A termékhez mindig tartozik egy felhasználói kézikönyv, amely segít az ügyfeleknek megtanulni a használatát. Most az első kérdés merül fel, hogyan lehet könnyen létrehozni egy felhasználói kézikönyvet a word-ben?

a felhasználói kézikönyvek jelentik a különbséget a jó felhasználói élmény és a szörnyű élmény között. A használati útmutató nem csak az új ügyfelek számára készült. Még a tapasztalt ügyfelek is használják, hogy frissítsék memóriájukat a termék bizonyos jellemzőivel kapcsolatban.

ezenkívül hivatkoznak rá egy adott probléma megoldására, amelyet a termékkel kapcsolatban tapasztalhatnak. Merüljünk el, hogy megértsük, hogyan lehet felhasználói útmutatókat létrehozni.

Felhasználói kézikönyv létrehozása A Microsoft Word programban: a 7 lépéses folyamat

a Microsoft Word keretrendszert biztosít, amelyet a felhasználók a termékükkel vagy szolgáltatásukkal kapcsolatos információk bemutatására használnak. Ez ad nekik a szabadságot, hogy testre a dokumentumot, mint egy igényeiknek.

itt megosztjuk Önnel a felhasználói kézikönyv létrehozásának hét lépését az MS Word programban.

1. lépés: Az előzetes szakasz

• a Microsoft Word programban kattintson a Fájl fülre, majd válassza az új
• lehetőséget, kattintson duplán a könyvek mappára az elérhető sablonok ablakban. LÉPJEN az egyéb könyvek mappába, és kattintson rá duplán
• kattintson duplán a professzionális kézikönyv sablonra

a Microsoft Word felhasználói kézikönyv sablonja az, ahol testreszabhatja a kézikönyvet az Ön választása szerint. A fenti lépések elvégzése után a dokumentum egy új word ablakba töltődik le.

2.lépés: Vegye figyelembe a

szakaszokat a felhasználói kézikönyv sablonjának oldalain. Ez ad egy ötletet arról, hogy mi lesz benne, mit kell változtatni, és mit kell hozzáadni. A Felhasználói kézikönyv sablon a kiindulási pont.

a Microsoft Word tartalmaz egy általános oldalcímet, tartalomjegyzéket, fejléceket, szövegblokkokat és képhelyőrzőket. Tippeket is tartalmaz egy felhasználói kézikönyv létrehozásához, amelyet a felhasználók imádni fognak.

3. lépés: Adja hozzá a tartalmát

• jelölje ki a szöveg fejlécét vagy blokkját. Helyezze rá a felhasználói kézikönyv adatait. Akár más dokumentumból is átmásolhatja, majd beillesztheti a sablon szövegmezőibe.
• cserélje le a Microsoft Word összes helyőrző szövegét a sajátjára.
• töltse ki a felhasználói kézikönyvet a szükséges információkkal. Először szöveget adhat hozzá, majd a képeket és a fejléceket. Akár azt is választhatja, hogy lineárisan dolgozik az első oldaltól a végéig. A te döntésed.

4. lépés: Helyezze be a kívánt képeket

• kattintson a jobb gombbal egy helyőrző képre vagy képre, majd kattintson a Törlés gombra az eltávolításához. A saját hozzáadásához kattintson a Beszúrás fülre, majd a kép gombra.
• Böngésszen a képek között, és kattintson duplán arra, amelyet be szeretne illeszteni a helyőrzőbe.

felveheti a cég logóját a fedőlapra, vagy valahol máshol a dokumentációban, mint egy választott. Nagyszerű módja annak, hogy márkáját alkalmazza az MS Word felhasználói kézikönyvében.

5. lépés: formázza, amire szüksége van

• kattintson a Kezdőlap fülre. Böngésszen a szalag stílusok szakaszában található lehetőségek között. Ezzel eldöntheti, hogy a kézikönyv egyes szakaszai hogyan fognak kinézni. A fő bekezdésre és a címsorokra gondolok.
• néha a felhasználók nem akarják használni a sablon által biztosított elemeket. Ilyen esetekben kattintson a jobb gombbal az egyik stílusra, például az 1. címsorra, és válassza a Módosítás lehetőséget.
• formázza újra a fejlécet, majd kattintson az OK gombra.

az összes szakaszfejléc stílusa megváltozik. Nem kell mindent manuálisan tennie. Ez egy kiváló módja annak, hogy a használati utasítás megfelel a vállalat belső stílus követelményeinek.

