az emlékeztető e-mail küldésének módja és ideje egy olyan társadalmi dilemma, amelyet a legtöbb ember túl jól ismer. Senki sem akar türelmetlennek vagy tolakodónak találkozni, de senki sem akar foglalkozni az elmulasztott találkozókkal vagy a lejárt határidőkkel sem. Hogyan lehet egyensúlyba hozni valaki más autonómiájának tiszteletben tartásának szükségességét a dolgok elvégzésének szükségességével?

az etikett dilemma könnyen megoldható egy jól megírt emlékeztetővel. Ezek azok az üzenetek, amelyek a lényeget átviszik anélkül, hogy kemény érzéseket keltenének. Professzionálisak és hatékonyak, ugyanakkor barátságosak és szelídek.

ebben a cikkben megtudhatja, hogyan hozhat létre ilyen e-maileket. De először tanuljuk meg, mikor célszerű elküldeni őket, és hogyan találjuk meg a tökéletes időzítést.

mikor kell emlékeztető e-mailt küldeni?

az emlékeztető e-mailek akkor hasznosak, ha valami fontos dolog történik, és ha valaminek történnie kellett volna, de nem történt meg. Íme néhány olyan helyzet, amely hasznos lehet az emlékeztető küldésében.

mi az ideális időzítés egy emlékeztető e-mailhez?

nem mindig könnyű megtalálni a tökéletes időt emlékeztető e-mail küldésére. Milyen hamar az állásinterjú vagy a határidő elmulasztása után, vagy milyen messze van a fontos esemény előtt, vegye fel a kapcsolatot?

A válasz attól függ, hogy mit vársz. Ha emlékeztet valakit egy elmulasztott határidőre, fizetésre, számlára vagy szállítmányra, célszerű emlékeztetőt küldeni az esedékesség napját követő első munkanapon. A hosszabb várakozás nemcsak meghosszabbítja a késést, hanem növeli annak kockázatát is, hogy a személy elfelejti a megállapodás részleteit.

ha olyan dolgot követsz, amelynek nem volt esedékessége, akkor jó modornak számít egy kicsit tovább várni — különösen, ha valaki szívességet tesz neked.

ugyanez vonatkozik az álláspályázatok és interjúk nyomon követésére szolgáló e-mailekre is. A munkára való jelentkezés stresszes, és mindig hosszabb ideig tart, mint szeretné. De a bérbeadás összetett folyamat a munkáltató végén, is. Amikor várakozik, ahelyett, hogy rohanna a nyomon követésre, megmutatja a munkáltatónak, hogy tiszteletben tartja az idejét és tekintélyét.

A Harvard Business Review szerint egy héttel az interjú után követheti nyomon, ha még nem hallott vissza. Az Indeed hosszabb, 10-14 napos várakozást javasol. Gondoljon arra, amit a kérdező vagy a felvételi menedzser mondott neked az idővonalukról. És mindig küldj egy üzenetet legalább néhány nappal korábban, amikor azt mondták, hogy visszahívnak.

az előzetes emlékeztetők könnyebbek. Ezeket egy munkanappal az esemény előtt elküldheti. Két nappal korábban megfelelő, ha a személynek bonyolult előkészületeket kell tennie. Ha Calendly-t használ, könnyen ütemezheti az emlékeztetőket, hogy az esemény előtt bizonyos számú órát automatikusan küldjön.

hogyan írsz egy szelíd emlékeztető e-mailt?

az e-mail küldésén kívül az emlékeztető etikett egyik legfontosabb eleme a barátságos hangnem. Meg kell találni az egyensúlyt a sürgősség és a megértés között. Minél szelídebb lehet, annál jobb.

az alábbiakban számos példát és sablont találhatsz, amelyekből elcsúsztathatsz — segítenek olyan emlékeztető e-mailek készítésében, amelyek az érzéseid megsértése nélkül vezetik haza a pontot.

