Capire come e quando inviare un promemoria e-mail è un dilemma sociale che la maggior parte delle persone sanno fin troppo bene. Nessuno vuole venire attraverso come impaziente o invadente, ma nessuno vuole trattare con appuntamenti mancati o scadenze scadute sia. Come si fa a bilanciare la necessità di rispettare l’autonomia di qualcun altro con la necessità di fare le cose?

Il dilemma dell’etichetta si risolve facilmente con un promemoria ben scritto. Questi sono i messaggi che ottengono il punto attraverso senza creare rancore. Sono professionali ed efficaci, ma amichevoli e gentili.

In questo articolo, imparerai come creare e-mail di questo tipo. Ma prima, impariamo quando è opportuno inviarli e come trovare il tuo tempismo perfetto.

Quando si deve inviare una e-mail di promemoria?

Le email di promemoria sono utili quando qualcosa di importante sta arrivando e quando qualcosa dovrebbe essere successo ma non è successo. Ecco alcune situazioni che potrebbero trarre vantaggio dall’invio di un promemoria.

Qual è il momento ideale per un’e-mail di promemoria?

Non è sempre facile trovare il momento perfetto per inviare un’e-mail di promemoria. Quanto tempo dopo il colloquio di lavoro o la scadenza persa, o quanto in anticipo rispetto all’evento importante, dovresti metterti in contatto?

La risposta dipende da cosa stai aspettando. Se stai ricordando a qualcuno una scadenza, un pagamento, una fattura o una spedizione mancati, è opportuno inviare un promemoria il primo giorno lavorativo successivo alla data di scadenza. Aspettare più a lungo non solo allunga il ritardo, ma aumenta anche il rischio che la persona dimentichi i dettagli dell’accordo.

Se stai seguendo qualcosa che non ha una data di scadenza, è considerato una buona educazione aspettare un po ‘ più a lungo, specialmente se qualcuno ti sta facendo un favore.

Lo stesso vale per le email di follow-up alle domande di lavoro e alle interviste. Fare domanda per un lavoro è stressante e richiede sempre più tempo di quanto desideri. Ma l’assunzione è un processo complesso sulla fine del datore di lavoro, anche. Quando aspetti invece di affrettarti a seguire, mostri al datore di lavoro che rispetti il loro tempo e autorità.

Secondo Harvard Business Review, è possibile seguire una settimana dopo l’intervista, se non avete sentito indietro. Infatti raccomanda un’attesa più lunga di 10-14 giorni. Pensate a ciò che l’intervistatore o gestore assumente ha detto a voi circa la loro timeline. E manda sempre un messaggio almeno qualche giorno fa quando ti hanno detto che avresti risposto.

Promemoria anticipo sono più facili. È possibile inviare quelli fuori un giorno lavorativo prima dell’evento. Due giorni prima è appropriato se la persona deve fare preparativi elaborati. Se si utilizza Calendly, si può facilmente pianificare i promemoria per inviare automaticamente un certo numero di ore prima dell’evento.

Come si scrive una e-mail di promemoria delicato?

A parte quando si invia l’e-mail, uno degli elementi più importanti del galateo promemoria è un tono amichevole. Si vuole trovare un equilibrio tra urgenza e comprensione. Il più delicato si può essere, meglio è.

Di seguito sono riportati diversi esempi e modelli da cui è possibile scorrere: ti aiuteranno a creare e — mail di promemoria gentili che guidano il tuo punto a casa senza ferire alcun sentimento.

1. Scegliere un oggetto appropriato

Un oggetto e-mail solido è un must. E ” semplicemente buona etichetta e-mail per includere uno. Una grande riga dell’oggetto rassicura il destinatario che non sei uno spammer, il che è importante se stai messaggiando qualcuno come un venditore o un intervistatore di lavoro. Potrebbero non conoscerti bene e potrebbero non avere il tuo indirizzo nella loro lista di contatti.

Se si tratta di un messaggio professionale relativo a una scadenza mancata, un buon modo per iniziare la riga dell’oggetto è con le parole “Risposta richiesta” o “Azione richiesta.”Questi attirano l’attenzione della gente e possono incoraggiarli ad aprire l’e-mail.

Naturalmente, non vuoi usare questa frase se stai inviando un’email a qualcuno che ti sta facendo un favore o una cortesia. Se stai seguendo dopo un colloquio o tornare in contatto con qualcuno che ha offerto di fare qualcosa per voi, la frase “Follow-Up” potrebbe essere migliore.

In entrambi i casi, assicurarsi di fare riferimento alla questione in questione. Di seguito sono riportati alcuni esempi di righe oggetto e-mail promemoria:

2. Salutare il destinatario

Come una riga dell’oggetto, un saluto è un must quando si sta inviando una email di promemoria educato. Rende il messaggio più amichevole e più professionale allo stesso tempo.

Le persone agonizzano per i saluti via email, ma non è così difficile come alcuni potrebbero farlo sembrare. Questi semplici consigli ti aiuteranno a scegliere il migliore per ogni situazione:

3. Inizia con le sottigliezze

Dal momento che il vostro obiettivo è quello di scrivere una e-mail di promemoria dolce, iniziare con un messaggio amichevole. È meglio essere specifici e fare riferimento a qualcosa di appropriato che conosci sulla persona, come una pietra miliare imminente o un grande progetto su cui hanno lavorato. Ad esempio:

Se la persona è un collega o qualcuno che ha fatto qualcosa di bello per te di recente, puoi offrire i tuoi ringraziamenti come apertura alla tua email. Ad esempio:

Se non conosci la persona o il loro lavoro, qualcosa come “Spero che tu stia avendo una buona settimana” va bene.

