ebben a cikkben több módot mutatunk be a dokumentumok beolvasására és e-mailben történő elküldésére. Megmutatjuk a különböző technikákat, mint például:

• hogyan kell használni a nyomtató Szkennelés e-mailbe funkcióját
• hogyan kell beolvasni a számítógépről
• hogyan kell beolvasni a telefont
• hogyan kell csatolni a dokumentumot egy e-mailhez

azt is megmutatjuk, hogyan alakíthatja át a dokumentumot digitális dokumentummá, amelyet Ön és a címzett online aláírhat.

kezdjük.

használja a nyomtató Szkennelés e-mailbe funkcióját?

az e-mailbe szkennelés gyors és hatékony módszernek tűnhet egy dokumentum beolvasásához és online elküldéséhez. És ez így van, csak nem minden dokumentum és címzett számára.

a “Szkennelés e-mailbe” funkció használatának egyik fő hátránya annak a kockázata, hogy a dokumentum nem éri el a címzettet.

a “Szkennelés e-mailbe” funkció használatakor nehezebb ellenőrizni, hogy a megadott e-mail cím helyes-e, mert előfordulhat, hogy nem kap hibaüzenetet, ha helytelenül adta meg. Nem kap figyelmeztetést, ha a címzett megváltoztatta az e-mail címét, vagy ha a beérkező levelek is megteltek.

a címzettek szintén nem tudnak válaszolni a nyomtatóról küldött üzenetekre, mivel a visszaküldött e-mail cím “nem válasz” címként jelenik meg. Ritkán szabhatja testre az üzenetét, és nem fog hallani a címzettektől, ha megpróbálnak kapcsolatba lépni Önnel az üzenetben szereplő e-mail címmel.

ha használni szeretné a “Szkennelés e-mailbe” funkciót, akkor csak akkor tegye meg, ha személyesen megerősítheti, hogy az e-mail elérte a rendeltetési helyét, és csak olyan dokumentumokkal használja ezt a funkciót, amelyek nem túl fontosak, mivel előfordulhat, hogy az első próbálkozásra nem jutnak át.

tehát mit kell tennie helyette?

A Jobb Alternatíva: Dokumentum beolvasása és e-mail küldése (+ aláírás vagy aláírás kérése) biztonságos és praktikus módon

Íme néhány módszer a dokumentum online beolvasására, e-mailbe küldésére, sőt aláírására a “Szkennelés e-mailbe” funkció használata nélkül:

Dokumentum beolvasása

a dokumentum beolvasása bármilyen szkennerrel vagy többfunkciós nyomtatóval:

hogyan lehet beolvasni Windows rendszeren

a Windows beépített módszerrel rendelkezik a dokumentumok beolvasásához, így ehhez nem kell másik alkalmazást vagy szoftvert használni.

itt van, hogyan:

1. nyissa meg a Start menüt
2. keresse meg a szkennelési alkalmazást, majd kattintson rá a megnyitásához. Ha nem találja, akkor a bal alsó sarokban található keresőeszköz segítségével kereshet rá.
3. miután megnyitotta a szkennelési alkalmazást, az jelzi, ha a szkenner nincs csatlakoztatva, ebben az esetben ellenőriznie kell, hogy a szkenner be van-e kapcsolva és megfelelően csatlakoztatva van-e.
4. válassza ki a listából a használni kívánt szkennert, és azt a fájltípust, amellyel a beolvasásokat menteni szeretné. Ha csak képet szeretne, a PNG és a JPEG egyaránt nagyon gyakori formátum.
5. a szkennelés megkezdéséhez helyezze a dokumentumot a lapolvasóba lefelé, majd lépjen a Továbbiak megjelenítése > előnézet elemre a dokumentum korai megtekintéséhez.
6. a kép beállításait (például a szín-vagy szürkeárnyalatos módokat és a képfelbontást) a “Továbbiak megjelenítése” funkcióval is módosíthatja.
7. várjon, amíg a lapolvasó befejezi a dokumentum előnézeti beolvasását, majd megjeleníti a dokumentumot a képernyőn. Ha a dokumentum nem megfelelően van beállítva vagy nem megfelelően van elhelyezve, javítsa ki a helyét a lapolvasóban, majd tekintse meg újra az előnézetet.
8. miután elégedett a pozícionálással, kiválaszthatja a beolvasni kívánt területet kattintással és húzással. Miután kiválasztotta a beolvasni kívánt területet, kattintson a “Szkennelés”gombra.
9. ismételje meg ezt a folyamatot minden beolvasni kívánt oldallal.
10. várjon, amíg a szkennelés készen áll, és sikeresen digitalizálja a dokumentumot.

