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3. Cosa dovrebbe esserci in un file dipendente?

Un file dipendente, o record del personale, è un gruppo di documenti che contengono tutte le informazioni rilevanti sul tempo di un dipendente nella vostra azienda, dalla loro domanda di lavoro alla loro lettera di dimissioni.

Potresti essere confuso su cosa dovrebbe essere in un file dipendente o chiederti per quanto tempo dovresti conservare le informazioni. In questa guida abbiamo creato una lista di controllo dei file dei dipendenti per aiutarti a raccogliere tutti i documenti giusti e rispondere a qualsiasi domanda comune tu possa avere.

Perché hai bisogno di file dei dipendenti

Avere tutte le informazioni importanti su un dipendente memorizzate in un unico luogo significa che è facile trovare tutti i dettagli rilevanti sul loro ruolo e responsabilità.

Significa anche che puoi produrre tutti i record necessari in caso di un dipendente che fa un reclamo contro di te. Questo è il motivo per cui è importante mantenere aggiornato il file del personale di un dipendente e rivedere regolarmente tutti i file per garantire che tutti i documenti pertinenti siano presenti.

Ciò contribuirà a proteggerti in caso di reclamo contro di te, poiché il file del dipendente servirà come record di quale supporto e trattamento l’individuo ha ricevuto all’interno dell’azienda.

Cosa tenere nei file dei dipendenti

Il contenuto dei file dei dipendenti varia da persona a persona, ma pensiamo che ci siano alcuni aspetti chiave che dovrebbero essere inclusi.

Le cose da includere nel file personale di un dipendente sono:

• domanda di Lavoro, il CURRICULUM vitae e lettera di copertura
• Istruzione e occupazione passata info
• descrizione del Ruolo
• lettera di offerta di Lavoro e contratto di lavoro
• informazioni del contatto di Emergenza
• record di Formazione
• Stipendi e benefit (ma non coordinate bancarie)
• Prestazioni schede di valutazione
• azione Disciplinare i rapporti
• Dipendente lettera di dimissioni
• Uscita intervista documentazione
• Qualsiasi altra documentazione relativa all’occupazione

Cosa non dovrebbe essere nei file dei dipendenti?

Tutte le informazioni che non sono rilevanti per il ruolo del dipendente, ad esempio la loro etnia o dettagli su una disabilità, non dovrebbero essere incluse nel loro file personale.

Evitare di includere eventuali osservazioni o opinioni sul dipendente nel loro file: le informazioni dovrebbero essere limitate ai soli fatti.

Chi ha il diritto di vedere i tuoi registri del personale?

A causa dei file dei dipendenti contenenti informazioni private, come l’indirizzo di casa o i dettagli di qualsiasi azione disciplinare, è necessario assicurarsi che siano protetti e l’accesso limitato. Solo i dipendenti stessi, il loro manager diretto e il personale delle risorse umane dovrebbero essere in grado di visualizzare i loro file.

Quanto tempo per conservare i file dei dipendenti

Il GDPR (General Data Protection Regulation) è entrato in vigore a maggio 2018 e ha stabilito regole rigorose sulla responsabilità dei datori di lavoro per proteggere i dati dei propri dipendenti.

Non date per scontato che si può sbarazzarsi di tutte le informazioni di un dipendente quando lasciano il vostro business. Potrebbe essere richiesto per legge di conservare alcuni dati, ad esempio i dettagli del libro paga, ed è consigliabile conservare altre informazioni nel caso in cui un dipendente passato faccia un reclamo contro di te. Se hai eliminato i record di perizie, azioni disciplinari o benefici, non sarai in grado di presentare prove che hai seguito le leggi sull’occupazione.

Per i candidati di lavoro non riusciti, è una buona idea conservare le loro informazioni per almeno 6 mesi dopo la loro domanda. Per ex dipendenti, le regole generali sono:

• Orario di Lavoro (quando il dipendente ha lavorato per voi) – 2 anni
• Stipendi e i dettagli di un congedo di maternità e paternità preso 3 anni
• P45/P60, file del personale e della formazione records – 6 anni

Sotto la GDPR, i dipendenti hanno il diritto di essere raccontata:

• quali informazioni hai su di loro e come le usi
• la riservatezza dei record
• come questi record possono aiutare con la loro formazione e sviluppo sul lavoro

Se un dipendente richiede una copia dei dati che hai su di loro, avrai 30 giorni per fornirli.

Dove conservare i file dei dipendenti

I giorni di conservazione dei documenti dei dipendenti in un armadio a prova di fuoco bloccato stanno rapidamente diventando storia per molte aziende. Di gran lunga il metodo più sicuro e affidabile per mantenere i file del personale dei dipendenti in un unico posto li sta memorizzando all’interno del software HR.

Con il software HR, sarete in grado di mantenere i documenti importanti sicuro e limitare le persone che possono accedervi. I dipendenti saranno in grado di modificare i propri dati personali quando hanno bisogno di essere aggiornati, liberando il tempo di amministrazione per te.

Poiché il software è alloggiato nel cloud, sarà accessibile da qualsiasi luogo. Ciò sarà utile in quanto sempre più lavoratori iniziano a lavorare da remoto o hanno modelli di lavoro flessibili che consentono loro di lavorare da casa alcuni giorni alla settimana.

I dipendenti saranno in grado di ottenere risposte a qualsiasi domanda che hanno sul loro ruolo o responsabilità visualizzando il loro contratto di lavoro e la descrizione del lavoro sul software. Ciò ridurrà la quantità di tempo che si utilizza rispondendo alle domande più comuni da parte dei dipendenti, lasciandovi liberi di concentrarsi sulla vostra attività.

Il nostro software HR consente di mantenere tutti i file dei dipendenti nel proprio database online sicuro, dando la pace della mente.

Mettiti in contatto su [email protected] oppure chiamaci al numero 0333 014 3888 per saperne di più sul nostro software HR facile da usare.

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