ez a dokumentum általános áttekintést nyújt arról, hogyan készíthet biztonsági másolatot és archiválhatja az UH e-maileket a Microsoft Outlook 2007 használatával Windows alapú számítógépen.

az e-mail biztonsági másolatának létrehozásának első lépése a tartalom megtisztítása. Törölje az összes e-mailt, amelyre nincs szüksége, vagy nem szeretne biztonsági másolatot készíteni. Különösen törölje az e-maileket olyan mellékletekkel, amelyekre már nincs szüksége, hogy helyet takarítson meg.

a következő lépés az, hogy a menteni kívánt e-maileket mappákba rendezze. Több mappát is létrehozhat a kapcsolódó e-mailek egy helyen történő tárolásához. Az e-mail ilyen módon történő megszervezése megkönnyíti a későbbi időpontban szükséges e-mailek visszaállítását.

e-mail biztonsági mentése

miután megszervezte az e-mailt, készen áll a biztonsági mentés megkezdésére. Egy e-mail mappa biztonsági mentéséhez először indítsa el az Outlook 2007 alkalmazást. Ezután kattintson a Fájl menüre, és válassza az Importálás és Exportálás lehetőséget…

a megnyíló ablakban válassza az Exportálás fájlba lehetőséget a műveletek listájából. Ezután kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.

a fájl létrehozása típusú mezőben válassza a személyes mappafájl (.pst), majd kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.

az exportálandó mappa kiválasztása mezőben válassza ki azt a mappát, amelyről biztonsági másolatot szeretne készíteni. Az alábbi ábrán az Inbox nevű mappát választották ki. Ellenőrizze almappák beillesztése ha az exportáló mappa almappákat tartalmaz. A Szűrő gomb lehetővé teszi a választási lehetőségek széles skáláját, hogy csak bizonyos üzeneteket exportáljon a mappába. Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.

a következő megnyíló ablakban az Outlook helyet kér az exportált fájl mentéséhez. Kattintson a Tallózás gombra az alapértelmezett hely megváltoztatásához. Válasszon egy könnyen megjegyezhető helyet, vagy mentse az asztalra a könnyű hozzáférés érdekében, ha cserélhető adathordozón (például flash meghajtón) tárolja. Ügyeljen arra, hogy az exportált fájl leíró nevet adjon. Az Opciók részben válassza ki az igényeinek leginkább megfelelő lehetőséget. Ezután kattintson a Befejezés gombra a folytatáshoz.

most megnyílik egy új ablak, amelyben kéri, hogy hozzon létre egy Microsoft személyes mappát. Adjon a mappának leíró nevet, például UH e-mail biztonsági másolatot, mint az alábbi minta ábrán. Adjon meg egy jelszót, ha jelszóval szeretné védeni a fájlt más felhasználóktól.

ez az. Most készített biztonsági másolatot a kiválasztott e-mail mappáról. Ha szeretné, megismételheti ezt a folyamatot más e-mail mappák biztonsági mentéséhez. A lemezterület és a kvóta felszabadításához törölheti a biztonsági mentést, vagy áthelyezheti őket az IMAP mappából a helyi merevlemezre. Az IMAP-mappából a helyi mappába történő áthelyezésre vonatkozó utasításokat lásd a http://www.hawaii.edu/askus/502 e-mail-üzenetek csökkentésének technikái című szakaszban.

e-mail visszaállítása személyes Fájlmappából

a jövőben előfordulhat, hogy vissza szeretné állítani az e-mailt az egyik biztonsági mentésből.
a helyreállítási folyamat elindításához először indítsa el az MS Outlook 2007 programot. Ezután lépjen a Fájl menübe, és válassza az Importálás és Exportálás lehetőséget…

a megnyíló ablakban válassza az Importálás lehetőséget egy másik programból vagy fájlból. Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.

a következő ablakban görgessen lefelé a fájltípusok listáján, majd válassza a lehetőséget személyes mappafájl (.pst). Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.

