“Projektmenedzsment” lehet egy olyan kifejezés, amely csak két szót vesz fel, de a felhalmozott projektmenedzsment tudás óriási! Mi az a PRINCE2? Érdekel? A PRINCE2 áttekintése megadja a keresett választ, valamint néhány ötletet, amelyeket adaptálhat saját projektjeihez.

mi ez? A PRINCE2 egy speciális projektmenedzsment módszer, és azok, akik teljes mértékben ismerik, intenzív képzésen esnek át és tanúsítást kapnak. De hol lép be a jogdíj a képbe? A ” PRINCE “egy rövidítés, amely a” projektek ellenőrzött környezetben ” rövidítést jelenti.”

miért a 2-es szám? A PRINCE2-nek van elődje. Lehet, hogy nem olyan arisztokratikus hangzású, mint a PRINCE2, de ez képezte fejlődésének alapját. A PRINCE2 a prompt II (Project Resource Organisation Management Planning Techniques), a Simpact Systems által 1972-ben kifejlesztett szisztematikus projektmenedzsment-megközelítés továbbfejlesztése.

1989-ben az Egyesült Királyság kormánya elfogadta azt a szabványt, amelyet az informatikai projektmenedzserek használni akartak. Mivel a central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) használta, az Egyesült Királyság kormánya “PROMPT II a CCTA környezetben” néven emlegette, később a nevet PRINCE2-re módosította, amelyet ma ismerünk.

mi az a Tallyfy?

a Tallyfy segít a munkatársak és az ügyfelek közötti feladatok dokumentálásában és automatizálásában

kattintson ide a Tallyfy ismertetéséhez

csak informatikai projektekre vonatkozik? A PRINCE2 szépsége az, hogy nemcsak az IT-vel kapcsolatos projekteknél működik. 1996-ra a projektmenedzserek felismerték, hogy ez egy általános megközelítés, amely szinte bármire működhet. Az Egyesült Királyság kormánya később eladta a PRINCE2 jogait a magánszektornak, és használata elterjedt az Egyesült Királyságban, Európában és Ausztráliában. Ma megtalálhatja a PRINCE2 képzést és tanúsítványokat, amelyeket a világ bármely országában kínálnak.

eközben a PRINCE2 lépést tartott a korral a PRINCE2 szakemberek visszajelzéseinek és az üzleti környezet változó igényeinek kezelésére irányuló felülvizsgálatokkal.

a PRINCE2 hét alapelve

térjünk le a PRINCE2 alapjairól. Először is, hét átfogó alapelvet kell szem előtt tartanunk:

folyamatos üzleti indokolás

mint vállalkozás tulajdonosa vagy projektmenedzsere, biztosan egyetért azzal, hogy minden projektet érdemes megtenni. Pontosabban, üzleti esetre van szüksége annak támogatásához. Egyszerűen fogalmazva, ez azt jelenti, hogy a projektből származó előnyöknek meg kell haladniuk a költségeit. A projekt üzleti esetének meghatározása és rögzítése az egyik első dolog, amit a PRINCE2 által képzett projektmenedzser csinál.

tanulj a tapasztalatból

nincs értelme újra feltalálni a projekt minden részét. Igen, bizonyos elemei egyediek lesznek, de mindig lesznek olyan elemek, amelyek nagyon hasonlítanak azokhoz, amelyekkel ugyanaz a szervezet foglalkozott a múltban. Ha a szervezetnek nincs tapasztalata, tanulhat más szervezetektől vagy magánszemélyektől, akik hajlandóak információkat megosztani és értékes betekintést nyújtani. Az ismeretlenek számának csökkentésével a PRINCE2 projektmenedzserek képesek csökkenteni a kockázatot.

meghatározott szerepek és felelősségek

ez az elv a címéből olyan világosnak tűnhet, mint a napfény. Végtére is, nem fogsz semmit tenni, amíg mindenki nem tudja, mit kell tennie, és ki csinálja. De több van benne, mint a szemnek. Az érdekelt felek bevonása szintén kulcsfontosságú ezen elv szempontjából. Az üzleti szponzoroknak, felhasználóknak és beszállítóknak mind képviseltetniük kell magukat a projektmenedzsment csapatban és annak igazgatóságában.

ebből a folyamatból ki lehet alakítani egy projektmenedzsment struktúrát, amely tájékoztatja a projektben részt vevő minden személyt arról, hogy mit várnak el tőlük, mit várhatnak el másoktól, és kihez forduljanak döntéshozatalhoz.

kezelés szakaszonként

már tudjuk, hogy a komplex projektek kezelésének legjobb módja az, ha szakaszokra bontjuk őket, de a PRINCE2 előírja, hogy a menedzsment szakaszokra van szükség, amelyeket “ellenőrzési pontok” szakítanak meg.”Az ellenőrzési pontok azok az idők, amikor a projektbizottság értékeli a projektet eddig, és módosítja a jövőbeli szakaszokat az eddig történtek alapján. Így a projekt magas szintű átfogó terven alapul, de minden szakasznak megvan a maga részletes terve.

