nem minden e-mail elég fontos ahhoz, hogy a beérkező levelek között maradjon, de lehet, hogy nem is szeretné törölni őket. Mit kell tennie egy ilyen helyzetben? Használja a Gmail archívumot.

az e-mail kliensek többsége rendelkezik archív mappával olyan üzenetekhez, amelyek jelenleg nem fontosak az Ön számára, de később hasznosak lehetnek. Az archivált e-mailek a legjobb módja annak, hogy tiszta, szervezett beérkező levelek legyenek, anélkül, hogy bármit törölnének.

ebben a cikkben megismerheti a Gmail archív mappa alapjait, hol találja meg, és hogyan hozhatja ki a legtöbbet belőle.

mi történik, ha archivál egy e-mailt?

ha meg szeretné tisztítani vagy rendszerezni a beérkező leveleket, több lehetősége van, például törölheti az üzeneteket vagy áthelyezheti őket a Gmail archív mappájába. Ha az utóbbi lehetőséget választja, egyszerűen áthelyezi üzeneteit a beérkező levelek mappájából egy másik mappába — az archívumba.

amikor archivál egy e-mailt, akkor azt későbbi hivatkozás céljából elküldi. Ha pedig valaki válaszol egy archivált e-mailre, az újra megjelenik a beérkező levelek között. Az archiválás a legjobb megoldás azoknak az e-maileknek, amelyeket ki szeretne venni a beérkező levelek mappából, de amelyekre jó esély van arra, hogy később szüksége lehet rájuk.

mi a különbség az e-mailek törlése és archiválása között?

egy e-mail törlése a Kuka mappába küldi. 30 napig ott marad. Ezen idő elteltével véglegesen törlődik, és már nem lehet letölteni vagy megtekinteni.

az e-mail archiválása csak a beérkező levelek mappájából távolítja el. Így marad a végtelenségig, de a cselekvés bármikor visszavonható.

több mint ez:

1. a legjobb Gmail alkalmazás A Windows 10 / 7 / XP rendszerhez 2021-ben. Az 5 legfontosabb eszköz áttekintése
2. a Gmail nem működik: gyakori Gmail-problémák és megoldásuk módja
3. Gmail Alternatívák: A legjobb 7 webalapú, hirdetésmentes lehetőség, amely tiszteletben tartja az Ön magánéletét
4. Gmail Vállalati verzió: Fiók beállítása 9 lépésben

archivált e-mailek törlése a Gmailben

ha bármikor úgy érzi, hogy már nincs szüksége az archivált e-mailekre, könnyen törölheti őket.

csak annyit kell tennie, hogy:

• keresse meg az archivált e-mail(ek) et.
• kattintson a “Törlés” ikonra.

ezzel a kiválasztott e-maileket a Kuka mappába helyezi át. Ne feledd, 30 nap után örökre eltűnnek, anélkül, hogy vissza tudnák szerezni őket.

miért archiváljunk egy e-mailt?

számos oka van annak, hogy miért szeretné archiválni e-mailjeit. Ez azért van, mert így tesz:

1. tisztább, kezelhetőbb postaládát biztosít
2. biztosítja, hogy a fontos adatok soha ne veszjenek el
3. megkönnyíti és gyorsan hozzáférhetővé teszi a fontos adatokat
4. segíti vállalkozását a megfelelőség megőrzésében
5. megvédi vállalkozását az esetleges peres eljárásoktól

ez az oka annak, hogy bár az e-mailek kezelése a produktív idő 28% – át igénybe veheti, a hatékony kezelés továbbra is fontos létfontosságú. Lásd alább, hogy a Mailbird hogyan segíthet ebben.

hogyan lehet megtalálni az archivált e-maileket a Gmailben az asztalon

ha Gmail-fiókját a számítógépről nyitja meg, két egyszerű módja van az archivált e-mailek megtalálásának.

