mindannyiunknak 24 órája van egy nap alatt. De miért tűnik úgy, hogy egyesek képesek a legtöbbet kihozni a nap minden percéből? Hiszed vagy sem, nincs hatalmuk lelassítani az időt. Tudják azonban, hogyan kell megfelelően kezelni az idejüket.
szeretné tudni, hogyan válhat az időgazdálkodás mesterévé is? Kezdje a 20 szuper-hatékony időgazdálkodási tipp használatával.
időellenőrzés létrehozása.
amikor az időgazdálkodásról van szó, az első lépés, amit meg kell tennie, hogy megtudja, hol van az idő. Azt hiheti, hogy csak küld 30 perc e-maileket, de a valóságban ez a feladat a nap egy óráját elfogyasztja.
az idő nyomon követésének legegyszerűbb módja egy olyan alkalmazás letöltése, mint a RescueTime, a Toggl vagy a my app Calendar, hogy nyomon követhessen mindent, amit egy hétig csinál. Ezután hozzáférhet egy jelentéshez, hogy megtudja, mi lopja el az idejét. Ezzel az információval elvégezheti a megfelelő beállításokat.
állítson be egy határidőt az egyes feladatokhoz.
megállapítottam, hogy az egyes feladatok időkorlátjának beállítása megakadályozza, hogy eltereljem a figyelmemet vagy halogassam. Például, ha cikket akarok írni a blogomhoz, két órát adok magamnak. Tehát ha reggel 8-kor kezdtem, megpróbálom 10-ig megírni.
bizonyos értelemben játékgá válik.
mivel puffereket helyezek a feladatok és a tevékenységek közé, ha nem fejezem be időben a feladatot, akkor is dolgozhatok rajta anélkül, hogy beleélném magam valami másra fenntartott időbe.
használjon teendőlistát, de ne hagyjon fel feladatokat.
“minden cél és projekt kisebb részekből áll, amelyeket meg kell valósítani a cél elérése vagy a projekt befejezése érdekében. Készítsen teendőlistákat minden célhoz és projekthez, felsorolva az összes mérhető lépést, amelyet el kell végezni” – javasolja William Lipovsky.
” amellett, hogy koncentrálsz, ez motivál is, mivel képes vagy látni, amit már elértél, és ami még marad.”
ugyanakkor vannak olyan megszakítások, amelyek megakadályozhatják a feladat elvégzését. William azt javasolja, hogy “tegyen pontot arra, hogy mindig térjen vissza és végezze el ezeket a feladatokat, ha képes rá. Ez megkövetelheti, hogy korlátot állítson be az adott időpontban végzett feladatok számára.”
Tervezzen előre.
az egyik legrosszabb dolog, amit tehetünk, az ébredés a napi terv nélkül. Ahelyett, hogy arra koncentrálnál, hogy mit kell tenned, céltalanul vándorolsz, és gondoskodsz a triviálisabb ügyekről.
ezért mindig előre kell terveznie az alábbi lehetőségek egyikét;
- előző este. Mielőtt elhagyná a napi munkát, töltse az utolsó 15 percet az iroda megszervezésével és a holnap legfontosabb elemeinek listájának összeállításával.
- az első dolog reggel. A reggeli rutin során írja le a 3 vagy 4 legsürgetőbb és legfontosabb kérdést, amelyekkel ma foglalkozni kell, és dolgozzon azokon, amikor a legtermékenyebb.
töltse reggeleit a MITs-en.
Mark Twain egyszer azt mondta: “Ha az a munkád, hogy megeszel egy békát, akkor a legjobb, ha reggel megteszed. És ha az a dolgod, hogy megeszel két békát, a legjobb, ha előbb a legnagyobbat eszed meg.”
bruttó? Persze. De a lényeg, hogy Twain volt, hogy meg kell vigyázni a legnagyobb és legnagyobb kihívást jelentő feladatok reggel, más néven a legfontosabb feladatok (MITs) a nap.
van néhány oka annak, hogy ez egy ilyen hatékony időgazdálkodási trükk. Kezdőknek, általában az AM-ben van a legtöbb energia. Tehát jobb, ha ezeket a feladatokat akkor oldja meg, ha nem ürítik ki. Is, akkor használja, hogy az érzés a teljesítmény, hogy a többi a nap.
Tanulj meg delegálni/kiszervezni.
a delegálás és a kiszervezés kissé trükkös lehet. Egyesek számára nehéz hagyni, hogy valaki más olyan munkát végezzen,mint régen. Másoknak nincs idejük másokat kiképezni bizonyos feladatok elvégzésére.
a helyzet az, hogy a delegálás vagy a kiszervezés valós időmegtakarító, mivel csökkenti a munkaterhelést-ami azt jelenti, hogy több ideje van fontosabb feladatokra költeni vagy kevesebb munkát végezni. Vagy adja át a felelősséget a képzett csapattagoknak, vagy béreljen tapasztalt szabadúszót. És ha úgy dönt, hogy házon belüli képzést végez,akkor a kezdeti befektetés megéri-végül.
a félmunka megszüntetése.
