orvosi nyilvántartások nyilvántartási rendszerei
háromféle numerikus nyilvántartási rendszert használnak általában az orvosi nyilvántartások benyújtására – egyenes numerikus, termináljegyű és középső számjegy.
egyenes numerikus bejelentés
egyenes numerikus bejelentés a nyilvántartások pontos növekvő sorrendben történő benyújtására utal az orvosi nyilvántartási szám szerint. Így egyidejűleg az összes számozott rekord növekvő sorozatban lenne a bejelentő polcokon. Pl., a következő négy orvosi nyilvántartást a következő sorrendben kell benyújtani egy polcon: 65023, 65024, 65025 és 65026.
nyilvánvaló, hogy egyszerű dolog ötven folyamatos nyilvántartást kihúzni a bejelentési területről tanulmányi célból vagy inaktív tárolás céljából. Az ilyen típusú nyilvántartó rendszer talán a legnagyobb előnye, hogy a személyzetet könnyű kiképezni a vele való együttműködésre. A bejelentésnek ez a megközelítése azonban bizonyos hátrányokkal jár. Ez könnyen misfile, mivel a személyzet figyelembe kell vennie az összes számjegye a rekord számát egy időben, amikor bejelentés rekord. Minél nagyobb a számjegyek száma, amelyeket vissza kell hívni a bejelentéskor, annál nagyobb a hiba esélye. A számok megváltoztatása gyakori: a 65424 orvosi nyilvántartás 56524 rekordként hibás lehet.
az egyenes numerikus iktatás komolyabb problémája, hogy a legnehezebb iktatási tevékenység a területre koncentrálódik, az új rekordok maximális számával. Az ilyen területeken egyidejűleg nyilvántartást benyújtó több alkalmazott köteles egymás útjába kerülni. Mivel a személyzet általában a legfrissebb nyilvántartások területén nyújt be bejelentést, nem lehet a fájl egy részének felelősségét egy alkalmazottra hárítani.
Terminal digit filing
hatjegyű vagy hétjegyű szám használható, és kötőjellel három részre osztható, amelyek mindegyike általában két számjegyet tartalmaz. A számon belül az elsődleges számjegyek az utolsó kettő, a másodlagos számjegyek a középső kettő, a harmadlagos számjegyek pedig az első két vagy három számjegy.
a terminál számjegyű iktatásban 100 elsődleges szakasz van, 00-tól 99-ig. A személyzetnek először meg kell vizsgálnia az elsődleges részt a nyilvántartások benyújtásakor. Minden elsődleges szakasszal, a rekordok csoportjait a másodlagos számjegy szerint illesztik össze, a helyes másodlagos számjegyek szakasz megkeresése után, az orvosi nyilvántartás munkatársai számsorrendben, a harmadlagos számjegyek szerint. Az orvosi nyilvántartásokban a második harmadlagos számjegy minden rekorddal változik.
vegye figyelembe a következő példát egy termináljegyű fájlban
| 66-31-06 | 98-11-38 | 98-99-50 |
| 67-31-06 | 99-11-38 | 99-99-50 |
| 68-31-06 | 00-12-38 | 00-00-51 |
| 69-31-06 | 01-12-38 | 01-00-51 |
a terminális számjegyű iktatási módszert hat szám segítségével írják le, de mint korábban említettük, öt, hét vagy akár kilenc számjegy használatára is adaptálható. Ötjegyű számmal három részre lehet bontani, az alábbiak szerint:
| 7-65-43 | 0-00-01 | stb. |
| hét számjegyű, a szakítás lehet: | ||
| 765-43-21 | 000-00-01 | stb. |
a terminal digit iktatásnak számos előnye van. Amikor új rekordokat adnak a polcokhoz, azok terminálszámai egyenlően oszlanak meg a polcok 100 elsődleges szakaszában. Minden 100. új orvosi nyilvántartást újra benyújtanak a polcok ugyanazon elsődleges részében.