1. Válasszon egy megfelelő tárgysort

a szilárd e-mail tárgysor kötelező. Ez egyszerűen jó e-mail etikett, hogy tartalmazza az egyik. Egy nagyszerű tárgysor megnyugtatja a címzettet, hogy Ön nem spammer, ami fontos, ha valakit, például eladót vagy állásinterjút küld. Lehet, hogy nem ismerik Önt jól, és nem szerepel a címük a névjegyzékükben.

ha ez egy elmulasztott határidővel kapcsolatos szakmai üzenet, akkor a tárgysor elindításának jó módja a “válasz szükséges” vagy a “művelet szükséges.”Ezek felkeltik az emberek figyelmét, és arra ösztönözhetik őket, hogy nyissák meg az e-mailt.

természetesen nem akarja használni ezt a kifejezést, ha e-mailt küld valakinek, aki szívességet vagy udvariasságot tesz neked. Ha egy interjú után követi nyomon, vagy újra kapcsolatba lép valakivel, aki felajánlotta, hogy tesz valamit az Ön számára, jobb lehet a “nyomon követés” kifejezés.

Akárhogy is, ügyeljen arra, hogy hivatkozzon a szóban forgó ügyre. Az alábbiakban bemutatunk néhány példát az emlékeztető e-mail tárgysorokra:

2. Köszöntse a címzettet

mint egy tárgysor, a köszöntés elengedhetetlen, ha udvarias emlékeztető e-mailt küld. Ez teszi az üzenetet barátságosabbá és professzionálisabbá egyszerre.

az emberek gyötrődnek az e-mail üdvözlés miatt, de ez nem olyan trükkös, mint egyesek szerint. Ezek az egyszerű tippek segítenek kiválasztani a legjobbat minden helyzetben:

3. Kezdje a finomságokkal

mivel a cél egy szelíd emlékeztető e-mail írása, kezdje egy barátságos üzenettel. A legjobb, ha konkrét vagy, és hivatkozol valami megfelelőre, amit tudsz a személyről, például egy közelgő mérföldkőre vagy egy nagy projektre, amelyen dolgozik. Például:

ha az illető kolléga vagy valaki, aki a közelmúltban valami szépet tett érted, köszönetet mondhat e-mailjének megnyitásaként. Például:

ha nem ismeri az illetőt vagy a munkáját, akkor rendben van valami “remélem, hogy jó heted van”.

4. A lényegre

miután megnyitotta a személyes kapcsolatot, dolgozhat az üzenet továbbításán. Ez az a rész, amelyre a legtöbb időt szeretné tölteni. Legyen világos, hogy mit kell történnie és mikor, de vigyázzon, hogy ne hibáztassa a nyelvet.

az emlékeztetők egyik legkényesebb típusa a elmulasztott határidő emlékeztető. Íme, mit mondhat ebben a helyzetben, kezdve egy megfelelő gyengéd nyitóval:

“köszönöm a Miller-javaslattal kapcsolatos munkáját. Azt hiszem, erre jó választ kapunk.

most azonban aggódom a szelíd kütyü termék bevezetése miatt. Ahogy megbeszéltük, tegnapra szükségünk volt a piackutatásra, hogy a tervező csapatunk elkezdhesse. Minél előbb szükségük van erre az információra, hogy a projekt folytatódhasson.”

a fenti üzenet világos, hogy mi nem történt meg, és miért olyan fontos. Ezt a fajta egyértelműséget bármilyen emlékeztető e-mailre alkalmazhatja, beleértve azokat is, amelyek emlékeztetik az embereket a közelgő eseményekre. Például:

tudta, hogy automatizálhatja az esemény emlékeztető e-mailjeit? A Calendly munkafolyamataival több emlékeztetőt küldhet az értekezlet előtt különböző csatornákon keresztül, hogy javítsa a részvétel és a bevételi ciklus termelékenységét. Különösen hasznos az, hogy elküldheti őket e-mailben, szöveggel vagy mindkettővel. Például az értekezlet előtti napon elküldött e-mail emlékeztetőt néhány perccel a hívás megkezdése előtt szöveges értesítéssel lehet megerősíteni. Szeretné látni akcióban? Próbálja ki ingyen!

