néhány dolog kritikusabb a kisvállalkozás sikere szempontjából, mint egy robusztus és jól lekerekített készletgazdálkodási folyamat. A baj az, hogy ha még soha nem kellett kezelnie a leltárt, akkor nehéz tudni, hol kezdje.

a készletgazdálkodással több tucat mozgó darab lehet. Még bonyolultabbá teszi az a tény, hogy nincs egyetlen helyes módszer a készlet kezelésére. Mi működik az üzleti az utcán nem működik a tiéd.

ebben a cikkben egy sor univerzális iránymutatást adunk Önnek, amelyek módosíthatók és elmagyarázhatják a kisvállalkozások leltárának alapjait.

hogyan készítsünk leltárt egy kisvállalkozás számára

• mi a készletgazdálkodás?
• magas szintű szervezés fenntartása
• a leltár pontos fogadása
• használja a megfelelő eszközöket
• adatközpontú döntéseket hoz
• hivatalos eljárás van érvényben
• rendszeres leltárszámlálás

mi a készletgazdálkodás?

a készletgazdálkodás a készlet és a készlet kezelésére szolgáló folyamat és rendszerkészlet. Ez a sokkal szélesebb körű ellátási lánc menedzsment koncepció részhalmaza. A legtöbb kiskereskedelmi vállalkozás számára a készletgazdálkodás a következő feladatokat foglalja magában:

• készlet rendelése
• készlet tárolása
• készlet eladása
• készletszintek követése

bár ezek a feladatok hétköznapinak tűnhetnek, sőt “egyszerűnek” vagy “könnyűnek” tűnhetnek, ha ezeket (és jól csinálják), akkor sziklaszilárd alapot teremtenek vállalkozása számára. Elkerülheti a lehetséges problémákat, és élvezheti az olyan optimalizálásokat, mint:

• megakadályozza elfogyott kérdések a népszerű termékek
• tudja a fajta értékesítési/promók futtatni mozogni alulteljesítő állomány
• tudja a megfelelő mennyiségű tételek tartani a kezét, hogy fenntartsák az optimális cash flow
• ha eladni romlandó áruk, ez segít elkerülni romlás

fenntartani a magas szintű minőség szervezet

a készlet tetején maradás első lépése az, hogy a tételeket a lehető legtöbb adattal és termékinformációval rendezze. A sikeres készletgazdálkodás az erős Adatelemzés közvetlen eredménye. A gazdag, pontos termékadatokkal kezdve elkerülheti a hibákat, és könnyebben megvizsgálhatja az esetleges problémákat. Ezeket az adatokat általában egy értékesítési pont (POS) rendszerbe vezetik be, de lehetséges (de nagyon unalmas) ezeket az adatokat táblázatokkal is nyomon követni.

ennek ellenére itt van néhány adat, amelyet minden termékhez be szeretne adni:

• név
• osztály
• Kategória
• SKU
• UPC
• szállító és beszállítói azonosító
• eladási ár
• adókulcs
• kedvezményes (Y/N)
• cikkenkénti költség
• aktuális mennyiség
• átrendezési Trigger
• ajánlott rendelés

ha változatokat tartalmazó tételeket ad el, győződjön meg arról, hogy minden változatot egy mátrix részeként ad meg. A változatok klasszikus példája egy póló, amelyet többféle méretben és színben értékesítenek. A méret és a szín minden kombinációja az egyik szülő termék egyedi változata. Mátrix létrehozásával képes lesz nyomon követni az egyes változatok mennyiségét, értékesítési adatait és többet.

pontosan kapja meg a készletet

hasonlóan az első tippünkhöz, biztosítani szeretné, hogy a lehető legpontosabban kapja meg és adja meg az új készleteket a beszállítóktól az értékesítési rendszerbe. A rossz termékmennyiség beírása vagy a termék téves címkézése később egy csomó problémát okozhat. A legjobb módja annak, hogy pontosan megkapja a beszállítóktól származó bemeneti készleteket, ha létrehoz egy szabványosított folyamatot, és követi azt minden alkalommal, amikor szállítmányt kap.

Íme egy példa arra, hogy ez a folyamat hogyan nézhet ki:

1. aki megkapja a szállítmányt, rendelkeznie kell a megrendelt cikkek listájával vagy az eredeti megrendelés másolatával.
2. a Vevőnek gondoskodnia kell arról, hogy az összes várt doboz/csomag beérkezzen (azaz semmi ne maradjon a teherautóban).
3. a vevőnek ki kell csomagolnia az összes dobozt, és össze kell hasonlítania a tartalmat a listával vagy a megrendeléssel.
4. ha nincsenek hibák vagy problémák, írja be a szállítmány adatait a POS-ba, táblázatba vagy más nyomkövető rendszerekbe.
5. ha vannak problémák, vegye figyelembe őket, és lépjen kapcsolatba a szállítóval. Ezután beírhatja a szállítmány többi részét a rendszerébe.

mivel a megrendelés pontos fogadása a készletgazdálkodás olyan fontos része, érdemes lehet saját maga kezelni az üzlet ezen részét, vagy támaszkodhat egy megbízható vezető alkalmazottra.

a megfelelő eszközök használata

a készletgazdálkodás sokkal egyszerűbb, ha POS szoftvert használ. Ez azért van így, mert az adatok mennyisége és az a sebesség, amellyel a készlet átfordul a legtöbb kiskereskedelmi vállalkozáson belül. Ha mindezt táblázattal vagy ceruzával vagy papírral próbálja kezelni, akkor nagyon valószínű, hogy a feladat olyan tehernek érzi magát, amelyet át akar hagyni egy forgalmas nap végén. Ráadásul annyi mozgó alkatrész esetén növeli a hibák valószínűségét, amelyek eldobhatják az összes leltáradatot.

