Prendere minuti di riunione in una riunione del consiglio sembra una responsabilità abbastanza semplice e diretta, ma la verità è che ci sono molte considerazioni coinvolte in questo compito che richiedono pensiero e attenzione. Un certo grado di gestione delle riunioni è necessario per i vostri minuti di riunione per essere organizzato, dettagliato e altamente completo.

Prendere i verbali delle riunioni del consiglio è una responsabilità molto importante che è adatta per qualcuno che è disposto a pianificare in anticipo, ascoltare diligentemente e produrre un riassunto preciso dell’incontro che ha avuto luogo.

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Per eliminare qualsiasi tipo di confusione che circonda i minuti di riunione, Fellow ha creato una guida passo-passo su come scrivere grandi minuti di riunione. Per iniziare, parliamo di quali sono veramente i minuti della riunione:

• Cosa sono i verbali delle riunioni?
• Perché board meeting minutes sono così importanti
• Board meeting minutes template
• 5 Passi per scrivere efficace board meeting minutes
• Suggerimenti rapidi per scrivere board meeting minutes e tenere traccia delle decisioni chiave

Cosa sono i verbali delle riunioni?

I verbali delle riunioni sono la registrazione scritta del dialogo e delle decisioni prese durante una riunione. In sostanza, si tratta di una trascrizione scritta di tutto ciò che è stato discusso nel corso della riunione che può quindi essere utilizzato per informare i membri del team che non sono stati in grado di partecipare a ciò che è accaduto o per tenere traccia delle decisioni e degli elementi di azione che possono essere rivisitati.

I verbali di una riunione precedente possono quindi essere utilizzati per prendere decisioni future. I verbali delle riunioni, quindi, servono come un record storico delle decisioni del consiglio.

Perché i verbali delle riunioni del consiglio sono così importanti

I verbali delle riunioni del consiglio sono importanti per diversi motivi. Innanzitutto, i verbali delle riunioni forniscono un resoconto storico della pianificazione a breve e lungo termine del consiglio. Poiché ogni riunione contiene un obiettivo o un obiettivo, il consiglio può quindi utilizzare i verbali della riunione come record per riferimento futuro, per comprendere la progressione che è stata fatta.

Inoltre, i verbali delle riunioni sono importanti perché forniscono protezione legale per l’organizzazione. Spesso la due diligence viene catturata nei verbali delle riunioni delle aziende e in eventuali conversazioni legali che possono essere officiate e documentate per confermare le pratiche etiche e corrette dell’organizzazione.

Infine, i verbali delle riunioni del consiglio sono la prova del perché e del modo in cui un consiglio è arrivato a determinate decisioni. Questa documentazione può quindi essere utilizzata per rispondere a qualsiasi domanda che si presenti in riferimento a qualsiasi decisione presa.

Modello di verbale della riunione del consiglio

Questo è un esempio di un modello di riunione del consiglio SaaS creato da David Sacks – imprenditore, investitore e general partner di Craft Ventures.

5 Passi per scrivere minuti di riunione efficaci

1 Pianificare in anticipo

Come tutto nel mondo degli affari, i minuti di riunione efficaci richiedono una pre-pianificazione. Prima di iniziare a guardare l’ordine del giorno della riunione, è una buona idea avere una discussione sul formato che si prevede di utilizzare per prendere i verbali della riunione. Se questo non è chiaro, è possibile fare riferimento a un esempio di minuti di riunione da utilizzare come modello.

Chiarire le aspettative dei verbali della riunione con il presidente o qualsiasi altra controparte familiare ti farà sentire molto più sicuro di scrivere i verbali della riunione. Assicurarsi di aver messo insieme un ordine del giorno riunione ben pensato sta per impostare fino a trascrivere il vostro incontro in modo organizzato.

2 Utilizzare l’agenda come schema

Quando si considera ciò che dovrebbe essere incluso nei verbali della riunione, iniziare con le basi. In primo luogo, fornire la data e l’ora della riunione. Successivamente, documentare i nomi di tutti i partecipanti alla riunione e di tutti gli individui che non sono stati in grado di partecipare. È probabile che all’inizio della riunione, ci sarà un po ‘ di tempo dedicato all’accettazione o alla modifica dei verbali della riunione precedente.

Assicurati di documentare le decisioni prese sulle riunioni precedenti prima di iniziare a guardare l’ordine del giorno della riunione. Una volta completata questa parte della riunione, è possibile utilizzare l’agenda della riunione come schema, con ogni elemento dell’ordine del giorno come sotto-argomento in cui è possibile aggiungere note specifiche.

Infine, assicurati che la tua lingua sia chiara, non ambigua e completa. È importante scrivere obiettivamente i minuti della riunione, evitando aggettivi e avverbi dove è possibile.

