Bevezetés

a legtöbb szervezet irányítási rendszerének részeként használja az eljárásokat. A helyesen kidolgozott eljárások az ellenőrzés fontos formája lehetnek, de a rosszul megtervezett eljárások a szervezetet a szükségesnél nagyobb kockázatnak teszik ki az üzleti és az alkalmazottak számára.

az eljárásokat gyakran olyan személy írja, aki jól ismeri a munkát, és aki maga határozta meg, hogy mi a legjobb módszer a munka elvégzésére. Ez kockázatot jelenthet abban, hogy:

• azok, akiknek később követniük kell az eljárást, nem rendelkezhetnek az eljárás írójának szaktudásával vagy tapasztalatával
• az eljárás kétértelmű lehet vagy félreértelmezhető
• az eljárás kodifikálhatja és átadhatja a nemkívánatos gyakorlatokat másoknak.

ez a megjegyzés egy általánosan elfogadott, háromlépcsős eljárást vázol fel az alacsony kockázatú eljárások létrehozására.

• az igény megállapításának első szakasza az a folyamat, amelynek során a szervezet eldönti, hogy szükség van-e egy eljárásra, és mi lehet annak célja.
• a második szakasz, a feladatelemzés minden eljáráshoz hasznos. Ez képes folyamatábrákat, valamint írott, lépésről-lépésre. Ez a szakasz a műszaki megjegyzés középpontjában áll.
• a harmadik szakasz, amely magában foglalja az eljárástervezet szigorú kockázatelemzésnek való alávetését, az üzleti szempontból kritikus és a biztonság szempontjából kritikus eljárások esetében indokolt. Erre az eljárási HAZOP folyamat, amely külön műszaki megjegyzés tárgya, az ajánlott megközelítés.

ebben a megjegyzésben a következő meghatározásokat használjuk:

• feladat – az eljárás követésével elérendő üzleti cél;
• eljárás – a feladat elvégzéséhez szükséges utasítások írásbeli sorrendje, általában lépések sorozataként;
• lépés – egy eljárás vagy feladat első összetevője vagy eleme.

a szükséglet megállapítása

a szervezetek feladataikat teljesítik céljaik elérése érdekében. A funkciók általában embereket és berendezéseket érintenek. A funkciók hatékonysága és hatékonysága, valamint kölcsönhatásuk módja meghatározza magának a szervezetnek a hatékonyságát és hatékonyságát, és kritikus lehet annak meghatározásában, hogy a szervezet céljait elérik-e, és ha igen, milyen mértékben.

azokat a funkciókat, amelyeket az emberek szervezeti környezetben látnak el, általában feladatok formájában határozzák meg, amelyek mindegyike konkrét célkitűzésekkel rendelkezik. Magukat a feladatokat általában eljárások formájában határozzák meg.

az Értékkezelés a leggyakrabban alkalmazott megközelítés annak biztosítására, hogy a szervezet által végzett funkciók megfelelnek a célnak az általános célok elérése szempontjából. Ha az értékkezelési tevékenységből eredő feladatokat a szervezet jelenleg nem, vagy más módon végzi, akkor új eljárásokat kell létrehozni, vagy a régieket át kell alakítani, hogy a szükséges funkcionális outputok elérhetők legyenek.

az értékkezelésnek minden egyes feladat esetében egyértelműen meg kell határoznia a feladat célját, kifejezve az elvégzendő funkcióhoz való hozzájárulását és az elérendő célokat. Meghatározhatja továbbá a rendelkezésre álló bemeneteket, a kulcsfontosságú kölcsönhatásokat és a biztosítandó szükséges kimeneteket.

az Értékkezelés önálló műszaki megjegyzés tárgyát képezi.

hierarchikus feladatelemzés

a feladat céljának meghatározása után a feladatelemzés az eljárást lépések sorozataként határozza meg, megfelelő mennyiségű információval és részletességgel. Az egyik hasznos forma, a hierarchikus feladatelemzés (HTA) magában foglalja a legmagasabb szintű feladat megkezdését és másodlagos szintű lépésekre bontását, majd a lépések további lebontását alacsonyabb szintű lépésekre, bármilyen részletességgel megfelelő és szükséges.