az összes levél mappa használata

ha csak a beérkező leveleket nézi, gyorsan észreveszi, hogy ott nem jelennek meg archivált e-mailek. Ez azért van, mert alapértelmezés szerint a Google elrejti őket. Az archivált e-mailek megtekintéséhez be kell lépnie az összes levél mappába.

ehhez:

• vigye a kurzort a Gmail alkalmazás képernyőjének bal felső sarkában található ikonokhoz.
• amikor a kurzor erre a területre mutat, az oldalsó menü kibővül.
• az oldalsó menü kibontásával görgessen lefelé, amíg meg nem találja az összes levél mappát.
• kattintson erre a mappára.

ha naponta több tucat-száz e-mailt archivál, ez a módszer nem lesz ideális az Ön számára. Minden fontos e-mail (bejövő és kimenő) manuális archiválása egyszerre fárasztó és időigényes. Annak elkerülése érdekében, hogy több száz üzenetet kell szitálnia, használja a következő módszert.

a keresősáv használata

az archivált e-maileket a Gmailben is megtalálhatja a keresősáv segítségével. Az, hogy tudsz:

• írja be a keresősávba a keresett e-mail néhány fontos szavát. E-mailek ezekkel a szavakkal jelennek meg. Minél több kulcsszót ír, annál szűkebbek lesznek az eredmények.
  
• írja be a keresősávba “- in:Sent-in:Draft-in:Inbox” – has:nouserlabels”. Ezzel megjelenik az elküldött, a piszkozatok és a beérkező levelek mappákban található összes e-mail listája, valamint a mappákon kívüli összes e-mail. Ez gyakorlatilag ugyanazt teszi, mint az All Mail mappa megnyitása, csak körkörösen.

  

archivált e-mailek keresése a Gmailben a telefonon

az archivált e-mailek telefonon történő megkeresése nem különbözik túlságosan a PC Mail alkalmazástól. Az interfész azonban kissé másképp fog kinézni.

archivált e-mailek keresése a Gmailben Androidon

• nyissa meg a Gmail alkalmazást.
• kattintson a hamburger menüre a kibontáshoz.
• Ezután válassza ki az összes levél címkét, vagy használja a keresési funkciót a keresett kereséshez.

hogyan lehet megtalálni az archivált e-maileket a Gmailben iPhone-on

bár a Gmail nem olyan népszerű az iPhone felhasználók körében, az alkalmazás továbbra is elérhető az Apple App Store-ban. Az archivált e-mailek megtalálásának folyamata hasonló az Androidéhoz.

• nyissa meg a Gmail alkalmazást.
• kattintson a hamburger menüre a kibontáshoz.
• koppintson az összes levél címkére, vagy használja a keresősávot.

hogyan archiválja automatikusan az e-maileket, amelyekre válaszolt?

nyissa meg Gmail-fiókját, és keresse meg a fogaskerék ikont a jobb felső sarokban. Kattintson rá, és válassza az “összes beállítás megtekintése” lehetőséget.”

keresse meg a “Küldés és archiválás” kifejezést, majd válaszként válassza a “Küldés & Archívum megjelenítése “gombot.”Ezután kattintson az oldal alján található “Változtatások mentése” gombra.

ha engedélyezi ezt a beállítást, egy új gomb jelenik meg, amikor válaszol az e-mailekre. Ha rákattint erre az Új gombra, elküldi a választ, és automatikusan archiválja az előző üzenetet.

a Gmail azonban nem az egyetlen platform, amely ezt az innovatív funkciót kínálja. Néhány más e-mail kliens, például a Mailbird, szintén lehetővé teszi az e-mailek archiválását egy lépésben, amikor válaszol egy beszélgetésre. Ezenkívül a Mailbird tele van más fejlett funkciókkal, amelyek teljesen átalakítják az e-mail élményt!

automatizálható az e-mailek archiválása?

ha naponta több tucat vagy több száz e-mailt kap, akkor azok manuális archiválása gyorsan fájdalmat okozhat. A sok vállalkozás által választott megoldás az automatizálás.

ha Mailbird-et használ, az e-mail archiválás automatizálása egyszerű.

egyszerűen:

1) Menjen a Mailbird menübe a főablak bal felső sarkában.