3 Aggiungere note aggiuntive e chiarire i punti sollevati

Un trucco chiave per minuti di riunione di successo è quello di scrivere i minuti della riunione durante la riunione, o subito dopo la riunione se non siete in grado di trascrivere come la riunione si svolge. Rivedere la struttura per ottenere l’intero ambito della riunione e, se necessario, aggiungere ulteriori note e chiarire i punti sollevati. Assicurati di includere dettagli sufficienti elaborando il più possibile su ogni punto dell’ordine del giorno della riunione, qualsiasi discussione o decisione presa.

Per i verbali del Consiglio di Amministrazione, in particolare, si consiglia di includere una breve descrizione di ogni azione intrapresa, nonché la motivazione alla base della decisione per riferimento futuro. Se ci sono state molte discussioni prima di passare una mozione, annota i principali argomenti a favore e contro, aggiungendo il più possibile il dialogo.

Dopo aver completato la scrittura dei verbali della riunione, modificarli per garantire brevità e chiarezza, in modo che i minuti siano facili da leggere, chiari e precisi.

È consigliabile allegare tutti i documenti della riunione a cui si è fatto riferimento durante la riunione, piuttosto che tentare di riassumere qualsiasi documentazione aggiuntiva.

4 Distribuisci i verbali della riunione

Prima di condividere i tuoi verbali della riunione, pensa se c’è un processo di approvazione che deve aver luogo prima della distribuzione al consiglio. Il Presidente potrebbe aver bisogno di rivedere e approvare i verbali della riunione prima di poterli condividere. Se c’è un processo di approvazione, concediti un po ‘ di tempo in più quando comunichi la data prevista di distribuzione. Ci possono anche essere alcuni protocolli standardizzati per la condivisione e la memorizzazione dei minuti di riunione.

L’utilizzo di un’app come Fellow consente di memorizzare tutti i minuti della riunione in una posizione organizzata in cui è possibile consentire l’accesso a determinati o tutti gli individui. Pensa se condividerai i tuoi minuti di riunione online, fornendo una copia fisica o memorizzando i minuti in un’app di minuti di riunione come Fellow.

5 Salvare i verbali della riunione per riferimento futuro

Assicurarsi che ovunque si memorizzino i verbali della riunione, sia stato dato accesso a tutte le persone che hanno partecipato alla riunione e a qualsiasi altra persona che avrà bisogno di accedere a questi minuti della riunione.

Infine, il check-in con il presidente del Consiglio o il loro assistente per vedere se preferiscono anche stampare e memorizzare copie cartacee che è possibile fornire a tutti gli altri membri del personale o sedia per il deposito.

6 Suggerimenti per scrivere i verbali delle riunioni del consiglio e tenere traccia delle decisioni chiave

1. Crea uno schema: prendi appunti sotto ogni punto dell’ordine del giorno della riunione man mano che la riunione procede.
2. Check-off partecipanti che entrano nella stanza: Avere ogni persona si presentano all’inizio della riunione, soprattutto se non li conosci.
3. Registra decisioni o note sugli elementi azione: registra queste decisioni o elementi azione non appena vengono trascritti con precisione.
4. Chiedere chiarimenti se necessario: Non aver paura di chiedere chiarimenti se qualcosa non è chiaro. Evita di dover tornare più tardi quando le cose non sono così fresche nei nostri ricordi.
5. Non cercare di catturare tutto: catturare tutto sarebbe impossibile. Invece, ascolta attentamente le decisioni principali, gli elementi di azione, i problemi o le soluzioni.
6. Registralo: con il permesso, considera la possibilità di registrare la riunione sul tuo telefono o su un dispositivo di registrazione se sei preoccupato di perdere contenuti importanti nei minuti della riunione.

Trascrivere i verbali delle riunioni del consiglio può essere una responsabilità impegnativa e alquanto impegnativa. Capire perché i verbali delle riunioni sono importanti promuoverà una gestione efficace delle riunioni in generale e ti renderà un trascrittore più efficiente e più sicuro.

Ricorda che l’utilizzo di un modello di minuti di riunione è estremamente utile e ti farà sentire più organizzato e preparato perché userai una struttura coerente e riceverai promemoria per assicurarti che tutti i dettagli della riunione vengano catturati. Pianifica sempre in anticipo, registra i minuti della riunione nel modo più dettagliato possibile e dedica una discreta quantità di tempo a rivedere le note documentate. Modifica i tuoi minuti di riunione fino a quando non sei soddisfatto della loro qualità e ti senti sicuro di condividerli con il consiglio. Infine, non dimenticare di conservare i minuti della riunione in un luogo sicuro (come Fellow.app) in seguito!

Fare riferimento a questa guida passo-passo su come prendere minuti di riunione in una riunione del consiglio ogni volta che si sente come si potrebbe usare alcune indicazioni straight-forward.