számos olyan eset létezik, amikor a vállalatok felkérést kapnak vagy kérést kezdeményeznek az egyén munkatörténetének és a jelenlegi vagy korábbi foglalkoztatásával kapcsolatos egyéb részletek ellenőrzésére. Ez a folyamat, nem meglepő módon, “foglalkoztatási ellenőrzés” néven ismert.”
a felvételi folyamat különösen gyakori idő a vállalat számára a foglalkoztatás ellenőrzésére, és általában szakmai referencia-ellenőrzéseket igényel. A vállalatok gyakran kapnak foglalkoztatásellenőrzési kérelmeket harmadik felektől is, például új hiteleket nyújtó hitelezőktől vagy ingatlantulajdonosoktól, amelyek megerősítik, hogy a lízingbevevő képes lesz megfelelő kifizetéseket teljesíteni egy új lízing esetén.
a foglalkoztatás bizonyítására számos módszer létezik, kezdve a “munkaviszony igazolása” (PoE) levél biztosításától a fizetési számlák, referenciák vagy végrehajtott szerződések és megállapodások biztosításáig. Itt megvizsgáljuk a foglalkoztatás-ellenőrzési kérelmek fő okait, valamint a vállalatok számára az ilyen kérelmek teljesítésének számos módját.
milyen helyzetekben szükséges a foglalkoztatás ellenőrzése?
a professzionális hálózati oldalak, például a LinkedIn növekedésével úgy tűnhet, hogy egy személy online jelenléte vagy önéletrajza elegendő a foglalkoztatásuk igazolásához. Sok leendő hitelesítő azonban formálisabb tanúsítást szeretne, különösen akkor, ha az Pénzügyi tranzakcióhoz kapcsolódik.
hitelezők származó hitel
hitelezők értékeli a kérelmező egy új hitel előjoga ellenőrzésére az egyén foglalkoztatási: ügyelve arra, hogy egy új ügyfél tudja, hogy a kifizetések időben. A foglalkoztatás érvényesítése mellett, a munkáltatók ellenőrizhetik a munkavállaló fizetési adatait is, de ügyelniük kell a helyi törvények betartására. Egyes helyszíneken, mint például Kalifornia Állam és New York City, a munkáltatók nem bocsátják ki a fizetési információkat a felvételi folyamat során, de ez ritkán érinti a hitelfelvételre vonatkozó kérelmeket.
ingatlantulajdonosok kiadó lízing
mint a hitel szolgáltatók, ingatlantulajdonosok általában ellenőrzi az egyén foglalkoztatási annak biztosítása érdekében, hogy képesek kezelni egy új lízing. A jövedelemelőzmények szintén relevánsak a bérlő jövőbeli jövedelmének megértésében.
munkaadók új munkavállalókra vonatkozó ajánlatok kiterjesztése
bár a munkáltatók gyakran megerősítik a pályázó munkatörténetét a szakmai referenciák ellenőrzésével, alkalmanként formálisabb igazolást igényelnek, általában foglalkoztatási igazolás vagy PoE levél formájában. Az alábbiakban részletesebben megvizsgáljuk ezeket a leveleket.
munkavállalási vízum birtokosai a munkaviszonyukat validálják
munkavállalási vízumok általában megkövetelik, hogy a kérelmező jövedelemszerző munkát végezzen, mielőtt engedélyt szerezne egy adott országban való tartózkodásra. Hasonlóképpen, a kérelem megújítása általában a vízum birtokosának folyamatos foglalkoztatásától függ, ezért a vízum birtokosának tájékoztatnia kell a munkavállalási engedélyt kiadó hivatalt, ha elvesztette vagy más módon megváltoztatta pozícióját.
foglalkoztatási ellenőrzési módszerek
kezdetként a vállalatoknak értesíteniük kell egy jelenlegi vagy korábbi alkalmazottat arról, hogy kérelmet kaptak a foglalkoztatási adataikra vonatkozóan, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a kérelem jogszerű-e, mielőtt bármilyen információt átadnának.
ezután, mielőtt összegyűjtené a foglalkoztatás-ellenőrzési kérelem megválaszolásához szükséges információkat, határozza meg annak bemutatásának legjobb módját. Megadta a kérelmet benyújtó személy a formátumot? Adtak-e kitöltendő űrlapot, vagy informális hivatkozás lesz?
ha kétségei vannak, a vállalatoknak PoE levelet kell kiadniuk, mivel ez a leggyakoribb módszer a foglalkoztatás ellenőrzésére. A PoE-levél minden releváns információt tartalmaz a munkavállaló társasággal kapcsolatos történetéről. Gyakran más módszerek kombinációja is elegendő.
foglalkoztatási igazolás levél
a munkáltató által kiadott PoE levél hivatalos megerősítést nyújt a jelenlegi vagy volt alkalmazott kapcsolatáról a társasággal.
A PoE betűk többsége a következőket tartalmazza:
- munkáltató cégneve és címe (vagy használjon szabványos vállalati levélpapírt): ellenőrzi a foglalkoztatást igazoló vállalat nevét és helyét.
- a jelenlegi vagy volt Alkalmazott beosztása: megerősíti a munkavállaló szerepét a vállalatnál.
- a jelenlegi vagy volt alkalmazott alkalmazásának időpontja: ellenőrzi a munkavállaló hivatali idejének időtartamát a társaságnál.
- a munkavállaló felelősségeinek felsorolása: rávilágít arra, hogy a munkavállaló elsajátítja a pozíciót és a kapcsolódó feladatokat.
