az ülés jegyzőkönyvének felvétele egy igazgatósági ülésen meglehetősen egyszerű, egyenes felelősségnek tűnik, de az igazság az, hogy ebben a feladatban sok olyan szempont van, amely gondolkodást és figyelmet igényel. Bizonyos fokú értekezlet-menedzsmentre van szükség ahhoz, hogy az értekezlet jegyzőkönyve szervezett, részletes és rendkívül átfogó legyen.

az igazgatótanács üléseinek jegyzőkönyveinek felvétele nagyon fontos felelősség, amely alkalmas annak, aki hajlandó előre tervezni, figyelmesen hallgatni és pontos összefoglalót készíteni a megbeszélésről.

Ugrás az igazgatósági ülés sablonjára itt.

megszabadulni bármilyen zavart van környező találkozó jegyzőkönyv, Fellow létrehozott egy lépésről-lépésre útmutató, hogyan kell írni nagy találkozó jegyzőkönyv. Kezdeni, beszéljünk arról, hogy valójában mi a találkozó jegyzőkönyve:

• mik azok a jegyzőkönyvek?
• miért olyan fontosak az igazgatósági ülés jegyzőkönyvei?
• igazgatósági ülés jegyzőkönyvének sablonja
• 5 lépés a hatékony igazgatósági ülés jegyzőkönyvének megírásához
• Gyors tippek az igazgatósági ülés jegyzőkönyvének megírásához és a legfontosabb döntések nyomon követéséhez

mik azok a jegyzőkönyvek?

az ülés jegyzőkönyve az ülés során folytatott párbeszéd és döntések írásos feljegyzése. Lényegében ez egy írásos átirat mindent, hogy már tárgyalt során a találkozó, hogy aztán lehet használni, hogy vagy tájékoztatja a csapat tagjai, akik nem voltak képesek részt venni, hogy mi történt, vagy nyomon követni a döntéseket és cselekvési elemeket, hogy lehet újra.

ezután az előző ülés jegyzőkönyvét fel lehet használni a jövőbeli döntések meghozatalához. Az ülés jegyzőkönyve tehát a testület döntéseinek történelmi feljegyzéseként szolgál.

miért olyan fontosak az igazgatósági ülés jegyzőkönyvei?

az igazgatósági ülés jegyzőkönyve néhány különböző okból fontos. Az ülés jegyzőkönyvei elsősorban az igazgatóság rövid és hosszú távú tervezésének történelmi feljegyzéseit tartalmazzák. Mivel minden ülés tartalmaz egy célt vagy célt, a testület ezután felhasználhatja az ülés jegyzőkönyvét a későbbi hivatkozás céljából, hogy megértse az előrehaladást.

ezenkívül az ülés jegyzőkönyvei azért fontosak, mert jogi védelmet nyújtanak a szervezet számára. Gyakran az átvilágítást rögzítik a vállalatok üléseinek jegyzőkönyveiben, valamint minden olyan jogi beszélgetésben, amelyet azután hivatalossá lehet tenni és dokumentálni lehet a szervezet etikai, tisztességes gyakorlatának megerősítése érdekében.

végül az igazgatótanács ülésének jegyzőkönyvei bizonyítják, hogy miért és hogyan jött létre a testület bizonyos döntésekhez. Ezt a dokumentációt fel lehet használni a meghozott döntésekkel kapcsolatban felmerülő kérdések megválaszolására.

igazgatósági ülés jegyzőkönyv sablonja

ez egy példa a SaaS igazgatósági ülés sablonjára, amelyet David Sacks készített – vállalkozó, befektető és a Craft Ventures általános partnere.

5 lépések a hatékony igazgatósági ülés jegyzőkönyvének megírásához

1 terv előre

mint minden az üzleti világban, a hatékony értekezlet-jegyzőkönyvek előzetes tervezést igényelnek. Mielőtt elkezdené nézni az ülés napirendjét, érdemes megbeszélni azt a formátumot, amelyet várhatóan használni fog az ülés jegyzőkönyvének elkészítéséhez. Ha ez nem világos, hivatkozhat egy értekezlet-jegyzőkönyv példájára, amelyet sablonként használhat.

az elnökkel vagy bármely más ismerős kollégával az ülés jegyzőkönyvével kapcsolatos elvárások tisztázása sokkal magabiztosabbnak fogja érezni magát az ülés jegyzőkönyvének megírásában. Annak biztosítása, hogy már össze egy jól átgondolt találkozó napirendjét fog beállítani, hogy átírja a találkozó szervezett módon.

2 Használja a napirendet vázlatként

amikor mérlegeli, hogy mit kell tartalmaznia az ülés jegyzőkönyvében, kezdje az alapokkal. Először adja meg az ülés dátumát és időpontját. Ezután dokumentálja az értekezlet összes résztvevőjének nevét, valamint azokat a személyeket, akik nem tudtak részt venni. Valószínű, hogy az ülés elején lesz egy kis idő az előző ülés jegyzőkönyvének elfogadására vagy módosítására.

győződjön meg róla, hogy dokumentálja a korábbi ülésekkel kapcsolatos döntéseket, mielőtt elkezdené az ülés napirendjét. Miután az értekezlet ezen része befejeződött, használhatja az értekezlet napirendjét vázlatként, az egyes napirendi pontokkal altémaként, ahol konkrét megjegyzéseket adhat hozzá.

végül győződjön meg róla, hogy a nyelv világos, egyértelmű és teljes. Fontos, hogy objektíven írja meg a találkozó jegyzőkönyvét, elkerülve a mellékneveket és határozószókat, ahol csak lehet.

