket és eljárásokat. Ez azt jelenti, hogy a szervezetnek rendelkeznie kell a fegyelem és a korrekciós intézkedések struktúrájával.
ismét ez a vezetőkkel kezdődik. A vezetőket és a felügyelőket ki kell képezni arra, hogy mikor és hogyan végezzenek fegyelmi felülvizsgálatokat.
a felügyelőknek nem kell mikromenedzselniük az alkalmazottakat, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy betartják az irányelveket és eljárásokat. Az eljárások ellenőrzőlistái és a jelentési mechanizmusok segíthetnek az alkalmazottak nyomon követésében.
ez a dokumentáció segít a vezetőknek látni, hogy mely alkalmazottak követik az eljárásokat, és melyek nem. Jutalmazhatják az alkalmazottakat, vagy szükség szerint javítást kínálhatnak. Az eljárásoktól eltérő alkalmazottaknak csak útmutatásra vagy továbbképzésre lehet szükségük.
rendszeresen vizsgálja felül a szabályzatokat és eljárásokat
ha a gyakorlat eltér a szabályzattól, az általában két dolog egyikét jelenti:
-
a szervezetnek jobban kommunikálnia kell a szabályzatot és az eljárást a munkatársaival, és érvényesítenie kell a megfelelést.
-
az Ön szabályzata és eljárásai elavultak vagy hiányosak.
az alkalmazottak nem követhetnek olyan eljárásokat, amelyek nem léteznek, ellentmondanak más irányelveknek, vagy nem képesek kezelni a technológia vagy a gyakorlat jelentős változását.
a szervezeti vezetésnek rendszeresen felül kell vizsgálnia és felül kell vizsgálnia a politikákat és eljárásokat, figyelembe kell vennie az új szabályokat, szabványokat, technológiát és strukturális változásokat.
minden alkalommal, amikor frissíti a házirendeket, kövesse a korábban felsorolt lépéseket. Küldje el a házirend-módosításokat a személyzetének, illessze be őket a képzésbe, tesztelje a házirendeket, és tartsa számon az alkalmazottakat.
annak biztosítása, hogy alkalmazottai kövessék az irányelveket és az eljárásokat, munkát igényel, de nem kell nehéznek lennie.
használjon házirend-irányítási rendszert annak biztosítására, hogy az alkalmazottak megértsék a politikák és eljárások követésének fontosságát, és tudják, hogyan kell ezt megtenni.