Per quanto riguarda gli eventi, quelli con musica dal vivo sono tra i più coinvolgenti e divertenti per i partecipanti. Ma senza il piano giusto in atto, possono anche essere i più propensi a colpire alcuni dossi della strada. Ecco perché abbiamo messo insieme questa guida su come pianificare un concerto.

Con più elementi e pezzi in movimento di un evento tipico, un concerto ha un paio di cose che possono andare male in un dato momento. Malfunzionamenti tecnici delle apparecchiature audiovisive, malattie o lesioni al talento musicale e condizioni meteorologiche avverse possono avere effetti negativi sulle esperienze di tutti i soggetti coinvolti. Per imparare come essere meglio preparati per eventuali contrattempi e garantire che il vostro concerto è impostato per il successo dal get-go, continuate a leggere!

Imparare a pianificare un concerto in 10 semplici passi:

Stabilire obiettivi.

Uno dei passi più importanti quando si scopre come pianificare un concerto è stabilire obiettivi. In altre parole: Cosa vuoi che compia questo concerto? Probabilmente hai già impostato gli obiettivi e gli obiettivi dell’evento e hai deciso che un concerto è il formato migliore per realizzarli. Ma senza una chiara idea di cosa speri di ottenere con la parte di musica dal vivo del tuo evento, è improbabile che finisca con un concerto memorabile.

I migliori eventi di musica dal vivo hanno un concetto o un tema che guida la narrazione. Questo concetto modella tutto, dal tipo di musica eseguita al pubblico, luogo, altre attività di evento, e lo stile di arredamento evento e merce.

Considera i partecipanti per il tuo evento e quale concetto e stile saranno più attraenti e memorabili per loro. Se puoi, parla con alcuni membri del tuo pubblico di destinazione per ricontrollare che il concetto che hai trovato è eccitante e coinvolgente come vuoi che sia.

Crea un budget.

È allettante stimare il numero di partecipanti che ti aspetti al tuo concerto, moltiplicarlo per il prezzo che pensi che la gente pagherà per un biglietto e considerare il totale come il tuo budget. Ma questo è al contrario.

Per avere abbastanza soldi per spese e contingenze e per realizzare un profitto (se questo è uno dei tuoi obiettivi), avrai bisogno di un chiaro schema di budget prima di qualsiasi altra cosa.

Usa il resto di questo elenco per determinare di cosa hai bisogno per il tuo evento e creare un elemento pubblicitario per ogni categoria. Includere circa il 10-30% dei fondi non allocati per imprevisti e spese impreviste. In questo modo, quando qualcosa verrà fuori, sarai pronto per questo.

Trova il talento.

Il talento musicale che si mettono in plasmare l’atmosfera del vostro concerto più di ogni altra cosa. Questo può anche essere uno dei vostri principali voci di bilancio a seconda del tipo di talento che si desidera portare in.

Prova a trovare il talento che si adatta bene con il concetto di evento e gli obiettivi. Assicurati che il loro pubblico si sovrapponga in modo significativo al tuo pubblico di destinazione per l’evento. Ad esempio, l’ultima cosa che vuoi è una band con un pubblico principalmente adolescente che suona in una stanza piena di anziani.

Tieni presente che se assumi talenti fuori città, probabilmente dovrai pagare le spese di viaggio. Questo potrebbe metterti oltre il budget a meno che tu non stia attento. Scegliendo talento locale, si può essere in grado di risparmiare qualche soldo così come creare una connessione con la comunità locale.

Scegli una sede.

Molti locali sono allestiti e disposti ad ospitare musica dal vivo. Se hai intenzione di scegliere un luogo al coperto, assicurati che abbiano esperienza con la musica dal vivo e un setup di palco e posti a sedere che funzioni per il tipo di musica che hai scelto. I luoghi all’aperto hanno costi di produzione più elevati e più incognite a causa delle condizioni meteorologiche, ma possono essere un’ottima scelta per concetti come barbecue e picnic. Se si sceglie un luogo all’aperto, assicurarsi di avere un piano di backup per la pioggia, neve, vento, caldo, freddo, e tutti gli altri elementi che potrebbero rovinare il concerto.

L’energia del tuo concerto sarà influenzata dalla folla, e la tua dimensione del luogo gioca un ruolo importante in questo. Se prenoti un locale troppo grande e non lo vendi, avrai una stanza mezza piena e una folla a basso consumo energetico. D’altra parte, se prenoti un piccolo locale e lo vendi troppo velocemente, ti chiederai se ti sei perso più potenziali vendite di biglietti e entrate. Poiché l’energia della folla sarà influenzata, è sempre meglio andare con un luogo leggermente più piccolo che sei sicuro di poter riempire.

Ti consigliamo di bloccare nella vostra sede presto, come il resto dei dettagli dell’evento inizierà a cadere a posto una volta che avete quel pezzo importante del puzzle deciso.

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Richiedere permessi e assicurazioni.

