Esistono diversi scenari in cui alle aziende verrà richiesta o verrà avviata una richiesta per verificare la cronologia lavorativa di un individuo e altri dettagli associati al loro impiego attuale o passato. Questo processo, non a caso, è noto come ” Verifica dell’occupazione.”

Il processo di assunzione è un momento particolarmente comune per un’azienda di fare la verifica dell’occupazione e in genere richiede controlli di riferimento professionali. Le aziende ricevono spesso anche richieste di verifica dell’occupazione da parte di terzi, come istituti di credito che originano nuovi prestiti o proprietari di immobili che confermano che un locatario sarà in grado di effettuare pagamenti adeguati su un nuovo contratto di locazione.

Esistono diversi metodi per dimostrare l’occupazione, che vanno dal garantire una lettera “Proof of Employment” (PoE) alla fornitura di paystub, riferimenti o contratti e accordi eseguiti. Qui, vedremo i motivi principali per le richieste di verifica dell’occupazione e diversi modi per le aziende di soddisfare tali richieste.

Quali situazioni richiedono la verifica dell’occupazione?

Con l’ascesa di siti di networking professionale come LinkedIn, può sembrare come la presenza online di una persona o curriculum/CV sarà sufficiente per dimostrare il loro impiego. Tuttavia, molti aspiranti verificatori vorranno una certificazione più formale, specialmente quando è correlata a una transazione finanziaria.

Prestatori che originano un prestito

Prestatori che valutano un richiedente per un nuovo prestito hanno una prerogativa per verificare l’occupazione di un individuo: Assicurandosi che un nuovo cliente possa effettuare i loro pagamenti in tempo. Oltre a convalidare l’occupazione, i datori di lavoro possono anche verificare le informazioni di stipendio per un dipendente, ma devono fare attenzione a prestare attenzione alle leggi locali. Alcuni locali come lo Stato della California e New York City bar datori di lavoro di rilasciare informazioni stipendio durante il processo di assunzione, ma che raramente colpisce le richieste che si applicano a prestito origination.

Proprietari di immobili che emettono un contratto di locazione

Come i fornitori di prestiti, i proprietari di immobili di solito verificano l’occupazione di un individuo al fine di garantire che siano in grado di gestire un nuovo contratto di locazione. Storia guadagni è anche rilevante per contribuire a fornire un senso di reddito futuro di un locatario.

Datori di lavoro che estendono le offerte ai nuovi dipendenti

Sebbene i datori di lavoro confermino spesso la storia lavorativa di un richiedente controllando i riferimenti professionali, a volte richiedono un attestato più formale, di solito sotto forma di una verifica dell’occupazione o di una lettera PoE. Guardiamo queste lettere in modo più dettagliato di seguito.

I titolari di visto di lavoro che convalidano il loro impiego

I visti di lavoro in genere richiedono che un richiedente abbia un lavoro retribuito prima di ottenere il permesso di rimanere in un determinato paese. Allo stesso modo, i rinnovi delle domande di solito dipendono dal continuo impiego di un titolare del visto, quindi il titolare del visto deve informare l’ufficio che rilascia il permesso di lavoro se ha perso o altrimenti cambiato posizione.

Metodi per la verifica dell’occupazione

All’inizio, le aziende dovrebbero notificare a un dipendente attuale o passato di aver ricevuto una richiesta per i dettagli dell’occupazione per assicurarsi che la richiesta sia legittima prima di consegnare qualsiasi informazione.

Successivamente, prima di raccogliere le informazioni necessarie per rispondere a una richiesta di verifica dell’occupazione, determinare il modo migliore per presentarla. La persona che ha effettuato la richiesta ha specificato un formato? Hanno fornito un modulo da compilare, o sarà un riferimento informale fare?

In caso di dubbio, le aziende dovrebbero emettere una lettera PoE, in quanto è il metodo più comune utilizzato per la verifica dell’occupazione. Una lettera PoE contiene tutte le informazioni rilevanti sulla storia di un dipendente con un’azienda. Una combinazione di altri metodi sarà spesso sufficiente pure.

Proof of Employment Letter

Una lettera PoE emessa da un datore di lavoro fornisce una conferma formale del rapporto di un dipendente attuale o precedente con l’azienda.

La maggior parte delle lettere PoE includono:

• Ragione sociale e indirizzo del datore di lavoro (o utilizzare carta intestata aziendale standard): Verifica il nome e la posizione dell’azienda verificando l’occupazione.
• Titolo di lavoro del dipendente attuale o precedente: conferma il ruolo di un dipendente in un’azienda.
• Le date in cui l’attuale o ex membro del personale è stato impiegato: Verifica la durata del mandato del dipendente con l’azienda.
• Un elenco delle responsabilità del dipendente: mette in luce la padronanza di un dipendente della posizione e delle attività correlate.
• Informazioni di contatto di un datore di lavoro: Aiuti con futuri contatti per quanto riguarda la richiesta di verifica.

