Dall’inizio di Outlook, Microsoft ha sempre incluso le funzionalità di archiviazione e archiviazione automatica e Outlook 2010 non fa eccezione. La funzione di archiviazione automatica sposta o elimina automaticamente le email più vecchie dalla cassetta postale principale in un file di dati di archivio memorizzato sul disco rigido locale. Questi file sono chiamati .PST. In passato, quando Outlook .I file PST avevano un limite di 2 GIG, la funzione di archivio era molto più importante in quanto archiviava le email più vecchie dal tuo Primario .File PST e in un archivio.PST. Detto questo, anche se .I file PST in Outlook 2010 hanno un limite di 20 Gig, è comunque una buona idea lasciarlo gestire la tua email più vecchia per mantenere la tua .File PST di piccole dimensioni e le prestazioni del sistema fino.

Cosa fa la funzione di archiviazione automatica?

AutoArchive riduce le dimensioni della cassetta postale eliminando o spostando i vecchi elementi in un file di dati di archivio o .PST. Il processo funziona più o meno lo stesso se si sta utilizzando Microsoft Exchange al lavoro o IMAP o POP da una casa o una piccola configurazione aziendale. E ‘ essenzialmente proprio come prendere un paio di pile di carta dalla scrivania e metterli in un file cabinet ad accesso rapido organizzato o .File PST, come accennato in precedenza. Questo processo è diverso dall’esportazione in due modi. L’esportazione ti consentirà di spostare le e-mail in più formati esterni diversi, mentre l’archiviazione ti consente solo di spostare le e-mail più vecchie in un .file pst o eliminare l’e-mail del tutto. L’archiviazione consente anche un accesso più semplice alle vecchie e-mail poiché esiste una scheda nel riquadro di navigazione di Outlook. Naturalmente, è anche possibile impostare AutoArchive per eliminare la vecchia posta pure.

Come abilitare l’archiviazione automatica predefinita per tutte le cartelle di Outlook 2010

1. In Microsoft Outlook e fare clic sul menu File e selezionare Opzioni.

2. Nel menu Opzioni, fare clic sulla scheda Avanzate e quindi fare clic sul pulsante Impostazioni di archiviazione automatica.

3. Fai clic sulla casella di controllo Esegui archiviazione automatica ogni giorno. Da qui, è possibile personalizzare ulteriormente le impostazioni di archiviazione automatica per Outlook 2010; tuttavia, per impostazione predefinita, una volta abilitato, AutoArchive sposterà (non eliminerà) tutta la posta più vecchia di sei mesi in un archivio.PST. Ti suggerisco di mantenere il Prompt prima dell’esecuzione di AutoArchive controllato in modo da essere avvisato ogni volta che si verifica un archivio. Sareste sorpresi di quanto spesso la gente mi chiede di messaggi mancanti. Normalmente è una funzione di archiviazione automatica. Una volta che hai le impostazioni in cui ti piacciono, fai clic su Applica queste impostazioni a tutte le cartelle ora.

Se hai seguito i passaggi precedenti, AutoArchive abilita tutti i tuoi messaggi di Outlook. Se c’è una cartella che si desidera escludere da AutoArchive, o se si desidera che si applichi solo a poche cartelle, possiamo farlo anche noi. Outlook 2010 consente di personalizzare le impostazioni di archiviazione automatica per ogni cartella; ecco come.

Modificare le impostazioni di archiviazione automatica per le singole cartelle di Outlook 2010

4. In Outlook, cercare nel riquadro di spostamento a sinistra. Da lì, fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi cartella e seleziona Proprietà per impostare i criteri di archiviazione automatica.

5. Nella finestra Proprietà posta in arrivo visualizzata, fare clic sulla scheda Archiviazione automatica. Qui è possibile personalizzare le impostazioni di AutoArchive per questa cartella o anche disabilitare AutoArchive per esso del tutto.

Va bene, ora sappiamo come archiviare automaticamente le singole cartelle. Ma cosa succede se non si desidera utilizzare AutoArchive a tutti? Se non sei un fan della funzione automatica, puoi comunque utilizzare l’archiviazione utilizzando il processo manuale.

Come archiviare manualmente gli elementi

6. In Outlook, fare clic sul File > Scheda menu Info e selezionare Strumenti di pulizia > Archivio.

7. Nella finestra di dialogo Archivio che appare, selezionare le cartelle che si desidera archiviare. Questo processo è quasi lo stesso di AutoArchive, tranne che è un affare una tantum. Qualcosa di diverso è che puoi persino sovrascrivere la proprietà “Do not AutoArchive” se l’hai applicata ad alcune cartelle, ma è facoltativa.

Dove si trovano gli elementi archiviati di Outlook?

8. In Outlook, è possibile accedere agli elementi archiviati dalla cartella Archivio nel riquadro di navigazione e-mail a sinistra.

9. È inoltre possibile accedere agli archivi da Outlook .file pst dove memorizzano. Si può arrivare facendo clic sul File > Apri scheda menu e selezionare Apri file di dati di Outlook.

10. Per impostazione predefinita, l’archivio di Outlook .la posizione del file pst è:

%UserProfile%DocumentsOutlook Files

Se non è stato utilizzato l’archiviazione in Outlook prima, fare un tentativo. E ‘ sicuro di aiutare a mantenere le cose pulite e spostare vecchi, elementi di posta elettronica inutilizzati dalla vostra casella di posta primaria/.PST. E ‘ anche un bel modo per mantenere la .Dimensione del file PST sotto controllo. E questo aiuterà con le prestazioni del sistema!