Creazione di nuovi database

Un nuovo database è un contenitore che contiene tutte le tabelle, i moduli, i report, le query, le macro e i moduli creati. In Access 2010, è possibile creare un nuovo database facendo clic sulla scheda “File” nella barra multifunzione. Quindi fare clic sul comando “nuovo”. Quindi selezionare la scelta” Database vuoto “nella sezione ” Modelli disponibili”. In Access 2007, è possibile creare un nuovo database vuoto semplicemente facendo clic sul pulsante “Database vuoto” Nella sezione “Nuovo database vuoto” della schermata di benvenuto “Introduzione a Microsoft Access”. Nel riquadro “Database vuoto” che appare sul lato destro dello schermo, è possibile inserire un nome per il database nella casella di testo “Nome file:”. Se si desidera modificare la cartella predefinita in cui verrà memorizzato il file di database, è possibile fare clic sul pulsante piccola cartella all’estremità destra della casella di testo “Nome file:” per avviare la finestra di dialogo “File nuovo database”. Utilizzare questa finestra di dialogo per assegnare un nome al nuovo file di database e selezionare anche dove si desidera salvare il file. Quando si è pronti, fare clic sul pulsante” OK ” per chiudere la finestra di dialogo. Quindi fare clic sul pulsante “Crea” per creare il nuovo file di database. Una volta fatto ciò, il nuovo database vuoto apparirà nell’interfaccia di accesso principale.

Panoramica del flusso di un database

Un database dovrebbe essere semplice, logico e diretto nella sua progettazione. In generale, si utilizzano i moduli per inserire informazioni nelle tabelle. I dati vengono quindi memorizzati in queste tabelle, che sono correlate tra loro secondo necessità. È possibile utilizzare le query per estrarre informazioni specifiche dalle tabelle nel database. Le query spesso costituiscono la base per i report, che consentono quindi di visualizzare le informazioni richieste. Una volta installato questo sistema, è possibile automatizzarlo utilizzando macro e moduli per semplificare e semplificare i processi coinvolti nell’inserimento, nella memorizzazione e nel recupero dei dati. Questo è il motivo principale per cui si utilizzano i database: per immettere, archiviare e recuperare i dati.

Il metodo’ Flat-File ‘ di archiviazione dei dati

Access è un’applicazione di database relazionale. Quindi cosa significa il termine relazionale e quanto è importante? Il termine relazionale descrive il metodo utilizzato per la memorizzazione dei dati all’interno delle tabelle del database. Tuttavia, potrebbe essere più facile comprendere il modello relazionale di archiviazione dei dati confrontandolo con un altro metodo di archiviazione che potrebbe essere più familiare: il metodo ‘flat-file’.

Le informazioni vengono spesso memorizzate in file flat di grandi dimensioni.’Per esempio, si supponga che si desidera creare un file di database che memorizza le informazioni sui clienti della vostra azienda. Si dovrebbe iniziare elencando i diversi attributi del cliente che si desidera registrare. Si consiglia di registrare informazioni sui clienti come il “nome”, il” cognome”, il” nome della società ” e altre informazioni pertinenti. Forse è possibile creare una tabella in un’applicazione come Microsoft Excel in cui è possibile creare colonne per ogni informazione che si desidera registrare. È quindi possibile elencare le informazioni di ciascun cliente nelle righe sotto le colonne, creando una tabella di base. Supponiamo che assomigli al seguente esempio.

Per molti tipi di database, la struttura mostrata nella pagina precedente funzionerebbe bene. Questa è una lista o una tabella’ flat-file’. Ciò che si sta facendo quando si utilizza questo tipo di database è la registrazione di un singolo pezzo di informazioni, come il “Nome”, “Cognome” o “Indirizzo”, su una singola entità – in questo esempio, un cliente. Il motivo per cui questo tipo di struttura dati funziona bene nell’esempio fornito è perché per ogni entità (il cliente), si registrano solo informazioni che hanno una relazione “1 a 1” con l’entità.