“az állandó figyelemelterelés korában ostobán könnyű megosztani a figyelmünket a között, amit tennünk kellene, és amit a társadalom bombáz minket” – írja James Clear.
” általában az üzenetek, az e–mailek és a teendők igényeit egyensúlyba hozzuk, miközben megpróbálunk elérni valamit. Ritka, hogy teljes mértékben részt veszünk a feladatban.”
a Clear ezt a “félmunkát” nevezte el, és itt van néhány példa;
- jelentést írsz, de véletlenszerűen állj meg, hogy ok nélkül ellenőrizd a telefonodat.
- kipróbál egy új edzésprogramot, de pár nappal később új programra vált, mert online olvasott róla.
- miközben telefonon beszél, elméje az e-mail postafiókjába vándorol.
“függetlenül attól, hogy hol és hogyan esik a félmunka csapdájába, az eredmény mindig ugyanaz: soha nem vesz részt teljesen a feladatban, ritkán vállal el egy feladatot hosszabb ideig, és kétszer annyi időbe telik, hogy fele annyit teljesítsen” – teszi hozzá Clear.
a Clear megállapította, hogy a félmunka leküzdésének legjobb módja az, ha blokkolja “az egyik projektre való összpontosítás jelentős idejét, és minden mást megszüntet.”Például kiválaszt egy gyakorlatot, és csak arra a gyakorlatra összpontosít, miközben dolgozik. Ő is faragni néhány órát, hogy fordítson egy fontos projekt, de elhagyja a telefont egy másik szobában.
“a zavaró tényezők teljes kiküszöbölése az egyetlen módja annak, hogy mély, koncentrált munkába kerüljek, és elkerüljem a töredezett üléseket, ahol csak félmunkát végez.”
változtassa meg az ütemtervet.
ha ezt a cikket olvassa, akkor nyilvánvalóan azért van, mert hasznos időgazdálkodást szeretne felfedezni – és örömmel segítek Önnek. De ha időgazdálkodással küzd, a megoldás olyan egyszerű lehet, mint az ütemterv megváltoztatása.
például ahelyett, hogy 6:30-ig aludna, ébredjen egy órával korábban. Személyesen, találom 5:15am, hogy a nap legtermékenyebb ideje legyen, mivel időt ad a testmozgásra, a nap megtervezésére, az e-mailjeim áttekintésére, sőt az oldalsó projekteken való munkára anélkül, hogy zavarnák.
fontolja meg azt is, hogy hétvégén korábban ébredjen fel, és esetleg csökkentse a tévénézés mennyiségét.
hagyjon pufferidőt a feladatok és az értekezletek között.
az egyik feladatról vagy találkozóról a másikra való azonnali Ugrás jó időhasználatnak tűnhet, de valójában ellentétes hatása van. Időre van szükségünk, hogy megtisztítsuk az elménket, és feltöltődjünk sétálni, meditálni vagy csak álmodozni. Végül is az emberi agy egyszerre csak körülbelül 90 percig tud koncentrálni.
e szünet nélkül nehezebb koncentrálni és motivált maradni. A pufferidő ütemezése megakadályozhatja a következő találkozó késését is. A feladatok és az értekezletek közötti 25 perc ideális pufferidőt jelent.
Get szervezett és egyfeladatos.
az átlagos amerikai évente 2,5 napot tölt el rosszul elhelyezett tárgyak keresésével. Ennek eredményeként több mint 2 dollárt költünk.7 milliárd évente helyettesíti ezeket a tételeket. Ahelyett, hogy pazarolná mind az idejét, mind a pénzét, szervezzen.
Kezdje azzal, hogy mindennek van otthona, és győződjön meg arról, hogy a tárgyakat visszahelyezik oda, ahová tartoznak. A nap végén tisztítsa meg munkahelyét, és hozzon létre egy dokumentumkezelő rendszert.
és kezdje el az egyfeladatos feladatot. A legtöbb ember a multitaskingot említi, mint az elemek helytelen elhelyezésének fő bűnösét.
kövesse a 80-20 szabályt.
“a 80-20 szabályként is ismert Pareto-elv azt sugallja, hogy az eredmények 80% – a a ráfordított erőfeszítések 20% – áról származik. Ezt általában az értékesítésben használják, mivel az eladások 80% – a általában az ügyfelek 20% – át érinti” – írja Renzo Costarella egy korábbi naptári bejegyzésben.
