“Project Management” può essere un termine che occupa solo due parole, ma il corpo accumulato di conoscenza della gestione dei progetti è enorme! Allora, cos’e ‘ PRINCE2? Dovrebbe interessarti? La nostra panoramica di PRINCE2 ti darà la risposta che stai cercando, così come alcune idee che puoi adattare ai tuoi progetti.

Che cos’è? PRINCE2 è un metodo di gestione del progetto specifico, e coloro che sono pienamente dimestichezza con esso avrà subito una formazione intensiva e ha ricevuto la certificazione. Ma dove entra la regalità nell’immagine? “PRINCE” è un acronimo che sta per ” Progetti IN ambienti controllati.”

Perché il numero 2? PRINCE2 ha un predecessore. Potrebbe non essere così aristocratico come PRINCE2, ma ha costituito la base per il suo sviluppo. PRINCE2 è un miglioramento su PROMPT II (Project Resource Organisation Management Planning Techniques), un approccio sistematico di gestione del progetto sviluppato da Simpact Systems nel lontano 1972.

Nel 1989, il governo britannico lo ha adottato come standard che voleva che i project manager dell’information technology utilizzassero. Poiché è stato utilizzato dalla Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA), il governo britannico lo ha definito “PROMPT II NELL’ambiente CCTA”, modificando successivamente il nome in PRINCE2, quello che conosciamo oggi.

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È solo per i progetti IT? La bellezza di PRINCE2 è che funziona per più di progetti IT-correlati. Entro l’anno 1996, project manager riconosciuto come un approccio generico che potrebbe funzionare per qualsiasi cosa. Il governo britannico in seguito vendette i diritti di PRINCE2 al settore privato, e il suo uso si diffuse in tutto il Regno Unito, Europa e Australia. Oggi, si possono trovare PRINCE2 formazione e certificazioni offerti in quasi tutti i paesi del mondo.

Nel frattempo, PRINCE2 ha tenuto il passo con i tempi con revisioni volte ad affrontare il feedback da parte dei professionisti PRINCE2 e le mutevoli esigenze del contesto aziendale.

I sette principi di PRINCE2

Andiamo giù le basi di ciò che PRINCE2 consiste. Innanzitutto, abbiamo sette principi generali da tenere a mente:

Giustificazione aziendale continuata

In qualità di imprenditore o project manager, sei sicuro di essere d’accordo sul fatto che ogni progetto che intraprendi dovrebbe valere la pena fare. Più specificamente, ha bisogno di un business case per supportarlo. In poche parole, ciò significa che i benefici derivanti dal progetto dovrebbero superare i suoi costi. Determinare e catturare il business case per un progetto è una delle prime cose che fa un project manager addestrato da PRINCE2.

Impara dall’esperienza

Non ha senso reinventare ogni parte di un progetto. Sì, alcuni dei suoi elementi saranno unici, ma ci saranno sempre elementi molto simili a quelli affrontati dalla stessa organizzazione in passato. Quando l’organizzazione non ha esperienza, può imparare da altre organizzazioni o individui che sono disposti a condividere informazioni e fornire informazioni preziose. Riducendo il numero di incognite, i project manager PRINCE2 sono in grado di ridurre il rischio.

Ruoli e responsabilità definiti

Questo principio potrebbe apparire chiaro come la luce del giorno dal suo titolo. Dopo tutto, non si ha intenzione di ottenere nulla fatto fino a quando tutti sanno cosa fare e chi lo fa. Ma c’è di più che incontrare l’occhio. Anche il coinvolgimento delle parti interessate è fondamentale per questo principio. Gli sponsor aziendali, gli utenti e i fornitori devono essere rappresentati nel team di gestione del progetto e nel suo consiglio.

Da questo processo, una struttura di gestione del progetto può essere sviluppata, e questo informerà ogni persona coinvolta nel progetto su ciò che ci si aspetta di fare, cosa si può aspettare che gli altri facciano e a chi rivolgersi per il processo decisionale.