elkerülhető az akadály, amely egyenes numerikus iktatást eredményez, ha ugyanazon a területen több alkalmazott is bejelentkezik. A polcok egyes részeiért a személyzet felelős. Amikor négy alkalmazott jelentkezik, az első személyzet felelős a 00-24 terminál számjegyű szakaszokért, a második 25-49, a harmadik 50-74, a negyedik pedig 75-99.
mivel a regisztrációs számokat továbbra is egyenes számsorrendben rendelik hozzá, a munka egyenletesen oszlik meg az egyes szekciók minden munkatársa között. A 463719, a 453720 és a 463721 számok szigorú sorrendben vannak hozzárendelve, de a rekordokat a “19”, “20” és “21” terminálszám szakaszban kell benyújtani.
inaktív rekordokat lehet húzni az egyes terminál számjegyű szakaszokból, amikor új rekordokat adnak hozzá. Ily módon az egyes elsődleges szakaszokban lévő rekordok mennyisége szabályozható, és megakadályozható a nagy hiányosságok a fájlban, amelyek a rekordok visszahelyezését igénylik. Ez a hangerőszabályzó egyszerűsíti a bejelentő berendezések tervezését is.
előnyei terminál számjegy bejelentés
Misfiling jelentősen csökken a használata terminál számjegy bejelentés. Mivel a személyzet egyszerre csak egy számjegypárral foglalkozik, a számok átültetése kevésbé valószínű. Még akkor is, ha a harmadlagos számjegyeket háromra növelik, például 245-68-90, három számjegy visszahívása könnyebb, mint hét.
az orvosi nyilvántartási asszisztens képzési ideje általában egy kicsit hosszabb a terminál számjegyrendszernél, mint az egyenes numerikus iktatásnál, de a személyzet többsége néhány nap alatt megtanulhatja.
az iratpolcok kezdeti beállítása már a kezdeti szakaszban szükséges lehet, ami több polcegységet igényelhet, mivel a bővítési képességeket meg kell tervezni a teljes orvosi nyilvántartás területére.
középső számjegyű iktatás
ebben a módszerben a személyzeti fájlok számjegypárok szerint, mint a terminál számjegyű iktatásban. Másrészt az elsődleges, másodlagos és harmadlagos számjegyek különböző pozíciókban vannak. A hatjegyű szám középső számjegypárjai az elsődleges számjegyek, a bal oldali számjegyek a másodlagos számjegyek, a jobb oldali számjegyek pedig a harmadlagos számjegyek
| 76 | — | 68 | — | 96 |
| másodlagos | elsődleges | harmadlagos | ||
| az alábbiakban látható egy minta sorozat a középső számjegyű fájlban | ||||
| 76-68-96 | 99-68-96 | |||
| 76-68-97 | 99-68-97 | |||
| 76-68-98 | 99-68-98 | |||
| 76-68-99 | 99-68-99 | |||
| 77-68-00 | 00-69-00 | |||
| 77-68-01 | 00-69-01 | |||
a megadott példából a személyzet láthatja, hogy a 100 rekordból álló blokkok (pl., 76-78-00-76-78-99) egyenes numerikus sorrendben vannak.
ennek számos előnye van:
- először is egyszerű 100 egymás után számozott rekordot kihúzni kutatási célokra.
- másodszor, az egyenes numerikus rendszerről a középső számjegyrendszerre történő átalakítás sokkal egyszerűbb, mint a terminál számjegyrendszerre való áttérés.
- harmadszor, az egyenes numerikus fájlból kihúzott 100 rekord blokkjai pontos sorrendben vannak a középső számjegyű iktatáshoz.
a középső számjegyű iktatás a rekordok egyenletesebb eloszlását biztosítja, amely egyenes numerikus iktatást végez, bár nem egyenlő a terminál számjegyű iktatórendszer által elért egyenleggel.
mint a terminál számjegyű iktatásban, a személyzet számjegypárokkal, nem pedig hat vagy hét számjeggyel iktat; ezért a rossz iktatás csökken.
a középső számjegyű iktatásnak vannak bizonyos hátrányai. Több képzésre lehet szükség, mint az egyenes numerikus vagy terminál számjegyű iktatás.