- a munkáltató elérhetősége: Segíti a jövőbeni kapcsolatot az ellenőrzési kérelemmel kapcsolatban.
függetlenül attól, hogy Ön Poe-levelet szeretne létrehozni, vagy olyan alkalmazott, aki egyszerűsíteni kívánja a vállalat ellenőrzési folyamatát, használhatja ezt az ingyenes sablont (https://docs.google.com/document/d/1m-_rcC35QhDwJk4-Cvl-fa9lsP1aKvdQVrFC9TZVRHI/edit#heading=h.7y9q65fxlkg5), amelyet azért hoztunk létre, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden bázisát lefedi.
egyéb módszerek a foglalkoztatás bizonyítására
ha nehéz kapcsolatba lépni a munkáltatóval, akár a nem megfelelő HR támogatás, akár a vállalat és a munkavállaló közötti gyenge kapcsolat miatt, más megközelítések is vannak a foglalkoztatás ellenőrzésének befejezésére.
- *a Paystubs * nyilvántartást nyújt a munkavállaló munkáltatótól származó korábbi jövedelméről. Az információ akkor releváns, ha a munkavállaló keresete az ellenőrzési kérelem, például a hitelkártya-alkalmazás középpontjában áll, de néha az információ megadása illegális. A munkáltatóknak konzultálniuk kell egy ügyvéddel vagy a helyi törvényekkel annak biztosítása érdekében, hogy ne hozzák nyilvánosságra a Védett Információkat.
- *referenciák *az alkalmazottak vállalaton belüli szerepét és általános teljesítményét írják le. A munkavállaló korábbi vezetője vagy kollégái kezeskedhetnek érte, és a legtöbb vállalat időről időre referencia-ellenőrzéseket Kap.
- *szerződések & megállapodások *bizonyítják a munkavállaló kapcsolatát egy céggel, bár csak abban az értelemben, hogy a munkavállaló elfogadta az állásajánlatot. Ennek az ellenőrzési módszernek az egyik problémája az, hogy nincs bizonyíték arra, hogy a munkavállaló valóban maradt-e abban a szerepben, amelyre felvették.
- *harmadik féltől származó szolgáltatások *a folyamat nagy részének automatizálásával távolítsa el a munkahelyi ellenőrzési kérelmekből származó stresszt. Ez általában csak akkor releváns, ha a munkáltató egy ilyen szolgáltatás aktív felhasználója.
milyen információkat oszthatnak meg a munkáltatók minden államban?
a foglalkoztatási ellenőrzési kérelmek olyan részleteket kérhetnek, amelyeket a munkáltatóknak nem kell benyújtaniuk. Valójában a munkáltatók jogi szankciókkal szembesülhetnek a Védett Információk nyilvánosságra hozatala miatt. Egészség és fizetés & a jövedelemadatok a legérzékenyebb adatok, amelyeket a munkáltatók tartanak, és különösen óvatosnak kell lenniük, amikor felkérik őket, hogy osszák meg ezeket a kategóriákat.
egészségügyi adatok
a munkavállalók egészségével kapcsolatos információk megosztása általában rossz gyakorlat. A hitelesítő indítékai tisztátalanok lehetnek, kezdve a biztosítótól, amely betekintést kíván szerezni a potenciális ügyfél már meglévő feltételeibe, egészen a vállalat alkalmazottainak felvételéig, amelyek célja a lehető legvonzóbb munkaerő felépítése.
a munkavállaló fogyatékosságára vonatkozó információk különösen érzékenyek. Az 1990. évi fogyatékossággal élő amerikaiakról szóló törvény kifejezett védelmet nyújt az egyének fogyatékossággal kapcsolatos információi számára, megakadályozva, hogy ezeket az információkat bármilyen okból harmadik féllel megosszák.
a bérbeadó munkaadók szívesen megerősítik, hogy a potenciális munkavállaló képes lesz megfelelően teljesíteni a szóban forgó szerepkör felelősségét. A munkáltatók azt is ellenőrizhetik, hogy a munkavállalónak szüksége lesz-e “ésszerű alkalmazkodásra” egy adott szerephez, amely lehetővé teszi a munkavállaló számára az összes szükséges feladat elvégzését
fizetés & kereseti előzmények
bizonyos helyzetek, mint például a hitelfelvétel, megkövetelik az egyéntől, hogy biztosítsa jövedelmének igazolását. Azonban számos helyszínen, köztük Kalifornia államban és New York Cityben, olyan törvényeket fogadtak el, amelyek megtiltják a vállalatoknak, hogy a bérleti folyamat során korábbi fizetési információkat kérjenek. Ennek célja, hogy megvédje a munkavállalót attól, hogy a korábbi jövedelméhez képest tisztességtelenül fizessen egy új szerepért, amely esetleg a piaci kamatláb alatt volt, vagy más módon tisztességtelen.
helyesen
sok vállalatnak válaszolnia kell számos foglalkoztatási ellenőrzési kérelemre, így az erre szolgáló folyamat átgondolt fejlesztése segít a vállalatnak pénzt megtakarítani és felgyorsítani a válaszidőt. A kérés teljesítéséhez szükséges információk beszerzése megakadályozhatja a HR-t és más alkalmazottakat más alapvető feladatok elvégzésében, mivel ez szükségessé teheti a különböző osztályok folyamatos tájékoztatását. Sok fontos döntés, mint például a munkavállaló új otthon vásárlásának képessége, a foglalkoztatás időben történő ellenőrzésétől függ. A PoE-levél kiválasztása általában elegendő egy adott hitelesítési kérelem teljesítéséhez, de a munkáltatók automatizálhatják a folyamatot a Truework és más külső hitelesítők segítségével is.