6.lépés: ellenőrzés és lektorálás

lépjen a használati útmutató sablonjának első oldalára, amely a legtöbb felhasználói útmutató sablon fedőlapja. Győződjön meg arról, hogy az összes helyőrző szöveg helyébe a szolgáltatás vagy termék tartalma kerül.

7.lépés: Tartalomjegyzék Hozzáadása és a kézikönyv mentése

a tartalomjegyzék megjeleníti az általános felhasználói kézikönyv sablonfejléceit.

• kattintson a jobb gombbal a tartalomjegyzékre, és nyissa meg a frissítés mezőt.
• lépjen a teljes táblázat frissítése lehetőségre, majd kattintson az OK gombra.
• kattintson a Fájl fülre, majd válassza a Mentés másként lehetőséget. Írja be a használati utasítás fájlnevét a Fájlnév mezőbe. Válassza ki a dokumentum mentési helyét, majd kattintson a Mentés gombra.
• megváltoztatja a tartalomjegyzéket, hogy megjelenjen az új fejlécek és oldalszámok.

kövesse ezt a hét lépést, és készítse el könnyedén a használati útmutatót.Ezután megvitatjuk, hogy mit kell belefoglalni az ilyen felhasználóbarát kézikönyvekbe.

miért fontos a Felhasználói dokumentáció?

a Felhasználói dokumentáció útmutatást nyújt ügyfeleinek arról, hogyan hozhatják ki a legtöbbet a termékből. Ez magában foglalja a telepítési utasításokat és a hibaelhárítási részt, amely segít a felhasználóknak a termékkel kapcsolatban. Ez egy all-in-one hely minden típusú erőforráshoz, hogy segítse az ügyfeleket. Például egy dokumentum mentése, egy adott eszköz használata vagy alapvető biztonsági információk.

bár a felhasználói útmutatók létrehozása nem csupán “útmutató” anyag. Ez a felhasználói élmény átadásának szegmense. Ezért ez is egy marketing anyag. Megmutatja ügyfeleinek, hogy vállalkozása törődik, nem csak a termék megvásárlásakor.

de azt is, hogy az ügyfelek nagy tapasztalattal rendelkeznek-e a használatában. Amikor ezek az ügyfelek úgy érzik, hogy értékelik őket, folyamatosan visszatérnek hozzád, és így megtartják őket.

a felhasználói kézikönyvben szereplő dolgok

egyetlen ügyfél sem olvassa el a használati útmutatókat öröm vagy idő múlása érdekében. Az olvasók elolvasták őket, hogy leküzdjék a felmerült problémát. Megnézik a tartalomjegyzéket, hogy megtalálják az alapvető információkat.

így csak bizonyos részekre összpontosítanak, és nem olvassák el a használati útmutatót az elejétől a végéig. A műszaki dokumentum írásakor ne feledje, hogy a részletezés nem jelenti a hosszú bekezdések beillesztését.

1. a használati útmutató célja

   ” mi a célja a használati útmutató létrehozásának?”

   ” milyen tevékenységeket kell tartalmaznia a használati útmutatóban?”

   ezeket a kérdéseket kell megválaszolni, mielőtt megkezdenék a kézikönyv létrehozását. A hatékony kézikönyvhez egyértelmű célt kell szem előtt tartani.

2. gondoljon arra, hogy mit szeretne belefoglalni?

   lenyűgöző felhasználói útmutató sablonok létrehozásához pontos elképzeléssel kell rendelkeznie arról, hogy milyen típusú tartalmat fog tartalmazni a dokumentációban. Gyűjtse össze az összes tudást, információt, ellenőrző listát egy helyen. Legyen alapos minden ponton, és győződjön meg arról, hogy a műszaki író rendelkezik minden anyaggal a lépésenkénti utasítások megírásához.

   ne támaszkodjon a memóriájára. Még egy kis lépés kihagyása is zavart okozhat a közönség körében. Győződjön meg róla, hogy a felhasználók ismerik az eladni kívánt termék vagy szolgáltatás minden aspektusát.

