1. Blog
2. HR menedzsment
3. Mi legyen a munkavállalói fájlban?

a munkavállalói fájl vagy a személyzeti nyilvántartás olyan dokumentumok csoportja, amelyek minden releváns információt tartalmaznak a munkavállaló vállalkozásában töltött idejéről, az álláspályázatuktól a lemondó levélig.

lehet, hogy zavaros, hogy mi legyen a munkavállalói fájlban, vagy kíváncsi, hogy mennyi ideig kell megőriznie az információkat. Ebben az útmutatóban létrehoztunk egy munkavállalói fájlok ellenőrzőlistát, amely segít összegyűjteni az összes megfelelő dokumentumot, és megválaszolni az esetleges gyakori kérdéseket.

miért van szükség munkavállalói fájlokra

ha egy alkalmazottról minden fontos információt egy helyen tárol, könnyen megtalálhatja a szerepével és felelősségével kapcsolatos releváns részleteket.

ez azt is jelenti, hogy bármilyen szükséges nyilvántartást készíthet abban az esetben, ha egy alkalmazott követelést nyújt be Önnel szemben. Ezért fontos, hogy a munkavállaló személyi aktáját naprakészen tartsa, és rendszeresen ellenőrizze az összes fájlt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden releváns dokumentum ott van.

ez segít megvédeni Önt az Önnel szembeni követelés esetén, mivel a munkavállalói fájl nyilvántartásként szolgál arról, hogy az egyén milyen támogatást és bánásmódot kapott a vállalkozáson belül.

mit kell tartani a munkavállalói fájlokban

a munkavállalói fájl tartalma személyenként változik, de úgy gondoljuk, hogy van néhány kulcsfontosságú szempont, amelyet be kell vonni.

a munkavállaló személyi aktájában szereplő dolgok a következők:

• álláspályázat, önéletrajz és kísérőlevél
• Oktatási és múltbeli foglalkoztatási információ
• szerep leírása
• állásajánlat levél és munkaszerződés
• vészhelyzet esetén elérhetőség
• képzési nyilvántartás
• bérszámfejtési és juttatási információk (de nem banki adatok)
• teljesítményértékelési űrlapok
• fegyelmi jelentések
• munkavállalói lemondási levél
• kilépési interjú dokumentációja
• a foglalkoztatással kapcsolatos egyéb dokumentumok

mi nem lehet a munkavállalói fájlokban?

minden olyan információt, amely nem releváns a munkavállaló szerepe szempontjából, például etnikai hovatartozását vagy a fogyatékossággal kapcsolatos részleteket, nem szabad belefoglalni a személyi aktájába.

Kerülje el a munkavállalóval kapcsolatos észrevételeket vagy véleményeket a fájljában: az információkat csak tényekre kell korlátozni.

kinek van joga megtekinteni a személyi nyilvántartásait?

mivel a dolgozói akták magánjellegű információkat tartalmaznak, mint például az otthoni cím vagy a fegyelmi eljárás részletei, biztosítani kell, hogy azok védettek legyenek, és a hozzáférés korlátozott legyen. Csak a munkavállaló maga, a közvetlen vezetője és a HR személyzet képes megtekinteni a fájlokat.

mennyi ideig kell megőrizni a munkavállalói fájlokat

a GDPR (általános adatvédelmi rendelet) 2018 májusában lépett hatályba, és szigorú szabályokat állapított meg a munkáltatók felelősségére vonatkozóan a munkavállalók adatainak védelme érdekében.

ne feltételezze, hogy megszabadulhat az alkalmazottak összes információjától, amikor elhagyják vállalkozását. Előfordulhat, hogy jogilag meg kell őriznie bizonyos adatokat, például a bérszámfejtési adatokat, és a legjobb gyakorlat, ha más információkat tart fenn, ha egy korábbi alkalmazott követelést nyújt be ön ellen. Ha törölte az értékelések nyilvántartását, fegyelmi eljárás vagy ellátások, nem lesz képes bizonyítékot szolgáltatni arra vonatkozóan, hogy betartotta a foglalkoztatási törvényeket.

sikertelen állásjelöltek esetében célszerű az adataikat a jelentkezés után legalább 6 hónapig megőrizni. A korábbi alkalmazottak esetében az általános szabályok a következők:

• munkaidő (annak részletei, hogy a munkavállaló mikor dolgozott Önnek) – 2 év
• bérszámfejtés és a szülési és apasági szabadság részletei – 3 év
• P45 / P60, személyi iratok és képzési nyilvántartások-6 év

a GDPR értelmében a munkavállalóknak joguk van ahhoz, hogy:

• milyen információkkal rendelkezik róluk, és hogyan használja azokat
• a nyilvántartások titkossága
• hogyan segíthetnek ezek a nyilvántartások a munkahelyi képzésben és fejlődésben

ha egy alkalmazott másolatot kér a róluk rendelkezésre álló adatokról, akkor 30 nap áll rendelkezésére.

hol kell tartani az alkalmazottak fájljait

az alkalmazottak dokumentumainak zárt, tűzbiztos szekrényben tartásának napjai sok vállalkozás számára gyorsan történelmévé válnak. Messze a legbiztonságosabb, legmegbízhatóbb módszer a munkavállalók személyi fájljainak egy helyen tartására a HR szoftveren belüli Tárolás.

a HR szoftverrel biztonságban tarthatja a fontos dokumentumokat, és korlátozhatja az azokhoz hozzáférők számát. Az alkalmazottak szerkeszthetik személyes adataikat, amikor frissíteni kell őket, felszabadítva az adminisztrációs időt magadnak.

mivel a szoftver a felhőben található, bárhonnan elérhető lesz. Ez hasznos lesz, mivel egyre több munkavállaló kezd távolról dolgozni, vagy rugalmas munkamódszerekkel rendelkezik, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy hetente néhány napig otthon dolgozzanak.

az alkalmazottak választ kaphatnak a szerepükkel vagy felelősségükkel kapcsolatos kérdéseikre, ha megtekintik a munkaszerződésüket és a munkaköri leírást a szoftveren. Ez csökkenti a felhasznált időt azáltal, hogy megválaszolja az alkalmazottak gyakori kérdéseit, így szabadon összpontosíthat vállalkozására.

a HR szoftver lehetővé teszi, hogy az összes alkalmazott fájlokat a saját biztonságos online adatbázis, így a nyugalmat.

vegye fel a kapcsolatot [email protected] vagy hívjon minket a 0333 014 3888 telefonszámon, hogy többet megtudjon a könnyen használható HR szoftverünkről.

vagy indítsa el az ingyenes próbaverziót még ma.

• mi az indukció?
• 5 HR alapok a kisvállalkozások számára
• mi az alkalmazotti kézikönyv?

a blog tartalma csak általános tájékoztató jellegű. Kérjük, ne támaszkodjon rá jogi vagy egyéb szakmai tanácsként, mivel nem ez a szándékunk. Erről további részleteket a weboldal Használati feltételeiben talál. Ha szakmai tanácsra van szüksége, kérjük, vegye fel a kapcsolatot.

érdemes elolvasni ezeket a cikkeket is