La maggior parte delle aziende moderne si basano su e-mail per la comunicazione. Perdere l’accesso alle e-mail, o peggio interi account di posta elettronica, potrebbe essere devastante. Il backup delle e-mail di Outlook è uno dei modi migliori per ottenere un po ‘ di tranquillità sapendo che le e-mail sono memorizzate su più posizioni sul dispositivo e non possono perdersi facilmente.
In questo articolo, spiegheremo come eseguire il backup delle e-mail di Outlook in alcuni modi diversi.
Come eseguire il backup ed esportare tutte le email di Outlook
Uno dei modi più rapidi di backup di tutte le email di Outlook è quello di utilizzare il suo integrato .formato di file pst. Microsoft Outlook e Microsoft Exchange utilizzano esclusivamente file PST per memorizzare e-mail, informazioni di contatto e indirizzi, e gli eventi del calendario. Un file PST statico può essere utilizzato come backup per le email di Outlook correnti e le informazioni di contatto, e Outlook sarà in grado di accedervi anche offline.
Ecco come eseguire il backup delle e-mail su un .file pst:
- Aprire Outlook, quindi premere su ” File.”
- Nel menu, selezionare ” Apri & Esporta.”
- Fare clic sul pulsante “Importa / Esporta”.
- Il sistema tornerà alla schermata principale di Outlook e pop – up l’importazione / esportazione guidata per guidare l’utente attraverso il processo di esportazione.
- Nella procedura guidata, selezionare l’opzione” Esporta in un file “dall’elenco, quindi fare clic su” Avanti.”
- Scegliere ” File di dati di Outlook (.pst) “quando viene richiesto di selezionare un tipo di file, quindi fare clic su” Avanti.”
- Ti verrà quindi richiesto di selezionare le cartelle da esportare. Puoi selezionare il tuo account e-mail per esportare tutte le cartelle ad esso associate, inclusi i contatti e i dati del calendario. Fai clic su “Avanti” quando sei soddisfatto della tua selezione.
- Selezionare il percorso dell’indirizzo in cui viene salvato il file di backup. Ricorda il percorso in modo da poterlo accedere in un secondo momento.
- È una buona idea cambiare il nome del file (l’ultima parte del percorso). Per impostazione predefinita, è ” backup.PST.”
- Se si sta salvando il file di backup nel percorso predefinito, selezionare se si desidera duplicare gli elementi.
- (Opzionale) È possibile tornare a uno qualsiasi dei dialoghi precedenti, forse per cambiare la selezione della cartella, utilizzando il pulsante” Indietro”.
- Premere “Fine” per avviare il processo di esportazione.
- Outlook ti chiederà di creare una password. Questo può essere importante per motivi di sicurezza, ma non è necessario inserire una password.
- È possibile trovare il file estratto nella posizione specificata per il percorso del file. Ora è possibile spostare o copiare il file altrove.
Come accedere alle e-mail di Outlook esportate
Una volta esportati i file, ci si potrebbe chiedere come accedervi in un secondo momento. Outlook rende facile aprire i backup e ripristinare le e-mail al punto di tempo salvato. Ecco cosa devi fare:
- Trova il file di backup. Nota la sua posizione e il percorso del file.
- Apri Outlook.
- Premere su “File”, quindi fare clic su ” Apri & Esporta.”
- Nel menu a destra, selezionare ” Apri file di dati di Outlook.”
- Questo apre il File Explorer. Vai al file di backup. Fare clic su di esso, quindi selezionare ” Apri.”
- Il sistema tornerà alla schermata principale di Outlook.
- Nel menu di navigazione a sinistra, scorrere verso il basso fino a visualizzare ” Dati di Outlook.”Questa categoria contiene gli elementi recuperati dal file di backup.
- La categoria conserva i sistemi di formattazione e cartelle originali.
- È possibile trascinare e rilasciare le email per spostarle in altri file.
Ora hai accesso alle tue e-mail di backup.
Come salvare rapidamente una singola e-mail di Outlook
A volte, non si desidera il fastidio di salvare tutte le e-mail e aprire Outlook tutto da capo quando hai solo bisogno di una o poche e-mail specifiche. Fortunatamente, ci sono alcune soluzioni rapide per salvare una singola e-mail da Outlook.
Metodo 1-Salva direttamente in una cartella
- Apri Outlook.
- Apri Esplora file e vai al punto in cui desideri salvare l’e-mail. Potrebbe essere necessario mettere sia Outlook che File Explorer in modalità finestra e spostarli per un accesso più facile.
- Trascinare l’e-mail che si desidera salvare da Outlook nella cartella.
- Outlook memorizzerà automaticamente l’e-mail in un formato “Elemento di Outlook”.
- Fare doppio clic sull’e-mail salvata per aprirla in Outlook.
Metodo 2-Salva come TXT o HTML
- Apri l’e-mail che desideri salvare in Outlook.
- Seleziona “File”, quindi seleziona ” Salva con nome.”