Gestisci per fasi

Sappiamo già che il modo migliore per gestire progetti complessi è dividerli in fasi, ma PRINCE2 stabilisce la necessità di fasi di gestione punteggiate da “Punti di controllo.”I punti di controllo sono momenti in cui il consiglio di progetto valuterà il progetto finora e regolerà le fasi future in base a ciò che è successo fino ad oggi. Pertanto, il progetto si basa su un piano generale di alto livello, ma ogni fase ha il suo piano dettagliato.

Gestisci per eccezione

C’è un quadro piuttosto complesso per la gestione per eccezione in PRINCE2. La semplice spiegazione è che vengono impostati parametri specifici e le variazioni nel progetto dovrebbero avvenire solo in circostanze molto specifiche. Gli elementi presi in considerazione sono tempo, costo, qualità, portata, rischio e beneficio. In sostanza, la gestione per eccezione significa determinare quali variazioni dal piano sono “piccole cose” che non dovrebbero essere un problema e quali variazioni sono abbastanza serie da giustificare l’attenzione della gestione.

Focus sui prodotti

Ogni progetto lavora verso un prodotto finale. Ogni stakeholder dovrebbe avere un quadro estremamente chiaro del progetto produrrà. Quindi, prima che un progetto possa iniziare, e durante la sua esecuzione, ci deve essere una forte definizione del prodotto che guida come il progetto viene affrontato. La descrizione del prodotto per il progetto definisce sia il prodotto stesso che i criteri di qualità previsti da soddisfare.

Adatta per adattarsi all’ambiente di progetto

Puoi adattare PRINCE2 a progetti piccoli o grandi in qualsiasi contesto, ma il modo in cui lo usi dipenderà dall’ambiente del progetto. L’ambiente è quello creato dall’organizzazione che commissiona il progetto e il team di gestione del progetto deve allineare il progetto a quello, nonché alla complessità, alla scala, all’ambito e al rischio del progetto. Ad esempio, se stai gestendo un evento a cena per dieci dirigenti, la gestione del rischio non è un problema come lo sarebbe se stessi costruendo un grattacielo.

I sette temi di PRINCE2

PRINCE2 temi sono attività che il team di progetto deve partecipare a prima che il progetto può iniziare. Sono estremamente importanti perché il tuo team di progetto li utilizzerà per monitorare e mantenere il progetto fino al completamento e alla chiusura. In breve, sono:

1. Il Business Case: Perché il progetto esiste? Questo motivo rimane valido per tutto il progetto?
2. L’organizzazione: Chi fa cosa? Di cosa sono responsabili? Chi prende le decisioni?
3. I piani: Qual è la descrizione del prodotto che il progetto intende realizzare? Qual è il piano di progetto di alto livello? Quali fasi ci sono e quali sono i piani di scena dettagliati?
4. Il tema della qualità: quali caratteristiche chiave di qualità vogliono le parti interessate? Come farà il team di progetto a sapere se è sulla buona strada in termini di consegna alle aspettative?
5. Rischi Tema: Quali elementi del progetto non possono essere appresi dall’esperienza? Come possiamo gestire queste incertezze per limitare il rischio?
6. Il tema del cambiamento: i progetti possono cambiare man mano che si sviluppano. Il tema del cambiamento riguarda il modo in cui verranno valutate le richieste di modifica, quali azioni avranno luogo quando c’è una richiesta di modifica e come le modifiche possono essere gestite.
7. Il tema Progress: Questo tema copre i controlli del progetto, la segnalazione e il monitoraggio dei progressi in corso, nonché il modo di controllare le variazioni che superano le tolleranze concordate.

I sette processi di PRINCE2

Finora, abbiamo un sacco di principi guida e una serie di “temi.”Tutti hanno un senso eccellente, ma qual è il processo che seguono i praticanti di PRINCE2? Solo una volta che abbiamo capito il” cosa ” possiamo decidere quanto sia importante PRINCE2 può o non può essere e perché potrebbe essere importante per i nostri progetti. Ancora una volta, una panoramica rapida e semplice è in ordine.

