mindennapi életünkben folyamatosan feltételezések szerint működünk. Feltételezzük, hogy a riasztónk a tervek szerint megszólal, és időben felébredünk. Feltételezzük, hogy az autóink minden reggel elindulnak, és gond nélkül megyünk dolgozni. PMs-ként feltételezéseket teszünk a projektmenedzsmentben is.

a helyzet az, hogy a feltételezések bármikor tévesnek bizonyulhatnak, hatékonyan csavarkulcsot dobva a terveinkbe. Ezért projektmenedzserként kritikus fontosságú megérteni, hogy milyen projektfeltevések vannak, és hogyan lehet azokat megfelelően azonosítani az egyes projektek tervezési szakaszában.

További információ a projektfeltevésekről, többek között arról, hogyan különböztetik meg őket a projekt korlátaitól és függőségeitől.

mik a feltételezések a projektmenedzsmentben?

a Project Management Institute szerint a feltételezés minden olyan projekt tényező, amely igaznak, valósnak vagy bizonyosnak tekinthető empirikus bizonyíték vagy demonstráció nélkül. Reálisan szólva lehetetlen megtervezni egy projektet néhány feltételezés nélkül. A legfontosabb az, hogy tudjuk, hogyan kell észrevenni ezeket a feltételezéseket, és biztosítékokat kell bevezetni annak érdekében, hogy ha bármely feltételezés hamisnak bizonyul, a projekt megvalósítására gyakorolt hatás minimális legyen.

fontos megjegyezni, hogy minden projekt feltételezés potenciális kockázatot jelent. Ez az oka annak, hogy a feltételezéselemzés a kockázatkezelési tervezés olyan kritikus eleme, és ezért minden PM-nek meg kell értenie, hogyan kell megfelelően értékelni, dokumentálni és kommunikálni a feltételezéseket a projekt tervezésekor.

Projektfeltevések példák

nézzük meg egy kicsit közelebbről azokat a feltételezéseket, amelyek hatással lehetnek bármely projektre. A projektfeltevések néhány különböző kategóriába tartozhatnak, beleértve az erőforrás-feltételezéseket, a költségvetési feltételezéseket és a hatókör-feltételezéseket.

íme néhány konkrét példa a projekt feltételezéseire:

• hozzáférhet a projekt befejezéséhez szükséges összes erőforráshoz, mind emberi, mind anyagi szempontból.
• a projektcsapat tagjai rendelkeznek azokkal az erőforrásokkal, amelyekre szükségük van az egyéni feladatok időben történő elvégzéséhez, a speciális berendezésektől és szoftverektől kezdve a munkaidő alatti áramig.
• a személyi költségek nem változnak a projektciklus alatt.
• az egyéb anyag-és erőforrás-költségek a projekt teljes időtartama alatt egységesek maradnak.
• a napi műveletek összköltsége nem fog növekedni.
• minden berendezés működőképes lesz a projektciklus során.
• a projekt hatóköre az életciklus során nem változik.

mik a projekt korlátai?

sok új projektmenedzser esetében a projektfeltevések, korlátok és függőségek közötti különbség nem olyan egyértelmű. Most nézzük meg a projekt korlátait, és hogyan különböznek a feltételezésektől.

egyszerűen fogalmazva, a korlátok azok a korlátozások, amelyeken Önnek és a projekt csapatának tagjainak együtt kell működniük. A projektmenedzsment szempontjából a korlátozások gyakran a következőképpen néznek ki:

• a projekt költségvetése
• a projekt idővonala
• a projekt erőforrásai

mindhárom elemnek előre meghatározott korlátai vannak, amelyek korlátozzák a projekt befejezését. A projekt kijelölt költségvetésén belül kell dolgoznia, hogy a projektet az ütemezett ütemtervnek megfelelően szállítsa, az Önhöz, a csapattagokhoz és a projekt érdekeltjeihez rendelt erőforrás-allokáció felhasználásával.

mik a projektfüggőségek?

most, hogy megkülönböztettük a korlátokat a feltételezésektől, beszéljünk a projektfüggőségekről. Lényegében a projektfüggőség minden olyan feladat vagy tevékenység, amely egy másik befejezésétől vagy kezdeményezésétől függ. Ha például a projekt nem léphet a következő szakaszba, amíg egy adott elemet az ügyfél vagy az érdekelt fél jóvá nem hagy, akkor a következő szakasz függőséget jelent.

egyes esetekben a projektkorlátozások függőségekhez vezetnek. Például, ha a csapatban csak egy tervező dolgozik több tervezési elemen, akkor ezek az elemek mindegyike függ a másiktól. Az egyik tervező kényszere függőségeket eredményez.

projektfeltételek, korlátok és függőségek tervezése

mi a hatókörkezelés? Projektmenedzserként az összes lehetséges feltételezés, korlátozás és függőség megtervezése kulcsfontosságú a projekt időben és költségvetésben történő megvalósításának biztosításához. Természetesen mind a tervezés, mind a kivitelezés sokkal egyszerűbbé válik olyan megbízható projektmenedzsment szoftverekkel, mint a Wrike.

a Wrike testreszabható és interaktív projektmenedzsment eszközeivel megjelenítheti és feltérképezheti a projekt teljes idővonalát, megtudhatja, hogyan magyarázhatja el az órákat az ügyfélnek egy projekthez, a scope baseline vs scope utasításhoz és a kritikus úthoz a függőségek azonosítása és a feltételezések és korlátok tervezése érdekében. Könnyen használható erőforrás-kezelő eszközökkel kezelheti csapata munkaterhelését, és valós időben figyelemmel kísérheti a projekt előrehaladását.

tedd Wrike dolgozni a következő projekt, és nézd meg a különbséget magad — iratkozzon fel az alábbi kezdeni az ingyenes kéthetes próbaverzió!