Un prodotto viene fornito sempre con un manuale utente per aiutare i clienti a imparare come usarlo. Ora, la prima domanda che sorge è come creare facilmente un manuale utente in word?

I manuali utente significano la differenza tra una buona esperienza del cliente e una terribile. Un manuale di istruzioni non è solo per i nuovi clienti. Anche i clienti esperti lo usano per rinfrescare la memoria per quanto riguarda alcune caratteristiche del prodotto.

Inoltre, si riferiscono ad esso per risolvere un problema specifico che potrebbero verificarsi con il prodotto. Immergiamoci per capire come creare guide per l’utente.

Crea manuale utente in Microsoft Word: il processo in 7 fasi

Microsoft Word fornisce un framework, che gli utenti utilizzano per presentare informazioni sul loro prodotto o servizio. Dà loro la libertà di personalizzare il documento secondo le loro esigenze.

Qui, condivideremo con voi i sette passaggi per creare un manuale utente in MS Word.

Fase 1: La fase preliminare

• In Microsoft Word, fare clic sulla scheda File e selezionare Nuovo
• Fare doppio clic sulla cartella Libri nella finestra Modelli disponibili. Vai alla cartella Altri libri e fare doppio clic su di esso
• Fare doppio clic sul modello manuale professionale

Modello manuale utente di Microsoft Word è dove è possibile personalizzare il manuale secondo la vostra scelta. Il documento verrà scaricato in una nuova finestra di Word dopo aver completato i passaggi precedenti.

Passo 2: Osservare le sezioni

Passare attraverso le pagine del modello di manuale utente. Ti darà un’idea di cosa viene incluso, cosa deve essere cambiato e cosa deve essere aggiunto. Il modello manuale utente è il punto di partenza.

Microsoft Word include un titolo generico di pagina, sommario, intestazioni, blocchi di testo e segnaposto immagine. Inoltre viene fornito con suggerimenti sulla creazione di un manuale utente che gli utenti ameranno.

Passo 3: Aggiungi il tuo contenuto

• Evidenzia l’intestazione o il blocco di testo. Inserire le informazioni del manuale utente su di esso. Puoi anche copiarlo da un altro documento e incollarlo nelle caselle di testo del modello.
• Sostituisci tutto il testo segnaposto di Microsoft Word con il tuo.
• Riempire il manuale utente con le informazioni necessarie. È possibile aggiungere prima il testo, quindi le immagini e le intestazioni. Si può anche scegliere di lavorare linearmente dalla prima pagina fino alla fine. E ‘ una tua scelta.

Fase 4: Inserisci immagini a tua scelta

• Fai clic con il pulsante destro del mouse su un’immagine o un’immagine segnaposto e fai clic sul tasto Canc per rimuoverla. Per aggiungere il tuo, fai clic sulla scheda Inserisci, quindi sul pulsante Immagine.
• Sfoglia le immagini e fai doppio clic su quella che vuoi inserire nel segnaposto.

Puoi aggiungere il tuo logo aziendale sulla copertina o da qualche altra parte nella documentazione secondo la tua scelta. È un ottimo modo per applicare il tuo marchio al manuale utente di MS Word.

Passo 5: Formato di cui hai bisogno

• Fai clic sulla scheda Home. Sfoglia le opzioni nella sezione Stili della barra multifunzione. Attraverso questo, sarai in grado di decidere come apparirà ogni sezione del tuo manuale. Intendo il testo del paragrafo principale e le intestazioni.
• A volte gli utenti non vogliono utilizzare gli elementi forniti dal modello. In tali situazioni, fare clic con il pulsante destro del mouse su uno degli stili, ad esempio l’intestazione 1, e scegliere Modifica.
• Riformattare l’intestazione e fare clic su OK.

Gli stili di tutte le intestazioni delle sezioni verranno modificati. Non dovrai fare tutto manualmente. È un ottimo modo per garantire che il manuale di istruzioni soddisfi i requisiti di stile interni della tua azienda.

Passaggio 6: Verifica e correzione di bozze

Vai alla prima pagina del modello di manuale di istruzioni, che è la pagina di copertina nella maggior parte dei modelli di guida per l’utente. Assicurati che tutto il testo segnaposto venga sostituito con contenuti relativi al tuo servizio o prodotto.

Passo 7: Aggiungi sommario e salva il tuo manuale

Il sommario visualizza le intestazioni generiche del modello del manuale utente.

• Fare clic con il pulsante destro del mouse sul sommario e selezionare il campo Aggiorna.
• Vai all’opzione Aggiorna intera tabella e quindi fai clic su OK.
• Fare clic sulla scheda File e selezionare Salva con nome. Immettere il nome file del manuale di istruzioni nel campo nome file. Scegliere dove salvare il documento e fare clic sul pulsante Salva.
• Cambierà il sommario per mostrare le nuove intestazioni e i numeri di pagina.

Segui questi sette passaggi e crea i tuoi manuali di istruzioni con facilità.Successivamente, discuteremo cosa includere in tali manuali user-friendly.

