Ci sono poche cose più importanti per il successo della vostra piccola impresa di un robusto e ben arrotondati processo di gestione delle scorte. Il problema è che se non hai mai dovuto gestire l’inventario prima, è difficile sapere da dove cominciare.

Con la gestione dell’inventario, ci possono essere decine di pezzi in movimento. È reso ancora più complicato dal fatto che non esiste un modo giusto per gestire l’inventario. Ciò che funziona per il business in fondo alla strada potrebbe non funzionare per il tuo.

In questo articolo, ti daremo una serie di linee guida universali che puoi modificare e spiegare le basi di come fare l’inventario per una piccola impresa.

Come fare l’inventario per una piccola impresa

• Che cos’è la gestione dell’inventario?
• Mantenere un alto livello di organizzazione
• Ricevere inventario accurato
• Utilizzare gli strumenti giusti
• assumere decisioni basate sui dati
• un formale processo di
• normali scorte di magazzino

Che cos’è la gestione delle scorte?

Inventory management è un processo e un insieme di sistemi per la gestione delle scorte e delle scorte. È un sottoinsieme del concetto di gestione della supply chain molto più ampio. Per la maggior parte delle aziende al dettaglio, la gestione dell’inventario incapsulerà le seguenti attività:

• Ordinare le scorte
• Conservare le scorte
• Vendere le scorte
• Monitorare i livelli delle scorte

Mentre queste attività possono sembrare banali e persino “semplici” o “facili”, farle (e farle bene) aiuta a creare una solida base per la tua azienda da cui operare. Eviterai potenziali problemi e godrai di ottimizzazioni come:

• Evitare di stock problemi per i tuoi prodotti popolari
• Conoscere i tipi di vendita/promo a correre a spostare underperforming stock
• Conoscere la giusta quantità di oggetti da tenere a portata di mano per mantenere l’ottimale flusso di cassa
• Se si vendono merci deperibili, essa può aiutare a evitare il deterioramento

Mantenere un alto livello di organizzazione

Il primo passo nel rimanere in cima al vostro inventario è quello di organizzare i vostri articoli, con tanto di dati e informazioni di prodotto possibile. La gestione dell’inventario di successo è il risultato diretto di una forte analisi dei dati. Iniziando con dati di prodotto ricchi e accurati, eviterai errori su tutta la linea e avrai un tempo più facile per indagare su eventuali problemi che potresti scoprire. In genere, questi dati verrebbero inseriti in un sistema POS (Point of Sale), ma è anche possibile (ma molto noioso) tenere traccia di questi dati con fogli di calcolo.

Detto questo, ecco alcuni dei dati che vorrai inserire per ogni prodotto:

• Nome
• Reparto
• Categoria
• SKU
• UPC
• un Fornitore e un Fornitore ID
• Prezzo di Vendita
• Aliquota Fiscale
• Scontabili (Y/N)
• Costo per l’Elemento
• Corrente di Quantità
• Riordina Trigger
• Raccomandato Ordine

Se si vendono articoli con varianti, si desidera assicurarsi che si entra in ogni variante, come parte di una matrice. L’esempio classico di un articolo con varianti è una t-shirt venduta in più taglie e colori. Ogni combinazione di dimensioni e colore è una variante unica di un prodotto genitore. Creando una matrice, sarai in grado di tracciare la quantità, i dati di vendita e altro per ogni variante su base individuale.

Ricevi l’inventario con precisione

Proprio come il nostro primo consiglio, ti consigliamo di assicurarti di ricevere e inserire nuove scorte dai fornitori nel tuo sistema di punti vendita nel modo più accurato possibile. Inserendo la quantità di prodotto sbagliato o mislabeling un prodotto può causare una serie di problemi in seguito lungo la linea. Il modo migliore per assicurarti di ricevere un input stock dai fornitori in modo accurato è creare un processo standardizzato e seguirlo ogni volta che ricevi una spedizione.

Ecco un esempio di come potrebbe apparire quel processo:

1. Chi sta ricevendo la spedizione dovrebbe avere un elenco degli articoli che hai ordinato o una copia dell’ordine di acquisto originale.
2. Il ricevitore deve assicurarsi che tutte le scatole/pacchetti previsti sono ricevuti (cioè nulla è lasciato nel camion).
3. Il ricevitore deve decomprimere tutte le caselle e confrontare il contenuto con l’elenco o l’ordine di acquisto.
4. Se non ci sono errori o problemi, vai avanti e inserisci i dati di spedizione nel tuo POS, foglio di calcolo o altri sistemi di tracciamento.
5. Se ci sono problemi, prendere nota di loro e contattare il fornitore. È quindi possibile inserire il resto della spedizione nel sistema.

Poiché ricevere un ordine in modo accurato è una parte così importante della gestione dell’inventario, è possibile gestire questa parte dell’attività da soli o affidarsi a un dipendente senior di fiducia.