a bomlás mértéke attól függ, hogy ki hajtsa végre a lépést, annak fontosságát és a munkakörnyezetet, amelyben végrehajtják. A legképzettebb munkavállalók számára, jó munkakörülmények között és kevés időnyomással a munka befejezéséhez elegendő lehet a legmagasabb szintű feladat kimutatása. Mások számára lehet, hogy sokkal részletesebb szintekre kell menni.

a bomlás szintjének, az egyes lépések részletességének és az információ bemutatásának módjának tükröznie kell a teljesítményformáló tényezőket is, mint például:

• a lépés sikeres végrehajtásához szükséges készség, tudás, tapasztalat és ismeret szintje a rendelkezésre álló szinthez képest
• a rendelkezésre álló képzés és felügyelet szintje
• a munkakörülmények és a hibamentes viselkedés elősegítése
• az eljárás során az időben történő döntéshozatalhoz kapcsolódó stressz és sürgősség szintje
• egyéb tevékenységek, amelyeknek meg kell ugyanakkor kerül sor, amely versenyezhet a munkavállaló figyelméért.

a hierarchikus feladatelemzések példáit az 1., 2. és 3. ábra mutatja be. Valaki, aki tapasztalt, képes lehet válaszolni a kérésre, ‘kérem, készítsen nekem két szelet pirítóst cumquat lekvárral’ kidolgozás nélkül, de mások további részleteket igényelhetnek, a szintet attól függően, hogy ismerik-e a kenyérpirítást, a konyha elrendezését stb.

1. ábra: példa feladatelemzés, magas szintű

2. ábra: példa feladatelemzés, további részletek

3. ábra: Példa feladatelemzés, finom részlet

a pirítós elkészítése triviális, mechanisztikus feladat, amely nem igényel nagyobb döntéseket, de a legtöbb ember megérti, és megmutatja az elemzés formáját. A gyakorlatban ez a fajta hierarchikus elemzés sokkal bonyolultabb és kritikusabb feladatokra alkalmazható, amelyek megítélést és döntéshozatalt igényelhetnek. Az ilyen feladatok magukban foglalhatják a vállalkozás több területén folytatott interakciókat, az ügyfelekkel és a beszállítókkal folytatott kommunikációt, a kereskedelmi ellenfelekkel folytatott tárgyalásokat, az irányítási vagy szabályozási követelményeknek való megfelelést vagy az érzékeny humánerőforrás-ügyek kezelését.

az eljárásokat olyan részletességgel lehet megírni, amely megfelel a várhatóan jelenlévő teljesítményformáló tényezőknek. A feltételezett és megkövetelt teljesítményformáló tényezőket az eljárás leírásának részeként kell meghatározni.

működési bontási mátrix

további részleteket kell létrehozni a hierarchikus feladatelemzés kiegészítésére és az üzleti műveletekben használható eljárássá alakítására. A közös forma egy működési bontási mátrix.

a működési bontási mátrix általában minden lépéshez tartalmazza a következők leírását:

• az elvégzendő műveletek
• a berendezésekre vonatkozó követelmények
• a lépés elején érvényes feltételek
• mit kell elérni a lépés sikeres befejezése előtt
• a lépés végén érvényes feltételek
• a lépés végrehajtásához szükséges kommunikációs csatornák a lépés (azaz az egyének és csoportok között)
• a helyes döntések meghozatalához szükséges információk, beleértve a tesztek elvégzésének módját és a döntések kritériumait.

az 1.táblázat egy működési bontási mátrix tervrajzát tartalmazza.

1. táblázat: működési bontási mátrix

eljárási HAZOP

a fontos eljárásokat a tervezési folyamat részeként stressz-tesztnek kell alávetni. Az eljárási HAZOP az a megközelítés, amelyet erre ajánlunk. Ez a folyamat időigényes lehet, ezért csak biztonságkritikus vagy üzleti szempontból kritikus eljárásoknál kell figyelembe venni; sok esetben csak az ilyen eljárások legkritikusabb lépéseihez használható.

az eljárási HAZOP részletes leírását külön műszaki megjegyzés tartalmazza.