Kivétel kezelése

a PRINCE2-ben meglehetősen összetett keretrendszer létezik a kivételkezelés számára. Az egyszerű magyarázat az, hogy meghatározott paraméterek vannak beállítva, és a projektben csak nagyon különleges körülmények között szabad eltérni. A vizsgált elemek az idő, a költség, a minőség, a hatókör, a kockázat és az előny. Lényegében a kivételes menedzsment azt jelenti, hogy meghatározzuk, hogy a tervből milyen eltérések vannak “kis dolgok”, amelyek nem jelenthetnek problémát, és milyen eltérések elég komolyak ahhoz, hogy a menedzsment figyelmét indokolják.

összpontosítson a termékekre

minden projekt egy végtermék felé halad. Minden érdekeltnek rendkívül világos képet kell kapnia a projektről. Tehát, mielőtt egy projekt megkezdődhet, és annak végrehajtása során, meg kell határozni a terméket, amely irányítja a projekt kezelését. A projekt termékleírása meghatározza mind magát a terméket, mind a teljesítendő elvárt minőségi kritériumokat.

Tailor, hogy megfeleljen a projekt környezet

a PRINCE2-t kis vagy nagy projektekhez szinte bármilyen kontextusban adaptálhatja, de a használat módja a projekt környezetétől függ. A környezetet a projektet megbízó szervezet hozza létre, és a projektmenedzsment csapatnak hozzá kell igazítania a projektet ehhez, valamint a projekt összetettségéhez, méretéhez, hatóköréhez és kockázatához. Például, ha tíz vezető számára vacsoraeseményt kezel, a kockázatkezelés nem annyira kérdés, mint akkor, ha felhőkarcolót építene.

a PRINCE2 hét témája

PRINCE2 témák olyan tevékenységek, amelyeken a projektcsapatnak részt kell vennie a projekt megkezdése előtt. Ezek rendkívül fontosak, mert a projekt csapata a projekt nyomon követésére és fenntartására használja őket egészen a befejezésig és a lezárásig. Röviden, ezek:

1. az üzleti eset: miért létezik a projekt? Ez az ok továbbra is érvényes a projekt során?
2. a szervezet: ki mit csinál? Miért felelősek? Ki hozza a döntéseket?
3. a tervek: mi a termék leírása, amelyet a projekt el kíván érni? Mi a magas szintű projektterv? Milyen szakaszok vannak, és mik a részletes szakasztervek?
4. a minőségi téma: milyen kulcsfontosságú minőségi jellemzőket akarnak az érdekeltek? Honnan fogja tudni a projekt csapata, hogy jó úton halad-e az elvárásoknak való megfelelés szempontjából?
5. kockázatok téma: a projekt mely elemeit nem lehet tapasztalatból megtanulni? Hogyan tudjuk kezelni ezeket a bizonytalanságokat a kockázat korlátozása érdekében?
6. a változás témája: a projektek fejlődésük során változhatnak. A változás témája azt tárgyalja, hogy hogyan fogják értékelni a változtatási kérelmeket, milyen intézkedésekre kerül sor, ha változás iránti kérelem érkezik, és hogyan lehet kezelni a változásokat.
7. az előrehaladás témája: ez a téma a projektvezérléseket, a jelentéskészítést és a folyamatban lévő előrehaladás nyomon követését, valamint a megállapodás szerinti tűréshatárokat meghaladó eltérések ellenőrzését tartalmazza.

a PRINCE2 hét folyamata

eddig sok vezérelvünk és “témánk” van.”Mindegyiknek kiváló értelme van, de mi az a folyamat, amelyet a PRINCE2 gyakorlók követnek? Csak miután megértettük a” mit”, eldönthetjük, hogy a PRINCE2 mennyire fontos vagy nem, és miért fontos a projektjeink számára. Ismét egy gyors és egyszerű áttekintés szükséges.