1. Avvio di un progetto: il team di progetto, incluso il suo manager, viene nominato e viene fornito un brief iniziale.
2. Avvio del progetto: Viene formulato il business case e viene compilato il documento di avvio del progetto.
3. Dirigere il progetto: un insieme di procedure che saranno utilizzate per supervisionare il progetto è deciso e sarà implementato
4. Controllare una fase del progetto: come ogni fase sarà valutata al fine di determinare se è completata in modo soddisfacente.
5. Gestione della consegna del prodotto: come il project manager interagisce con i team leader e come dovrebbero ricevere, completare e finalizzare il lavoro del progetto.
6. Gestione dei limiti di fase: In questo processo, un progetto si sposta da una fase all’altra. Come e quando finisce ogni fase, e come e quando inizierà la nuova fase?
7. Chiusura del progetto: indica quando il progetto sarà chiuso, compresi eventuali follow-up che avranno luogo e una valutazione finale dei benefici del progetto.

Documentazione o Prodotti di gestione

Se segui il manuale PRINCE2, vedrai che ci sono 26 diversi modelli per la documentazione del progetto. In PRINCE2 project management, questi documenti sono chiamati ” prodotti di gestione.”

Senza fornirti l’intero manuale, possiamo almeno dire che questi documenti coprono ogni aspetto della metodologia PRINCE2 di cui abbiamo discusso finora.

Includono un piano di revisione dei benefici, la documentazione del business case, i rapporti di checkpoint, una strategia di gestione delle comunicazioni, i registri giornalieri, i rapporti di fine progetto, i registri dei problemi e persino un registro delle lezioni per la registrazione delle lezioni apprese.

Il documento breve del progetto inizia la fase di iniziazione, e questo si evolve nel documento di iniziazione del progetto. Altra documentazione importante include il registro di qualità in cui le attività di controllo della qualità sono dettagliate, programmate e assegnate a persone specifiche e, infine, il registro dei rischi registra tutti i rischi che il progetto comporta.

Non è tutto, però. I 26 tipi di documento sono pensati solo per la gestione di alto livello del progetto. Il manuale PRINCE2 offre alcuni suggerimenti per la documentazione task manager potrebbe utilizzare, ma non stabilisce un modello duro e veloce o regola. Altri documenti che suggerisce includono grafici PERT, grafici di Gantt e analisi del percorso critico.

Perché PRINCE2 conta

Anche se non hai mai sentito parlare di PRINCE2 prima, puoi vedere che fornisce un quadro completo per la gestione dei progetti. I project manager che utilizzano PRINCE2 sono professionisti qualificati che devono sottoporsi a una vasta formazione e valutazione, quindi la certificazione PRINCE2 mostra competenza nella metodologia.

Tuttavia, PRINCE2 non è l’unico modo per ottenere la certificazione di project management e gestire i progetti. Project Management Professional (PMP) compete con PRINCE2 nel mercato globale. Di solito è preferito in Nord America, mentre PRINCE2 è ampiamente usato nel Regno Unito, Europa, Asia, Africa e Medio Oriente.

Insieme, PMP e PRINCE2 sono i metodi più utilizzati per la gestione dei progetti. Questo, di per sé, indica il significato di PRINCE2. Ma quali sono i suoi svantaggi? La maggior parte delle critiche di PRINCE2 sono dirette alla sua complessità. C’è troppa documentazione e ci sono troppi rapporti, registri ed elenchi.

Alcuni Project Manager sono propensi a dire che PRINCE2 non è adatto a progetti più piccoli, ma gli autori di PRINCE2 dicono che spetta a voi per regolare la metodologia per soddisfare il progetto e la sua scala. Non si aspettano che tu lo segua come un robot.

I vantaggi di PRINCE2 sono che offre un approccio ragionato ai progetti, e anche se potrebbe non essere occupato su qualcosa di così complesso e rischioso come uno sviluppo multi-milioni di dollari, è ancora possibile utilizzare i suoi principi, temi e processi. Dal momento che PRINCE2, è flessibile, si può decidere cosa applicare, e ciò che si preferisce omettere. Per un progetto davvero piccolo, solo conoscere e seguire le basi di PRINCE2 potrebbe aiutare a raggiungere la soddisfazione del cliente con un risultato del progetto accettabile.