Questo documento fornirà una panoramica generale di come eseguire il backup e archiviare la tua email UH utilizzando Microsoft Outlook 2007 su un PC basato su Windows.

Il primo passo per creare un backup della tua email è ripulire il suo contenuto. Eliminare tutte le email che non è necessario o non si desidera avere un backup di. Soprattutto eliminare le email con allegati che non è più necessario, per risparmiare spazio su disco.

Il passo successivo è quello di organizzare le email che si desidera eseguire il backup in cartelle. È possibile creare più cartelle per memorizzare le email correlate in un unico luogo. Organizzare la tua email in questo modo renderà più facile ripristinare le email che potresti richiedere in un secondo momento.

Backup Email

Una volta organizzata la tua email, sei pronto per avviare il processo di backup. Per eseguire un backup di una cartella di posta elettronica, avviare prima l’applicazione Outlook 2007. Quindi fare clic sul menu File e selezionare Importa ed Esporta…

Nella finestra che si apre, scegliere l’opzione Esporta in un file dall’elenco delle azioni. Quindi fare clic sul pulsante Avanti per continuare.

Nella casella Crea un file di tipo, selezionare File cartella personale (.pst) e fare clic sul pulsante Avanti per continuare.

Nella casella Seleziona cartella da esportare, selezionare la cartella di cui si desidera eseguire un backup. Nella figura seguente, è stata selezionata la cartella denominata Posta in arrivo. Selezionare Includi sottocartelle se la cartella di esportazione contiene sottocartelle. Anche il pulsante filtro consente una vasta gamma di scelte per esportare solo alcuni messaggi all’interno della cartella. Fare clic sul pulsante Avanti per continuare.

Nella finestra successiva che si apre, Outlook chiede una posizione per salvare il file esportato. Fare clic sul pulsante Sfoglia per modificare la posizione predefinita. Scegliere un facile da ricordare posizione, o salvare sul desktop per un facile accesso se verrà memorizzato su supporti rimovibili (ad esempio flash drive). Assicurati di dare al file esportato un nome descrittivo. Nella sezione Opzioni, scegli l’opzione più appropriata per le tue esigenze. Quindi fare clic sul pulsante Fine per continuare.

Si aprirà una nuova finestra che ti chiederà di creare una cartella personale Microsoft. Dare alla cartella un nome descrittivo, ad esempio UH Email Backup come nella figura di esempio qui sotto. Immettere una password se si desidera proteggere con password il file da altri utenti.

Ecco fatto. Hai appena creato un backup della cartella e-mail selezionata. È possibile ripetere questo processo per eseguire il backup di altre cartelle di posta elettronica, se lo si desidera. Per liberare spazio su disco e la quota, è possibile eliminare i messaggi di cui è stato eseguito il backup o spostarli dalla cartella IMAP al disco rigido locale. Vedere la sezione Tecniche per ridurre la posta elettronica a http://www.hawaii.edu/askus/502 per istruzioni sullo spostamento dei messaggi da una cartella IMAP a una cartella locale.

Ripristino delle e-mail da una cartella di file personale

Ad un certo punto in futuro, potresti voler ripristinare le e-mail da uno dei backup effettuati.
Per avviare il processo di ripristino, avviare MS Outlook 2007. Quindi vai al menu File e seleziona Importa ed Esporta…

Nella finestra che si apre, selezionare per importare da un altro programma o file. Fare clic sul pulsante Avanti per continuare.

Nella finestra seguente, scorrere verso il basso l’elenco dei tipi di file e selezionare File cartella personale (.PST). Fare clic sul pulsante Avanti per continuare.

Quindi, fai clic sul pulsante Sfoglia per individuare il file della cartella personale da cui desideri ripristinare la tua email. Seleziona l’opzione appropriata per i tuoi scopi. In questo caso, un backup.file pst è stato creato durante il processo di backup in precedenza in questo documento in modo che sia il file che verrà ripristinato. Fare clic sul pulsante Avanti per continuare.

