Gli amministratori di Exchange ricevono spesso domande dagli utenti sulla gestione dei calendari di Outlook e delle funzionalità di condivisione del calendario. Fortunatamente, la condivisione di singoli calendari di Microsoft Outlook 2007 è molto semplice — e gli utenti possono configurarlo da soli. Ecco i passaggi che puoi condividere con i tuoi utenti, aiutandoli a condividere i loro calendari, personalizzare i calendari personali e visualizzare più calendari di Outlook in modalità overlay.

Condivisione di un calendario Outlook 2007

Per condividere un calendario predefinito, aprire il calendario e selezionare Condividi il mio calendario dalla barra delle applicazioni a sinistra. Outlook creerà un nuovo messaggio di posta elettronica con la riga dell’oggetto-Condivisione Invito: <il tuo nome> – Calendario.

Questo messaggio contiene due caselle di controllo (Figura 1, la prima delle quali consente al destinatario selezionato di visualizzare il calendario. La seconda casella di controllo consente di inviare una richiesta per visualizzare il calendario di qualcun altro.

Figura 1. Condividi il tuo calendario e invia una richiesta per visualizzare il calendario di Outlook di un altro utente.

Impostazione delle autorizzazioni del calendario di Outlook

Quando si condivide il calendario, le autorizzazioni del revisore vengono assegnate di default. Ciò significa che al destinatario viene dato accesso in sola lettura al calendario. È possibile modificare facilmente questa impostazione.

Fare clic con il pulsante destro del mouse sull’elenco del calendario condiviso nella sezione Tutti gli elementi del calendario di Outlook, quindi scegliere il comando Modifica autorizzazioni di condivisione. Outlook visualizzerà la scheda Autorizzazioni (Figura 2).

Figura 2. La scheda Autorizzazioni visualizza un elenco di tutte le persone autorizzate a visualizzare il calendario Microsoft Outlook 2007.

Questa scheda elenca tutti coloro che hanno il permesso di visualizzare il calendario; utilizzare questa scheda per aggiungere o rimuovere l’accesso al calendario o modificare le autorizzazioni. Outlook 2007 fornisce diversi schemi di autorizzazioni predefinite oppure è possibile creare un set personalizzato di autorizzazioni.

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Condivisione personalizzata calendari di Outlook

gli utenti di Outlook possono anche creare più calendari. Un utente spesso crea un calendario personale o un calendario relativo a un progetto specifico. Se guardi la Figura 3, vedrai che i calendari non predefiniti (personalizzati) sono elencati nella sezione Altri calendari della barra delle applicazioni a sinistra.

Figura 3. Outlook 2007 consente agli utenti di creare e personalizzare più calendari.

Quando un utente condivide il proprio calendario, viene condiviso solo il calendario predefinito. Quando qualcun altro visualizza il tuo calendario, quella persona non può vedere le informazioni libero / occupato elencate sugli altri calendari. Se il tuo calendario predefinito mostra che sei libero durante un certo periodo di tempo, gli altri utenti ti vedranno come libero in quel momento, indipendentemente da ciò che è programmato sugli altri calendari.

Puoi anche condividere i tuoi calendari alternativi facendo clic con il pulsante destro del mouse sul calendario che desideri condividere e scegliendo Condividi.

Apertura del calendario di Outlook di un altro utente

Se si guarda indietro alla Figura 3, si noterà che la barra delle applicazioni Calendario contiene l’opzione per aprire un calendario condiviso. Questa opzione visualizza una finestra di dialogo che richiede il nome del destinatario di cui si desidera aprire il calendario.

È possibile immettere manualmente il nome del destinatario oppure fare clic sul pulsante Nome e selezionare il destinatario dall’elenco indirizzi globale. Dopo aver specificato il nome del destinatario, fare clic su OK per aprire il suo calendario.

Una volta aperto il calendario, Outlook lo visualizzerà accanto al tuo (Figura 4). Una scheda nella parte superiore di ogni calendario identifica il calendario che stai guardando. Dovrebbe essere semplice capire quale calendario è tuo e quale è quello di un altro utente, ma senza identificare le etichette può diventare confuso quando apri più di due calendari. Outlook aprirà fino a 30 calendari alla volta.

Figura 4. Outlook visualizza i calendari fianco a fianco.

Visualizzazione dei calendari di Outlook in modalità overlay

Se stai visualizzando più calendari di Outlook, il confronto manuale delle pianificazioni può diventare complicato. Una soluzione consiste nell’utilizzare la modalità Overlay, che consente di visualizzare le informazioni libere/occupate di tutti su un calendario comune.

Per utilizzare questa funzione, fare clic destro su un calendario e scegliere l’opzione Visualizza in modalità Overlay. Figura 5 mostra Outlook combina appuntamenti su un calendario e codici colore li.

Figura 5. Modalità Overlay combina tutti gli appuntamenti su un unico calendario.

Circa l’autore: Brien M. Posey, MCSE, è un cinque volte destinatario di Microsoft Most Valuable Professional (MVP) award per il suo lavoro con Exchange Server, Windows Server, Internet Information Services (IIS), e File System e storage. Brien ha servito come CIO per una catena nazionale di ospedali e una volta era responsabile per il Dipartimento di gestione delle informazioni a Fort Knox. Come scrittore tecnico freelance, Brien ha scritto per Microsoft, TechTarget, CNET, ZDNet, MSD2D, Tecnologie pertinenti e altre aziende tecnologiche. È possibile visitare il sito web personale di Brien a www.brienposey.com.