a POS rendszerrel a termékkatalógus létrehozásán (általában a kezdeti beállítás során egyszer) és az új készletek fogadásán kívül a készletgazdálkodás automatizált folyamat. Amikor elad egy terméket, a készletszintek automatikusan frissülnek. Könnyen lekérdezheti a rendszerét, hogy megnézze, mennyi van egy termékből,és általában részletes leltárjelentések vannak, amelyek segítségével jobban megértheti, mi folyik a vállalkozásában.

adatközpontú döntések meghozatala

a POS használatának egyik fő oka, különösen a készletgazdálkodás szempontjából, az Ön rendelkezésére álló jelentések sokfélesége. Ezek a jelentések mindent lefednek a termékenkénti értékesítési mennyiségtől, a haszonkulcs elemzésétől, a készletforgalom mértékétől és még sok mástól. Ezzel az információval megalapozottabb döntéseket hozhat, amelyek segítenek az általános üzleti stratégia kialakításában. Íme néhány olyan betekintés, amelyet elvárhat az értékesítési pont rendszerének jelentési képességeiből:

• határozza meg a legkelendőbb tételeket, hogy prioritásként kezelhesse őket jól készletezve
• figyelemmel kísérje a termékenkénti haszonkulcsokat, hogy azonosítsa a beszállítókkal való újratárgyalási lehetőségeket
• ellenőrizze a készlet értékét bármikor, hogy megértse, mennyi tőkét kötött a készletben

ha Ön Excel varázsló, akkor minden bizonnyal hasonló jelentéseket hozhat létre táblázatkezelő szoftverrel és egyéni képletekkel. Azonban sokkal könnyebb lesz, ha kap egy POS rendszert, és hagyja, hogy a szám ropogjon az Ön számára. Ráadásul ez felszabadítja Önt arra, hogy olyan feladatokra összpontosítson, amelyek növelik vállalkozását, mint például a jelentések értelmezése és a megállapítások alapján jobb döntések meghozatala.

van egy formális folyamat a helyén

míg az olyan eszközök, mint a POS vagy a dedikált készletkezelő szoftver, segíthetnek a készletgazdálkodás egyszerűsítésében, és lehetővé teszik, hogy több értéket szerezzen az adataiból, továbbra is átfogó folyamatra van szükség. A két legnépszerűbb módszer a First In, First Out (FIFO) és az átlagos költség módszer.

a FIFO-t használó vállalkozások erőfeszítéseket tesznek a régebbi részvények eladására az újabb részvények előtt. Bizonyos üzleti típusok esetében, mint például a romlandó árukat értékesítők, a FIFO szükséges eszköz ahhoz, hogy a lehető legtöbb értéket lehessen származtatni a készletből. Képzelje el például, hogy egy kisbolt hogyan fogyaszt italokat. A hűtőszekrényük elején lévő tárgyak általában hamarabb lejárnak, mint a hátulba helyezett tárgyak.

az átlagos költség módszer esetében a vállalkozások egy tétel költségét a megvásárolt áruk teljes költsége alapján osztják el a vásárolt egységek számával. Ez a módszer egyszerűbb és olcsóbb, mint a FIFO, így vonzó lehetőség olyan tételek számára, amelyekre nehéz kiszámítani a költségeket.

függetlenül attól, hogy milyen átfogó rendszert használ, elengedhetetlen, hogy megértse az egyes megközelítések előnyeit és hátrányait, hogy kiválaszthassa a vállalkozásának megfelelőt.

rendszeres leltárszámlálás

még akkor is, ha van POS rendszere vagy készletkezelő eszköze, valamint a készlet fogadásának folyamata, akkor is rendszeresen kézi leltárszámlálást szeretne végezni. A vállalkozás méretétől függően ezeket félévente, negyedévente vagy akár havonta is megteheti.

ezek a számlálások azért fontosak, mert a napi rendszer biztonsági mentéseként működnek, és segíthetnek feltárni a folyamat hibáit. Ha az a gondolat, hogy félretesszük az időt, hogy egyszerre megszámoljuk az összes készletet, kissé elsöprőnek tűnik, akkor ciklusszámokat is végezhet.

a ciklusszámlálás gyorsabb ellenőrzés, ahol a készletnek csak egy kisebb részét számolja. Például egy hónapban ellenőrizheti a cipő készletét, egy másik pedig a kalap készletét. Amellett, hogy időt takarít meg, ezzel sokkal gyorsabban fedezheti fel a problémákat, mint egy masszív negyedéves ellenőrzés, bár a szakértők azt javasolják, hogy évente legalább egy teljes készletszámlálást végezzen a jövedelemadó-jelentéshez.

adjon vállalkozásának erősebb eszközöket a készletgazdálkodáshoz

a készletgazdálkodás elengedhetetlen a vállalkozás működéséhez és sikeréhez. A rendszerek szervezése hosszú utat fog megtenni, mint a tételek számlálása, a padló felállítása, és az alkalmazottak termelékenyebbé és hatékonyabbá tétele. A pontos számlálás további eltéréseket és jobb alsó sort jelent vállalkozása számára.

egy olyan POS, mint a Lightspeed, automatizálhatja az Ön számára a készletkezelést, és értékes információkkal szolgálhat az okosabb döntések meghozatalához. Beszéljen szakértőinkkel, hogy megtudja, megoldásaink megfelelőek-e az Ön vállalkozása számára.