Se è stata creata una password per il file pst, inserirla per aprire il file. Quindi fare clic sul pulsante OK per continuare. Nota: questa finestra di dialogo non verrà visualizzata se non è stata creata una password.

Quindi, selezionare la cartella da cui si desidera importare. Se la cartella di cui hai eseguito il backup aveva delle sottocartelle, puoi selezionare solo la sottocartella da ripristinare. Hai anche due opzioni su dove importare le cartelle. Puoi scegliere di importare gli elementi nella cartella attualmente selezionata (evidenziata nel riquadro di navigazione) o nella stessa cartella già creata nel tuo account e-mail. Nella figura seguente, è stata selezionata l’opzione per ripristinare l’e-mail nella stessa cartella nelle cartelle personali (Posta in arrivo). Dal momento che sta andando alle cartelle personali non verrà memorizzato sul server UH dove consumerebbe quota.

Ecco fatto. Outlook importerà i messaggi e-mail dal file della cartella personale e nella cartella e-mail selezionata. Questi messaggi di posta elettronica saranno ora una parte della tua email.

Auto-Archive

Un’altra opzione per la creazione di un backup delle cartelle di posta elettronica è la funzione di Auto-Archive in Outlook. È relativamente facile da usare e semplice da configurare.

Auto-Archive sposterà automaticamente gli elementi ritenuti vecchi (una preferenza impostata dall’utente) in un file di archivio e lo rimuoverà dalla cartella di posta elettronica. Hai la possibilità di determinare quali cartelle vengono archiviate automaticamente e il tempo che deve passare prima che un elemento sia considerato vecchio.

Per avviare la funzione di archiviazione automatica, avviare prima l’applicazione MS Outlook. Quindi fare clic sul menu Strumenti e selezionare Opzioni. Nella finestra che si apre, fare clic sulla scheda Altro. Infine, fare clic sul pulsante AutoArchive.

Nella finestra che si apre, fare clic sulla casella di controllo Esegui archiviazione automatica ogni. Specificare il tempo necessario per l’esecuzione della funzione di archiviazione automatica. È inoltre possibile selezionare l’opzione per essere richiesto da Outlook prima dell’esecuzione della funzione di archiviazione automatica. Assicurati di annotare il percorso predefinito del file di archivio. È possibile fare clic sul pulsante Sfoglia se si desidera modificare il percorso predefinito del file. Fare clic sul pulsante OK per salvare le impostazioni. Fare clic sul pulsante OK nella finestra Opzioni per tornare all’applicazione Outlook.

OPZIONI DI ARCHIVIAZIONE AUTOMATICA

Hai il potere di impostare le opzioni di archiviazione automatica per ogni cartella nel tuo account di posta elettronica. Per impostare le opzioni per una particolare cartella, fare clic destro sulla cartella e selezionare Proprietà dal menu. Nella figura sottostante è stata selezionata la Posta in arrivo.

Quindi, fare clic sulla scheda AutoArchive. Configura le opzioni come meglio credi. È possibile scegliere di spostare i vecchi elementi in un file di archivio, o semplicemente eliminare gli elementi tutti insieme. È inoltre possibile scegliere le impostazioni di archivio predefinite o si possono avere impostazioni diverse per ogni cartella che si decide di archiviare. Fare clic sul pulsante OK per salvare le modifiche.

Importa gli elementi archiviati nelle loro cartelle originali

Potrebbe verificarsi in futuro un momento in cui si desidera ripristinare gli elementi nel file archiviato. Hai diverse opzioni per realizzare questo. È possibile ripristinare gli elementi archiviati nella casella di posta (nella posizione originale), importare gli elementi archiviati in una nuova cartella oppure aprire il file archiviato e copiare manualmente gli elementi necessari.

In Outlook, vai al menu File e seleziona Importa ed Esporta… Nella finestra che si apre, scegli l’opzione Importa da un altro programma o file. Fare clic sul pulsante Avanti per continuare.