Ezután kattintson a Tallózás gombra, hogy megtalálja azt a személyes Mappafájlt, amelyből vissza szeretné állítani az e-mailt. Válassza ki a céljainak megfelelő opciót. Ebben az esetben egy biztonsági másolat.pst fájl jött létre a biztonsági mentési folyamat során korábban ebben a dokumentumban, hogy ez a fájl lesz visszaállítva. Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.

Ha létrehozott egy jelszót a pst fájlhoz, írja be a fájl megnyitásához. Ezután kattintson az OK gombra a folytatáshoz. Megjegyzés: nem kapja meg ezt a párbeszédpanelt, ha nem hozott létre jelszót.

Ezután válassza ki az importálni kívánt mappát. Ha a mentett mappának almappái voltak, akkor csak a visszaállítani kívánt almappát választhatja ki. Két lehetősége van arra is, hogy hova importálja a mappákat. Dönthet úgy, hogy importálja az elemeket az aktuálisan kijelölt mappába (kiemelve a navigációs ablaktáblában), vagy ugyanabba a mappába, amelyet már létrehozott az e-mail fiókjában. Az alábbi ábrán az opciót választották az e-mail visszaállításához a Személyes mappák (Beérkező levelek) mappájába. Mivel a személyes mappákba kerül, nem lesz tárolva az UH szerveren, ahol kvótát fogyasztana.

ez az. Az Outlook importálja az e-mail üzeneteket a személyes mappafájlból a kiválasztott e-mail mappába. Ezek az e-mail üzenetek mostantól az e-mail részét képezik.

automatikus archiválás

az e-mail mappák biztonsági másolatának létrehozásának másik lehetősége az Outlook automatikus archiválási funkciója. Viszonylag könnyű használni, és egyszerűen beállítható.

az automatikus archiválás automatikusan áthelyezi a réginek tekintett elemeket (az Ön által beállított preferenciát) egy archív fájlba, majd eltávolítja azt az e-mail mappából. Lehetősége van meghatározni, hogy mely mappák vannak automatikusan archiválva, valamint azt az időt, amelynek el kell telnie, mielőtt egy elemet réginek tekintenének.

az automatikus archiválás funkció elindításához először indítsa el az MS Outlook alkalmazást. Ezután kattintson az Eszközök menüre, majd válassza az Opciók lehetőséget. A megnyíló ablakban kattintson az Egyéb fülre. Végül kattintson az AutoArchive gombra.

a megnyíló ablakban kattintson a Futtatás automatikus archiválás minden jelölőnégyzetre. Adja meg az AutoArchive funkció futtatásához szükséges időt. Kiválaszthatja azt a lehetőséget is, amelyet az Outlook az AutoArchive szolgáltatás futtatása előtt kér. Ügyeljen arra, hogy jegyezze fel az alapértelmezett archív fájl helyét. Kattintson a Tallózás gombra, ha meg akarja változtatni az alapértelmezett fájl helyét. Kattintson az OK gombra a beállítások mentéséhez. Kattintson az Ok gombra a Beállítások ablakban, hogy visszatérjen az Outlook alkalmazáshoz.

automatikus archiválási beállítások

az e-mail fiók minden mappájához beállíthatja az automatikus archiválási beállításokat. Egy adott mappa beállításainak megadásához kattintson a jobb gombbal a mappára, majd válassza a menü Tulajdonságok parancsát. Az alábbi ábrán a beérkező levelek kiválasztása történt.

Ezután kattintson az AutoArchive fülre. Konfigurálja az opciókat, ahogy jónak látja. Választhat, hogy áthelyezi a régi elemeket egy archív fájlba, vagy csak törli az elemeket együtt. Kiválaszthatja az alapértelmezett archiválási beállításokat is, vagy különböző beállításokat adhat meg minden archiválni kívánt mappához. Kattintson az OK gombra a módosítások mentéséhez.

Archivált elemek importálása az eredeti mappákba

a jövőben előfordulhat, hogy vissza szeretné állítani az archivált fájlban lévő elemeket. Van több lehetőség, hogy ezt. Visszaállíthatja az archivált elemeket a postaládájába (az eredeti helyükre), importálhatja az archivált elemeket egy új mappába, vagy megnyithatja az archivált fájlt, és manuálisan átmásolhatja a szükséges elemeket.

az Outlook programban lépjen a Fájl menübe, és válassza az Importálás és Exportálás lehetőséget… A megnyíló ablakban válassza az Importálás lehetőséget egy másik programból vagy fájlból. Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.

a következő ablakban görgessen lefelé a fájltípusok listáján, majd válassza a lehetőséget személyes mappafájl (.pst). Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.