“amikor arról van szó, hogyan kell kezelni az idejét, ez az elv is alkalmazható. Az eredmények 80% – a A műveletek 20% – át teszi ki.”
Renzo azt javasolja, hogy kezdje azzal, hogy minden nap “megnézi a menetrendjét vagy a tennivalókat. Az egyszerűség kedvéért próbálja meg, hogy le öt feladatot meg kell valósítani. Az elv használatával valószínűleg kiküszöbölheti a listán szereplő elemek többségét. Először természetellenesnek tűnhet, de a túlóra ez feltételezi, hogy növelje a legfontosabb feladatok erőfeszítéseit.”
használjon online naptárat.
a naptárak már régóta alapvető eszközei az időgazdálkodásnak. Az online naptárak azonban ezt a következő szintre emelték. Ez azért van, mert több eszközről is elérheti, könnyen ütemezheti az értekezleteket és találkozókat, emlékeztetőket állíthat be, időblokkokat hozhat létre, és ismétlődő eseményeket ütemezhet.
személy szerint a Google Naptárat használom. Szerintem ez a legjobb. De az Outlook és az Apple naptár is jól működik.
ne légy tökéletes.
ha maximalista vagy, soha semmi sem lesz elég jó. Ez azt jelenti, hogy újra és újra visszatérsz ugyanahhoz a feladathoz. Szerinted mennyire lesz produktív a napod ennek eredményeként?
tehát ne légy tökéletes. Nem létezik. Tégy meg minden tőled telhetőt és Lépj tovább.
csak mondja: “Nem.”
tudom, hogy nem akarsz senkit felzaklatni. De csak annyit tudsz kezelni. Ha már van egy teljes tányér, akkor utasítsa el a vacsora meghívását, vagy segítsen kollégáinak egy projektben, amíg nincs szabadideje.
csepegtetni keystone szokások.
Charles Duhigg, a “szokás hatalma” szerzője megalkotta a “keystone szokások” kifejezést.”De mik ezek? Egyszerűen fogalmazva, ezek olyan szokások, amelyek átalakíthatják az életedet, mint például a testmozgás, az étkezés nyomon követése, a napi rutinok fejlesztése és a meditáció.
ezek a szokások helyettesítik a rossz szokásokat, és más jó szokásokat keresnek. Ennek eredményeként egészségesebb, koncentráltabb és jobban alkalmas arra, hogy kezelje az idejét.
ne pazarolja az időt a várakozásra.
őszinte leszek. Nem tudok várni. Nem arról van szó, hogy türelmetlen vagyok. Csak tudom, hogy ezt az időt jobban el lehetne tölteni máshol.
azonban ahelyett, hogy pazarolnám ezt az időt, megtaláltam a módját, hogy a legjobbat hozzam ki belőle. Például egy váróteremben ülve elolvasok egy inspiráló könyvet, meghallgatok egy podcastot, vagy megtervezek egy közelgő blogbejegyzést.
távmunka.
tudtad, hogy az átlagos amerikai ingázás több mint 26 perc? És ami még rosszabb, hogy a napi ingázás egyre hosszabb. Add on-top az időt vesz igénybe, hogy készen áll, és könnyen látni, hogy mennyi időt pazarolt egyre és a munkából.
bár nem lehetséges minden munkához, a heti kétszeri távmunka hetente több órát takaríthat meg.
inspirációt találni.
amikor húzok, olyan inspiráló forrásokat használok, mint egy TED beszélgetés vagy életrajz. Ez egy egyszerű módja annak, hogy újra fellobbantsam a tüzet, hogy motiválttá és újra pályára álljak.
kötegelt hasonló feladat együtt.
ha kapcsolódó munkája van, kötegelje össze őket. Például ne válaszoljon az e-mailjeire és a telefonhívásaira a nap folyamán. Ütemezzen egy meghatározott időt ezeknek a feladatoknak a kezelésére.
az OK? A különböző feladatok Különböző típusú gondolkodást igényelnek. A kapcsolódó feladatok együttes adagolásával az agyad nem kapcsol át fogaskerekeket-ami azt jelenti, hogy kivágja ezt az időt az átirányításra.
kevesebb.
ez Leo Babauta taktikája. Elindította a Zen Habits blogot, amelyet mindenképpen el kell olvasni. Így, mit mond Leo arról, hogy kevesebbet tegyen.
kevesebbet csinálni nem azt jelenti, hogy ” a kevesebb több.”Ez azt jelenti, hogy “kevesebb jobb.”Ezt úgy érjük el, hogy lelassítunk, tisztában vagyunk azzal, hogy mit kell tennünk, és csak ezekre a dolgokra koncentrálunk. Ha ezt megteszi,minden műveletet számoljon. Ennek eredményeként akkor létre több értéket helyett csak takarmány.