2) Válassza A “Beállítások.”

3) Kattintson a zeneszerzés fülre

4) ellenőrizze vagy törölje “Küldés & Archívum: Küldés megjelenítése & archívum gomb.”

ezzel biztosítja, hogy az összes kimenő e-mail automatikusan archiválva legyen. Csak állítsa be a beállítást a Beállítások menüben, így automatikusan megkapja és archiválja a kimenő e-maileket. Ez rengeteg időt takarít meg, és lehetővé teszi az összes fontos kommunikáció egyszerű archiválását.

hogyan lehet archiválni az e-maileket a Gmailben

az archivált Elemek áthelyezése a postaládájába egyszerű.

• keresse meg az archivált e-maileket a fent említett módszerekkel.
• kattintson az “Áthelyezés a beérkező levelek mappába” ikonra.

ezzel a kiválasztott e-mailek újra megjelennek a beérkező levelek mappájában. Mostantól a Google úgy kezeli őket, mint bármely más e-mailt. Ez azt jelenti, hogy újra archiválhatja őket, és bármikor megismételheti a folyamatot.

néhány e-mail csak egy archívumba tartozik

az e-mailek áthelyezése a beérkező levelek mappájából a Gmail archívumba az egyik legjobb stratégia a beérkező levelek eltávolításához. Az összes olyan e-mail archiválásával, amely nem igényel további lépéseket, megkönnyíti a választ igénylő e-mailek megtalálását. A legfontosabb, hogy az e-mailek archiválása segít csökkenteni a mentális rendetlenséget, élvezetesebbé téve a munkanapot.

az e-mailek archiválása jobb megoldás, mint azok törlése, Ha a jövőben valaha is hozzáférnie kell egy régi e-mailhez. Összehasonlíthatja az e — mail archiválását egy feladat elvégzésével-elolvassa, válaszol rá, majd áthelyezi az útjából. Abban az esetben, ha választ kap egy archivált e-mailre, az megjelenik a beérkező levelek között, és emlékezteti Önt, hogy tegyen lépéseket.

végül, de nem utolsósorban minden vállalkozásnak fontolóra kell vennie e-mailjeinek archiválását jogi és gyakorlati okokból.

következtetés

az archivált e-maileket a Gmailben nem kell nehéz megtalálni. Nem számít, hogy a PC Mail alkalmazást, az Android Gmail alkalmazást vagy az iPhone Gmail alkalmazást használja — mindez két fő módszerre vezethető vissza.

1. nyissa meg a Gmail alkalmazást > keresse meg az összes e-mail mappát a képernyő bal felső sarkában > kattintson rá
2. nyissa meg a Gmail alkalmazást > kattintson a keresősávra > írja be a keresett e-mailnek megfelelő kulcsszavakat/írja be a “- in:Sent-in:Draft-in:Inbox” – has:nouserlabels” parancsot, hogy megtalálja az összes e-mail mappáját a e-mailek minden mappában

ha az e-mailek manuális archiválása és megtalálása az Ön számára működik, nagyszerű! Ha azonban automatizálni szeretné a folyamatot, akkor a Mailbird hasznos lehet. Sőt, ez időt takarít meg többféle módon, például:

• miután egy egyszerű és felhasználóbarát platform
• biztosítása egységes postaládájába
• miután emlékeztetni, hogy automatikusan nyomon követi a fontos kommunikáció révén szundi funkció
• mivel nagymértékben testreszabható
• robusztus integrációk
• Többnyelvű támogatás
• ingyenes éjjel-nappal támogatás

használjon olyan megoldást, mint a Mailbird a feladat automatizálásához és a nap egyszerűsítéséhez.

tudsz valamilyen trükköt az archivált e-mailek megtalálásához a Gmailben, amelyeket elfelejtettünk megemlíteni? Ha igen, kérjük, ne tartsa meg magának — tudassa velünk az alábbi megjegyzés részben.

GYIK a Gmail Archívumáról