ne felejtse el menteni a dokumentumot egy olyan mappába, amelyre emlékezni fog. A dolgok megkönnyítése érdekében az asztalra is mentheti, így nem fog hiányozni.

hogyan kell beolvasni a Mac

a Mac számítógép is van egy előre beprogramozott eszköz segítségével a szkenner. Itt van, hogyan kell használni:

1. készítse elő a dokumentumokat.
2. nyissa meg az Előnézet alkalmazást.
3. nyissa meg a > Importálás a szkennerből fájlt, és válassza ki a szkennert.
4. ha nem látja a lapolvasó listáját, ellenőrizze, hogy a lapolvasó be van-e kapcsolva, és be van-e dugva.
5. megjelenik az “Importálás” párbeszédpanel, ahol az előnézeti vizsgálat készül.
6. Most kiválaszthatja a szkennelési lehetőségeket. Ha szükséges, módosítsa a dokumentum színét, típusát, méretét, tájolását és egyéb részleteit.
7. kattintson a “Scan” gombra a szkennelés megkezdéséhez, és az alkalmazás értesíti Önt, ha teljesen digitalizálta a dokumentumot.
8. ismételje meg ezt a folyamatot minden beolvasni kívánt oldallal.

most már rendelkezik a dokumentum digitalizált verziójával. Ne feledje, hogy melyik mappába mentette a dokumentumot, vagy mentse az asztalra, hogy ha elkészült, láthassa a képernyőn.

hogyan lehet beolvasni iOS rendszeren

a dokumentumot szkenner nélkül is beolvashatja az iPhone vagy iPad beépített kamerájával. Itt van, hogyan:

1. készítse elő a dokumentumot úgy, hogy sík felületre helyezi, jó megvilágítással.
2. nyissa meg a Notes alkalmazást iPad vagy iPhone készülékén.
3. hozzon létre egy új jegyzetet, vagy válasszon ki egy már létező jegyzetet a beolvasott dokumentum hozzáadásához.
4. érintse meg a képernyő alján található kamera ikont.
5. érintse meg a “dokumentumok beolvasása”elemet.
6. irányítsa a fényképezőgépet a beolvasni kívánt dokumentumra, ha a készülék nem indítja el automatikusan a szkennelést, érintse meg az exponáló gombot az indításhoz.
7. ismételje meg ezt a folyamatot minden oldalon.
8. a dokumentum beolvasása és mentése a Notes alkalmazásban történik.

megoszthatja jegyzeteit több alkalmazáson keresztül, vagy elküldheti e-mailben.

hogyan lehet beolvasni Androidon

az Android nem rendelkezik beépített alkalmazással a dokumentumok beolvasására. A dokumentumot azonban a Google Drive segítségével is beolvashatja.

itt van, hogyan:

1. készítse elő a dokumentumot úgy, hogy sík felületre helyezi, jó megvilágítással.
2. nyissa meg a Google Drive alkalmazást, érintse meg a képernyő jobb alsó sarkában található “+” ikont egy új dokumentum létrehozásához, majd válassza a “Szkennelés” lehetőséget.”
3. irányítsa a fényképezőgépet a dokumentumra, igazítsa azt, és készítsen felvételt.
4. ellenőrizze az előnézetet, vágja le és állítsa be a beállításokat tetszés szerint, vagy olvassa be újra a dokumentumot a “retake”megérintésével.
5. ismételje meg ezt a folyamatot minden oldalon.
6. a dokumentum beolvasása és mentése a Google Drive-fiókba történik.

megoszthatja az új dokumentumot egy linken keresztül, vagy hozzáadhatja az emberek e-mail címét a hozzáféréshez.