4. Arrivare al punto

Una volta che hai aperto con il tocco personale, si può lavorare su come ottenere il vostro messaggio attraverso. Questa è la parte in cui vorrai passare più tempo. Sii chiaro su cosa deve accadere e quando, ma fai attenzione a evitare di incolpare il linguaggio.

Uno dei tipi più delicati di promemoria è il promemoria mancato-scadenza. Ecco cosa potresti dire in quella situazione, iniziando con un apri gentile appropriato:

” Grazie per il tuo lavoro sulla proposta Miller. Penso che avremo una buona risposta su questo.

In questo momento, però, sono preoccupato per il lancio del prodotto Gentle Widgets. Come avevamo discusso, avevamo bisogno della ricerca di mercato da voi entro ieri, così il nostro team di progettazione può iniziare. Hanno bisogno di queste informazioni al più presto in modo che il progetto possa andare avanti.”

Il messaggio sopra è chiaro su cosa non è successo e perché è così importante. Puoi applicare questo tipo di chiarezza a qualsiasi e-mail di promemoria, incluse quelle che ricordano alle persone i prossimi eventi. Ad esempio:

Lo sapevate che è possibile automatizzare le email di promemoria degli eventi? Con i flussi di lavoro di Calendly, puoi inviare più promemoria prima di una riunione su diversi canali per migliorare la produttività del ciclo di presenze e ricavi. Ciò che è particolarmente utile è che puoi inviarli via e-mail, testo o entrambi. Ad esempio, un promemoria e-mail inviato il giorno prima di una riunione potrebbe essere rafforzato da una notifica di testo pochi minuti prima dell’inizio della chiamata. Vuoi vederlo in azione? Provalo gratis!

5. Fai una richiesta specifica

Il tuo scopo nell’inviare un’e-mail di promemoria amichevole non è quello di imporre il senso di colpa ma di incoraggiare qualcosa ad accadere. Il modo migliore per ottenere che attraverso è con una richiesta di ciò che è necessario il destinatario di fare — un invito all’azione — insieme a quando ne avete bisogno. Sii il più specifico possibile. Anche se hai già condiviso il tuo numero di telefono, ad esempio, includilo di nuovo nel tuo invito all’azione in modo da non confondere l’azione che vuoi che il destinatario intraprenda:

6. Avvolgilo e firma il tuo nome

Termina sempre dando al destinatario il beneficio del dubbio. Una buona frase di chiusura suona qualcosa come:

L’ultima cosa da fare è firmare l’e-mail. Come hai fatto con il saluto, considera il tuo rapporto con la persona e come vuoi incontrare. In caso di dubbio, utilizzare uno di questi professionisti del sign-off:

Fine con il tuo nome completo. Quando si invia una e-mail a qualcuno che conosci molto bene, è possibile utilizzare il proprio nome. Se si tratta di qualcuno che non conosci, aggiungere il titolo di lavoro e il nome della società. Assicurati che possano connetterti con il progetto o l’evento a cui fai riferimento.

Il gioco di attesa: nessuna risposta è una risposta?

Se richiedi esplicitamente una risposta al tuo promemoria, puoi ragionevolmente aspettarti di ottenerne uno. Nessuna risposta di solito significa una delle tre cose:

Per mantenere la buona volontà, cerca di dare alle persone il beneficio del dubbio. Supponiamo che vogliano rispondere. Se si sente necessario, scrivere di nuovo per vedere se hanno bisogno di aiuto.

È frustrante dover inviare più di un’e-mail di promemoria. Ma tieni presente che ognuno ha le sue ragioni per non rispondere. Dare loro un paio di giorni per rispondere prima di seguire di nuovo. Quando lo fai, mantieni il tono paziente e ricorda loro perché la questione è urgente. Se non rispondono dopo il secondo promemoria, prendere in considerazione dando loro una telefonata amichevole durante l’orario di lavoro.

Due promemoria sono sufficienti anche per un evento imminente. Una e-mail il giorno prima di un appuntamento e un altro un’ora prima sono di solito sufficienti. Il primo offre l’opportunità di inviare tutto ciò di cui hanno bisogno per preparare e il secondo dà loro la possibilità di offrire un heads-up se sono in ritardo.

Dovresti usare i testi dei promemoria invece delle e-mail?

Il tuo promemoria non deve essere una e-mail. I messaggi SMS possono essere più amichevoli e hanno dimostrato di essere efficaci per entrare in contatto. La ricerca mostra che ben il 98% dei testi vengono aperti rispetto al 20% delle e-mail. E mentre solo il 6% delle e-mail ottiene risposte, quel numero sale al 45% per i testi.

I messaggi SMS sono anche facili da inviare, soprattutto con lo strumento di notifiche di Calendly. Si arriva a ricordare alla gente di prossimi appuntamenti, risposte perse e di più su un programma personalizzato. È possibile impostare i messaggi di promemoria da inviare a intervalli specificati prima o dopo gli eventi. Mantiene tutti in pista e riduce i ritardi – e alla fine, questo è ciò che le email di promemoria sono tutto.

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