5. Tegyen konkrét kérést

A barátságos emlékeztető e-mail küldésének célja nem a bűntudat kiszabása, hanem annak ösztönzése, hogy történjen valami. A legjobb módja annak, hogy az egész van egy kérelmet, hogy mit kell a címzettnek, hogy nem — a cselekvésre ösztönzés — együtt, amikor szüksége van rá. Legyen a lehető legpontosabb. Még akkor is, ha korábban megosztotta telefonszámát, például, vegye fel újra a cselekvésre ösztönzésbe, hogy ne tévessze össze azt a műveletet, amelyet a címzettnek meg kell tennie:

6. Csomagolja be és írja alá a nevét

mindig azzal zárul, hogy a címzettnek megadja a kétség előnyeit. Egy jó záró mondat így hangzik:

az utolsó dolog, hogy aláírja az e-mailt. Ahogy a köszöntésnél is tetted, fontold meg a kapcsolatot az illetővel és azt, hogy hogyan akarsz találkozni. Ha kétségei vannak, használja az egyik ilyen szakmai aláírást:

vége a teljes nevével. Amikor e-mailt küld valakinek, akit nagyon jól ismer, használhatja a keresztnevét. Ha valaki nem ismeri, adja meg a munkakörét és a cég nevét. Győződjön meg arról, hogy összekapcsolhatják Önt azzal a projekttel vagy eseménnyel, amelyre hivatkozik.

a várakozó játék: nincs válasz válasz?

ha kifejezetten választ kér az emlékeztetőjére, ésszerűen számíthat arra, hogy kap egyet. A válasz hiánya általában a három dolog egyikét jelenti:

a jóakarat fenntartása érdekében próbálja meg az embereknek a kétség előnyeit adni. Tegyük fel, hogy válaszolni akarnak. Ha szükségesnek érzi, írjon újra, hátha segítségre van szüksége.

bosszantó, hogy egynél több emlékeztető e-mailt kell küldenie. De ne feledje, hogy mindenkinek megvan az oka, hogy nem válaszol. Adjon nekik néhány napot, hogy válaszoljanak, mielőtt újra követnék. Ha igen, tartsa türelmes a hangját, és emlékeztesse őket arra, hogy miért sürgős az ügy. Ha a második emlékeztető után nem válaszolnak, fontolja meg barátságos telefonhívást munkaidőben.

két emlékeztető is elegendő egy közelgő eseményhez. Egy e-mail a találkozó előtti napon, egy másik egy órával korábban általában elegendő. Az első lehetőséget nyújt arra, hogy bármit elküldjenek, amire szükségük van az előkészítéshez, a második pedig lehetőséget ad arra, hogy figyelmeztessék őket, ha késnek.

e-mailek helyett emlékeztető szövegeket kell használni?

az emlékeztetőnek nem kell e-mailnek lennie. Az SMS üzenetek barátságosabbak lehetnek, és bizonyítottan hatékonyak a kapcsolatfelvételhez. A kutatások azt mutatják, hogy a szövegek 98% – át nyitják meg, szemben az e-mailek 20% – ával. És míg az e-maileknek csak 6% – a kap választ, ez a szám a szövegek esetében 45% – ra emelkedik.

az SMS üzeneteket is könnyű elküldeni, különösen a Calendly értesítési eszközével. Emlékeztetheti az embereket a közelgő találkozókra, a nem fogadott válaszokra és még sok másra egy egyéni ütemtervben. Beállíthatjuk, hogy az emlékeztető üzeneteket meghatározott időközönként küldjük el az események előtt vagy után. Ez mindenkit a pályán tart, és csökkenti a késéseket-és végül ez az, amit az emlékeztető e-mailek szólnak.

készen áll arra, hogy az emlékeztető folyamatát hatékonyabbá tegye a Calendly segítségével? Iratkozzon fel ingyenes próbaverziójára még ma.

iratkozzon fel ingyenesen a Calendly-ra