küldje el e-mailben a dokumentumot és kérjen aláírást (vagy írja alá)

a digitalizált dokumentum online aláírásának legjobb módja:

elektronikus aláírási szoftver használata

miután digitalizálta a dokumentumot, néhány lehetősége van arra, hogy aláírja. Ingyenes és egyszerű módja az aláírás kérése egy online aláírási alkalmazáson keresztül, mint például a Signaturely.

a Signaturely egy egyszerű és hatékony digitális aláírási szoftver, amely lehetővé teszi online aláírások és jogi érvényességű online dokumentumok létrehozását. A Signaturely használatával az aláíróknak nem kell ugyanazon a helyen lenniük a dokumentum aláírásához. Ehelyett online aláírhatják telefonjukkal, táblagépükkel vagy laptopjukkal.

a Signaturally lehetővé teszi az e-aláírások ingyenes létrehozását, regisztráció nélkül. Ez lehetővé teszi, hogy aláírja a dokumentumot online, és ossza meg több ember.

itt van, hogyan:

1. hozzon létre egy fiókot Signaturely ingyen
2. nyissa meg fiókját, és válassza ki azoknak a nevét, akiknek alá kell írniuk a dokumentumot.
3. készítse elő a dokumentumot egy cím és egy testreszabott üzenet hozzáadásával az aláíró személyek számára:
4. görgessen lefelé, és válassza ki a fájlok hozzáadásának módját. Kiválaszthat fájlokat egy online platformról, például a Google Drive-fiókjából, vagy feltöltheti őket a számítógépről.
5. nyissa meg a dokumentumot, és adjon hozzá aláírási mezőket az online szerkesztővel.
6. adja meg az aláírók nevét és e-mail címét. Kiválaszthat egy megrendelést is, amellyel bejelentkezhetnek, és a signaturely elküldi a dokumentumokat a felhasználóknak az előre kiválasztott sorrendben:
7. tekintse át adatait, majd kattintson a “Dokumentum küldése”gombra.

miután elküldte a dokumentumot, nyomon követheti az aláírási fiókjával. így láthatja, hogy a címzettnek túl sokáig tart-e az aláírása. Ha valaki túl sokáig tart, nem kell felhívnia, egyszerűen értesítést küldhet nekik, hogy emlékeztesse őket arra, hogy aláírásra van szükség.

Miután az aláírók megkapták a dokumentumot, a signaturely végigvezeti őket az aláírási folyamaton, segít nekik létrehozni saját aláírásukat, és végigmenni az egyes aláírási mezőkön, amíg azok elkészülnek.

előnyök:

• nagyon könnyen használható
• professzionális és személyre szabott
• bármilyen eszközön működik
• tartja az irányítást a folyamat
• végigvezeti Önt és aláíróit minden lépésen
• ingyen kezdheti

hátrányok:

• nincs mobil alkalmazás elérhető (jelenleg fejlesztés alatt áll)

az e-mail kliens használata

azt is választhatja, hogy az e-mail klienst használja-e dokumentum e-mail küldéséhez. Ne feledje, hogy ha alá kell írnia a dokumentumot, akkor a küldés előtt alá kell írnia, akár fizikai aláírással, akár elektronikus aláírással.

így küldheti el a dokumentumot:

1. nyissa meg e-mail fiókját.
2. válassza az “új üzenet” lehetőséget az új e-mail írásának megkezdéséhez.
3. az új e-mail ablakban keresse meg a “Melléklet hozzáadása” szimbólumot. Általában úgy néz ki, mint egy gemkapocs.
4. miután rákattintott, keresse meg a fájlt, válassza ki, majd nyomja meg az “Enter.”
5. a beolvasott fájlt az ablakba is húzhatja.
6. fejezze be az üzenet írását, és adja hozzá a címzettek e-mail címét.
7. most elküldheti e-mailjét a csatolt beolvasott fájllal.

előnyök:

• könnyen használható
• szabadon használható
• meg tudod csinálni a telefon

Cons:

• nem mondja meg, hogy ki írta alá és ki nem
• lehet, hogy először ki kell nyomtatnia és alá kell írnia a dokumentumot, és meg kell kérnie az aláírókat, hogy ugyanezt tegyék
• lassabb folyamat
• nem olyan professzionális, mint egy speciális platform használata

GYIK: Szkennelés e-mailbe

íme a válaszok a beolvasott dokumentumok e-mail küldésével kapcsolatos leggyakoribb kérdésekre.

hogyan szkennelhetek nyomtatóról e-mailre?