A seconda della scelta del luogo, potrebbe essere necessario ottenere permessi per alcol, cibo, musica e l’evento stesso. Verificare con la sede e con le autorità locali per vedere che cosa avete bisogno per la vostra situazione. È anche una buona idea per ottenere l’assicurazione per il vostro evento. Sarai coperto per molti contrattempi comuni e la tua sede potrebbe richiederlo.

Finalizza una data e un’ora.

La data e l’ora ottimali per il tuo evento dipenderanno dal tuo pubblico e dal tuo concetto di evento. Alcuni temi e concerti funzionano meglio in un ambiente notturno, dove è possibile utilizzare l’illuminazione e fondali per impostare l’umore e il tono. Altri concetti e luoghi, specialmente quelli all’aperto, saranno logisticamente più facili da gestire durante il giorno.

Tieni presente che il tuo pubblico ha tempi che funzioneranno meglio anche per loro. Prendi in considerazione cose come la scuola, il lavoro e gli orari delle vacanze per determinare quale giorno e ora è meglio per il tuo concerto.

Determina quale attrezzatura è necessaria.

Parla con il tuo talento musicale e la tua sede per determinare quali attrezzature avrai bisogno per la performance e se la sede può fornire qualcosa di esso. Ciò potrebbe includere un palco, altoparlanti, microfoni, sistema audio, illuminazione e altre apparecchiature audio/visive. Verificare con il vostro talento musicale per determinare quali attrezzature saranno portando se stessi e che cosa siete responsabili.

Pensa all’acustica del tuo spazio e se avrai bisogno di un’amplificazione per la performance musicale, così come quali tipi di disposizione dei posti a sedere hanno più senso. Se il tuo locale è all’aperto, assicurati di avere un modo per proteggere l’attrezzatura dagli elementi. Mentre parli con i fornitori, i talenti e la sede per determinare le tue esigenze di equipaggiamento, assicurati di chiedere quanto tempo avranno bisogno per l’installazione e il guasto e se hanno bisogno di accedere all’alimentazione, a una banchina di carico o a qualsiasi altro accesso speciale. Questi dettagli saranno la chiave per aggiungere al vostro piano per evitare errori costosi.

Creare un ambiente confortevole.

Mantieni comodo il tuo talento e aiutali a prepararsi creando o allestendo un’area backstage. Questa può essere qualsiasi area semi-privata o privata nella tua sede, ma dovrebbe avere un facile accesso al palco e alle strutture del bagno.

Puoi creare un’esperienza confortevole nel backstage fornendo acqua, bevande analcoliche, snack e altre piccole necessità per il tuo talento musicale. Chiedi loro in anticipo se avranno bisogno di un posto dove cambiare, riscaldarsi o riposare tra i periodi di prestazione.

Il comfort del tuo pubblico dipenderà dall’accesso ai servizi igienici, ai rinfreschi e ai posti a sedere appropriati. Se la tua sede è all’aperto, assicurati che ci sia abbastanza riparo in caso di maltempo, o hai un piano di backup per quando arriva una tempesta.

Non dimenticare di fare un piano per la sicurezza di tutti, anche. Dovresti avere un’adeguata sicurezza, assistenza medica e assistenti agli eventi per le dimensioni del tuo pubblico e per la tua sede.

Inizia a vendere i biglietti.

Se hai intenzione di fare soldi dal concerto, dovrai vendere i biglietti. Puoi collaborare con un servizio di biglietteria per offrire biglietti stampati o digitali per il tuo evento. Alcuni servizi di biglietteria offrono la possibilità di utilizzare il marchio personalizzato sui biglietti, accettare più metodi di pagamento e offrire prezzi a più livelli. Molti includeranno anche un sito web per la tua biglietteria e l’integrazione con i tuoi account di social media.

L’ora e la data del concerto devono essere chiaramente indicate sul biglietto, insieme alle informazioni relative ai posti a sedere e a una chiara politica di restituzione/rimborso.

Promuovere il concerto.

Proprio come qualsiasi altro evento, la promozione per il tuo concerto sarà direttamente correlata al suo successo. Avrai bisogno di un piano di marketing che tenga conto del tuo concetto di evento, del pubblico e del talento musicale che hai portato a bordo. Se il talento ha determinati canali che funzionano bene per il loro marketing, assicurati di raddoppiare su quei canali e collaborare con il talento per diffondere la parola.

Puoi aumentare la tua portata e diffondere ulteriormente il tuo messaggio con l’aiuto dei partner dell’evento. Sponsor, merchandiser, promotori di concerti, venditori di biglietti e la sede possono essere utili nel marketing del tuo evento. Ottenere tutti sulla stessa pagina circa il concetto di evento e gli obiettivi e rendere più facile per loro di promuovere l’evento, fornendo social media, e-mail, e le risorse di stampa che possono condividere.

Assicurati di catturare foto e video di alta qualità che precedono e durante l’evento. Questi diventeranno oro di marketing nel tuo follow-up dell’evento e potrebbero essere davvero utili se stai pensando di trasformare l’evento in una serie o ripeterlo l’anno prossimo.

Ora sai come pianificare un concerto!

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