Perché la documentazione utente è importante?

La documentazione per l’utente guida i tuoi clienti su come ottenere il massimo dal tuo prodotto. Esso comprende le istruzioni di installazione e una sezione di risoluzione dei problemi per aiutare gli utenti con il prodotto. È un luogo all-in-one per tutti i tipi di risorse per aiutare i clienti. Ad esempio come salvare un documento, utilizzare uno strumento specifico o informazioni di sicurezza essenziali.

Anche se, la creazione di guide per l’utente sono più di un semplice “how-to” materiale. Si tratta di un segmento di impartire esperienza utente. Quindi è anche un materiale di marketing. Mostra ai tuoi clienti che il tuo business si preoccupa, non solo quando acquisti il prodotto.

Ma anche se i clienti hanno una grande esperienza nel suo utilizzo. Quando questi clienti sentono che li apprezzi, continueranno a tornare da te e, quindi, li conserverai.

Cose da includere nel manuale utente

Nessun cliente legge i manuali di istruzioni per piacere o per passare il tempo. I lettori li leggono per superare un problema che hanno incontrato. Guardano il sommario per trovare le informazioni essenziali.

Pertanto, si concentrano solo su parti specifiche e non leggono i manuali di istruzioni dall’inizio alla fine. Inoltre, quando si scrive un documento tecnico, tenere presente che essere dettagliati non significa includere lunghi paragrafi.

1. L’obiettivo del manuale di istruzioni

   ” Qual è lo scopo della creazione del manuale di istruzioni?”

   ” Quali attività dovrebbero essere incluse nel manuale di istruzioni?”

   Queste sono le domande a cui si deve rispondere prima di iniziare il lavoro sulla creazione del proprio manuale. Per un manuale efficiente, è necessario avere un obiettivo chiaro in mente.

2. Pensa a cosa vuoi includere?

   Per creare modelli di guida utente accattivanti, è necessario avere un’idea precisa del tipo di contenuto che verrà incluso nella documentazione. Raccogliere tutte le conoscenze, informazioni, liste di controllo in un unico luogo. Essere approfondita con ogni punto e assicurarsi che il vostro scrittore tecnico ha tutti i materiali per scrivere le istruzioni passo-passo.

   Non fare affidamento sulla tua memoria. Anche saltare un piccolo passo potrebbe portare a confusione tra il pubblico. Assicurarsi che gli utenti conoscono ogni aspetto del prodotto o servizio che si sta tentando di vendere.

3. Tieni a mente i tuoi lettori

   Pensa come un utente quando inizi a scrivere un manuale di istruzioni. Perché? Perché sai tutto sul tuo prodotto o servizio, ma i tuoi utenti lo sanno? No.

   Quando scrivi le istruzioni, inizia a pensare dal punto di vista dei tuoi utenti. È perché sono quelli che si impegnano con il tuo prodotto o servizio. Si supponga che gli utenti hanno zero conoscenza della materia prima di iniziare la scrittura tecnica. In questo modo, uno scrittore tecnico sarà in grado di scrivere le istruzioni per rendere il manuale efficiente. È perché avrai una migliore comprensione dei dati demografici dei tuoi utenti.

4. La collaborazione è essenziale

   Non è facile scrivere questi documenti. Gli utenti dipendono da voi per un aiuto e si affidano alle istruzioni di lavoro presenti nei manuali utente per risolvere i loro problemi. Quindi, come assicurarsi di non perdere o sbagliare le istruzioni essenziali?

   La risposta è attraverso la collaborazione. Creare un team per collaborare quando si lavora sulla documentazione. È possibile assegnare a diversi membri del team di scrivere, rivedere, organizzare le informazioni in un unico luogo e creare risorse visive per il manuale di istruzioni.

5. Organizzarsi

   Una volta che si decide quali informazioni si includerà nella documentazione, il passo successivo è quello di organizzare tutte le informazioni rilevanti. Delineare il flusso del documento in diverse sezioni.

   Puoi suddividerlo in categorie in base a ciò che gli utenti possono cercare nella documentazione. Assicurarsi che il documento sia in un flusso continuo e includa processi approfonditi dall’inizio alla fine. Organizzare le informazioni è essenziale per evitare confusione tra gli utenti. Lo rende facile da leggere le guide per l’utente.

6. Scrivi istruzioni chiare

   Una volta che hai tutto delineato e organizzato con una struttura chiara, la scrittura tecnica diventa facile. L’obiettivo principale dei manuali d’uso è quello di aiutare gli utenti a completare le attività e risolvere i problemi.

   Quindi, arrivare al punto in fretta. Evitare di sprecare il loro tempo. Utilizzare elenchi numerati per le istruzioni e assicurarsi che il contenuto sia breve. Queste sono alcune delle migliori pratiche durante la scrittura della documentazione utente.

7. Aggiungi struttura con Sommario

   È necessario aggiungere un sommario nel manuale. Il sommario fornisce la navigazione all’utente e li aiuta a raggiungere rapidamente un particolare argomento. Un utente non leggerà la documentazione dall’inizio alla fine.