1. nyissa meg a szkennelő alkalmazást.
2. szkennelje be a dokumentumot.
3. mentse el.
4. keresse meg a dokumentumot.
5. kattintson rá a jobb gombbal.
6. válassza a “Megosztás”, majd a “Mail”lehetőséget.
7. Írja meg e-mailjét.
8. küldje el e-mailjét.

mi a különbség a szkennelés és az e-mailbe történő szkennelés között?

amikor a “Szkennelés e-mailbe” nyomtatót használja, nem kell más szoftvert használnia a beolvasott kép elküldéséhez. Ugyanakkor hiányzik az e-mail küldésének minden funkciója, például egy üzenet hozzáadása, az e-mail megérkezésének biztosítása, valamint a kép szerkesztése a küldés előtt.

biztonságos az e-mailbe történő szkennelés?

nem feltétlenül. A “Szkennelés e-mailbe” funkció használatakor nem lehet biztos abban, hogy az e-mailt megfelelően küldték-e, kivéve, ha ön maga fér hozzá az e-mail címhez.

a multifunkciós nyomtatók alapértelmezés szerint tiszta szövegben is küldenek e-maileket. Ezeket harmadik felek is elfoghatják, akik szintén ugyanahhoz a WiFi hálózathoz csatlakoznak, mint a nyomtató.

ezért a nyomtató “Szkennelés e-mailbe” funkcióját csak olyan nem bizalmas dokumentumok esetén használja, amelyeket személyesen ellenőrizhet, hogy megfelelően küldtek-e el.

hány oldalt lehet beolvasni e-mailben?

legfeljebb 999 beolvasott oldalt küldhet el. Ez a szám valószínűleg a nyomtató memóriájától és kapacitásától függ.

Hogyan küldhetek e-mailt a dokumentumoknak?

1. nyissa meg e-mail fiókját.
2. új üzenet írásának megkezdése.
3. húzza át a dokumentumot az üzenetbe.
4. ellenőrizze adatait, és adja meg a címzett e-mail címét.
5. Kattintson A “Küldés.”

Hogyan küldhetek bizalmas dokumentumot e-mailben?

használhatja a Gmail bizalmas módját, ha további biztonsági szintet szeretne, hogy bizalmas adatait megvédje az illetéktelen hozzáféréstől. Ezzel beállíthatja az üzenetek lejárati dátumát, sőt visszavonhatja a hozzájuk való hozzáférést.

a címzettek nem tudják másolni, továbbítani, kinyomtatni vagy letölteni az üzenetet.

Hogyan írhatok e-mailt mellékletként?

1. LÉPJEN az e-mail fiókjába.
2. válassza az “új üzenet”lehetőséget.
3. Keressen egy gemkapocs ikont, majd kattintson rá fájl csatolásához.
4. keresse meg a fájlt a számítógép mappáiban. Miután megtalálta, kattintson a “Megnyitás” vagy a “Fájl kiválasztása” gombra.”
5. folytassa az e-mail írását.
6. adjon hozzá egy tárgy sort és annak a személynek az e-mail címét, akinek el szeretné küldeni.
7. kattintson a “Küldés” gombra, ha készen áll az e-mail elküldésére.

következtetés

mint láttuk, többféle módon lehet beolvasni a dokumentumokat. A multifunkciós nyomtatóktól az iPhone és Android telefonig, bárhol is van, beolvashatja és elküldheti dokumentumait online.

és ha a dokumentumokhoz aláírásra van szükség, akkor a signaturely segítségével bármikor ingyenesen gyűjthet jogilag kötelező érvényű aláírásokat.

a Signaturely segít a beolvasott dokumentumok átalakításában olyan dokumentumokká, amelyek készen állnak arra, hogy minden fél aláírja. Ezután végigvezeti az aláírókat az aláírási folyamaton, naprakészen tartva Önt.

próbálja Signaturely ingyen ma.