Che tu sia un datore di lavoro che cerca di creare una lettera PoE o un dipendente che cerca di semplificare il processo di verifica per un’azienda, puoi utilizzare questo modello gratuito (https://docs.google.com/document/d/1m-_rcC35QhDwJk4-Cvl-fa9lsP1aKvdQVrFC9TZVRHI/edit#heading=h.7y9q65fxlkg5) che abbiamo creato per assicurarti di coprire tutte le tue basi.

Altri metodi per dimostrare l’occupazione

Se è difficile contattare un datore di lavoro, sia a causa di un supporto HR inadeguato o di un rapporto tenue tra l’azienda e il dipendente, ci sono altri approcci per completare la verifica dell’occupazione.

• *Paystubs * fornire un record di reddito passato di un dipendente da un datore di lavoro. Le informazioni sono rilevanti quando i guadagni di un dipendente sono l’obiettivo chiave di una richiesta di verifica, come un’applicazione di carta di credito, ma a volte fornire tali informazioni è illegale. I datori di lavoro dovrebbero consultare un avvocato o leggi locali per garantire che non stanno divulgando informazioni protette.
• *Riferimenti * descrivono il ruolo di un dipendente all’interno di un’azienda e le sue prestazioni complessive. Passato manager di un dipendente o colleghi possono garantire per lui o lei, e la maggior parte delle aziende ricevono controlli di riferimento di volta in volta.
• *Contratti & Accordi *dimostrare il rapporto di un dipendente con una società, anche se solo nel senso che il dipendente ha accettato un’offerta di lavoro. Un problema con questo metodo di verifica è la mancanza di prova che il dipendente effettivamente rimasto a svolgere il ruolo per il quale sono stati assunti.
• *Servizi di terze parti * rimuovere lo stress dalle richieste di verifica dell’occupazione automatizzando gran parte del processo. Questo è di solito rilevante solo quando un datore di lavoro è un utente attivo di tale servizio.

Quali informazioni è legale per i datori di lavoro di condividere in tutti gli stati?

Le richieste di verifica dell’occupazione possono richiedere dettagli che i datori di lavoro non sono tenuti a presentare. Infatti, i datori di lavoro possono affrontare sanzioni legali per la divulgazione di informazioni protette. Salute e salario & Le informazioni sui guadagni sono i dati più sensibili detenuti dai datori di lavoro e devono prestare particolare attenzione quando viene chiesto di condividere i dettagli relativi a queste categorie.

Dati sanitari

Condividere informazioni sulla salute di un dipendente è generalmente una cattiva pratica. I motivi di un verificatore possono essere impuri, che vanno da un assicuratore che cerca di ottenere informazioni sulle condizioni preesistenti di un potenziale cliente agli agenti di assunzione di un’azienda che mirano a costruire la forza lavoro più attraente possibile.

Le informazioni sulle disabilità di un dipendente sono particolarmente sensibili. L’Americans with Disabilities Act del 1990 fornisce protezioni esplicite per le informazioni sulla disabilità degli individui, impedendo che le informazioni vengano condivise con terze parti per qualsiasi motivo.

Assumere i datori di lavoro sono invitati a confermare che un potenziale dipendente sarà in grado di completare adeguatamente le responsabilità per il ruolo in esame. I datori di lavoro possono anche verificare se un dipendente avrà bisogno di “sistemazioni ragionevoli” per un determinato ruolo che consentirà al dipendente di completare tutte le attività richieste

Stipendio & Storia dei guadagni

Alcune situazioni, come l’origine del prestito, richiedono a un individuo di garantire la prova dei propri guadagni. Tuttavia, diversi locali, tra cui lo Stato della California e New York City, hanno approvato leggi che vietano alle aziende di richiedere informazioni precedenti sullo stipendio durante il processo di assunzione. Questo è stato progettato per proteggere un dipendente da avere uno stipendio per un nuovo ruolo ingiustamente rispetto ai loro guadagni precedenti, che potrebbero essere stati al di sotto del tasso di mercato o altrimenti ingiusto.

Getting it right

Molte aziende dovranno rispondere a una serie di richieste di verifica dell’occupazione, quindi lo sviluppo ponderato di un processo per farlo aiuterà l’azienda a risparmiare denaro e accelerare i tempi di risposta. L’approvvigionamento delle informazioni necessarie per soddisfare una richiesta può impedire alle risorse umane e agli altri dipendenti di completare altre attività essenziali, in quanto potrebbe richiedere un continuo contatto con diversi reparti. E molte decisioni importanti, come la capacità di un dipendente di acquistare una nuova casa, dipendono dalla verifica tempestiva dell’occupazione. La scelta di una lettera PoE di solito è sufficiente per completare una determinata richiesta di verifica, ma i datori di lavoro possono anche automatizzare il processo tramite Truework e altri verificatori di terze parti.