3. tartsa szem előtt olvasóit

   gondolkodjon úgy, mint egy felhasználó, amikor elkezdi írni a használati útmutatót. Miért? Mert mindent tudsz a termékedről vagy szolgáltatásodról, de a felhasználók tudják-e? Nem.

   utasítások írásakor kezdje el gondolkodni a felhasználók szempontjából. Ez azért van, mert ők azok, akik kapcsolatba lépnek a termékével vagy szolgáltatásával. Tegyük fel, hogy a felhasználók nulla ismeretekkel rendelkeznek a témáról, mielőtt elkezdené a műszaki írást. Ily módon a műszaki író képes lesz utasításokat írni a kézikönyv hatékonyabbá tétele érdekében. Ez azért van, mert jobban megérti a felhasználók demográfiai adatait.

4. az együttműködés elengedhetetlen

   ezeket a dokumentumokat nem könnyű megírni. A felhasználók a segítségedre támaszkodnak, és a felhasználói kézikönyvekben található munkautasításokra támaszkodnak a problémák megoldásához. Szóval, hogyan lehet biztosítani, hogy ne hagyjon ki vagy rosszul írjon alapvető utasításokat?

   a válasz az együttműködés. Hozzon létre egy csapatot, amely együttműködik a dokumentáció kidolgozásakor. Különböző csapattagokat rendelhet hozzá az információk írásához, áttekintéséhez, egy helyen történő rendezéséhez, valamint vizuális eszközök létrehozásához a használati utasításhoz.

5. Get Organized

   miután eldöntötte, hogy milyen információkat tartalmaz a dokumentációban, a következő lépés az összes releváns információ rendezése. Vázolja fel a dokumentum áramlását különböző szakaszokba.

   kategóriákra bonthatja annak alapján, hogy a felhasználók mit kereshetnek a dokumentációban. Gondoskodjon arról, hogy a dokumentum zökkenőmentes legyen, és mélyreható folyamatokat tartalmazzon az elejétől a végéig. Az információk rendezése elengedhetetlen a felhasználók közötti félreértések elkerülése érdekében. Ez megkönnyíti a felhasználói útmutatók olvasását.

6. írjon egyértelmű utasításokat

   miután mindent felvázolt és világos struktúrával szervezett, a műszaki írás egyszerűvé válik. A felhasználói kézikönyvek elsődleges célja, hogy segítséget nyújtsanak a felhasználóknak a feladatok elvégzésében és a problémák megoldásában.

   ezért gyorsan térj a lényegre. Ne pazarolja az idejét. Használjon számozott listákat az utasításokhoz, és győződjön meg arról, hogy a tartalom rövid. Ezek a legjobb gyakorlatok a Felhasználói dokumentáció írásakor.

7. Tartalomjegyzék hozzáadása

   Tartalomjegyzék hozzáadása szükséges a kézikönyvben. A tartalomjegyzék navigációt biztosít a felhasználó számára, és segít nekik gyorsan eljutni egy adott témához. A felhasználó nem fogja elolvasni a dokumentációt az elejétől a végéig.

   csak egy adott problémát akarnak megoldani, vagy egy adott témáról tanulni. Ezért a tartalomjegyzék időt és erőfeszítést takarít meg. A dokumentumszerkesztők segítségével automatikusan létrehozhat tartalomjegyzéket a fejek és alcímek körül.

8. vizuális segédeszköz hozzáadása a használati útmutatóhoz

   a kézikönyv eredendően meglehetősen fárasztó munka. Tele van szöveggel, és nem vonzó. Kutatások kimutatták, hogy egy személy kevesebb, mint 1/10 másodperc alatt képes érzékelni a vizuális jelenetet. A vizuális képek 60 000-szer gyorsabban kerülnek feldolgozásra az agyban, mint a szöveg.

   ezért a képek és videók jobb kommunikációs élményt nyújtanak a szöveges tartalomhoz képest. Próbálja meg a dokumentációt interaktívvá tenni az útmutató videókkal és hangutasításokkal. Képernyőképeket, képernyőfelvételeket, oktatóvideókat is tartalmazhat. Ez teszi a tartalmat vonzó, valamint segít a felhasználó hatékonyan.