Quindi, qual è il significato di questa relazione “1 a 1” tra l’entità (il cliente) e i dati che stai registrando (“Nome”,” Cognome”, ecc.)? Ciò significa che per ogni entità, o soggetto, (in questo caso – il cliente), si registrano solo informazioni su quell’entità per la quale ci sarebbe solo una “risposta”.”Ad esempio, ogni cliente avrebbe solo un” nome “e un” cognome.”Avrebbero lavorato per una sola” azienda.”Quindi il termine “1 a 1” si riferisce alla relazione tra l’oggetto della tabella (clienti) e i dati raccolti sulle entità. Poiché per ogni (uno) cliente, c’è solo una possibile parte di dati da registrare nella colonna, si dice che la relazione tra i dati e l’entità è “1 a 1.”Se questo è il tipo di database che si sta tentando di creare, semplici tabelle di Microsoft Excel funzionerà bene.

Il problema inizia a verificarsi quando si tenta di utilizzare un approccio “flat-file” per modellare un’entità o un soggetto più complesso, come ” sales.”Ad esempio, si supponga di voler espandere il database dei clienti dall’ultimo database ‘flat-file’ per includere i dati di vendita. Diciamo che ora, oltre alle informazioni già raccolte, si desidera anche registrare ogni ordine effettuato da un cliente.

In primo luogo, si dovrebbe iniziare elencando quali dati su ogni vendita che si desidera registrare. Mantenendo l’esempio semplice, supponiamo che tu decida di registrare la “data di vendita”, gli “articoli” acquistati, la “quantità” di articoli acquistati” e l ‘ “importo” pagato per ciascun articolo. Si può decidere di aggiungere le seguenti colonne alla struttura di dati ‘flat-file’.

Questo può sembrare funzionare, a prima vista. Tuttavia, inizierai immediatamente a riscontrare problemi quando inizi a inserire i record nel file. Per cominciare, ogni volta che un cliente effettua un acquisto, è necessario reinserire tutti i “Nome”, “Cognome”, ecc. di nuovo informazioni. Questo da solo è abbastanza irritante.

Una soluzione spesso proposta a questo punto è quella di inserire un’altra riga (con tutte le informazioni ridondanti) una volta per ogni articolo acquistato. Tuttavia, scoprirai presto che questo file crescerà abbastanza rapidamente lungo il tavolo e dovrai anche inserire molti dati dei clienti ridondanti per ogni articolo acquistato. Questa non è una soluzione elegante e inevitabilmente sprecare sia il tempo e lo sforzo della persona che esegue l’immissione dei dati.

Un’altra soluzione spesso proposta a questo punto è quella di creare colonne aggiuntive (come “Item1”, “Item2”, “Item3”, “Quantity1”, “Quantity2″,” Quantity3″, ecc.) invece di dover inserire ulteriori righe di informazioni. Anche se questo può sembrare una buona soluzione alternativa, cosa farai quando qualcuno acquista 100 articoli? Creerai davvero un set di 3 colonne (“Articolo”,” Quantità”,” Quantità”) per ogni articolo acquistato, producendo una tabella su oltre 300 colonne? Vuoi semplicemente lasciarli vuoti se la persona ordina solo 1 elemento, sprecando prezioso spazio di archiviazione? In questa soluzione, stai semplicemente sostituendo la crescita colonnare (attraverso) per la crescita verticale (verso il basso). Anche questa non è una soluzione elegante.

Quindi perché c’è un problema ora, quando non ce n’era uno prima? La risposta è che ora non si sta più tentando di modellare una relazione di dati “1 a 1” nel file. La registrazione delle informazioni di vendita è semplicemente più complessa della registrazione delle informazioni sui clienti. Quello che stai cercando di registrare ora è quello che viene definito un rapporto “1 a molti”. Fondamentalmente, per ogni entità (il cliente), si sta ora tentando di registrare i dati nelle colonne che potrebbero verificarsi più di una volta per cliente (gli “Articoli” ordinati, ad esempio). Saresti in uno stato dispiaciuto se ogni cliente potesse acquistare solo un singolo articolo. È necessario consentire il fatto che in una vendita, ogni cliente può ordinare molti articoli. Il rapporto tra i clienti e gli articoli acquistati è un rapporto “1 a molti”. Quando si scopre che si sta tentando di modellare una relazione “da 1 a molti”, è quindi necessario abbandonare il metodo di archiviazione dei dati “flat-file” in cui si tenta di posizionare tutte le informazioni che si desidera registrare in una singola tabella e invece passare al modello relazionale di archiviazione dei dati per la soluzione.