3 Adjon hozzá további megjegyzéseket és tisztázza a felvetett pontokat

a sikeres értekezlet-jegyzőkönyvek egyik legfontosabb trükkje az értekezlet-jegyzőkönyvek megírása az értekezlet során, vagy közvetlenül az értekezlet után, ha nem tudja átírni az értekezlet során. Tekintse át a vázlatot, hogy megkapja az ülés teljes körét, és ha szükséges, adjon hozzá további megjegyzéseket és tisztázza a felvetett pontokat. Győződjön meg róla, hogy elegendő részletet tartalmaz azáltal, hogy a lehető legnagyobb mértékben kidolgozza az egyes ülések napirendi pontjait, a megbeszéléseket vagy a meghozott döntéseket.

különösen az igazgatótanácsi jegyzőkönyvek esetében javasoljuk, hogy az egyes megtett intézkedések rövid leírását, valamint a döntés indoklását a jövőben is. Ha sok vita volt az indítvány elfogadása előtt, írja le a főbb érveket mellette és ellen, a lehető legtöbb párbeszédet hozzáadva.

miután befejezte az értekezlet jegyzőkönyvének írását, szerkessze azokat a rövidség és egyértelműség érdekében, hogy a jegyzőkönyv könnyen olvasható, világos és lényegre törő legyen.

célszerű az értekezlet során hivatkozott értekezlet-dokumentumokat csatolni, ahelyett, hogy megkísérelné összefoglalni a további dokumentumokat.

4 az értekezlet jegyzőkönyvének terjesztése

mielőtt megosztaná az értekezlet jegyzőkönyvét, fontolja meg, hogy van-e jóváhagyási folyamat, amelyet az igazgatótanácsnak történő terjesztés előtt kell végrehajtani. Előfordulhat, hogy az elnöknek felül kell vizsgálnia és jóvá kell hagynia az ülés jegyzőkönyvét, mielőtt megoszthatja azokat. Ha van jóváhagyási folyamat, hagyjon magának egy kis időt, amikor közzéteszi a terjesztés várható dátumát. Lehetnek szabványosított protokollok is az értekezlet jegyzőkönyveinek megosztására és tárolására.

egy alkalmazás, mint a fickó lehetővé teszi, hogy tárolja az összes találkozó jegyzőkönyvet egy, szervezett helyen, ahol lehetővé teszi a hozzáférést bizonyos vagy minden egyén. Gondoljon arra, hogy online megosztja-e az értekezlet jegyzőkönyvét, fizikai másolat biztosítása vagy a jegyzőkönyvek tárolása egy értekezlet-jegyzőkönyv alkalmazásban, mint a fickó.

5 Mentse el az értekezlet jegyzőkönyvét későbbi hivatkozás céljából

győződjön meg arról, hogy bárhol tárolja az értekezlet jegyzőkönyvét, hozzáférést biztosított az értekezleten részt vevő összes személyhez, valamint minden más személyhez, akinek hozzáférésre lesz szüksége az értekezlet jegyzőkönyvéhez.

végül jelentkezzen be az Igazgatótanács elnökével vagy asszisztensével, hogy megtudja, szívesebben nyomtatnak-e nyomtatott példányokat és tárolnak-e, amelyeket ezután átadhat bármely más alkalmazottnak vagy elnöknek benyújtás céljából.

6 Tippek az igazgatósági ülés jegyzőkönyvének megírásához és a legfontosabb döntések nyomon követéséhez

1. vázlat létrehozása: jegyzeteket készítsen az egyes ülések napirendi pontjai alatt az ülés előrehaladtával.
2. Check-off résztvevők, amikor belépnek a szobába: minden személy bemutatkozzon a találkozó elején, különösen, ha nem ismeri őket.
3. döntések rögzítése vagy megjegyzések a cselekvési elemekről: rögzítse ezeket a döntéseket vagy cselekvési elemeket, amint pontosan átírják őket.
4. kérjen felvilágosítást, ha szükséges: Ne féljen magyarázatot kérni, ha valami nem világos. Elkerüli, hogy később visszatérjünk rá, amikor a dolgok nem olyan frissek az emlékeinkben.
5. ne próbálja meg mindent megragadni: lehetetlen lenne mindent megragadni. Ehelyett figyelmesen hallgassa meg a főbb döntéseket, cselekvési elemeket, problémákat vagy megoldásokat.
6. jegyezze fel: engedélyével fontolja meg az értekezlet rögzítését a telefonján vagy egy felvevő eszközön, ha attól tart, hogy hiányzik a fontos tartalom az értekezlet jegyzőkönyvéből.

a testületi ülés jegyzőkönyvének átírása igényes és kissé kihívást jelentő feladat lehet. Annak megértése, hogy miért fontosak az értekezlet-jegyzőkönyvek, elősegíti a hatékony értekezlet-menedzsmentet általában, és hatékonyabb és magabiztosabb átíróvá teszi Önt.

ne feledje, hogy az értekezlet-jegyzőkönyv sablon használata rendkívül hasznos, és szervezettebbnek és felkészültebbnek fogja érezni magát, mert következetes struktúrát fog használni, és emlékeztetőket kap, hogy biztosítsa az értekezlet minden részletének rögzítését. Mindig tervezzen előre, rögzítse a találkozó jegyzőkönyvét a lehető legrészletesebben, és töltsön el egy szép időt a dokumentált jegyzetek áttekintésével. Szerkessze az értekezlet jegyzőkönyveit, amíg meg nem elégedett azok minőségével, és magabiztosan osztja meg őket az Igazgatósággal. Végül ne felejtse el biztonságos helyen (például fickóban) tárolni az értekezlet jegyzőkönyvét.app) utána!

olvassa el ezt a lépésről lépésre szóló útmutatót arról, hogyan vegye fel az ülés jegyzőkönyvét egy igazgatósági ülésen, amikor úgy érzi, hogy felhasználhatna néhány egyenes útmutatást.