- Il File Explorer si aprirà. Selezionare il percorso in cui si desidera memorizzare l’e-mail. Nella parte inferiore di Esplora file, fare clic sulla freccia accanto a ” Salva come tipo.”Selezionare” Solo testo ” per salvare in un .formato txt o “HTML” per salvare l’e-mail come .file html.
- Una volta salvato, è possibile accedere all’e-mail con l’editor di testo (come Blocco note) se è in .txt, o il tuo browser se è salvato come .HTML.
Salvare l’e-mail in questo modo non conserva alcun allegato, quindi assicurati di scaricarli, rinominarli se necessario e salvarli insieme all’e-mail per un accesso successivo.
Metodo 3 – Utilizzare Screen Capture per salvare un’immagine
È inoltre possibile utilizzare il software screen capture per salvare il contenuto dell’e-mail come immagine. Questo metodo può essere utile per fare riferimento al contenuto dell’e-mail in altri moduli di comunicazione, poiché le immagini sono facilmente bloccate in e-mail e altri messaggi.
Se si utilizza Windows, le versioni più recenti sono dotate di software di cattura dello schermo preinstallato, denominato Snipping Tool (su dispositivi meno recenti) e Snip & Sketch. In alternativa, è possibile utilizzare il pulsante Stampa schermo sulla tastiera, quindi incollare l’immagine in Paint.
Per i dispositivi Mac, il processo è simile. Usa la scorciatoia Ctrl + Comando + 4 per aprire la funzione di cattura schermo integrata, quindi trascina il mirino di selezione per coprire un’area sopra l’e-mail per salvarla.
Per Linux, è possibile trovare un assortimento di software di cattura dello schermo disponibile per il download, che può essere utilizzato per salvare l’e-mail come immagine. In alternativa, i modelli basati su GNOME hanno un’utilità Screenshot integrata nel menu Applicazioni > Accessori. Alcune versioni del sistema operativo Linux risponderanno al pulsante Print Screen sulla tastiera, proprio come nei sistemi Windows.
Come esportare tutti gli indirizzi e-mail in Outlook?
Se si desidera esportare l’elenco dei contatti (che contiene gli indirizzi e-mail dei contatti e altre informazioni), è possibile utilizzare passaggi simili a come esportare le e-mail. Tuttavia, le informazioni di contatto possono essere memorizzate in un formato di file diverso che è più user-friendly e può essere aperto in Excel per la manipolazione e la modifica rapida. Ecco cosa devi fare:
- Apri Outlook.
- Scegli File > Apri & Esporta > Importa/Esporta.
- Nella procedura guidata Importazione/esportazione, scegliere ” Salva come file.”
- Scegliere ” Valori separati da virgole (.csv) ” quando viene richiesto di selezionare un tipo di file.
- Nel menu di selezione della cartella, seleziona la cartella” Contatti ” sotto il tuo account.
- Confermare il percorso del file o modificarlo secondo necessità. Assegnare un nome al file come desiderato.
- Premere “Fine” per avviare il processo di esportazione.
- La finestra di dialogo Importazione / esportazione si chiuderà al termine del processo.
L’esportato .file csv può essere aperto in Excel. Verrà visualizzato un grande tavolo con le informazioni di contatto. Probabilmente avrai molte celle vuote, e questo è completamente normale. È possibile utilizzare Excel per modificare i dati, anche se inserire contenuti aggiuntivi potrebbe renderlo illeggibile per Outlook se è necessario importare il file in un secondo momento.
È possibile utilizzare questo file su un altro dispositivo o servizio di posta elettronica per importare le informazioni di contatto.
Come faccio a salvare più email di Outlook sul mio computer?
Se si desidera salvare più di una e-mail alla volta, ma non è necessario l’intera libreria di e-mail, c’è un modo per selezionare alcune e-mail da salvare in una sola volta. Ecco cosa devi fare:
- Apri Outlook.
- Selezionare le e-mail che si desidera salvare. Tieni premuto Ctrl e fai clic su mail per selezionarle una alla volta, oppure tieni premuto Shift per selezionare un gruppo di email tra il primo e il secondo clic.
- Vai a File > Salva con nome.
- Nella finestra di dialogo, vai alla cartella in cui vuoi salvare le e-mail, assegna un nome al file come vuoi e scegli “Solo testo” come formato da salvare.
- Outlook salverà tutte le email selezionate in un unico .file txt. È possibile utilizzare l’editor di testo per accedervi.
Se si desidera salvarli in separata .file txt, è necessario salvare ogni e-mail separatamente. Ulteriori plugin di Outlook disponibili online possono estendere questa funzione per salvare le email in modo separato .txt o formati di file alternativi.
Un nuovo look su Outlook
Con la funzione di esportazione integrata di Outlook, è possibile eseguire il backup e ripristinare le email nel caso in cui si perde l’accesso al tuo account di posta elettronica, sia a causa di una password persa o di essere violato. Con la comunicazione online è così prevalente, prendendo un paio di minuti del vostro tempo per email di backup regolarmente si può risparmiare il mal di testa di rimescolare su file persi.