Utilizzare gli strumenti giusti

Gestione delle scorte è molto più semplice quando si utilizza il software POS. Questo è il caso a causa della quantità di dati e della velocità con cui l’inventario gira all’interno della maggior parte delle attività al dettaglio. Se si tenta di gestire il tutto con un foglio di calcolo o carta e matita, è molto probabile che l’attività inizierà a sentirsi come un peso che si desidera saltare alla fine di una giornata intensa. Inoltre, con così tante parti in movimento, si aumenta la probabilità di errori, che possono eliminare tutti i dati di inventario.

Con un sistema POS, al di fuori della creazione del catalogo prodotti (in genere eseguita una volta durante la configurazione iniziale) e della ricezione di nuove scorte, la gestione dell’inventario è un processo automatizzato. Quando vendi un prodotto, i livelli delle scorte vengono aggiornati automaticamente. Puoi facilmente interrogare il tuo sistema per vedere quanto hai di un prodotto a portata di mano e in genere ci sono rapporti di inventario dettagliati che puoi utilizzare per capire meglio cosa sta succedendo nella tua attività.

Prendere decisioni basate sui dati

Uno dei motivi principali per utilizzare un POS, soprattutto dal punto di vista della gestione dell’inventario, è la varietà di rapporti che avrete a vostra disposizione. Questi rapporti copriranno tutto, dal volume delle vendite per prodotto, analisi del margine di profitto, tasso di rotazione delle scorte e molto altro ancora. Con queste informazioni, sarete in grado di prendere decisioni più informate che aiutano a modellare la vostra strategia di business globale. Qui ci sono un paio di intuizioni che ci si può aspettare di derivare dal vostro punto di vendita sistema le funzionalità di reporting:

• Identificare il top di vendita di oggetti in modo che si può dare la priorità tenendoli ben fornito
• Monitorare i margini di profitto per ogni prodotto, in modo che è possibile identificare le opportunità di rinegoziare con i fornitori
• Controllare il vostro inventario valore in qualsiasi momento, per capire quanto capitale hai legato in inventario

Se sei una procedura guidata di Excel, è certamente possibile creare rapporti simili con software di foglio di calcolo e formule personalizzate. Tuttavia, avrete un tempo molto più facile di esso se si ottiene un sistema POS e lasciarlo fare il numero scricchiolio per voi. Inoltre, questo ti libera di concentrarti sulle attività per far crescere la tua attività, come interpretare i tuoi rapporti e prendere decisioni migliori in base ai tuoi risultati.

Avere un processo formale in atto

Mentre strumenti come un POS o un software di gestione dell’inventario dedicato possono aiutare a semplificare la gestione dell’inventario e consentono di ottenere più valore dai dati, è comunque necessario un processo generale in atto. Due dei metodi più popolari sono First In, First Out (FIFO) e il metodo del costo medio.

Le aziende che utilizzano FIFO si sforzano di vendere titoli più vecchi prima di quelli più recenti. Per alcuni tipi di business, come quelli che vendono beni deperibili, FIFO è un mezzo necessario per ricavare il maggior valore possibile dalle scorte. Ad esempio, immagina come un minimarket immagazzini bevande. Gli oggetti nella parte anteriore dei loro frigoriferi in genere scadono prima degli oggetti posizionati nella parte posteriore.

Per il metodo del costo medio, le aziende assegneranno il costo di un articolo in base al costo totale delle merci acquistate diviso per il numero di unità acquistate. Questo metodo è più semplice da applicare e meno costoso di FIFO, che lo rende un’opzione attraente per gli elementi che sono difficili da calcolare i costi per.

Indipendentemente dal sistema generale che si utilizza, è essenziale che si capisce i pro ei contro di ogni approccio in modo da poter selezionare quello giusto per il vostro business.

Conteggi regolari delle scorte

Anche se si dispone di un sistema POS o di uno strumento di gestione delle scorte, nonché di un processo per la ricezione delle scorte, è comunque necessario eseguire periodicamente i conteggi manuali delle scorte. A seconda delle dimensioni del vostro business, si potrebbe fare questi su base semestrale, trimestrale o anche mensile.

Questi conteggi sono importanti perché funzionano come backup del sistema quotidiano e possono aiutarti a scoprire i difetti nel tuo processo. Se l’idea di mettere da parte il tempo per contare tutto il vostro inventario in una sola volta suona un po ‘ opprimente, è anche possibile eseguire i conteggi del ciclo.

I conteggi dei cicli sono controlli più rapidi in cui si conta solo una parte minore del proprio inventario. Ad esempio, un mese potresti controllare l’inventario delle scarpe e un altro l’inventario dei cappelli. Oltre a risparmiare tempo, in questo modo può aiutare a scoprire i problemi molto più rapidamente di un più massiccio controllo trimestrale, anche se gli esperti raccomandano di fare almeno un conteggio completo di inventario all’anno per la segnalazione delle imposte sul reddito.

Dai alla tua azienda strumenti più forti per la gestione delle scorte

La gestione delle scorte è fondamentale per le operazioni e il successo della tua azienda. Organizzare i sistemi andrà un lungo cammino per quanto riguarda il conteggio dei vostri articoli, impostare il vostro piano, e rendere i dipendenti più produttivi ed efficienti. Conteggio accurato significa ulteriori discrepanze e una migliore linea di fondo per il vostro business.

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