Questo articolo ti aiuterà a comunicare meglio e a scrivere e-mail formali in inglese.

Le email sono tra i mezzi di comunicazione più comunemente utilizzati al mondo. Sono veloci, immediati e consentono di interagire con tutti i tipi di aziende all’interno e al di là dei confini nazionali. Al lavoro soprattutto, scrivere e-mail formali in inglese nel modo giusto richiede determinate abilità, ed essendo una situazione professionale, è essenziale non commettere errori per fare una buona impressione di te stesso e della tua azienda.

In questo articolo troverai:

• Le regole per scrivere email formali in inglese
• Il formato giusto da usare
• Esempi di email formali in inglese

Le regole per scrivere email formali in inglese

Per scrivere un’email in inglese nel modo giusto, non improvvisare! Leggi i seguenti consigli per evitare di commettere gravi errori che potrebbero compromettere il successo dell’e-mail dal momento in cui viene ricevuta.

Oggetto

L’oggetto è la prima informazione che i destinatari di un’e-mail vedono, e se è scritta in modo errato o non chiaro, potrebbe spingere il lettore a cancellarla senza nemmeno aprirla! Quindi è importante dare un messaggio chiaro e preciso, fin dall’inizio, indicando il contenuto o il motivo per scrivere in due o tre parole che cattura l’attenzione del destinatario.

Stile

A differenza di molte altre lingue che richiedono frasi lunghe e complesse in un contesto scritto formale, l’inglese è molto conciso e favorisce frasi brevi e una struttura semplice. Assicurati di suddividere il testo in due o tre paragrafi: ciò consente al lettore di vedere rapidamente i punti chiave.

Formule di cortesia

Quando scrivi un’email in inglese, non stai solo usando un’altra lingua, ma stai anche entrando in un’altra cultura con abitudini diverse. Gli anglosassoni in generale prestano molta attenzione alle forme di cortesia e gratitudine, quindi non dimenticano mai di aggiungerle.

Controlla l’email

Non inviare mai un’email in inglese senza aver riletto ciò che hai scritto. Gli errori grammaticali o di battitura sono molto comuni anche nella tua lingua, quindi in inglese puoi commettere errori molto più facilmente. Il doppio controllo di ciò che hai scritto è un semplice passo da fare che può impedirti di apparire poco professionale e soprattutto incurante.

Firma

Assicurati di aver impostato le tue e-mail per terminare con tutte le informazioni importanti su di te, tra cui:

• nome e cognome
• titolo di lavoro
• dettagli relativi alla vostra azienda (nome, indirizzo..)
• link al sito web della società

Il formato di una email formale in inglese

• Introduzione
• Corpo del testo
• Conclusione

Introduzione

a Seconda del tipo di rapporto che si ha con la persona che si sta scrivendo, ci sono diversi modi per avviare un e-mail, ma ogni email deve sempre iniziare con un saluto. Nel nostro caso specifico, essendo formale, le opzioni più appropriate sono:

• Gentile Sig. / Sig. ra / Sig. ra (cognome del destinatario, ad es. Mr Black)
• Gentile Signore/Signora (se non si conosce il nome del destinatario) o piu ‘in generale a chi possa riguardare’

Dopo il saluto iniziale è necessaria una frase introduttiva che indichi chiaramente il motivo della scrittura ed sia coerente con l’oggetto dell’e-mail. Presentati brevemente (i testi lunghi spesso scoraggiano le persone dal leggerli), quindi continua con:

• sto scrivendo per quanto riguarda… (oggetto dell’e-mail)
• sto scrivendo in connessione con… (oggetto dell’e-mail)
• le scrivo in riferimento alla…

Se si sta scrivendo un email per l’invio di informazioni, si può iniziare con una delle seguenti frasi:

• Vi scrivo per farvi sapere…
• sono lieto di dirvi… (se sei comunicare una buona notizia)
• mi dispiace informarvi che… (se stai comunicazione delle cattive notizie)

Se invece stai rispondendo a un messaggio e-mail ricevuto, si può dire:

• sto scrivendo in risposta a…
• sto scrivendo in risposta a…
• vi scrivo per ringraziarvi per il… (se avete bisogno di ringraziare il destinatario)

Corpo del testo

non Ci sono formule convenzionali per scrivere il corpo del testo, perché questo varia a seconda della funzione di che cosa avete bisogno per comunicare. È utile preparare una bozza iniziale e poi procedere con eventuali correzioni.

Le regole generali sono che il testo deve essere diviso in brevi paragrafi che evitano abbreviazioni e acronimi, entrambi i quali è possibile utilizzare, al contrario, quando si scrive una e-mail informale a familiari e amici.

In base al tipo di messaggio che stai inviando, esistono vari modi per scrivere un invito finale prima di terminare l’e-mail, ad esempio:

• aspetto con impazienza di sentire da voi presto
• Grazie in anticipo
• Per ulteriori informazioni, si prega di non esitate a contattarmi
• per Favore fatemi sapere se avete domande
• Grazie per l’attenzione

Conclusione

Il modo più comune per concludere un e-mail sono:

• cordiali saluti
• cordiali saluti
• cordiali saluti (se avete iniziato l’e-mail con “Dear Sir/Madam’ perché non si conosce il nome del destinatario)
• cordiali saluti (se avete cominciato la mail con il ‘Caro Mr/Mrs/Ms + cognome)
• Saluti

Esempi di formale e-mail in inglese

vediamo come tutto questo funziona in pratica.

Esempio 1: Ritardo nella consegna di un ordine

Oggetto: Ritardo di consegna

Gentile Sig. Pascal,

Ci dispiace informarti che non saremo in grado di rispettare il termine precedentemente concordato per la consegna del tuo ordine. Il nostro fornitore ci ha avvertito oggi che stanno vivendo problemi di fornitura, che si tradurranno in un ritardo nella nostra catena di produzione. Contiamo sulla vostra comprensione e vi ringraziamo per la vostra pazienza.

Si prega di accettare le nostre scuse.

Cordiali saluti,

…

Esempio 2: Risposta a un annuncio di lavoro

Oggetto: Posizione di editor di contenuti Web

Gentile Signore/signora,

Con riferimento al tuo annuncio di lavoro in xxx, vorrei presentare la mia domanda per la posizione di editor di contenuti Web nella tua azienda.

Mi sono laureata in Scienze della Comunicazione all’Università di xxx e ho lavorato per diversi anni in un’Agenzia Digitale come Content Specialist. Credo che le mie capacità e la mia esperienza siano in linea con i requisiti per la posizione lavorativa. Sarò lieto di presentarmi in un’intervista, che vi permetterà di valutare meglio la mia possibile assunzione.

Si prega di trovare in allegato una copia del mio curriculum. Non vedo l’ora di sentirti.

Cordiali saluti,

…

Esempio 3: Invio di un catalogo prodotti

Oggetto: Nuovo catalogo prodotti

Gentile signora Chapman,

A seguito della sua richiesta, Le abbiamo recentemente inviato il nostro nuovo catalogo. Siamo convinti che vi permetterà di vedere la qualità dei nostri prodotti. Il nostro agente locale vi contatterà presto per organizzare un incontro in un giorno e l’ora che fa per voi al fine di discutere in dettaglio come i nostri prodotti possono essere di beneficio per le esigenze della vostra azienda.