9. Visszajelzés kérése

   a kézikönyvek alapvető szerepet játszanak abban, hogy a felhasználók megértsék az Ön üzleti termékeit. Ezért összpontosítson a kézikönyv folyamatos fejlesztésére, és törekedjen arra, hogy majdnem tökéletes legyen. Bátorítsd azokat, akik a dokumentációt használják, hogy adjanak visszajelzést és javaslatokat A tartalom vonzóbbá tételére.

   a kiváló felhasználói kézikönyv gyors és pontos választ ad a fogyasztóknak a hasonló termékekkel kapcsolatos kérdéseikre. Ezek voltak a legjobb gyakorlatok arra vonatkozóan, hogy mit kell belefoglalni a használati utasításokba. Ez segítséget nyújt Önnek egy átfogó kézikönyv megírásában, amelyet a felhasználók nagyon hasznosnak találnak.

5 Felhasználói kézikönyv sablonok a Microsoft Word

használatához a céltól és a célközönségtől függően a kézikönyvek különböző kategóriákba sorolhatók, például:

• szabványos kézikönyvek
• felhasználói kézikönyvek
• képzési kézikönyvek
• politikai kézikönyvek
• irodai kézikönyvek
• szervizelési kézikönyvek és egyéb speciális útmutatók.

itt öt kézi sablont osztunk meg veled a linkjeikkel az Ön számára.

1. Szakmai Kézi Sablon

   Alkotó: Microsoft

   Formátum: Word 2003 vagy újabb

   Licenc: ingyenes sablon

2. Felhasználói kézikönyv sablon

   alkotó: kézi sablonok

   formátum: Doc

   Licenc: ingyenes sablon

3. képzési kézikönyv sablon

   alkotó: kézi sablonok

   formátum: Doc

   Engedély: Ingyenes sablon

4. szoftver kézi sablon

   alkotó: kézi sablonok

   formátum: Doc

   Licenc: ingyenes sablon

5. termék kézi sablon

   alkotó: Kézi sablonok

   formátum: Doc

   Engedély: Ingyenes sablon

hogyan támogatja a Felhasználói dokumentáció a csapatot

a felhasználó felveszi a kapcsolatot az ügyfélszolgálattal, ha probléma merül fel a termékkel, vagy nehézséget okoz a használata.

a kivételes felhasználói dokumentáció kétféleképpen segítheti csapatát.

1. ad nekik egy egyszerű útmutató

   Felhasználói dokumentáció nem csak az ügyfelek számára. A támogatási képviselők használhatják a dokumentációt, hogy jobb támogatást nyújtsanak az ügyfeleknek, amikor segítségre van szükségük. A szükséges elemek, például a termékösszefoglaló, az index vagy a tartalomjegyzék beépítésével a szolgáltatási képviselők megtalálhatják az ügyfelek gyors megválaszolásához szükséges információkat.

2. csökkenti a hívásokat

   az emberek kapcsolatba lépnek az ügyfélszolgálattal, ha önmagukban nem tudják megoldani a problémát. Ha az ügyfelek maguk is megoldhatják a problémákat, nem kérnek útmutatást. A kutatás szerint az ügyfelek több mint 70 százaléka inkább a cég weboldalát használja segítségért, mint telefonon vagy e-mailben.

   az átfogó, könnyen érthető, világos és tömör felhasználói dokumentáció jelentősen csökkenti a hívások, e-mailek, Csevegések stb. Ez csökkenti az ügyfélszolgálat terheit.

3. növeli a termelékenységet

   egy megbízható referenciapont hatalmas mennyiségű stresszt szüntethet meg az ügyfélszolgálati csapatoktól. Azok a kétségek és kérdések, amelyek megoldása 15 percet vesz igénybe, megfelelő választ adhatnak az ügyfelek helyes irányba történő irányításával a felhasználói kézikönyvekben.

következtetés

ebből a blogból értékelhető, hogyan lehet felhasználói kézikönyvet létrehozni a Wordben a felhasználók számára leghasznosabb módon. Ez a kivételes dokumentáció jele!

összpontosítson arra, hogy olyan kézikönyvet adjon nekik, amely továbbra is örömet szerez nekik. Olyan vásárlói élményt kell nyújtania, amelyet szeretne, ha a helyükön lenne.

tehát, ha úgy döntött, hogy online felhasználói kézikönyvet készít ügyfeleinek, hogy válaszokat kapjanak kérdéseikre vagy útmutatást kapjanak a termékekről és szolgáltatásokról, akkor a CloudTutorial a legjobb választás.