Nella finestra seguente, scorrere verso il basso l’elenco dei tipi di file e selezionare File cartella personale (.PST). Fare clic sul pulsante Avanti per continuare.

Quindi, fai clic sul pulsante Sfoglia per individuare il file archiviato da cui desideri ripristinare la tua email. Seleziona l’opzione appropriata per i tuoi scopi. Fare clic sul pulsante Avanti per continuare.

Quindi, selezionare il file di archivio da cui si desidera importare. Assicurati di controllare la casella di controllo Includi sottocartelle per assicurarti di ripristinare tutte le tue email. Quindi fare clic sull’opzione per importare gli elementi nella stessa cartella in: per ripristinare i messaggi alle loro posizioni originali prima che fossero archiviati. Fare clic sul pulsante Fine per importare l’e-mail.

Ecco fatto. Outlook importerà i messaggi e-mail dal file di archivio e li riporterà nelle loro posizioni originali. Questi messaggi di posta elettronica saranno ora una parte della tua email.

Importa gli elementi archiviati in una nuova cartella

Il primo passo per questo processo è quello di creare una nuova cartella in Outlook per salvare gli elementi archiviati in. Per fare ciò, vai al menu File in Outlook, seleziona Nuovo, quindi fai clic su Cartella…

Quindi, dare un nome alla cartella. Nella cartella contiene: casella di testo, scegliere Posta e Posta elementi. Quindi selezionare dove si desidera creare la nuova cartella. Nella figura seguente, la nuova cartella denominata Elementi archiviati è stata creata nella radice della cartella di posta elettronica hdtest.

Dopo aver creato una nuova cartella in cui salvare gli elementi archiviati, si è pronti per importare il file archiviato. Per fare ciò, prima fai clic una volta sulla nuova cartella appena creata per selezionarla. Quindi vai al menu File e seleziona Importa ed Esporta… Nella finestra che si apre, scegli l’opzione Importa da un altro programma o file. Fare clic sul pulsante Avanti per continuare.

Nella finestra seguente, scorrere verso il basso l’elenco dei tipi di file e selezionare File cartella personale (.PST). Fare clic sul pulsante Avanti per continuare.

Quindi, fai clic sul pulsante Sfoglia per individuare il file archiviato da cui desideri ripristinare la tua email. Seleziona l’opzione appropriata per i tuoi scopi. Fare clic sul pulsante Avanti per continuare.

Quindi, selezionare il file di archivio da cui si desidera importare. Assicurati di controllare la casella di controllo Includi sottocartelle per assicurarti di ripristinare tutte le tue email. Quindi fare clic sull’opzione per importare elementi nella cartella corrente per ripristinare i messaggi nella nuova cartella creata. Fare clic sul pulsante Fine per importare l’e-mail.

Ecco fatto. Outlook importa i messaggi e-mail dal file di archivio e li inserisce nella nuova cartella creata. Questi messaggi di posta elettronica saranno ora una parte della tua email.

Copia manuale degli elementi da un file archiviato

L’ultima opzione per ripristinare l’e-mail da un file archiviato è aprire il file archiviato e copiare solo gli elementi che si desidera ripristinare. Per fare ciò, vai al menu File, seleziona Apri, quindi fai clic su File di dati di Outlook…

Quindi individuare la posizione del file archiviato. Selezionalo e fai clic sul pulsante Apri. Outlook sarà quindi inserirlo nell’elenco delle cartelle. È quindi possibile aprirlo e copiare solo gli elementi che si desidera spostare semplicemente facendo clic e trascinando l’elemento nella posizione desiderata. In alternativa, puoi semplicemente visualizzare gli elementi mentre sono nella cartella archiviata.

Quando hai finito con il file archiviato, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse sul file archiviato e fare clic su Chiudi “Archivia cartelle” per rimuovere il file di archivio dall’elenco delle cartelle.