   Vogliono solo risolvere un problema specifico o conoscere un particolare argomento. Quindi, avere un sommario farà risparmiare tempo e fatica. È possibile utilizzare gli editor di documenti per creare automaticamente un sommario attorno a teste e sottotitoli.

8. Aggiungi aiuto visivo al tuo manuale di istruzioni

   Un manuale è intrinsecamente un bel lavoro da leggere. È pieno di testo e non è coinvolgente. La ricerca ha dimostrato che una persona può ottenere un senso di una scena visiva in meno di 1/10 di secondo. Le immagini vengono elaborate 60.000 volte più velocemente nel cervello rispetto al testo.

   Quindi, immagini e video offrono una migliore esperienza di comunicazione rispetto ai contenuti basati su testo. Cercate di rendere la vostra documentazione interattiva con how-to video e istruzioni audio. È inoltre possibile includere screenshot, registrazioni dello schermo, video tutorial. Renderà i tuoi contenuti coinvolgenti e aiuterà anche un utente in modo efficace.

9. Chiedi feedback

   I manuali svolgono un ruolo essenziale nell’aiutare un utente a comprendere i prodotti aziendali. Quindi, concentrarsi sul miglioramento continuo del manuale e mirare a renderlo quasi perfetto. Incoraggiare coloro che utilizzano la documentazione per fornire feedback e suggerimenti su come rendere il contenuto più convincente.

   Un eccellente manuale utente fornisce ai consumatori risposte rapide e accurate alle loro domande riguardanti prodotti simili. Queste erano alcune delle migliori pratiche su cosa includere nei manuali di istruzioni. Ti aiuterà a scrivere un manuale completo che i tuoi utenti troveranno molto utile.

5 Manuale dell’Utente di Modelli Per l’Utilizzo Con Microsoft Word

a Seconda dello scopo e del target di riferimento, manuali rientrano in diverse categorie, come ad esempio:

• manuali di base
• manuali
• manuali di Formazione
• manuali di Politica
• Office manuali
• manuali di Servizio e le altre guide particolari.

Qui, condivideremo con voi cinque modelli manuali con i loro link da utilizzare.

1. Modello manuale professionale

   Creatore: Microsoft

   Formato: Word 2003 o versione successiva

   Licenza: Gratis Modello

2. Manuale per l’Utente Template

   Creatore: Manuale Modelli

   Formato: Doc

   Licenza: Gratis Modello

3. Manuale di Formazione Template

   Creatore: Manuale Modelli

   Formato: Doc

   Licenza: Template Gratuito

4. Manuale Del Software Template

   Creatore: Manuale Modelli

   Formato: Doc

   Licenza: Gratis Modello

5. Manuale Del Prodotto Modello

   Creatore: Modelli manuali

   Formato: Doc

   Licenza: Modello gratuito

Come la documentazione utente supporta il tuo team

Un utente contatterà il tuo team di supporto in caso di problemi con il tuo prodotto o difficoltà nell’utilizzo.

Avere una documentazione utente eccezionale aiuterà il tuo team in due modi.

1. Fornisce loro una guida di riferimento semplice

   La documentazione utente non è solo per i clienti. I tuoi rappresentanti di supporto possono utilizzare la documentazione per fornire un supporto migliore ai clienti quando hanno bisogno di aiuto. Con l’incorporazione di elementi richiesti come sintesi del prodotto, indice o sommario, i rappresentanti del servizio possono trovare le informazioni di cui hanno bisogno per rispondere rapidamente ai clienti.

2. Riduce le chiamate

   Le persone contattano i rappresentanti dell’assistenza quando non riescono a risolvere il problema da soli. Se i clienti possono risolvere i problemi da soli, non chiederanno una guida. Secondo la ricerca, oltre il 70% dei clienti preferisce utilizzare il sito Web dell’azienda per chiedere aiuto piuttosto che utilizzare un telefono o un’e-mail.

   Avere una documentazione utente completa, facile da capire, chiara e concisa farà molto per ridurre il volume complessivo di chiamate, e-mail, chat, ecc. Ridurrà l’onere per il tuo servizio clienti.

3. Aumenta la produttività

   Un punto di riferimento affidabile può eliminare un’immensa quantità di stress dai team di assistenza clienti. I dubbi e le domande che potrebbero richiedere 15 minuti per risolvere possono essere risolti in modo appropriato indirizzando i clienti nella direzione corretta all’interno dei manuali utente.

Conclusione

Da questo blog, come creare un manuale utente in word in un modo che è più utile per gli utenti possono essere valutati. Questo è un segno di documentazione eccezionale!

Concentrati sul dare loro un manuale che continua a deliziarli. Dovrebbe fornire il tipo di esperienza del cliente che vorresti avere se fossi al loro posto.

Quindi, se hai deciso di produrre un manuale utente online per i tuoi clienti per ottenere risposte alle loro domande o indicazioni per prodotti e servizi, allora CloudTutorial è l’opzione migliore per optare.