Se sei come la maggior parte dei marketer, gli eventi fanno parte del tuo marketing mix. E perché no? Gli eventi sono un ottimo modo per guidare le opportunità e coinvolgere ogni aspetto del tuo imbuto di marketing.

Ma per ospitare il tuo evento in uno spazio bellissimo, offrire ai tuoi partecipanti un pranzo (o un cocktail) e emozionarli con altoparlanti incredibili, hai bisogno di qualcosa che sia verde e faccia rima con miele. Avete indovinato!- ti servono soldi.

Così, come si fa a gettare un evento di successo senza saltare il budget di marketing per l’anno? Per molti marketing, la risposta è la sponsorizzazione. Gli sponsor ti aiutano a compensare i costi degli eventi, di solito in cambio dell’accesso ai tuoi favolosi partecipanti all’evento.

Suono come un buon affare? Questo perché è – sia per voi e il vostro sponsor. Ecco i 5 passi che dovresti fare per ottenere sponsor per il tuo prossimo evento:

Identifica un elenco target di sponsor

Organizzati prima di immergerti creando un elenco target di sponsor per il tuo evento. Questo elenco dovrebbe essere composto tutte le aziende che si partner con, comprese le agenzie e consulenti.

Ecco dove dovresti guardare quando compili la tua lista:

• Il tuo partner ecosystem directory sul tuo sito web aziendale (come la directory LaunchPoint di Marketo)
• Sponsor con cui la tua azienda ha collaborato in passato
• Gli eventi dei tuoi concorrenti – chi li sponsorizza?

Ottieni i numeri

Prima di accettare di investire nel tuo evento, i tuoi sponsor vorranno vedere alcuni numeri. Siate pronti a dare loro le seguenti informazioni:

• Quanti partecipanti saranno al tuo evento?
• Qual è la funzione principale dei partecipanti? (ad esempio professionisti del marketing, responsabili delle vendite)
• Da quali industrie provengono? (ad esempio tecnologia, sanità, vendita al dettaglio)

Queste domande aiuteranno i tuoi sponsor a valutare se i partecipanti corrispondono ai loro profili di acquirente target. Idealmente è possibile rispondere a queste domande sulla base di dati storici, ma se non una proiezione va bene.

Crea diversi livelli di sponsorizzazione

Non tutti gli sponsor saranno in grado di investire allo stesso livello, quindi è importante creare pacchetti di sponsorizzazione che includano almeno tre livelli: ad esempio, potresti offrire un livello silver, gold e platinum. Questo dà ai vostri partner la flessibilità di cui hanno bisogno.

• L’opzione di investimento più piccola potrebbe essere offerta a nuovi partner o partner che non hanno mai sponsorizzato eventi in passato. È possibile posizionare questo pacchetto come un modo di immergere il dito del piede in acqua. In questo modo, possono avere un senso per l’esperienza di sponsorizzazione e decidere se le sponsorizzazioni future sono giuste per loro.
• L’investimento di medio livello potrebbe essere giusto per i partner che hanno sponsorizzato in passato, e sono pronti a prendere una tacca in termini di presenza ed esposizione. Sottolineare che vedranno ancora più ritorno rispetto agli anni precedenti.
• Infine, è possibile posizionare il pacchetto più alto come il pacchetto premier per i partner che vogliono distinguersi di più. Considera l’aggiunta di campane e fischietti a questo pacchetto come un’opportunità di parlare o l’accesso a un evento VIP.

Datevi tempi di consegna

Potreste essere sorpresi da quanto tempo ci vuole per vendere la sponsorizzazione evento. Preparati per il successo dandoti un lungo tempo di consegna. La quantità di tempo di cui avrai bisogno varierà, a seconda di quante persone stanno aiutando a vendere la sponsorizzazione e di quanto siano aggressivi i tuoi obiettivi di sponsorizzazione.

Indipendentemente da ciò, avrai bisogno di tempo per raggiungere una vasta gamma di partner, pianificare telefonate con partner interessati a saperne di più, fare alcuni errori (è inevitabile!) e perfeziona il tuo passo. Come regola generale, datevi almeno due mesi per vendere le sponsorizzazioni.

In genere, vorrai che le tue sponsorizzazioni siano quadrate un mese prima dell’evento. Utilizzare questo tempo per appianare i dettagli, come il posizionamento stand, istruzioni e fatturazione. Questo darà anche al tuo team di eventi il tempo di sapere esattamente quanto budget sarà compensato dalla sponsorizzazione.

Metti tutto insieme

Prima di iniziare a contattare i potenziali sponsor, avrai bisogno di un prospetto degli eventi. Il prospetto dovrebbe includere:

• Il luogo, le date e gli orari dell’evento
• Statistiche del pubblico
• Informazioni sui vari livelli di sponsorizzazione

Un prospetto davvero forte sarà ben progettato, organizzato in modo facile da consumare e dovrebbe incorporare elementi del look and feel dell’evento. Si consiglia di utilizzare un designer professionista, se si sta sfruttando un team interno o utilizzando un’agenzia in outsourcing. Non sottovalutare la quantità di tempo necessaria per produrre un forte prospetto – piano per almeno un paio di settimane.

Ora hai tutto il necessario per iniziare a far piovere (soldi, cioè) per il tuo prossimo evento. Vendita felice!