ez a cikk segít abban, hogy jobban kommunikáljon és hivatalos e-maileket írjon angolul.

Az e-mailek a világ leggyakrabban használt kommunikációs eszközei közé tartoznak. Gyorsak, azonnali, és lehetővé teszik, hogy kölcsönhatásba lépjen mindenféle vállalkozással a nemzeti határokon belül és azon túl. A munkahelyen mindenekelőtt a hivatalos angol nyelvű e-mailek helyes írása bizonyos készségeket igényel, és mivel szakmai helyzet, elengedhetetlen, hogy ne kövessen el hibákat annak érdekében, hogy jó benyomást keltsen magáról és cégéről.

ebben a cikkben megtalálja:

• a hivatalos e-mailek angol nyelvű írásának szabályai
• a megfelelő formátum használata
• példák a hivatalos e-mailekre Angolul

a hivatalos e-mailek angol nyelvű írásának szabályai

ha angolul szeretne e-mailt írni a megfelelő módon, ne improvizáljon! Olvassa el az alábbi tanácsokat, hogy elkerülje a súlyos hibákat, amelyek veszélyeztethetik az e-mail sikerét a beérkezés pillanatától kezdve.

tárgy

a tárgy az első olyan információ, amelyet az e-mail címzettjei látnak, és ha helytelenül vagy tisztázatlanul írták, akkor az olvasót törölheti anélkül, hogy megnyitná! Ezért fontos, hogy a kezdetektől fogva világos és pontos üzenetet adjunk, amely két vagy három szóval jelzi az írás tartalmát vagy okát, amely megragadja a címzett figyelmét.

Stílus

sok más nyelvtől eltérően, amelyek hosszú, összetett mondatokat igényelnek formális írásbeli kontextusban, az angol nagyon tömör, és a rövid mondatokat és az egyszerű struktúrát részesíti előnyben. Ügyeljen arra, hogy a szöveget két vagy három bekezdésre bontsa – ez lehetővé teszi az olvasó számára, hogy gyorsan lássa a legfontosabb pontokat.

udvariasság képletek

amikor angolul írsz egy e-mailt, nem csak egy másik nyelvet használsz, hanem más szokásokkal is belépsz egy másik kultúrába. Az angolszászok általában nagy figyelmet fordítanak az udvariasság és a hála formáira, ezért soha ne felejtsük el hozzáadni őket.

ellenőrizze az e-mailt

soha ne küldjön e-mailt angolul anélkül, hogy újra elolvasta volna, amit írt. A nyelvtani vagy gépelési hibák még a saját nyelvükön is nagyon gyakoriak, így angolul sokkal könnyebben hibázhat. Kettős ellenőrzése, amit írtál, egy egyszerű lépés, amely megakadályozhatja, hogy szakszerűtlennek és mindenekelőtt gondatlannak tűnjön.

aláírás

győződjön meg róla, hogy az e-mailjeit úgy állította be, hogy az összes fontos információval végződjön, beleértve:

• név és vezetéknév
• munkakör
• a vállalat relatív adatai (Név, cím..)
• link a cég honlapján

a formátum egy hivatalos e-mail Angolul

• Bevezetés
• a szöveg törzse
• következtetés

Bevezetés

attól függően, hogy milyen típusú kapcsolat van a személy írsz, az e-mail indításának különböző módjai vannak, de minden e-mailnek mindig üdvözlettel kell kezdődnie. Konkrét esetünkben formális, a legmegfelelőbb lehetőségek a következők:

• Tisztelt Mr / Mrs / Ms (a címzett vezetékneve, pl. Mr Black)
• Tisztelt Uram/Asszonyom (ha nem tudja a címzett nevét) vagy általánosabban ‘kinek vonatkozhat’

a kezdeti üdvözlés után egy bevezető mondatra van szükség, amely egyértelműen jelzi az írás okát, és összhangban van az e-mail tárgyával. Röviden mutassa be magát (a hosszú szövegek gyakran visszatartják az embereket attól, hogy elolvassák őket), majd kövesse:

• … (e-mail tárgy)
• … (e-mail tárgy)
• hivatkozással írok … (e-mail tárgy)
• hivatkozással írok…

ha e-mailt ír az információk küldéséhez, akkor a következő mondatok egyikével kezdheti:

• azért írok, hogy tudd…
• örülök, hogy elmondhatom… (ha jó híreket közöl)
• sajnálattal közlöm, hogy… (ha rossz híreket közöl)

Ha ehelyett egy kapott e-mailre válaszol, akkor azt mondhatja:

• válaszként írok …
• válaszként írok …
• köszönöm … (ha meg kell köszönnie a címzettnek)

a szöveg törzse

nincsenek hagyományos képletek a szöveg törzsének írására, mert ez a kommunikációhoz szükséges funkció függvényében változik. Hasznos elkészíteni egy kezdeti vázlatot, majd folytatni a javításokat.

Az általános szabályok az, hogy a szöveget rövid bekezdésekre kell osztani, amelyek elkerülik a rövidítéseket és a rövidítéseket, amelyek mindegyike ellenkezőleg használható, amikor informális e-mailt ír a családnak és a barátoknak.

Az elküldött üzenet típusától függően az e-mail befejezése előtt különféle módokon lehet végleges meghívót írni, például:

• alig várom, hogy a tárgyaláson meg hamarosan
• előre is köszönöm
• további információért, kérjük, ne habozzon kapcsolatba lépni velem
• kérem tudassa velem, ha bármilyen kérdése van
• köszönöm a figyelmet

következtetés

a leggyakoribb módja, hogy véget egy e-mail:

• Üdvözlettel
• Üdvözlettel
• tisztelettel (ha az e-mailt ‘Kedves Uram/Asszonyom’ – val kezdte, mert nem ismeri a címzett nevét)
• tisztelettel (ha az e-mailt ‘kedves úr/asszony/asszony + vezetéknévvel kezdte)
• Üdvözlettel

példák a hivatalos e-mailek angolul

lássuk, hogyan működik mindez a gyakorlatban.

1. példa: késedelem a megrendelés kézbesítésével

tárgy: Szállítási késedelem

Tisztelt Pascal Úr,

sajnálattal közöljük, hogy nem tudjuk betartani a megrendelés kézbesítésére korábban megállapított határidőt. Beszállítónk ma figyelmeztetett minket, hogy ellátási problémákkal küzdenek, ami késlelteti termelési láncunkat. Számítunk megértésükre, és köszönjük türelmüket.

kérjük, fogadja bocsánatkérésünket.

Üdvözlettel,

…

2. példa: válasz egy álláshirdetésre

tárgy: Web Content Editor pozíció

Tisztelt Uram / Asszonyom,

a XXX-ben szereplő álláshirdetésére hivatkozva szeretném benyújtani jelentkezésemet a Web Content Editor pozíciójára a vállalatnál.

A xxx Egyetem kommunikációs tudományok szakán végeztem, és több évig dolgoztam egy digitális ügynökségnél, mint Tartalomszakértő. Úgy gondolom, hogy képességeim és tapasztalataim összhangban vannak a munkaköri követelményekkel. Örülök, hogy bemutatkozom egy interjúban, amely lehetővé teszi, hogy jobban értékelje a lehetséges toborzásomat.

kérjük, csatolja az önéletrajzom másolatát. Alig várom, hogy halljak felőled.

tisztelettel,

…

3. példa: termékkatalógus küldése

tárgy: új termékkatalógus

kedves Chapman asszony,

kérését követően nemrégiben elküldtük Önnek új katalógusunkat. Meggyőződésünk, hogy ez lehetővé teszi, hogy lássa termékeink minőségét. Helyi ügynökünk hamarosan felveszi Önnel a kapcsolatot, hogy megbeszélést szervezzen az Ön számára megfelelő napon és időben annak érdekében, hogy részletesen megvitassák, hogy termékeink milyen előnyökkel járhatnak a vállalat igényeinek.