Ezután kattintson a Tallózás gombra az archivált fájl megkereséséhez, amelyből vissza szeretné állítani az e-mailt. Válassza ki a céljainak megfelelő opciót. Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.

Ezután válassza ki az importálni kívánt archív fájlt. Ellenőrizze az almappák felvétele jelölőnégyzetet, hogy biztosan visszaállítsa az összes e-mailt. Ezután kattintson az elemek ugyanabba a mappába történő importálásának lehetőségére: az üzenetek visszaállítása eredeti helyükre, mielőtt archiválták volna őket. Kattintson a Befejezés gombra az e-mail importálásához.

ez az. Az Outlook importálja az e-maileket az archív fájlból, és visszahelyezi őket az eredeti helyükre. Ezek az e-mail üzenetek mostantól az e-mail részét képezik.

Archivált elemek importálása új mappába

ennek a folyamatnak az első lépése egy új mappa létrehozása az Outlook programban Az Archivált elemek mentéséhez. Ehhez lépjen az Outlook Fájl menüjébe, válassza az új lehetőséget, majd kattintson a mappa elemre…

ezután adjon nevet a mappának. A mappa tartalma: szövegmezőben válassza a Mail and Post Items lehetőséget. Ezután válassza ki, hol szeretné létrehozni az új mappát. Az alábbi ábrán Az Archivált elemek nevű új mappát a hdtest E-mail mappa gyökerében hozták létre.

miután létrehozott egy új mappát az archivált elemek mentéséhez, készen áll az archivált fájl importálására. Ehhez először kattintson egyszer az éppen létrehozott új mappára annak kiválasztásához. Ezután lépjen a Fájl menübe, és válassza az Importálás és Exportálás lehetőséget… A megnyíló ablakban válassza az Importálás lehetőséget egy másik programból vagy fájlból. Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.

a következő ablakban görgessen lefelé a fájltípusok listáján, majd válassza a lehetőséget személyes mappafájl (.pst). Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.

Ezután kattintson a Tallózás gombra az archivált fájl megkereséséhez, amelyből vissza szeretné állítani az e-mailt. Válassza ki a céljainak megfelelő opciót. Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.

Ezután válassza ki az importálni kívánt archív fájlt. Ellenőrizze az almappák felvétele jelölőnégyzetet, hogy biztosan visszaállítsa az összes e-mailt. Ezután kattintson az elemek importálásának lehetőségére az aktuális mappába, hogy visszaállítsa az üzeneteket a létrehozott új mappába. Kattintson a Befejezés gombra az e-mail importálásához.

ez az. Az Outlook importálja az e-maileket az archív fájlból, és elhelyezi őket a létrehozott új mappába. Ezek az e-mail üzenetek mostantól az e-mail részét képezik.

Archivált fájlból származó elemek kézi másolása

az archivált fájlból származó e-mailek visszaállításának utolsó lehetősége az archivált fájl megnyitása, és csak a visszaállítani kívánt elemek másolása. Ehhez lépjen a Fájl menübe, válassza a Megnyitás lehetőséget, majd kattintson az Outlook adatfájl parancsra…

Ezután keresse meg az archivált fájl helyét. Válassza ki, majd kattintson a Megnyitás gombra. Az Outlook ezután a Mappalistába helyezi. Ezután megnyithatja, és átmásolhatja azokat az elemeket, amelyeket át szeretne helyezni, egyszerűen rákattintva és húzva az elemet a kívánt helyre. Alternatív megoldásként egyszerűen megtekintheti az elemeket, amíg azok az archivált mappában vannak.

ha végzett az archivált fájllal, kattintson a jobb gombbal az archivált fájlra, majd kattintson az “archív mappák bezárása” gombra az archív fájl eltávolításához a mappalistából.