1. projekt indítása: a projektcsapatot, beleértve annak vezetőjét is, kinevezik, és egy kezdeti tájékoztatót adnak.
2. a projekt elindítása: Megfogalmazódik az üzleti eset, és összeállítják a projektindítási dokumentumot.
3. a projekt irányítása: a projekt felügyeletére használt eljárások egy soráról döntenek, és végrehajtásra kerülnek
4. Projektszakasz ellenőrzése: hogyan értékelik az egyes szakaszokat annak megállapítása érdekében, hogy kielégítően befejeződtek-e.
5. termékszállítás kezelése: hogyan működik együtt a projektmenedzser a csapatvezetőkkel, és hogyan kell a projektmunkák fogadására, befejezésére és véglegesítésére.
6. Szakaszhatárok Kezelése: Ebben a folyamatban a projekt egyik szakaszból a másikba mozog. Hogyan és mikor ér véget az egyes szakaszok, és hogyan és mikor kezdődik az új szakasz?
7. a projekt lezárása: ez jelzi, hogy a projekt mikor zárul le, beleértve az esetleges nyomon követéseket, valamint a projekt előnyeinek végső értékelését.

Dokumentációs vagy menedzsment termékek

ha követi a PRINCE2 kézikönyvet, látni fogja, hogy 26 különböző sablon van a projektdokumentációhoz. A PRINCE2 projektmenedzsmentben ezeket a dokumentumokat “menedzsment termékeknek” nevezik.”

anélkül, hogy a teljes kézikönyvet betáplálnánk, legalább azt mondhatjuk, hogy ezek a dokumentumok lefedik a PRINCE2 módszertan minden aspektusát, amelyet eddig megvitattunk.

ezek magukban foglalják az előnyök áttekintési tervét, az üzleti eset dokumentációját, az ellenőrzőpont-jelentéseket, a kommunikációs menedzsment stratégiát, a napi naplókat, a projekt befejezési jelentéseit, a kibocsátási nyilvántartásokat, sőt a tanulságok naplóját is a tanulságok rögzítésére.

a projekt rövid dokumentuma elindítja a kezdeményezési szakaszt, és ez a projektindítási dokumentummá fejlődik. Más fontos dokumentáció tartalmazza a minőség-nyilvántartást, amelyben a minőség-ellenőrzési tevékenységeket részletezik, ütemezik és meghatározott személyekhez rendelik, és végül a kockázat-nyilvántartás rögzíti a projekt összes kockázatát.

ez azonban nem minden. A 26 dokumentumtípus csak a projekt magas szintű irányítására szolgál. A PRINCE2 kézikönyv néhány javaslatot tartalmaz a dokumentációs feladatkezelők számára, de nem határoz meg kemény sablont vagy szabályt. Az általa javasolt egyéb dokumentumok közé tartozik a PERT-diagramok, a Gantt-diagramok és a kritikus út elemzése.

miért fontos a PRINCE2

még akkor is, ha még soha nem hallott a PRINCE2-ről, láthatja, hogy átfogó keretet nyújt a projektmenedzsmenthez. A PRINCE2-t használó projektmenedzserek képzett szakemberek, akiknek kiterjedt képzésen és értékelésen kell átesniük, így a PRINCE2 tanúsítás a módszertan kompetenciáját mutatja.

a PRINCE2 azonban nem az egyetlen módja a projektmenedzsment tanúsításának és a projektek kezelésének. A Project Management Professional (PMP) a PRINCE2-vel versenyez a globális piacon. Ez általában előnyös Észak-Amerikában, míg PRINCE2 széles körben használják az Egyesült Királyságban, Európában, Ázsiában, Afrikában és a Közel-Keleten.

együtt a PMP és a PRINCE2 a legszélesebb körben alkalmazott módszerek a projektek kezelésére. Ez önmagában jelzi a PRINCE2 jelentőségét. De mi a hátránya? A PRINCE2 legtöbb kritikája annak összetettségére irányul. Túl sok a dokumentáció, túl sok a jelentés, a napló és a lista.

egyes Projektmenedzserek hajlamosak azt mondani, hogy a PRINCE2 nem alkalmas kisebb projektekre, de a PRINCE2 szerzői szerint rajtad múlik, hogy a módszertant a projekthez és annak méretéhez igazítsa. Nem várják el, hogy kövesse, mint egy robot.

a PRINCE2 előnye, hogy ésszerű megközelítést kínál a projektekhez, és bár lehet, hogy nem foglalkozik olyan összetett és kockázatos dolgokkal, mint egy több millió dolláros fejlesztés, továbbra is használhatja annak alapelveit, témáit és folyamatait. Mivel a PRINCE2 rugalmas, eldöntheti, hogy mit alkalmaz, és mit szeretne inkább kihagyni. Egy igazán kicsi projekt esetében a PRINCE2 alapjainak ismerete és követése segíthet abban, hogy az ügyfelek elégedettségét elfogadható projekt eredményekkel érje el.